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文档简介

智慧档案管理平台需求说明1. 智慧档案管理平台技术要求1.1.综合档案管理系统1.1.1性能要求系统响应时间著录、修改、删除的响应时间不得多于1秒、批量操作不得多于3秒;所有检索都应支持先期显示模式,即不必等到所有检索结果都出来后才显示,可以先检索到的先显示,逐步后台补充完整,以便减少用户等待时间。所有检索过程都应有状态信息提示,包括总数、当前检索数、总页数,当前页码等。支持翻页、合并页等不同显示方式。检索结果响应时间,单一关键词时不超过1秒,多关键字不得超过3秒,全文检索不超过5秒。系统并发数系统支持正常状态下并发在线人数不低于500,支持在线维护,维护状态下的并发在线人数不低于100。关于系统架构系统兼容各主流浏览器,界面友好、操作简单、灵活多样,如:ie浏览器、360浏览器、GoogleChrome浏览器、Edge浏览器等。系统应采用模块化设计、组件化开发,使将来的功能扩展可以通过搭积木式进行开发实现,同时预留接口,提供接口规范,支持业务扩展,支持与其他业务系统的对接。关于系统稳定性、可靠性、维护性、安全性系统能够7X24小时长期稳定的运行,并支持在线方式的系统维护,且维护期间不对正常用户使用产生影响,供应商提供系统安装、更新升级等技术支持服务。系统的扩充、扩展不影响原有系统上的部署,系统可基于数据库级、文件系统级进行自动备份与恢复。支持系统迁移的工具和辅助迁移信息提示,包括迁移的内容和步骤。允许信息发布模块从系统中剥离从而可以方便地移植、结合到其他WEB系统中。各类账号密码信息应以密文方式存储和传输,若系统配置文件中有帐号密码等安全信息,必须以密文形式存储,避免配置文件被获取后导致的安全问题。通过权限的设置来确保文档和系统的安全性;实现文档、资料夹安全性管理;根据使用者、群组和角色划分,提供强大的安全保护,如文件版本控制、用户操作日志、加密解密机制。能够支持第三方数字验证、安全控制组件的接入。1.1.2档案收集档案收集是档案管理的第一个环节,是各专(兼)职档案人员使用的功能模块,完成了整个系统的前期文件、资料的收集。该模块是预归档的电子档案、纸质档案的集结地;同时实现和单位其它系统之间电子档案自动归档的集合之地。该模块支持档案按“卷”和按“件”管理;支持Doc、XML、Excel、TXT、PDF、TIFF、DWG等近百种常用格式文件的接收与管理。档案在线收集系统提供各种档案目录,包括全宗目录、类别目录、项目目录、案卷目录、卷内目录等的著录操作。在进行档案著录时,系统提供多样化的录入方式和自动处理过程,为用户带来方便、友好的操作体验。主要功能如下:(1)档案著录:系统支持条目信息的快速著录,提供卡片式著录,表格式著录等多种著录方式,满足单位不同层面档案管理人员进行操作。(2)自动检测:支持著录数据自动检测,规范著录内容,主要对格式、必填项、重复性等基本内容进行审核。(3)★全文挂接:系统支持电子全文扫描挂接功能,可直接批量调用档案管理人员本地的扫描仪对纸质档案进行扫描,在扫描的同时可进行简单处理,如旋转、缩放、纠偏、合并,剪裁等处理后上传到服务器,并建立起条目信息和电子全文之间的关联,支持在线OCR识别的方式,获取档案原文内容数据,并将其与档案条目字段进行挂接。(4)挂接后处理:系统支持自动对挂接的电子文件进行后期处理:生成预览文件(进行PDF等格式转换并根据需要添加水印)、抽取正文内容并建立索引。(5)收集记录:对于每一次的档案收集和数据导入,系统都会对相关信息记录,便于档案管理人员对每一份档案进行追根溯源,也为之后的数据统计上报和数据深度利用打好基础。档案离线收集对于无法在线使用系统进行数据著录的用户,他们可以利用系统提供的档案离线收集模板工具,使用此工具进行数据的著录,然后将著录完毕的数据转入到系统中。用户还可以将档案数据和电子文件收集到文件夹或压缩包中,并将其直接导入系统。系统将自动生成档案条目,并将电子文件与之进行关联。离线收集具体方式如下:(1)表格导入:支持Excel格式数据导入,在表格导入的过程中,系统支持进行完整性、有效性的检查,并支持批量修改。(2)文件夹上传:系统支持同时批量上传文件夹,并自动抓取文件夹名、文件名、文件等信息后批量自动生成著录条目。(3)压缩包批量上传:通过对压缩包进行批量上传,根据文件夹进行自动组卷,系统中支持1个文件夹为1卷,每一个文件为一件进行组卷。(4)批量挂接原文:对已经完成扫描的电子文件,系统支持将本地文件批量上传到系统中,且支持断点续传。支持对批量挂接的电子文件批量删除。(5)服务器挂接原文:将服务器上某个文件夹中的原文批量挂接到条目信息上。(6)收集记录:对于每一次的档案收集和数据导入,系统都会对相关信息记录,便于档案管理人员对每一份档案进行追根溯源,也为之后的数据统计上报和数据深度利用打好基础。电子文件采集电子文件的采集有在线自动和手动等方式:(1)系统提供API接口实现和校园其他应用系统(包含但不限于校园信息门户系统(金智)、OA系统(上海泛微)、教务系统、电子签章平台等)的对接,可支持自动化和智能化的电子文件采集。系统可通过接口集成从第三方业务系统自动读取相关文件的元数据和全文数据,自动根据档案编目要求将元数据转换为符合档案管理要求的编目数据。(2)用户也可以手工录入电子文件,系统支持将电子文件与档案条目之间进行关联。1.1.2.4.学校网站、公众号等新媒体进行收集基于成熟的网络搜索引擎,实现网络信息资源的搜集,并将搜集到的信息资源通过整理、筛选后,归档至系统进行管理,也可发布到校园门户网站或者利用系统提供利用。利用网络搜索引擎技术在互联网上对学校的有关信息,如校园网、新闻网,基于特定关键字自动搜索、筛选、整合和归档,实现网页信息的智能提取和过滤及自动分类和自动查重,丰富档案馆的信息资源。实现定网站(多站点)、定频道、定关键字、定时间、定语种地抓取互联网上相关的重大事件、重要任务、重要工程等方面的有用信息,并让计算机自动控制进行下载,经过处理后转化为资料保存。用户可按照一定的规则,对采集到的信息进行分类整理,组织相关专题,便于后期利用。系统提供智能化的信息过滤、分类和排重等信息处理功能。提供灵活的信息发布和检索功能,可对于审核确定发布的信息,进行网页格式信息和附件发布显示。支持专题定制,用户通过定义关键词规则来建立专题,专题由包含满足规则的信息组成,方便用户跟踪访问特定的内容。1.1.3档案管理档案整理用于辅助档案管理人员对已采集的各类档案进行著录、分类、组卷、归档移交、打印输出等,最终形成正式档案。整理档案编目档案调整支持一文一件、传统立卷两种方式的档案管理以及对所著录的条目进行分类调整等操作。支持档案条目信息的登记、修改、查询、删除等功能。新增案卷或卷内条目时,可以根据规则的定义自动生成档号、件号、流水号,日期、输入员、案卷起止时间、总页数、总件数等信息。支持勾选某条案卷信息后,点击新增按钮,在新增框中能够自动带出该案卷录入的信息和自动生成该类型档案最大档号的功能,便于快速录入。支持根据配置情况在录入过程中是否记录最后一条数据中除档号外的录入内容。复制复制是指在录入过程中对于字段值类似的案卷或卷内条目进行复制便于减少录入的工作量。在复制过程中会根据设定的档号生成规则自动生成档号。插入插入是指选择一条案卷或卷内条目,插入的条目与选中的条目内容一致。插入的数据会使用选定条目的档号,选定条目的档号和后续条目的档号会自动加1。移除移除是将案卷或卷内条目彻底删除,移除的条目不能恢复,后续条目的档号会自动加1。上移、下移支持案卷号上移、下移功能。拆卷、组卷支持对已完成组卷的数据进行拆卷、组卷的功能。组盒、拆盒支持对案卷数据进行组盒、拆盒操作。自动生成档号能根据预先定义档案档号规则自动生成档号,并能由用户自主修改和重排序,支持卷内档号重排,保存时有防重号校验功能。数据导入导入外部数据文件,数据文件格式包括:xml文件、Excel文件。数据导出将系统数据导出到外部数据文件,格式包括xml文件、Excel文件。批量修改支持批量修改档案条目的字段信息和电子原文属性值。回收站删除后的档案数据可以在“回收站”查看,可以对回收站的数据进行恢复、查询、删除、清空回收站等操作。案卷检查可对录入系统中的档案进行档号查漏、查重、查空等案卷操作功能。电子文件管理系统采集电子文件后,对电子文件进行如下处理:(1)版式固化:系统采用版式固化组件对接收的电子文件进行格式转换,转换成符合标准的可进行长期保存利用的标准归档文件格式。(2)EEP封装:对电子文件进行EEP封装,可满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。(3)数字签名:对所有正式进入档案库电子文件进行可信数字签名。(4)识读所有规范格式的电子文件,保证电子文件处于只读状态。(5)支持对电子文件建立全文索引,方便用户进行全文检索。(6)支持建立电子文件和其元数据记录的有效关联,即电子文件支持挂接到对应的档案条目中。(7)支持电子文件的基本操作,如增加、删除、版本变更等操作。(8)支持电子文件版本变更控制,系统采用电子文件版本控制组件,当电子文件原文变更后,系统会保留历史文件,用户可以对历史文件进行查看。(9)支持电子文件安全打印,系统提供安全打印控件,在打印时当所需信息是文件一页当中的一部分时,可选择打印待定区域或遮挡隐秘区域(遮挡隐秘区域显示为白色),实现安全隐秘打印。(10)OCR识别:出于用户日常便捷化使用考虑,系统自带数据格式转换功能,录入时后台将会自动把WORD、PPT、JPG、TIFF等格式的电子文件自动转换成PDF格式展示利用,并保留原有格式存储,用户在下载时可以自行通过原格式或者PDF格式选择性下载。提供对转换后的PDF文件的OCR识别,方便用户获取全文信息。归档接收管理归档申请各个业务部门或立卷单位提交归档申请,将已经立卷并整理的档案案卷信息、文件信息提交给档案管理部门。系统可以根据用户实际的业务工作流程,为流程中的节点定义相关的审批角色或用户及审批流程。归档审批各档案保管部门审批各个业务部门或立卷单位的归档申请,同时对待归档的档案和电子文件进行清点,并进行真实性、可靠性、完整性和可用性检测,检测合格后方可通过审批。系统能够实现自动批量检测和人工检测,两种方法可相互结合使用。归档接收登记系统在接收过程中可对接收的数量进行统计,并支持打印移交清单《档案移交与接收登记表》,以便在实体移交时进行正常的归档交接手续。目录索引打印目录索引打印是档案管理系统较重要的功能,包括填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记簿等项目,系统中具体实现的目录索引打印功能包括:(1)查询目录:支持档案目录信息的关键字查询、目录树分类查询、跨字段模糊查询。(2)目录打印:提供案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表等档案目录打印。(3)档案目录Excel格式转出:系统内置Excel控件,不仅可以提供目录模板定制功能,用户可自定义输出格式,而且用户可以方便地进行格式调整,操作的方便程度类似于Excel表。(4)打印移交清单:档案归档完毕,档案人员可以打印当前批次“归档文件清单”,以便在实体移交时进行正常的归档交接手续。1.1.4档案长期保存档案存储对已录入并且进行分类整理后的档案进行存储。对档案数据定期备份。EEP封包用于档案馆的电子文件长期保存,作为立档单位与档案馆之间的数据交换格式。可对接收的电子文件进行EEP封装;EEP封装包是一个完整的包含目录和电子全文信息,另还包含结构信息、元数据信息、数字签名。其封装包符合《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009),满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。四性检测对电子全文进行“四性”检查,确保在整个管理的过程中,电子文件未篡改,未遗失,未损坏,保证档案数据的永久保存。电子文件存储异常管理本系统根据《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T29194-2012中的电子文件存储管理基本要求,对电子文件存储异常进行管理,支持如下功能:(1)电子文件非授权访问告警如果用户通过非正常授权方式查看电子文件,系统将上报告警,并会发消息提醒管理员。(2)电子文件异常监测系统每天会定时触发检测文件任务,如电子文件出现丢失、被篡改等异常,系统将记录异常信息,并向管理员发送告警提示消息。(3)电子文件服务器存储高警系统具备对电子文件存储状况的监控和警告功能,当磁盘空间使用率大于80%时,系统将上报告警,并会发消息提醒管理员。(4)系统响应超时告警用户访问档案管理系统中的电子文件,系统响应时间超过30s时将触发警告,同时会发消息提醒管理员。1.1.5档案鉴定与处置在档案管理过程中,随着时间的推移,许多档案的实际价值开始发生变化,因此需要对档案进行鉴定即鉴别和评估档案的价值,以便及时做出处置决定。档案鉴定档案鉴定支持单个条目、批量条目鉴定,支持鉴定流程的自定义和记录,支持对于超期未鉴定的档案系统自动提取并提示需要进行鉴定功能。支持对开放时间段、开放范围的自由选择,开放时间段可精确到小时、开放范围可精确到单个用户。保留全部档案鉴定处置的过程日志。鉴定内容通常包括如下两种:(1)保管期限鉴定对保管期限到期的档案进行鉴定,需考虑到其价值因素和所依存的软硬件环境因素,鉴定人员可以查阅档案整个生命过程的利用情况、迁移情况、保存情况,从而判断并决定是否继续延长保存期。系统对档案的保管期限定为永久、定期两种,用户可以根据需要设置保管期限,当档案保管到期后,系统提供自动到期的待办信息提醒,无需用户手动选择数据进行鉴定。(2)档案密级鉴定对文件的查阅范围进行确定,让具有相关文件查阅权限的人在系统中进行电子文件的浏览。密级鉴定是对文件所属密级进行改变。用户可以定期对档案的密级进行鉴定,以便确认档案是否继续涉密,如果确认不再涉密,可以进行开放。用户可以通过系统提供的条件查询找到需要鉴定的记录并修改密级。档案处置对档案进行鉴定后,及时做出处置决定,处置通常包括:存续、移交和销毁等类型。(1)存续:鉴定应继续保存的档案可以按照默认时间或者授权用户指定时间续存。续存后,系统会将续存状态添加至电子档案的元数据中,并根据续存时间自动提示下次鉴定处置时间。系统支持对电子档案的多次续存;支持将续存工作细节信息写入电子档案的元数据;支持将续存操作记入审查跟踪日志中;支持生成关于续存的过程报告,指出续存档案的数量、续存的原因等。(2)销毁:鉴定为需要销毁的档案必须通过完整的工作流程对销毁行为进行审批后才能进行销毁操作。系统进行销毁操作之后,生成相应的销毁工作报告;系统支持按规定格式生成电子档案销毁清册;支持将销毁工作细节信息写入电子档案的元数据;系统支持将销毁活动记录在审计跟踪日志中;销毁档案后,相应的元数据和审计日志仍然保存在系统中不会被销毁。(3)移交:移交分为内部移交和外部移交,内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中,外部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆或第三方机构。(4)开放:鉴定为不再涉密的档案可以进行开放,允许用户在系统上借阅利用开放的档案。1.1.6档案利用借阅管理借阅管理是指档案管内部工作人员可以直接在档案管理系统上借阅档案库中的档案。系统支持电子借阅、馆内查阅、实物借阅、离线借阅等几种借阅类型。借阅的入口有直接借阅和借阅车借阅两种。工作人员可以直接勾选档案系统中的档案进行借阅;也可以选择多个档案加入借阅车后集中借阅,提高借阅效率。全文检索系统提供多种检索方式,方便档案人员在权限范围内进行查询,以及进一步的利用。(1)一体化检索:系统支持类似百度、GOOGLE式的检索界面,支持用户直接输入关键字进行跨档案类型、跨字段的档案信息的检索。系统支持用户对检索结果的二次检索。(2)基本检索:系统支持用户自行设定检索字段,进行档案信息的检索,例如有用户习惯使用保管期限进行检索,有用户习惯使用题名进行检索。(3)高级检索:系统支持用户自行通过逻辑运算符组合检索字段,进行档案信息的检索。(4)全文检索:系统支持对上传的扫描文件、PDF文件等进行OCR识别,方便用户在检索时可对全文内容进行检索。(5)同义词检索:系统支持用户进行同义词定义检索。(6)图片检索:能对档案照片中指定的人物进行批量自动人脸识别检索,系统支持上传图片,在系统中自动对非人脸类相似照片进行检索。档案编研档案专题编研以档案信息资源为数据仓库,集素材搜集、编目、撰写、审核、发布等功能于一体,可以实现对档案资源素材的管理,并通过专题的编撰整理,自动生成可供展示的编研成果,直接发布到门户网站、移动终端上提供浏览访问。编研发布编研成果发布并授权查看。提供编研成果的上传、下载、查询等功能。系统集成信息发布工具(对于图片类档案提供图片册功能,对于多媒体档案提供流媒体视频点播功能)。专题编研以档案信息资源为数据仓库,集素材搜集、编目、撰写、审核、发布等功能于一体,可以实现对档案资源素材的管理,并通过专题的编撰整理,自动生成可供展示的编研成果。查看编研可查看编研成果且可提供第三方系统查看、抽取功能。编研库支持存储编研稿,可对已编研但未发布的编研稿进行修改。在线编研系统支持可以在浏览原文的同时进行编研,浏览原文窗口右侧展示编辑框,用户可以将原文中的文字、图片等直接复制到编辑框进行编辑。档案信息发布档案信息发布是指用户将档案进行专题编研以后,将编研后的档案发布到信息发布平台上供外部利用者访问浏览。栏目维护系统可以自定义添加信息发布平台网站的1级栏目和2级栏目。对栏目具有添加、删除、开通、关闭、基本信息维护、制定人员审核等功能。模板管理是对网站发布的档案展示效果进行管理,如新闻发布展示的形式、照片展示的形式等。内容维护支持可视化和Html代码等多种编辑模式,良好的图、文、表格混排效果,实现在不破坏图片、Flash、多媒体、表格等原始状态情况下的插入,与常用格式兼容,如:Word、Excel等,提供丰富的可视化信息编辑工具检索对信息发布平台上的信息支持全文检索。统计信息发布根据自定义事件对各信息发布栏目进行用户浏览统计。电子借阅系统提供对档案的电子借阅功能,用户可以根据自身需求申请档案的电子借阅,审批通过以后,老师可分配账号的操作权限,同时可以限制功能次数,该账号支持用户在有效时间内针对所借电子档案进行查看,复印,打印等操作,到期后自动关闭账号权限。实体借阅提供对档案的实体借阅功能,用户可以申请档案的实体借阅,实体借阅审批通过之后系统会生成借阅凭证,用户可以凭借该凭证去借阅实体档案,用户需要在规定时间内归还档案,归还时进行归还登记,方便管理员老师进行实体调卷和归卷情况的记录和统计,另外系统会通过条形码与对应的电子档案达成关联实现实体档案出库入库的直观展示。1.1.7档案统计档案年报统计按照国家制定的全国档案事业统计年报标准,年报管理模块主要是对本单位及下属单位的年报进行管理,包含添加、编辑、删除年报,对本单位及下属单位的年报进行年报汇总,支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计,支持接收与上报功能。档案库藏统计系统支持对平台中不同卷宗下的所有档案数据根据不同特征进行统计,如保管期限,密级,档案类型,年度等。档案利用情况统计系统支持对平台中档案利用人次进行统计,支持对数字档案资源的利用情况包括借阅次数、浏览次数、下载次数、打印次数、条目著录、条目删除、挂接原文等详细档案利用信息进行检索及汇总。辅助了解数字档案资源利用的人群分布、对象特点、目的情况。支持通过利用人、利用的档案条目、利用的档案库类型等统计口径进行汇总。支持用户自定义字段和时间进行统计,并且提供折线图,饼图等多种图表格式显示,允许导出下载。工作量统计系统支持对各个人员档案归档情况、录入情况等相关的工作量进行统计及对统计结果进行发放。档案进库统计收集档案录入员进库统计、归档部门进库统计、按档案类型统计。借阅利用统计实物借阅统计、电子借阅统计、远程借阅统计,统计档案的借阅记录、借阅数量、借阅件数。原文查看记录统计对已录入档案的查看次数形成记录并进行统计。全国档案事业统计为了准确地撑握全国档案事业的基本情况,以便对全国档案事业实行科学的管理,国家特建立了全国档案事业统计年报制度,该制度通过定期填报档案事业统计年报来实施。全国档案事业统计主要是对本单位及下属单位的年报进行管理,包含添加、编辑、删除年报,对本单位及下属单位的年报进行年报汇总,支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计,支持接与上报功能。系统支持自动生成年报格式,以及年报中的可统计字段,自动进行可统计字段的统计,其他需要手工录入的字段由档案管理人员进行录入。支持对统计完成的年报进行打印预览、打印、导出为规定格式的文件。归档范围统计凡对反映单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围,用户可以根据需要自定义归档范围。归档范围统计,即统计某类归档范围内归档的次数。1.1.7.10文件监测统计定期对档案库中以存储文件进行扫描,统计档案系统中档案的异常情况,如文件丢失、文件被篡改等。系统每天会定时触发检测文件任务,如文件有异常则记录在此统计页面中。1.1.7.11自定义统计指标系统允许用户自定义统计指标,具体功能如下:(1)通过不同指标的组合形成动态报表,同时,用户可灵活选择统计方法和方式,对于统计的数据可跨全宗,跨档案类型。(2)支持报表统计、条件统计、选项统计、图形统计等多种统计方式,所有的统计项均可制定统计的起始时间、以便对历史数据的统计。档案统计输出系统支持多样化的统计结果输出,具体功能如下:(1)能对统计结果进行显示、导出、打印和选择输出等技术处理。(2)在统计的形成以及分析内容上,生成的报表支持以所见即所得的方式进行打印,且系统支持对所有统计的报表以图形方式进行显示(如:柱状图、折线图)。自定义统计分析系统支持多维度(如时间、人员、权限、流程等)的查询和统计。涵盖了系统中所有的统计功能,只要是业务数据,都可以实现统计,避免统计功能过于分散而造成业务管理人员在统计数据时难度增大,甚至不知道如何通过系统统计数据,提高档案系统的易用性。1.1.8档案登记系统针对档案丢失、档案损坏、遗档找回等状况提供档案登记功能,管理档案的老师可以实时对档案情况进行登记,便于遗档、病档等档案的统计管理1.1.9档案记录针对档案登记的信息,系统提供登记记录的功能,档案管理员老师可以实时查看遗档、病档的登记时间,对这些档案信息进行统计,可以选择不同登记类型进行查看。1.1.10虚拟库房管理虚拟库房完全模拟现实的学校库房,能够设置不同形状规则的库房,与馆内智能馆库系统对接,实时的反映现实库房的档案位置、状态、温湿度等情况,并提供调档案时的自动上下架功能,为用户提供实体档案库房的直观显示和便捷管理,为系统对每一次的出入库提供详细的信息记录。方便用户解决库房档案杂乱、清点档案效率低等问题。盘库是档案馆工作人员每年需要进行的常规动作。由于档案数量多、流动性高、利用率高,必须定期检查是否存在“在册不在库”、“在库不在册”的情况。系统需要支持扫描条形码进行盘库,因此需实现与条码扫描设备的通信。具体工作流程是这样的:a.从档案信息库中,根据“实体位置”标记字段,筛选出所有“在库”档案记录,形成一张盘库大表;b.盘库可能由多位工作人员同时进行,工作人员持条码扫描设备进库逐卷扫描,个人信息标签条上的条形码被扫描后,则在盘库大表中更新相应档案状态信息为“已盘点”。如出现被扫描的条形码不在盘库大表记录当中的情况,则在盘库大表后追加该条码对应的信息,标记为“在库异常”;c.盘库可能持续几天时间,盘库大表需要有操作开始时间和全部结束时间,并且每一条记录有被盘点到的具体时间;d.盘库结束后,档案馆工作人员查看盘库大表的情况,处理异常问题,并将本次盘点记录同步到每卷档案的状态信息中,为在库档案新增本次盘点的结果记录。密集架管理:系统为用户提供密集架管理功能,与智能密集架对接,用户可以自定义编辑密集架标签,同时能够在调档案时,挑选指定的密集架上架和下架案卷信息,档案库可视化更为直观,一键式操作更为便捷。并且系统会自动计算库房或者密集架的饱和情况,过于饱和则会即时反馈提示,防止用户向饱和的库房或者密集架持续添加内容。温湿度管理:虚拟库房可以与温湿度设备对接,实时监控和显示库房温湿度信息,并根据温湿度的异常情况提供预警功能。3D库房:通过库房数据参数的设置,如库房名称、长宽高、位置等,自动生成3D的库房结构,支持不规则库房形状的参数设置,虚拟库房支持360度全景查看和浏览。1.1.11.可视化大数据平台1、统计分析档案大数据可视化平台实现对档案数据及管理数据等各类数据的初步统计分析,从档案健康、档案价值、档案标准等多个角度提炼相关数据,形成高聚焦的统计分析。数据汇总:提取多类型的海量的细节数据,概括汇总数据,以趋势、标记、堆积等形式实现直观、简单的展现模式。数据挖掘:从汇总数据深入到细节数据进行观察或增加维度,例如对某一年的档案信息化情况可以区分多个季度、多个成果进行考察分析,使用户对数据能更深入了解,更容易发现问题,做出正确的决策。2、图表交互档案大数据可视化平台支持以下图表交互效果:数据提示:当鼠标移动到图表的数据点处,会显示该数据点所在的坐标值,或该值的相关信息交互高亮:当鼠标移动到图表的数据点处,该图表线条或区域高亮凸出显示。标记定义和图片填充:支持对标记点自定义,允许对标记点进行大小调整,甚至用图片替代标记点,丰富图表信息。显示交互:点击图标中的系列可以隐藏或显示该系列的图形,以方便用户凸显关键信息,更好阅读数据。图表缩放:图表可以放大缩小,支持鼠标手势和滚轮缩放,也支持坐标轴放大缩小。图表在线切换:在线修改图表类型,支持在浏览器端直接切换图表类型,同时支持自动播放切换,满足大屏动态展示需求。图表监控刷新:实时监控后台数据,数据变化时,在图表中动态展示并提示相关信息。动画凸显:以闪烁动画的方式,突出显示某些符合条件的特殊点或者超越警戒线的点。3、多样展现丰富的图表类型和样式:大数据可视化平台支持柱形图、折线图、条形图、饼图、面积图、玫瑰图、散点图等多种图表大类,每一大类又细分多种形态,如柱形图包括堆积柱形图,百分比堆积柱形图,三维柱形图等等。灵活组件:提供表格、图形、控件等超多可视化组件。自适应布局:提供自适应布局、绝对布局、tab布局等多种布局方式。1.1.12.安全管理用户管理提供对系统中用户账号的新增和编辑管理功能。每个用户绑定一个相应权限的角色,实现一个角色多个用户的便捷分配。权限管理该功能通过添加角色的方式分配不同用户的权限,可以根据实际的需求和使用人员的不同分配不同的档案操作类型、数据查看范围和相应内容等。日志管理系统提供登陆日志、操作日志、审计日志等各类痕迹记录功能,便于系统管理员对每次操作的追根溯源。同时系统也支持出现非法操作时的即时提醒功能,实时保障档案数据的安全性。数据备份系统两种备份方式,可以根据用户需要自定义设置自动周期式备份,也提供手动备份方式,保障档案数据的安全。数据库备份可在线导出。1.1.13.系统设置1.1.13.1.元数据库管理系统具有元数据库管理功能,元数据采用树形结构在系统中定义。系统支持元数据树各节点、元素类型的设置、修改、删除等操作。具体功能如下:(1)元数据管理:库表字段管理。提供了档案的分类管理功能,系统支持档案按组织树进行分类。不同的组织下面可以单独设置各自组织的案卷和案卷内数据。(2)元数据模板管理:默认字段配置。支持设置案卷录入模板和案卷内数据的录入模板。(3)归档目标库管理:系统支持配置档案归档流程的目标库。(4)档案门类管理:系统具有多门类档案管理功能,档案门类划分合理,按档案门类树进行管理。基础门类包括:文书、音像(照片、录音、录像)、科技等,可以根据用户需求增加、编辑和删除。(5)文件类型管理:文件类型是指电子档案的文件类型,例如:文书类、照片类、录音类和录像类等。不同档案类型文件的属性中具有不同的字段。系统支持对各个库指定档案类型,还支持对文件属性的字段值进行批量修改。(6)保管期限处置管理:档案的保管期限定为永久、定期两种,用户可以根据需要设置保管期限,并定义档案的处置方案。1.1.13.2.权限管理权限管理是实现整个档案数字化管理平台的各个模块之间衔接的管理。按模块对各个功能进行授权,主要分为对各个功能模块操作的菜单权限和对数据进行操作的数据库权限。系统在权限管理上引入了“三权分立”的管理模式,以权利来制约权力,从而达到权力制衡的目的。系统中的管理角色归结为三大类:第一类为审计类型的用户角色,该类角色的人员主要负责系统的审计工作,监督其他角色人员的操作是否合法。第二类为管理类型的用户角色,该类角色的人员主要负责具体的管理工作,例如系统管理、业务管理等。第三类为安全管理类型的用户角色,该类角色的人员主要负责为其他任意角色赋权。三种角色的人员相互监督、相互制约,在信息系统内部实现权限均衡,从而从档案系统的层面上保证了数据的安全。权限管理的具体功能如下:(1)角色管理:角色权限配置。管理系统中的角色,提供添加、编辑、删除、检索、角色权限设置和数据级权限设置。(2)用户管理:用户信息管理。管理系统中的用户,提供添加、编辑、删除、搜索用户功能,以及初始化用户密码。(3)组织机构管理:系统提供单位组织机构维护功能,采用增加、修改和删除的方式进行具体组织的定义,定义组织的同时也确定了组织之间的关系。(4)菜单管理:系统菜单权限修改。实现对系统菜单增加和维护,可添加顶级菜单、添加子集菜单,也可以修改系统菜单名称和删除菜单,对菜单功能资源设置。(5)借阅权限管理:分配档案借阅审批权限。可以对档案库下每个节点设置借阅审核人。(6)归档权限管理:分配档案归档权限。可以对每个档案库节点下设置归档审核人。(7)销毁权限管理:分配档案销毁权限。可以对档案销毁环节设置审核人。(8)远程借阅权限管理:对远程借阅的档案根据档案类型设置借阅审核人。(9)字段读写配置管理:可以设置角色对各类库节点中档案数据字段的读写权限。1.1.13.3.日志管理系统日志管理提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志功能,包括用户登录账号、登录时间、查询内容、用户操作(查阅、下载、打印等),同时,系统还提供了完善的日志查询和分析统计功能,便于用户生成报表或进行系统审计。(1)日志监控系统对用户操作、系统事件等都会进行监控,以日志文件的形式记录到系统中。日志文件无法删除、修改或覆盖,确保安全员在进行审计时,能够获取真实和完整的事件记录。系统具体记录如下日志。1)用户登录:查看用户登录日志。2)操作日志管理:查看用户在各类库中的操作日志。3)档号修改日志管理:查看档号修改日志。4)OCR识别异常记录:查看OCR识别异常记录。5)RFID标签日志:查看档案进出库标签记录。(2)日志分析日志中包含了大量人们感兴趣的信息,可以计算得出用户所检索的关键词排行榜、档案利用率排行、用户行为分析等。系统能够满足档案系统中海量日志数据的存储、计算和分析功能。1.1.13.4.全文检索管理全文检索管理用于配置全文检索相关的信息,提升用户的检索体验。(1)全文检索配置:用于配置档案库全部文件的索引为全文检索提供支撑。(2)同义词管理:可以配置某个关键字的同义词,在全文检索时,搜索某个关键字时,这个关键字的同义词也能被搜索出来。数据词典数据词典的维护类似于分类管理,系统将用户常用到的一些约定俗成的著录项值(如:保管期限、密级等)维护到数据字典中,便于用户录入数据。(1)代码管理:对系统中常用菜单、功能、关键字等录入到代码管理中,便于维护。(2)归档范围管理:凡对反映单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围,用户可以根据需要自定义归档范围。系统支持用户新增、修改、删除归档范围,支持对归档范围统一管理。(3)全宗管理:系统支持对多个全宗进行管理,具有全宗增加、修改编辑等功能,能够实现全宗号与全宗名称自定义。可通过是否隐藏选项实现全宗启用/禁用功能。(4)主题词库管理:主题词也称叙词,是档案检索中用以标引主题的一种检索工具。它是一些规范化的、有组织的、体现主题内容的、已定义的名词术语的集合体。主题词库管理是用于管理档案主题词,同时具备新增、编辑、删除、批量导入主题词功能。1.1.13.5.数据库管理系统支持数据库备份、数据源配置、SQL升级文件管理等操作,具体功能如下:(1)数据库备份:备份档案系统数据库。管理员可手工对整个档案管理系统数据库进行备份,也可以将备份工作作为一项需要周期执行的任务加入任务调度中,由系统自动进行备份,一旦数据库损坏需要重新安装服务器或数据库系统,管理员进行数据库备份恢复,实现系统可快速重建和数据库的安全性保证。(2)第三方数据源管理:系统支持连接到第三方数据库,系统提供第三方数据库的连接源的管理。(3)SQL升级文件管理:为便于用户掌握系统数据库升级文件的执行情况,系统提供SQL升级文件管理,用户可以查看SQL文件执行状态,对执行失败的文件可以单独重新执行。1.1.13.6.发布管理用户提交发布申请后,管理员可以进行发布管理操作,包括审核发布申请、查询待审核的数据、已审批的数据和未通过的数据。签名与证书管理数字签名与证书用于对档案数据、电子文件的完整性、安全性验证。系统支持生成、删除数字签名和证书。打印模板管理系统支持配置各类报表的打印模板,还能够支持配置HTML5网页格式报表的打印模板。系统参数设置可以设定系统名称、数据库备份目录、电子文件存放路径、档案密级设定、保管期限年数、数据库备份目录参数以及一些常规参数。License授权用户使用系统功能前,需要导入正版授权的License文件。1.1.13.7.安全管理系统提供完善的安全管理方案,支持系统数据安全性、应用服务安全性、传输安全性、身份确认等多种多级安全管理,具体的功能如下:(1)采用国产SM3加密算法。(2)支持配置密码策略(最小长度、强度要求、定期强制更换)。(3)支持自定义密码输错的锁定机制(最大试错次数、自动锁定时长、锁定用户或IP)。(4)支持开启离开保护(限定时长内无操作自动退出)。解锁管理,查看锁定用户或IP,手动解除锁定。系统登陆时间设置,可定义系统的开放时段,支持配置特殊人员随时登陆。(5)系统提供严格的用户登录机制,不允许同一个帐号在系统中同时存在两个session,如果用同一帐号再次登录系统,系统要加以控制,这些操作都支持记录到日志中以便审计。同时系统支持对用户的密码复杂度加以控制。(6)设备监控:管理系统部署的硬件设备的主要信息及运转状态。支持查看设备的实时运行转态,如告警信息、存储空间使用、CPU、内存使用信息。(7)任务管理:对内部的各种自定义任务进行管理具有已完成任务、未完成任务的查看。(8)数据脱敏管理:对敏感信息通过脱敏规则进行数据的变形,实现对敏感隐秘数据的可靠保护。脱敏数据用星号表示,对于脱敏的信息,被脱敏人无权查看。1.1.13.8.个人工作空间管理我的个人空间,是档案管理系统用户的个人工作空间,充分体现档案系统对个性化需求的实现。包括如下功能。(1)我的借阅记录:是指在我的借阅车中借阅档案生成的记录,是用来查看我的各种借阅信息,和借阅审批进度,借阅形式包括:电子借阅、实物借阅、馆内借阅。(2)我的借阅车:对准备借阅的档案进行存储。(3)借阅登记:借阅人到档案馆内查阅档案时,为了借阅方便,管理员(具有登记权限)将被借的档案加入到借阅车,在借阅车中统一登记借阅人的信息。登记后的借阅记录无需再进行审核。(4)电子推送:管理员可以将一些档案数据(仅支持有电子文件的数据)推送给借阅人,借阅人可以直接在线浏览电子文件。(5)用户信息管理:对用户基本信息进行配置。(6)在线订阅:对已入库档案进行订阅。用户对自己感兴趣的数据在线订阅,系统进行主动推送。(7)收藏夹:对本身业务工作需要使用的档案进行收藏方便再利用。(8)我的下载:对已下载的档案形成记录。(9)我的检索:检索关键字配置。设置快速查询条件,回显在各库档案节点。设置别名,用于全文检索的快捷查询。(10)我的工作情况:对个人账户使用档案系统的次数,以及对档案的各项操作进行统计。(11)个人信息全文检索:对与个人账户有关联的数据进行检索。(12)主页面自定义:系统支持主页面常用功能的自定义,用户可以根据使用习惯将常用菜单添加到主页面上。系统具体支持我的个人空间、归档接收、利用中心、系统设置、各类库、借阅审批、归档审批、利用审批等常用菜单的添加。1.2多媒体档案管理系统多媒体档案管理系统是对图片、音频、视频、数字化文档等各类资源进行统一管理和智能存储,针对各类资源提供数字化收集、编目、存储归档、搜索再利用、图像识别、人脸识别等功能。多媒体档案管理系统是档案管理系统的一个模块集成在档案系统中具备档案系统所有的功能。支持图片在线无障碍浏览,支持视频多种分辨率在线点播。1.2.1系统后台功能系统管理(1)资源管理:管理系统后台所有资源请求。(2)角色管理:多媒体档案系统部署默认有超级管理员、员工、数据审核员、注册用户四种角色,如系统需要可在本模块新增、修改、删除角色,同时可动态分配角色权限。(3)用户管理:管理员管理可在此模块通过新增用户、编辑用户、删除用户、启用/禁用用户等功能管理平台用户。(4)菜单管理:管理员可通过此模块管理前台首页菜单、后台导航菜单,其中包含新增菜单(子级菜单:支持四级菜单)、编辑菜单、删除菜单等功能。(5)水印管理:管理员通过水印管理设置水印展现方式、位置、水印文字/上传水印图片等参数(6)系统参数:管理观可在本模块动态设置平台基本参数设置、网站LOGO设置、首页滚动设置。(7)数据字典:数据字典管理系统基本数据信息,根据需要可自定义设置。(8)上传管理:本模块用于控制平台用户上传图片、视频、音频等文件大小,限制用户上传超过平台承受的大文件。(9)疑问解答:管理员可根据用户对本平台操作有疑问或者不会使用者,添加疑问和解答并统一管理模块。(10)工作流自定义:系统提供工作流自定义功能,可以自定义归档流程、查阅流程等,支持流程每个节点的审批人或审批角色及审批者的权限的定义。(11)等级保护测评:协助档案馆对系统进行等级保护全流程化管理,建立等级保护常态化检查和自查的业务闭环,配合监管部门共同构建标准化、便捷化、智能化、可视化的关键信息基础设施安全监管体系。文件管理(1)文件列表:平台管理员可在文件列表中查看平台所有文件,并支持文件类型、文件状态、发布状态归档状态等字段搜索。(2)电子相册:此处电子相册和前台电子相册是一个模块,后台电子相册为管理员提供的除前台功能还额外添加了电子相册下载功能。综合审核(1)征集审核:游客和注册用户上传的声像文件需要经过管理员审核,审核通过后,管理员可进行声像归档或作品发布,其中征集审核包含检索、下载、删除、通过审核、拒绝审核、编辑组内等操作。(2)下载审核:注册用户登录后在首页专题详情中点击“申请下载”按钮,弹出该专题文件列表,用户可选择需要下载的文件点击申请,用户申请下载后,后台管理员可在“综合审核”》“下载审核”模块查看用户下载申请信息,审核下载申请时管理员可通过部分文件,也可全部审核通过。(3)标签审核:用户登录后可给声像(图片、视频、音频)文件,添加符合其内容的标签,其中标签分为专题标签(专题标签在发布专题是添加)和文件标签,登录用户添加标签后,需要管理员审核成功后方能展现。(4)用户审核:声像系统只针对单位内开放,而本系统又拥有公开注册功能,为了提高系统灵活性在角色模块添加了审核功能。专题管理(1)待发布:管理员可对“通过审核”且未发布的征集作品进行“发布专题”和“发布到已有专题”操作。(2)已发布:管理员可在此模块对已发布专题进行修改、添加、隐藏、删除、设置热门、设置精选等操作(3)热门推荐:管理员可在专题管理中设置热门推荐专题,在热门推荐菜单中可管理推荐列表。(4)精选视频:管理员可在专题管理中设置热门推荐专题,在热门推荐菜单中可管理推荐列表。(5)声像归档:声像归档是将声像系统中的已通过审核后的征集文件,保存至档案系统,归档目录可在档案系统中设置。日志管理(1)登录日志:记录用户登陆平台时间、IP、账户等信息。(2)操作日志:记录用户对平台数据新增、修改、审核等操作。(3)审核日志:记录后台管理用户对征集审核、下载审核、标签审核、用户审核等审核操作。数据统计(1)专题统计:对已发布的专题收藏数、下载数进行统计。(2)工作统计:统计后台数据审核员对征集审核、上传审核、下载审核、标签审核等数据审核数精心统计。(3)系统监测:系统检测包含对平台系统用户登陆次数、平台用户角色分布、平台上传文件类型统计。1.2.2系统前台功能前台首页(1)热门推荐:此模块展现的是后台管理员设置热门推荐专题列表。(2)最新发布:用户可在此模块查看系统最新发布专题动态。(3)视频精选:用户可在此模块查看系统管理员精心挑选的视频列表。首页搜索(1)关键词搜索:关键词搜索支持专题名称、标签、文件名等关键字(2)图片搜索:用户上传文件查找类似的图片文件个人中心(1)我的上传:用户可以上传文件(图片、视频、音频),并且对自己上传的文件进行管理。(2)我的收藏:用户文件详情页收藏专题,在当前菜单查看收藏的主题。(3)电子相册:用户创建相册,添加自己喜爱的照片,管理查看电子相册。(4)我的下载:用户申请需要下载的文件,通过审核后在我的下载模块中下载已通过的文件。(5)栏目订阅:用户在此模块添加订阅词,当有最新发布的专题包含用户添加的订阅词,用户端“栏目订阅”将会有提示。(6)个人资料:用户自定义修改个人资料。(7)修改密码:用户可在此模块修改自己的登录密码。1.3学籍档案管理系统通过学校从教务处、学生处、研究生院等其他部门业务系统获取全校的学生数据形成电子档案:学生入学基础信息、本科生/研究生学生成绩单、录简表、毕业信息、就业信息、一卡通信息、培养计划、学生异动信息、学生在校期间奖惩情况等,通过和教务处、研究生院、学生处等学生档案相关的业务系统实现数据接口,把学生的入学信息、毕业信息、学生成绩等汇集起来归档形成系统的学籍档案门类,通过接口实现从教务系统、研究生系统学生成绩总表等电子数据批量在线归档和管理;通过接口实现从学生工作处的学生管理系统学籍信息等电子数据在线批量归档和管理;出具各类格式证明,要求每份证明自动编号存档,支持各类数据表(例如毕业生名册,新生录取名册等)的导入与管理,最终形成完善的学籍档案数据库,实现本科、研究生、中英文成绩及毕业证书、学位证书、在读证明翻译功能等学籍证明和翻译并在线提供借阅利用,系统出具的成绩单和翻译证明加盖电子签章以后可在校园数字签章平台上认证。1.4远程预约利用系统(身份证实名核验与活体检测)系统提供校外个人和单位不同类型以及校内师生的用户注册,不同的注册方式需要用户上传不同的资料。系统提供账号+密码,手机号+短信验证码,微信登录三种登录方式,实现三号统一,从而给用户使用系统提供便利。校内对接校园信息门户账号,师生通过校园网登录校园信息门户账号进入利用系统。提供实名认证功能。用户可以选择个人或者单位认证,填写本人手机号码、基本信息、上传身份证之后进行人脸比对,对接公安数据库核对信息完成身份认证,完成身份认证后方可进行系统操作。提供在线查阅单登记查阅功能,集成二代身份证阅读器和拍照设备实现个人信息的自动识别与登记,并能将查阅条目信息自动填写记录到查阅结果中,实现查阅利用结果的快速登记与查阅服务情况反馈。通过远程利用服务系统实现档案借查阅的网上预约、网上业务咨询、学籍证明网上预约、在线支付以及出具学籍档案证明、成绩单翻译等利用服务的远程提交、办结服务等。具有电子档案远程授权(原文浏览、下载、打印等)、实体档案预约时间提取、用户在线注册、电子件真伪校验、在线支付、利用自助打印机自动打印等功能。校内档案利用提供“最多跑一次”审批流程,提供自定义档案利用“最多跑一次”审批流程,提供公开档案目录在线检索功能。默认审批流程三层,用户申请档案利用,若为公开档案,档案馆审批通过;若为不公开档案,档案馆提交利用单位、归档单位、档案馆依次审批。提供短信等信息通知审批人员审批。1.4.1实名注册及管理用户注册信息及密码管理,包括个人用户和单位用户注册,并提供身份验证信息上传功能。其中,个人用户注册应有真实姓名、性别、身份证号码、联系电话、邮箱、登录密码、提示问题等信息;单位用户注册应有单位名称、单位证件、联系电话、邮箱、登录密码、提示问题等信息。1.4.2网上预约服务提供档案的查询利用的网上预约服务。实现线上用户订单确认、沟通渠道以及订单状态(例如预约成功、已提交、已受理、已完成等)查询和提醒等。电子档案访问申请:实现网上用户电子档案访问申请功能。由档案管理员对申请者进行审核并临时赋权,使其在一段时间或在有限次数范围内可以浏览、下载获得赋权的档案。电子档案借阅:用户必须通过电子档案访问申请功能获得某条档案条目的借阅权限后,该用户浏览该档案条目信息时,出现电子档案借阅按钮。点击按钮,可实现电子档案借阅。可以通过全文检索查询到档案后点击电子文件查看后,在查看原文时候可分享电子文件,可外链通过邮件分享,分享人通过提取码获取文件。1.4.3快递服务系统提供对档案利用的邮寄。对接快递物流(EMS或顺丰),当档案寄送服务订单完成审批,提供用户快递到付服务,支持用户在线查阅快递寄订单

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