关于大学图书馆二级馆建设的思考

关于大学图书馆二级馆建设的思考

随着社会的发展，大学图书馆也发生了很大的变化。除了学校图书馆，所有学院、部、研究部门和研究机构的图书馆和资源收集、存储和服务也承担着收集、维护和服务的任务。一般情况下可将这些图书室称为学校图书馆的二级馆（或专业分馆）。1图书资源浪费严重图书馆与院系资料室之间应是相互交叉、相互渗透、相互依赖的关系，理应组成统一的高效益的信息服务系统。但由于目前高校的管理体制不尽合理，图书馆与各院系资料室分属不同的领导系统，使图书馆和资料室工作联系处在一个非常被动的位置。资料室在行政上由院系领导，管理人员在订购图书资料时与图书馆无联系，往往造成书刊资料的重复订购，又容易使重要的图书资料漏订，严重浪费人力和物力。在目前购书经费严重不足的情况下，这实际上是大大增加了复本率，相对减少了品种，对整个学校的图书资源建设非常不利。尽管近年来高等教育的发展非常快，但图书馆和资料室在传统服务时期存在的管理脱节、各自为政、资源浪费等问题仍没有得到解决。另外，院系资料室还存在一系列问题，例如经费投入不足，多渠道开辟书源未得到足够重视，室藏图书资源严重短缺;资料管理人员学历偏低，缺少专业素养，文献分类、编目质量难以保证，影响了全校图书资料编目工作的标准化、规范化。尤其是在目前普遍使用计算机存储和检索的情况下，文献处理的随意性和著录的不规范，将对全校图书情报系统实现网络化造成很大的困难。此外，资料室工作时间不能充分保证，开放时间不正常，管理人员兼职情况较普遍;馆舍条件普遍较差，空间不足，馆舍不利于图书保护等等。海南大学是一所年青的综合性大学，和其它大学一样存在以上问题，为了解决以上问题及更好地整合校内图书资源，充分发挥学校和各学院的积极性，在校领导的高度重视下，海南大学于2004年7月成立并启动了二级馆建设。2打造共享为主线，促进馆域共享业务发展以建设书目数据库为突破点，以实现资源共享为主线，带动各二级馆由传统手工管理到自动化管理的转变，由独立分散管理向统一规范管理的转变。主要目标和主要原则:2.1图书馆图书馆,将各二级馆建设成为管理现代化、服务网络化、馆藏特色化的科学研究型图书馆。建立二级馆后，可在全校范围内实行一卡通、借阅合一的服务，从而扩大原院系资料室藏书的使用范围，延长开放时间，使原有资源得到充分利用。2.2资源及管理特点各二级馆建设原则：实行学校、学院二级管理模式，努力实现资源共建，分散收藏，规范管理，资源共享。全面开展各院系资料室现有书刊的点收和编目加工，原院系资料室很少运用现代化管理手段，改革后，原资料的藏书经过复选，由图书馆统一编目，以保证分类、主题标引以及机读目录格式的标准化和规范化，真正实现校内图书资源的整合。2.3主要措施2.3.1成立协调领导小组，成立总馆和分馆为了能够顺利而快速的进行二级馆建设，海南大学图书馆成立了“海南大学图书工作委员会”，委员会主要成员包括：分管图书馆工作的副校长、图书馆馆长、各学院院长以及校办主任组成的协调领导小组。并在成立大会上讨论关于统一思想和明确认识的内容，使大学认识到设立二级馆是本着学科性质和实际需要的原则来设置的服务机构。总馆和分馆以校园网为依托，在全校范围内用合作的形式开展工作，采购与编目由总馆统一负责，分馆主要负责文献的利用。分馆的机构设置，不仅能适应教育形势的发展，有利于全校范围内的资源共享，而且能合理地保留资料室学科信息服务的功能，从机构设置上保证文献资源建设和业务工作关系上的协调与合作。改革的目标是建立一个有规范业务流程的资源共享网络。2.3.2资源整合与民主管理相结合图书馆二级馆的筹建，是校内公共服务体系(图书馆系统和各学资料室)的一次重组，主要是着眼于文献资源和人力资源的优化配置和充分利用，由于涉及的因素较多，因此要创造有利条件，给予有力指导和支持。因此，必须另外组建由图书馆馆长，总馆部门主任和资料室业务骨干组成的工作小组，由校协调领导小组统一协调。此阶段以各资料室人员为主，在总馆相关业务部门的指导下，先对原资料室人员进行初步培训，然后由他们对有关院系资料室的书刊进行清点和移交，并结合清点进行剔旧。组建阶段全面开展各院系资料室现有书刊的点收和编目加工。原院系资料室很少运用现代化管理手段，体制改革后，原资料室的藏书经过复选，由图书馆统一编目，以保证分类、主题标引以及机读目录格式的标准化和规范化，真正实现校内文献资源的整合。在此基础上，通过校园网，开展全校统一的自动化借阅服务，这样，在人力、财力、物力投入增幅不大的前提下，二级馆可在学校的不同地点实现流通、检索、内部管理等功能的自动化。技术共享可促进全校范围内的图书资料系统的整体协调发展。每一分馆设立一个图书流通室和一个报刊阅览室，分馆与总馆保持一致的服务模式，人员由各学院配给，原院系资料员经考核选用并对其进行培训。馆舍装修、家具配备、网络布置、图书调拨以及期刊的装订、搬运和上架等工作全面展开。需要强调的是，二级专业分馆的专业馆员，应拥有学科和图书馆学的专门知识，还应具备管理技能和信息技术操作技能。分配工作时应按专业确定，选调有学科专长并具有自动化管理经验的馆员，作为专业分馆的业务骨干，带动其他工作人员共同做好工作，以保证图书馆自动化管理工作的顺利开展。2.3.3规范作业流程，创新作业方式首先，要在统一的规章制度下，拟定本馆的岗位责任制和工作标准。其次，要根据统一的业务标准规范，对每一工作流程与环节都提出明确要求，并积极采用与总馆和其他分馆相一致的作业方式，以便于资源共建共享。再次，在统一的规章制度建立之后，专业分馆还要就制度的执行情况进行经常性的监督、检查，并将检查结果与工作业绩、工作能力考核一道，作为员工年终考评的重要依据。2.3.4改善服务，变被动服务为主动服务二级馆要将竞争上岗、优化组合机制贯穿于日常工作中，使员工有一种紧迫感，促使他们自觉地提高自身的业务素质和工作能力，转变观念，改善服务态度，变被动服务为主动服务。分馆人员除了完成文献的阅览和外借服务外，还应开展书目宣传、新书推荐、参考咨询、文献检索查询等业务工作，并积极开动脑筋，解决图书的快速流通问题，缩短读者的等待时间，使读者能快捷、简便地利用文献资源。2.3.5文献资源整合和数据库内容建设(1)制订文献资源建设规划。要根据图书馆文献资源建设的总体规划，结合专业分馆所属院系的建设和发展情况，制订专业分馆文献信息资源建设规划和具体实施方案。其步骤如下:第一，制订文献购置经费预算方案;第二，利用图书馆已有采购渠道和工作方式，建立文献采购的有效模式和程序；第三，制订文献调拨计划，争取图书的多方到位。(2)扩充与清典馆藏。根据已确定的文献资源建设目标和馆藏结构，专业分馆对现有馆藏要不断进行补充，同时定期清典图书资料，使图书与目录和账目准确地对应起来。做好文献的回溯建库工作。数据库回溯对象主要有书目数据(指图书品种)和馆藏数据(指图书复本)两种类型。数据库回溯一般先进行书目数据回溯，再进行馆藏数据回溯。二级馆依此次序展开工作。2.3.6数字专业馆本入馆的设置和管理本图书馆日常业务工作主要包括采购、编目、流通阅览参考咨询等，并采用计算机系统对业务工作进行全面管理。针对计算机管理藏书的特点，二级馆要重新设计其运行模式。基本要求是:能够适应教学的长远发展，并能使分馆在标准化与规范化管理方面与总馆保持一致。具体内容包括：（1）统一文献采购渠道。专业分馆的大部分书刊资料要通过总馆采购，经费划拨到总馆，全部采购程序均由总馆操作，选书工作可由分馆承担。（2）统一文献编目规则和标准。专业分馆的文献目录数据要全部进入总馆数据库系统，同时专业分馆的文献数据要遵循与总馆一致的标准，在两馆的数据标准发生矛盾或冲突的情况下，要以总馆的作法为准。（3）统一图书流通的业务内容。一般包括:图书出借、归还、续借、预约、催还等;涉及到的规定有:借书量、借期、续借次数、预约册数、过期罚款标准、丢书赔款标准、开馆时间和闭馆日等。2.3.7保证馆藏的充实和统一建立图书馆专业分馆后，可在全校范围内实行一卡通、借阅合一的服务，从而扩大原院系资料室藏书的使用范围，延长开放时间，使原有资源得到充分利用。各图书分馆开放之后，要做好宣传和读者指导，不断充实藏书，使专业馆藏逐渐完备，总馆在分配图书资料时，要把分馆作为一线藏书，相关学科的书刊资料优先保证分馆，使分馆的收藏很快得到充实。为此，图书馆的采购人员应注重调查研究，与院系的教学骨干和分管工作人员保持经常性联系，听取他们的意见和建议。因为他们与教师接触频繁，具有较多的工作经验，对相关专业的知识了解得比较多，可以避免购书的盲目性。在订新书的时候，可以先由他们圈定，再由图书馆统一平衡，统一订购。与此同时，分馆受阅览空间的限制，应随时进行调整，将较旧的书刊送到总馆收藏，以