前台管理制度

前台管理制度公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，它体现着公司的形象，是公司形象代言人，公司对外联系的一种窗口，也是沟通公司内部各部门与办公室之间的桥梁。具体工作内容和工作规定以下：日常工作规定前台上班时间为8：50—18：00上班时要保持对的的坐姿；热情大方、自然、有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；公司领导或其它重要客人通过前台，应起立、热情、主动致意；熟悉公司组织构造、经营理念、重要业务内容；保持前台工作区清洁、整洁、维持前台区域秩序，不聊天、不吃零食不大声喧哗；谢绝推销。对陌生来客要提高警惕性，注意公司及员工财务安全。二、具体内容（一）领导接待1、领导来时，应立刻起身，面朝领导，微笑致意：“XX总好！”。若某总要去经理室，应立刻主动上前打开门，并用原则手势引领入内。待领导座后，应尽快备茶倒水，一切就绪后，轻走闭门；2领导走时，应立刻起身，为领导开门。微笑说：“XX总，慢走！”。（二）来访接待1、有访客时，应立刻起身，面朝来访者微笑致意：“你好，请问你找哪位？”（“请问你有预约吗？”）；2、明确受访对象，并确认预约之后，请来访客者稍等，立刻为其联系；3、若要找的人正在忙，能够请其稍等，用规范的仪态引领来访者稍做休息，入座倒水；4、若等待时间过长，要主动关照来访者并向起阐明，不可置之不理；5、受访者的办公室门无聊与否开着，都需敲门，获得许可后方可请来访者进入，为来访者备茶水后，前台尽快返回岗位；6、若来访者明确受访对象，但没有预约，前台要先咨询，告诉有关同事或领导助理/秘书，XXX单位的XXX来访，不懂得与否方便接待。三、应聘接待明确来访者应聘需求后，让其填写《应聘表格》，在应聘者填写表格的过程中，先询问人力资源部与否有人事需求。若有，则将应聘者指导至人力资源部办公室；若无，则将个人资料放入公司人才储藏库，并告知应聘者有需求会主动联系。四、电话接待１、前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、忧郁的声调，不得在电话中和来电者要脾气、使性子、说粗话；２、接电话中，要勤说“请问”“对不起”、“稍等等”之类的谦词；３、在电话铃响起的第二声的时候接电话；４、接起电话首先要说“你好”XXX，忌以“喂”开头；５、如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让你久等了”。对懂得分机号码或者转向具体人姓名的电话，能够礼貌的说“请稍等”，并立刻转接；６、如果规定转接领导电话、对方又懂得领导姓名，不懂得分机号的话，就要礼貌地询问对方是谁，哪个单位；７、在打电话和接电话过程中都应切记让客人先收线，由于一旦先挂电话，对方一定会听到“嘟嘟”的声音，这样会让客人感到很不舒适；五、快件的统一收发工作１、发件：公司员工在前台领取并填写快递单后，填写《快递寄送单》由前台统一寄出。寄件人所填写的快递结算单，应留前台存底方便查询；２、收件：前台收件后须填写《快递接受单》进行归类、登记并及时发放，收件人领取须在记录表上签字。六其它工作１收到资料传真转交给传真指定人或传真事物负责人，收到商务或宣传传真交于有关主管查看。前台是公司信息收集的重要位置，全部资料必须归纳整顿妥善，不得转告别人或泄漏别人，如有助于公司发展的活动，讲座等（免费），能够向行政部进行推荐；２、前台人员需要做好公司的机动清洁，看到杂乱、垃圾等状况，要自动上前整顿、清洁。前台接待处必须保持整洁。３、前台人员需存细填写《接线日志》，不准泄漏让别人懂得；４、有外地客服。要及时安排住宿，机票、火车票等，如公司同事外出办公，要及时联系住宿，机票，火车票及本地气候或有关问题，做好妥善解决；５、检查前台办公桌锁、柜锁与否锁好；６、若员工有用车需求，需至前台填写《车辆管理记录表》七原则规范（一）、迎客规范１、客人走近时，应立刻起身，面带微笑，点头示意，主动问候：“你好！”；２、如客人进入时接待人员正在接电话，则应尽快结束电话交谈，方便接待客人，如有重要电话，头向客人示意，用手势安排就座。（二）送客规范１、客人离开时，应起身做好送客准备：站立，面带微笑，点头示意，必要时亲自送客人至电梯口，并等待客人电梯到来；２、送客要热情、礼貌、亲切、自然，用语简洁明了。普通用语：“再会”、“请慢走”。（三）电话规范１、在电话铃响三声之内，必须拿起听筒接电话；２、接电话的规范用语为：“你好、XXXX”３、若转接人不在公司，应说“你好，XX以外出，方便的话请留下你的联系方式，我会尽快帮你告知”；如对方不需要转达，前台人员可建议对方打所找的人手机，并记下来电显示上的电话，做好电话统计，方便转达；４、认真清晰地统计《接线日志》，避免出现错漏；５、通话时，应使用原则普通话，口齿清晰，语调温和；６、前台电话不得长时间战线，尽量