《计算机操作基础实用教程》课件第10单元

主要知识点Excel单元格地址的表示方法Excel提供的函数及使用方法计算公式的输入方法图表的制作方法工作表打印输出设置2目录10.1Excel的公式10.2电子试卷的制作10.3图表设置10.4打印输出（选修内容）10.1Excel的公式Excel软件强大的计算功能深受用户的喜爱，与其他数据管理软件相比较，Excel具备所见即所得的特点，用户只需要使用鼠标点击的方式就能完成实用的计算功能。10.1.1单元格的地址Excel的计算公式中，对数据的使用是通过单元格地址进行指定的。以求和函数sum为例，在工作表中，A1至C10单元格中存储着原始数值，在E2、E5和E8单元格中，分别对黄色、红色和绿色填充区域的数据进行了求和计算。示例展示我们使用Excel软件提供的函数sum来进行计算，公式的基本格式为：=sum(源数据地址)根据源数据地址的分布情况，单元格地址的表示方式分为不连续、连续、多片数据等几种情况。一．不连续区域黄色单元格共有3个，分别是C4、C6和C8，这3个单元格是不连续的。在表示不连续单元格的地址时，要将每个地址都写出来，并使用逗号进行地址的分隔。因此，E2单元格中的求和公式为：=sum(C4,C6,C8)公式的含义是对单元格C4、C6和C8中的数值进行求和。二．连续区域红色单元格共有6个，分别是A1、A2、B1、B2、C1和C2，这6个单元格是连续成一片的。在表示连续单元格地址时，要写出这片区域的左上角和右下角单元格的地址，使用冒号进行地址的分隔。因此，E5单元格中的求和公式为：=sum(A1:C2)公式的含义是对以A1和C2为对角线的矩形区域中的单元格的数值进行求和。三．多片区域绿色单元格共分为3部分，其中A3至B4是一片连续区域，表示为A3：B4，B6至B8也是一片连续区域，表示为B6：B8。由于这三部分是不连续的，所以三个地址表示用逗号进行分隔，因此，在E8单元格中的求和公式为：＝sum(A3:B4,B6:B8,A10)公式的含义是对三片区域中的单元格数值进行求和计算，第一片是以A3和B4为对角线的矩形区域，第二片是同列的B6至B8单元格，第三片是A10单元格。10.1.2公式的输入方法用户根据应用的需要形成了计算公式，接下来要在Excel软件中输入这个公式。对于由一个函数构成的公式，我们习惯使用函数向导进行操作，而对于较为复杂的公式，就需要手工输入公式。一．使用函数向导如果计算公式中只包含函数，我们常使用函数向导来输入公式。用鼠标单击存放计算结果的单元格。用鼠标单击插入函数的工具按钮，进入函数向导。3.在“插入函数”窗口中，所有函数分为数学与三角函数、日期与时间、文本、财务、统计等多种类别，用户也可以在全部函数中用字母序查找出所要使用的函数。4.找到我们需要的函数sum，并单击确定按钮。系统会显示sum函数的参数设置窗口。5.用鼠标单击地址参数输入框，然后在工作表中选择需要计算的单元格范围，则对应的地址就会书写在地址参数框中。6.当所有参数指定完成后，单击“确定”按钮就完成了公式的输入，在当前单元格中会出现计算结果。二．手工输入公式我们要实施一个新的计算，用红色区域的和值减去黄色区域的和值，这时所要使用的公式为：=SUM(A1:C2)-SUM(C4,C6,C8)这个公式比较复杂，因此，我们通常使用手工输入的方式完成它的制作。注意：Excel的公式要求使用英文字符来形成公式，因此，手工输入公式时必须先将中文输入法关闭。10.1.3查看和编辑公式用户打开一个工作簿，查看其中的计算公式，只需要用鼠标单击应用了公式的单元格。如图所示，是单击E8单元格后的窗口显示，在编辑栏中显示着当前使用的公式。再用鼠标单击编辑栏，系统会将公式中的地址按片以不同的颜色显示，同时，地址对应的单元格也用相同颜色的边框标志出来。比如，公式中A3：B4是蓝色，对应的A3至B4单元格就有一个蓝色的边框线。这样查看公式一目了然。10.2电子试卷的制作本单元要制作的是为小学生使用的电子试卷，用于进行四则运算的日常练习。在这份电子试卷中，包括加法、减法、乘法和除法的练习试卷，每份试卷中包含有20个试题，允许用户在“结果”列中输入自己的计算结果，电子试卷会自动对这个学生的做题情况进行对错的判断，并统计出相应的测试数据。最后一个工作表是对四份电子试卷进行的汇总，并使用图表的形式来展示答题情况和成绩情况。作品展示制作分析制作这份电子试卷，在规划工作表并输入数据的基础上，还需要使用公式来实现对错的判断和成绩统计，应用了数据保护功能以限制学生只能填写计算结果而不能查看参考答案或修改试题，最后使用了柱形图和折线图表。10.2.1命制试题根据电子试卷的应用对象情况，我们约定加减法都是100以内的，乘除法都是口诀表中的内容。因此，我们要分别在加法、减法、乘法和除法四张工作表中，分别命制20道试题。主要操作步骤1.在Excel中新建一个工作簿，并以“四则运算练习卷.xls”为名保存。2.调整工作表数量为5张，并依次命名为“加法”、“减法”、“乘法”、“除法”和“汇总表”。3.手工输入数据内容，形成加法试题。4.设置单元格格式，包括字体、字号、填充底纹和边框、行高等。10.2.2自动评分电子试卷与纸制试卷的重要区别是可以自动评分。这里，我们需要做两个计算。第一个计算是给出每个试题的参考答案，根据每个工作表所要求的计算规则，直接使用单元格进行加、减、乘和除运算就可以了。主要计算1.参考答案的计算：使用的是加减乘除四则运算的计算公式。如在F2单元格中实施的求计算公式为：＝A2＋C22.判断对错的计算：根据我们的题目要求，判断学生题目是否正确的依据是“学生填写的结果与参考答案相同”，如果相同，就判断这个题目为“对”，否则为“错”，所以，G2单元格中输入的函数为：=if(E2=F2,"对","错")10.2.3成绩统计在每张电子试卷进行使用时，学生根据题目要求会输入计算结果，此时，在判断列中就可以看到每个题目是否答对的判断，与此同时，老师和学生都要关心这次测试的成绩统计数据，如答题数、答对数、分数和评价等。主要使用的函数我们要用到两个统计类的函数。1.计数函数的格式是：count(范围)函数的功能是在指定的范围内统计单元格的个数，凡是有数值的单元格就被计数，没有数值的单元格会被忽略不计。2.条件计数函数的格式是：countif(范围,”条件表达式”)函数的功能是在指定的范围内统计单元格的个数，凡是满足条件表达式的单元格就被计数，不满足条件的单元格会被忽略不计。10.2.4数据保护作为一份电子试卷，在学生使用时，应该在操作上有所限制，学生不能随意修改题目，只能在空出的写结果的单元格中输入自己的计算结果。要实现对工作表的操作限制，就要应用工作表保护功能。工作表保护功能，用来约定用户是否能够选择单元格、设置单元格格式、插入行、插入列等。在电子试卷中，我们要约定用户只能选择单元格E2：E21，并能够在其中输入数据，而其他单元格不允许用户选择或者修改。10.2.5制作图表Excel图表是能够形象地表达数据，其中柱形图可以表达数据的大小，折线图能够表达数据的变化趋势，饼图则能够形象地反映出数据的比例关系。在每一种图表类型中，还会细分为多个子类，如柱形图表类别中就有簇状柱形图、堆积柱形图、百分比堆积柱形图、三维簇状柱形图、三维堆积柱形图、三维百分比堆积柱形图和三维柱形图等七种图表。每种图表都能够对数据进行一种形象的表达，用户要根据自己的需要进行合理地选择。在Excel中制作图表，操作方法很简单，首先选择数据，然后启动图表向导，最后对图表进行格式设置。在我们制作的电子试卷中，为了形象地反映学生的答题情况，使用柱形图制作了“答题总体情况对比图”，使用折线图制作了“测试成绩变化图”。10.3图表设置常用的图表除了柱形图、折线图以外，还有饼图、面积图等类型。不同类型的图表对数据的表达是不同的，如柱形图常用来对比数值的大小，折线图常用来表示数据的渐变，面积图常用来显示各种数值随中类别而变化的趋势等等。在制作前面的几个图表的操作过程中，我们可以总结其操作分为三步，即先选择，再向导，后设置。根据原始数据的情况不同，选择数据时可能会分块选择，也可能在选择之后再指定系列位置。同样，为了适应用户查看图表的需求，还要设置图表的大小、仰角、引导线等项目。10.3.1折线图在制作图表时，我们通常的操作方法是先选择好数据，再使用图表向导就可以完成工作。但在有些情况下，即便是事先选择了数据，还不足以直接生成图表。数据源的指定在制作地区24小时温度变化折线图时，就会遇到数据源自动识别有误的问题。左图是原始数据，中图是自动识别生成的图表预览。出现这种情况后，我们必须对数据系统进行重新的指定，操作窗口如右图所示。分类（X）轴刻度设置自动生成的图表，有时分类（X）轴上的刻度过于密集，这时可以用鼠标右键单击分类轴，执行快捷菜单中的命令[坐标轴格式]，在刻度选项卡中设置分类数（分类轴刻度线标签之间）的值。下图是调整前后图表的对比，以及设置坐标轴的操作窗口。10.3.2饼图饼图适合于显示一组数值内部的比较，以及显示各个组成部分在总体中所占的比例。下图是床上用品销售情况原始数据表和制作分离型三维饼图的操作窗口。三维图表的参数设置三维图表，额外地有一些参数设置。用右键单击三维图表的绘图区，在弹出的快捷菜单中执行命令[设置三维视图格式]，会打开下图所示的窗口，在其中可以调整图表的上下仰角、左右转角、高度和基底的比例等参数。右图为调整了上下仰角为30度后的图表结果。10.4打印输出工作表页面默认的大小是A4纸型，纵向放置，页眉页脚中没有数据。在打印输出时，系统会根据工作表中列宽和行高情况自动分出打印页。实际应用中，工作表打印时会要求给出页眉和页脚，必要时还要手工分页。案例分析在“05级各学院德育积分汇总表.xls”文件中，存储着四个学院共计179位学生的德育积分数据。在打印输出时，要求使用纵向B5纸，各学院数据分页打印，添加页号和打印日期。10.4.1纸型设置由于数据要打印在纵向B5纸上，这种纸型不是系统默认的，因此，需要进行页面设置。1.在Excel软件中打开素材文件“05级各学院德育积分汇总表.xls”。2.使用菜单命令[文件]-[页面设置]，打开页面设置操作窗口。3.在页面设置窗口中选择“纸张大小”为B5。10.4.2手工分页从预览效果上看，各学院学生数据是穿插在一起的，我们需要进行排序，并使用手工分页符进行分页，以便得到各学院学生数据单独打印的输出结果。1.使用菜单命令[数据]-[排序]，以“学院”为主要关键字排升序。2由于工学院在前，理学院的学生数据在后，我们找到第一个理学院的数据，即第58行，用鼠标单击行号标志选择该行。使用菜单命令[插入]-[分页符]，可以看到在第58行前面出现了水平的分页符。使用同样的方式，在商学院和文学院数据前也插入分页符，最终形成各分院的单独打印输出结果。10.4.3使用页眉和页脚我们要在每张打印件上添加页号和打印日期。这些数据是每个输出页面上都要有的内容，所以，我们将它设置在页眉和页脚中。设置窗口如下图所示。10.4.4较大工作表标题的处理在预览工作表输出效果时，可以看出，除了第一页中有标题外，其他页没有标题。这是由于工作表中数据过多，在分页时系统只是找到合适位置分页，但这种输出的结果会给查看数据带来不便。解决方案这了解决这个问题，用户需要指定在各页中必须统一添加的标题行位置，这样一来，系统才会