论商务秘书职业素质要求

论商务秘书职业素质要求

改革开放以来，中国社会经济快速发展，办公专业人员的数量日益增多，尤其是经济秘书。他的工作覆盖着商业活动的各个方面。国有企业、外国企业或合资公司、民营企业、市政企业和个人企业家需要大量秘书在管理和商业方面的支持。商业秘书的需求越来越大，专业能力的要求也越来越高。在现代企业中,商务秘书的工作不仅包括协助各类经营者从事日常公务,而且需要协助企业主管对内协调员工的关系,对外协调企业与社会公众的关系。秘书既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质能力及其工作效率,直接影响到整个企业的形象及其在市场竞争中的地位。工作的重要性决定了商务秘书应具有不同于一般员工的能力。据《中国人才报》的统计:“人才市场单一型秘书的推荐成功率是8%,80%以上的企业需要具有多种能力‘复合型’人才,要破除‘凭一技之长端一辈子铁饭碗’的传统观念。”在日本很早就提出要培养“四合一”的人才计划,即培养有科技内涵、艺术气质、经贸才干、外语本领的复合型人才,认为只有这样才能适应新形势的需要。笔者认为,商务秘书要应付变化莫测的新情况,必须具备多方面的职业能力。一、基于ility的能力综合职业能力(OccupationalAbility)是人们从事某种职业的多种能力的综合。随着知识经济的发展,企业对商务秘书的职业能力要求越来越高,主要表现在以下方面。(一)领导重视,落实责任秘书的日常工作就是减轻领导的事务性负担。凡是自己职责范围内能处理的事,都应主动出击,以确保领导有更多的时间考虑大事、研究要事、处理急事;对领导交办的事,准确理解和领会领导意图,确保执行不走样变形,并快速反馈办理结果,让领导放心;在配合其他部门或同事的一些工作时,要以“承人难承之重,挑人难挑之担”的精神主动多办实事、多做好事,使人信得过。除此之外,一名当代秘书,还应该熟练掌握计算机,同时掌握其他现代办公设备的操作技能,像复印机、传真机、扩音器、录音机、移动电话等,还要会摄影、摄像、驾驶汽车等。(二)提高财务水平表达能力就是通过语言、文字和体态语等传递信息,相互交往,合作共事的本领,在商务秘书的职业能力中发挥着重要的作用,主要有三种形式:(1)口语表达能力。秘书在上传下达、汇报情况、接待来访时,要思路清晰,简洁明了,让人听得懂、听得明白,而且把握分寸,让人乐于接受,不反感。(2)书面表达能力。秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。如果是涉外秘书,还需要具备用外语口头交流与书面交流的能力。(3)体态表达能力。体态表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段,表达思想或情感的本领。在商务交往中,身势表达能力是对口语表达能力的重要补充,能起到强化口语表达的作用。(三)善于协调好局部与整体、长远利益与眼前利益的关系商务秘书在办文、办会和办事过程中要善于协调企业内外部关系,要熟悉政策法规及事实依据,通盘考虑,着眼大局,协同各方,处理好局部与整体、长远利益与眼前利益的关系,在大事要事上要坚持原则,在细节、枝节问题上要善于变通,将原则性和灵活性结合起来;要善于分析矛盾的焦点、主要矛盾的主要方面,抓住协调关键,缓解或化解矛盾,要善于运用协调方法和协调艺术,充当领导者综合协调的得力助手。秘书还要通过各种方式、手段、妥善地调节、处理所属系统内各层次、各职能部门、单位之间的各种关系、矛盾和纠纷。(四)正确对待成功与失败,并正确处理思想政治关系秘书处于机关权力核心和各种矛盾纠葛的交汇点,人际交往频繁,工作琐碎繁重,工作和心理压力很大。因此,秘书要善于进行心理调适,以增强心理承受能力。一是要学会超脱。要耐得住寂寞、守得住清贫,要正确对待成功与挫折、表扬与批评,要尽量淡化对名的向往、对利的追逐。少一点浅薄和无聊,多一点大度和从容。二是要正确地待人接物。对上不自卑、对下不张狂,坚守自己的尊严和人格,消除心理障碍,少一分压力、多一分轻松;关键是要和领导保持正常的关系。三是要理性修养和锻炼。做事要站得高些,看得远些;待人要站得低些,靠得近些。要能听得进难听之言,能办难办之事,以宁静的心态对待是非得失。只有心不乱想,话不乱说,嘴不乱吃,遇事不乱,处变不惊,有大气大节,才能从容应对日趋复杂的人际关系,保持健康、平和、从容的心理状态。(五)坚持创新意识,提高自身工作效率商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。美国学者、管理专家加里?哈梅尔曾说:“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”商务秘书要时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,将繁琐的办文程序简化,不断提高工作的效率,方法不断出新;要适应日新月异的变化,使工作升华到一个新的高度,就一定要解放思想,打破常规,多层次、多侧面、多角度地去认识和解决问题,把创新精神落实在各种思路和各项工作的具体环节中,做到在常规工作中求创新,在不断实践中求扩展。创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。(六)“雪中送炭”的原因现代优秀秘书的基本要求是面对大量企业内外的大事小情,在众多五花八门的信息中挑选和整理好领导需要的材料,知道哪些是上司现在需要的信息,能够“雪中送炭”,这对领导工作的顺利进行,本部门系统的正常运转还是秘书个人发展前途等都发挥着至关重要的作用。由于市场行情瞬息万变,各类信息也在不断变化,秘书对收集到的信息还要有所选择,“去伪存真”,再加上一点“前瞻眼光”,这对企业会有更大帮助。(七)辅助领导管理决策能力国际秘书联合会认为“秘书是上司的特殊助手,他们掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现自己的责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在所有给予的权利范围内做出决定。”商务秘书人员要具有辅助领导者管理决策的能力,要在领导者授权理事中具有独当一面管理事物的能力。所以,秘书一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验;另一方面要用系统的观点,统筹安排工作,并根据职责的要求,秘书人员按照领导的意图组织各类活动。二、强化意识,培养正确的学习能力。在文秘书应具备的职业能力中,天资、天赋虽存在差异,比如有的人天生“悟性”强,有的人与人“见面熟”,但不可否认,秘书的绝大多数能力都是后天培养的。后天的勤奋与努力,能够弥补与改变先天的不足。笔者认为,商务秘书的职业能力是一个多层次、多因素的综合体,培养完善的职业能力,可以从以下三方面着手。1、勤奋学习。通过学习,特别是自学获取知识,是商务秘书能力培养的一条重要途径。时代在不断地发展,社会在不断地进步,秘书工作也要与时俱进。新情况不断出现、新知识层出不穷,商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点:一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化,学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。不断学习和发展自身的职业能力是秘书适应职业要求,提高职业水平的关键,是秘书形成良好的自我生态的核心。随着科学技术的不断发展,各种先进的网络技术和办公设备不断地出现,企业秘书只有不断自主学习,勇于接受新的挑战,才能更好更快地掌握新技术,为领导决策与管理提供合理化的建议,从而更好地发挥参谋的职能。这首先要从培养求知欲入手,激励自己的学习兴趣和学习热情,因为强烈的求知欲是推动学习、掌握知识的巨大动力。其次要养成自学习惯。自学是成人学习,特别是商务秘书人员学习的基本形式,在繁忙的工作之余,安排一定的学习时间并养成自学的习惯。自学的习惯属于积极的习惯,它是商务秘书勤奋学习的心理条件之一。再次,要改进学习方法。由于商务秘书人员学习内容的广泛性和学习时间的零碎性,其学习方法也应该是多种多样的,如计划学习法和随意学习法、集中学习法和分散学习法、博采学习法和专题学习法等,多种学习法可以相互结合,灵活运用。2、强化培训。商务秘书不断增长和更新知识,开阔自己的视野,其目的也是为了学以致用,将所学知识转化为能力,以期更好地适应岗位的需要。要把知识变成能力,其重要的环节便是培训。培训包括岗前培训和岗中进修两种形式。在秘书正式进入这个行业之前,应该进行高效的专业系统培训。秘书工作直接对领导负责,是公司正常运作的关键枢纽,稍有差错就可能造成无法估量的损失,所以在正式走上秘书工作岗位前,从业者应积极接受关于优秀秘书的系统培训。这种培训包括口语表达培训、办公设备使用培训、写作培训等。一名优秀的秘书应该从学习秘书专业知识开始培训自己的职业能力,为今后的实际工作和进一步提高自己的理论与实践能力打下坚实的基础。全球化及带来的经济、政治、文化内容的急剧变化,也使企事业单位的工作内容和方式发生着变化。一名优秀的秘书不仅需要能够妥善的处理自己份内的日常工作,而且要适应瞬息万变的环境,不断提高适应能力及应变能力。这就要求秘书在工作后还要抓住机会继续学习,包括单位安排的进修机会和自己主动寻找和争取的学习机遇,增长相关知识,提高职业能力,提高竞争力。3、注重实践。商务秘书职业能力的形成和发展,与实践活动密不可分。商务秘书的职业能力,具有显著的后天性,是在人的生理素质的基础上,经过后天的教育和培养,并在实践活动中形成和发展起来的。商务秘书要提高职业能力,只有在实践中不断总结,摸索规律,掌握方法和技巧,将所学的知识熟练地运用于实践,才能转化为娴熟的工作能力。如写作是一种综合能力,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。这就要求秘书人员加强日常写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,强化职业能力。面对经济全球化和一体化进程的加快,面对日益加剧的市场竞争,企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。新的形势向新时代的商务秘书提出了更高的要求。商务活动的特殊性还要求企业的秘书人员必须懂得经