Access数据库应用教程课件

第1章資料庫原理及基本概念

本章主要是介紹資料庫的基本原理和概念，資料庫技術的發展，資料庫系統簡介，資料庫管理系統的基本功能和層次結構，資料庫模型的基本概念和分類，以及如何設計資料庫等。本章重點

早期的電腦主要應用於科學計算。隨著生產的發展，社會的進步，電腦應用進入了數據處理的時代。在當今社會，電腦應用已經涉足到社會的各個領域，人們的日常生活，工作與電腦的關係也愈加緊密。數據處理是電腦四大應用（科學計算、過程控制、數據處理和輔助設計）的一個重要方面。資料庫技術是在檔技術的基礎上發展起來的，它是數據處理的一種最新的方法。本章將從數據處理的發展過程簡要介紹資料庫系統所涉及的基本概念。第1章資料庫原理及基本概念1.1資料庫系統

1.2資料庫管理系統

1.3資料庫模型

1.4關係資料庫的設計1.5Access2002與資料庫的關係

1.6習題1.1資料庫系統1.1.1數據處理數據是描述事物的符號記錄。數字、文字、圖形、圖像、聲音等都是常見的數據表現形式。例如，20是一個數據，它可以代表一個人的年齡，或者是一個學生的選修課程數目等資訊。所以數據的表現形式還不能完全表達內容，只有經過解釋，才能將其變成有意義的數據。另外，數據之間是有聯繫，有結構的。例如，學生的編號、姓名、性別等。數據處理是指對大量的各種形式的數據進行收集、加工、傳輸和存儲的一系列工作。其目的就是從原始的大量的數據中提煉出對人們有價值的資訊，幫助人們對環境進行控制和做出行動的決策。1.1.2資料庫在數據處理中，數據的計算比較簡單，數據的管理比較複雜。數據管理就是指數據的收集、整理、組織、存儲和檢索等操作。數據管理是數據處理的核心，而資料庫技術就是對數據進行管理的。在日常生活中我們經常會遇到資料庫，例如教師上課的課程表，學生的成績登記等。簡單來說，資料庫是存放數據的地方，相當於是存放數據的倉庫，並且是以結構化的方式進行存儲，以便於查詢、應用、數據更新和刪除等操作。資料庫的一個被大家普遍接受的更為嚴格的定義是：資料庫是一組相互關聯的數據集合，它用系統的方法將數據組織起來，具有較小的數據冗餘，可以供多個用戶使用，具有較高的數據獨立性，具有安全控制機制，能夠確保數據的安全、可靠，能有效、及時地處理數據，並能保證數據的一致性與完整性。1.1.3資料庫技術的發展資料庫技術是電腦科學技術中發展最快的重要分支之一，它已經成為電腦資訊系統和應用系統的重要技術支柱。資料庫技術的發展大致經歷了人工管理階段、檔系統階段和數據庫系統階段。1．人工管理階段在20世紀50年代中期，電腦主要用於科學計算。外存只有磁片、卡片、磁帶，沒有磁片等直接存取的存儲設備；軟體只有組合語言，沒有操作系統，沒有管理數據的軟體；數據處理方式是批處理。這個時期數據不保存；沒有相應的軟體系統負責數據的管理工作，數據由應用程式管理；數據不共用，一組數據只對應一個程式；數據不具有獨立性，當其邏輯結構或物理結構發生變化後，必須對應用程式做相應的修改。2．檔系統階段

20世紀50年代後期到60年代中期，硬體方面有了磁片、磁鼓等直接存儲設備；軟體方面有了專門的數據管理軟體，一般為檔系統；處理形式上不僅有了批處理，而且能聯機即時處理。所以，數據可以長期保存；可以由檔系統管理數據，但是數據共用性仍然較差，冗餘度大，數據的獨立性差。3．資料庫系統階段

20世紀60年代以來，電腦用於管理的規模越來越大，應用越來越廣泛，硬體有了大容量磁片，出現越來越多的系統軟體，並且出現了統一管理數據的專門軟體系統——資料庫系統。它採用複雜的數據模型結構；有較高的數據獨立性；可以提供方便的用戶介面；並能提供數據控制功能。1.1.4資料庫系統簡介資料庫系統由三部分組成：資料庫（DB）、資料庫管理系統（DBMS）和數據庫應用系統，三部分之間的關係如圖1-1所示。1．資料庫（DataBase）資料庫是用來存儲數據的，它是按一定結構存儲在電腦中相互關聯的數據的集合。例如，可以將描述學生的姓名、年齡、性別、家庭住址、E-mail信箱等相關資訊存儲在一個資料庫中；為了加強對圖書館的圖書管理，可以對每一本圖書進行分類編號，然後將描述圖書的編號、書名，作者、出版社、定價等相關資訊存儲在一個資料庫中等。資料庫中有兩類數據，一類是用戶數據，如“學生表”中每個學生的資訊；一類是系統數據，如“學生表”中的結構，系統數據又稱為數據字典。圖1-1資料庫系統的組成2．資料庫管理系統DBMS（DataBaseManagementSystem）資料庫管理系統是位於用戶與操作系統之間的一類通用的軟體系統，它由一組電腦程式組成。資料庫管理系統能夠對數據庫進行有效的管理，這其中包括存儲管理、安全性管理、完整性管理等，可以對數據庫進行包括定義、查詢、更新以及各種控制等操作。資料庫管理系統是指在資料庫系統中對數據進行管理的系統軟體。它是資料庫系統的核心組成部分，用戶能夠方便快捷地建立、維護、查詢、存取和處理資料庫中數據。例如，MicrosoftAccess2002就是關係型桌面資料庫管理系統。3．資料庫應用系統資料庫應用系統DBAS（DatabaseApplicationSystems）是指數據庫應用程式系統，它是針對某一個實際應用管理對象而進行設計開發的面向用戶的軟體系統。它是建立在DBMS基礎之上，具有較好的人機交互操作性和友好的用戶介面。如學生管理系統、圖書館管理系統、民航售票系統等都是資料庫應用系統。資料庫應用系統涉及系統開發人員、資料庫管理員和用戶。（1）開發人員主要負責應用系統的開發設計編程，並進行調試和安裝。（2）控制和管理資料庫的人員稱作資料庫管理員DBA（DataBaseAdministrator）。DBA負責整個資料庫系統的建立、管理、維護以及所有使用系統人員的協調工作等。（3）用戶是應用程式的使用者，他通過應用程式的用戶介面使用資料庫。BACK1.2資料庫管理系統1.2.1資料庫管理系統的基本功能一般來說，一個資料庫管理系統應具備以下功能：1．資料庫定義功能它能定義數據的存儲結構與數據間的關係，更進一步地定義數據的完整性。2．資料庫操作功能實現對數據庫數據的基本操作，包括數據的增加、刪除、修改、資料庫的備份等。3．資料庫查詢功能為用戶提供各種靈活的方式，來查詢資料庫內的數據。4．資料庫控制功能負責資料庫的安全性控制、完整性控制、多用戶環境下的存取控制等。5．資料庫通信功能提供分佈式資料庫或網路操作功能，以便與網路上的其他應用軟體進行關聯。而資料庫管理員擁有完整的管理權限來進行管理。1.2.2資料庫管理系統的層次結構資料庫管理系統可以劃分為若干層次，這樣有助於它的設計和維護。如圖1-2所示是一個關係資料庫管理系統（RDBMS）的層次結構示例。它根據處理對象的不同，按照最高級到最低級的次序來劃分，具有普遍性。圖中包括了與關係資料庫管理系統密切相關的應用層和操作系統。最上層是應用層，位於DBMS核心之外。它處理的對象是各種各樣的資料庫應用，可以用開發工具開發或者用宿主語言編寫。應用程式利用DBMS提供的介面來完成事務處理和查詢處理。圖1-2RDBMS的層次結構

第2層是語言翻譯處理層。它處理的對象是資料庫語言，如SQL。其功能是對數據庫語言的各類語句進行語法分析、視圖轉換、授權檢查、完整性檢查和查詢優化等。通過對下層基本模組的調用，生成可執行代碼。這些代碼的運行即可完成資料庫語句的功能要求。向上提供的介面是單記錄操作。第3層是數據存取層。該層處理的對象是單個元組。完成掃描（如表掃描）、排序、查找、插入、刪除和封鎖等基本操作，完成存取路徑維護，併發控制和事務管理、安全控制等工作。向上提供的介面是單記錄操作。

第4層是數據存儲層。該層處理的對象是數據頁和系統緩衝區。執行檔的邏輯打開、關閉，讀寫數據頁，完成緩衝區管理，內外存交換和外存的數據管理等功能。操作系統是DBMS的基礎，它處理的對象是數據檔的物理塊，執行物理檔的讀寫操作，保證DBMS對數據邏輯上讀寫真實地映射到物理檔上。操作系統提供的存取原語和基本的存取方法通常作為和DBMS存儲層的介面。這種DBMS層次結構劃分的思想具有普遍性。但具體的系統在劃分細節上是多種多樣的，可以根據DBMS實現的環境和系統的規模靈活處理。BACK1.3資料庫模型

目前，資料庫領域中最常用的數據模型有四種，層次模型，網狀模型，關係模型和麵向對象模型。1.3.1數據模型的基本概念1．資訊、數據和實體資訊是對客觀事物或抽象概念的描述。數據是表示資訊的，是對客觀事物或抽象概念的符號化的描述。客觀存在並可相互區別的事物稱為實體。如一名學生、一本書、一個工程等。2．實體間的聯繫現實世界中的事物彼此之間是有關聯的，任何一個實體都不是孤立存在的。也就是說，實體與實體之間是存在一定聯繫的，實體與實體之間的聯繫是比較複雜的，但抽象化後，可將實體與實體之間的聯繫分為三類：

（1）一對一關係。如果有兩個實體的集合A和B，A中每一個實體最多與B中的一個實體有聯繫，反過來，B中每一個實體最多與A中的一個實體有聯繫，則稱實體集A和B之間是“一對一關係”。這是最簡單的實體與實體之間的聯繫。現實世界中我們常會遇見。如實體集“學生班”和“班長”之間、“工程專案”和“專案負責人”之間就是“一對一關係”。（2）一對多關係。如果有兩個實體的集合A和B，A中每一個實體與B中的一個或多個實體有聯繫，反過來，B中每一個實體最多與A中的一個實體有聯繫，則稱實體集A和B之間是“一對多關係”。例如，實體集“工程專案”和“工程參加者”之間、“學生班”和“學生”之間就是“一對多關係”。

（3）多對多關係。如果有兩個實體的集合A和B，A中每一個實體與B中的一個或多個實體有聯繫，反過來，B中每一個實體與A中的一個或多個實體有聯繫，則稱實體集A和B之間是“多對多關係”。例如，實體集“圖書”和“借書人”之間、“學生”和“教師”之間就是“多對多關係”。實際上，“一對一關係”是“一對多關係”的特例，“一對多關係”是“多對多關係”的特例。三者之間的關係如圖1-3所示。圖1-3各種實體之間關係的包含關係1.3.2非關係模型資料庫系統層次模型和網狀模型統稱為非關係模型。

1969年，美國的IBM公司研製了基於層次模型的資料庫管理系統IMS（InformationManagementSystem）。其特點是：數據按層次模型組織，如圖1-4所示。

20世紀60年代末70年代初，美國數據系統語言協商會CODASYL（ConferenceOnDataSystemLanguage）下屬的資料庫任務組DBTG（DataBaseTaskGroup）提出了若干報告，對網狀資料庫中的許多概念、方法和技術都進行了詳細的說明。DBTG的方法是網狀資料庫的典型代表，奠定了網狀資料庫的基礎。其特點是：數據按網狀模型組織，如圖1-5所示。

圖1-4層次模型數據結構

圖1-5網狀模型數據結構

非關係型資料庫系統在20世紀60年代末至20世紀80年代初非常流行，在資料庫系統產品中佔據了主導地位，現在已逐漸被關係模型的資料庫系統所代替，但是在美國等一些國家裏，由於早期開發的應用系統都是基於層次資料庫或網狀資料庫系統的，因此目前仍有不少的層次資料庫或網狀資料庫在使用。1．層次模型層次模型是資料庫系統最早的一種模型，它的數據結構是一種樹型結構，這種樹型結構由結點和有向連線組成，如圖1-1所示。層次模型中每個結點為一個記錄型，每個記錄可以有多個數據項組成，其描述一個實體的類型；結點之間的有向連線表示記錄之間的聯繫。根據結點所在的層次，上層結點稱為下層的雙親結點；下層結點稱為上層結點的子女結點；沒有雙親結點的結點稱為根結點；沒有子女結點的結點稱為葉結點。記錄與記錄之間存在著一對一的關係和一對多的關係，如圖1-6所示。圖1-6層次模型中記錄與記錄之間的聯繫

需要注意的是，層次模型樹型結構的特點是，每棵樹有且僅有一個根結點；除根結點以外，層次模型中的每個結點有且僅有一個雙親結點；每個結點可以有0個或任意有限多個子結點。在圖1-4中，結點A是根結點；結點E是結點F和G的父結點；結點F和G是結點E的子結點。2．網狀模型網狀模型基本結構的是：有一個以上的結點無雙親結點；至少有一個結點有多於一個的雙親。在圖1-5a中結點A和B無雙親結點；在圖1-5b中結點C和D均有兩個雙親結點A和B。記錄與記錄之間不僅存在著一對一的關係和一對多的關係，而且還存在著多對多的關係，如圖1-7所示。圖1-7網狀模型中記錄之間的多對多聯繫1.3.3關係型模型資料庫系統

20世紀70年代中期，商品化的關係型資料庫系統開始問世。80年代初出現了一批商品化的基於關係型數據模型而建立的關係型資料庫系統。如SQL/DS，DB2，Oracle和INFORMIN等。現在微機上使用的資料庫系統幾乎都是關係型資料庫系統。

1970年美國IBM公司SanJose研究實驗室的研究員E.F.Cord發表了題為“大型共用資料庫數據的關係模型”的論文，提出了關係模型的理論，為關係資料庫技術奠定了理論基礎。關係模型的特點：數據按二維表格組織，如表1-1所示。表1-1課程表課程號課程名教師學分1高等數學李萍62英語周強63電腦王輝4

關係模型是最重要的一種模型。關係模型的特點是用一組二維表來表示數據和數據之間的聯繫。二維表結構簡單、直觀。目前，關係資料庫在資料庫管理領域占主導地位。每一張二維表組成一個關係，一個關係有一個關係名。一個關係由表頭和記錄數據兩部分組成，表頭由描述客觀世界中的實體的各個屬性（也稱資料項目或字段）組成，表的每一列為一個字段，表頭由每一個字段的字段名構成。表的每一行稱為一條記錄，它對應客觀世界中的一個實體，每條記錄的數據由實體在各個字段的值組成。能夠區分任意兩條記錄的字段或字段的集合稱為關鍵字段。圖1-8表與表之間的關係

表與表之間通過關鍵字段建立起一對一的關係、一對多的關係和多對多的關係，如圖1-8所示。一個關係應該具有以下性質：（1）一個關係中每列的數據類型是相同的，而且是不可再分的資料項目。（2）一個關係中不可以有重名的兩個字段。（3）一個關係中不可以有完全相同的兩條記錄。（4）一個關係中的任意兩行或任意兩列均可以交換。1.3.4面向對象資料庫系統面向對象資料庫系統是資料庫技術與面向對象程式設計方法相結合的產物。對數據庫應用系統的設計，從原有的按模組化程式設計轉變為面向對象的資料庫系統設計。傳統的資料庫只能存儲文本資訊，隨著多媒體應用的擴大，人們希望資料庫不僅能夠存儲文本資訊還要具有存儲多媒體數據（如聲音、圖形等）的能力。20世紀80年代中期以來，出現了一些商品化的面向對象資料庫管理系統，如SQL/DS，DB2，Oracle，INFORMIN，Unify和DBASE等。面向對象的數據模型是80年代後期的一個重要趨勢。80年代後期，為了適應新的資料庫應用，例如電腦輔助設計、軟體工程等，人們開展了面向對象的數據模型和數據庫管理系統的研究。面向對象的數據模型和麵向對象的資料庫管理系統至今仍然是熱門的資料庫研究領域之一。BACK1.4關係資料庫的設計

資料庫的應用越來越廣泛，從小型的單項事務處理系統到大型複雜的資訊系統，都採用先進的資料庫技術來保持系統數據的整體性、完整性和共用性。目前，一個國家的資料庫建設規模（資料庫的個數、種類）、資料庫資訊量的大小和使用頻度已成為衡量一個國家資訊化程度的重要標誌之一。資料庫設計是建立資料庫及其應用系統的技術，是資訊系統開發和建設中的核心技術。具體來說，資料庫設計是指對於一個給定的應用環境，構造最優的資料庫模式，建立資料庫及其應用系統，使之能夠有效地存儲數據，滿足各種用戶的應用需求（資訊要求和處理要求）。這個問題是資料庫在應用領域的主要研究課題。1.4.1資料庫設計方法資料庫設計通常是在一個通用的DBMS的支持下進行的，即利用現成的DBMS作為開發工具。由於資料庫中的數據要供不同的應用程式使用，實現數據共用，所以資料庫的設計在開發中就成為獨立開發活動，而且是在設計應用程式之前進行。資料庫設計主要是指確定資料庫的模型。關係型資料庫的設計可以運用“關係規範化”理論作為指導，對組成資料庫的各個二維表的結構進行設計。資料庫設計方法中比較著名的方法有——新奧爾良（NewOrleans）方法。它的設計思想是，將資料庫設計分為四個階段：需求分析（分析用戶要求），概念設計（資訊分析和定義），邏輯設計（設計實現）和物理設計（物理資料庫設計），如圖1-9所示。圖1-9新奧爾良方法的資料庫設計步驟

此後，S.B.Yao等又將資料庫設計分為五個步驟。後來I.R.Plamer等又主張將資料庫設計當成一步接一步的過程，並採用一些輔助手段實現每一個過程。基於E-R模型的資料庫設計方法，或是基於3NF（第三範式）的設計方法，或是基於抽象語法規範的設計方法等，都是在資料庫設計的不同階段上支持實現的具體技術和方法。規範設計的基本思想是過程迭代和逐步求精。1.4.2資料庫設計的基本步驟按照規範化設計的方法，考慮到資料庫及其應用系統開發全過程，資料庫設計可以分為以下六個階段。1．需求分析階段進行資料庫設計之前，需要詳細瞭解用戶需求，採集和分析有關資料和數據。需求分析是整個設計的基礎，同時也是最困難、耗時耗力的工作。它需要系統分析人員和用戶之間進行反復密切的接觸和協商才能完成的一項工作。需求分析結果是否能夠做到完整、準確、全面地表述用戶的需求直接影響著數據庫的設計品質。需求分析做得不好，甚至能夠導致整個資料庫設計返工重做。2．概念設計階段概念設計是整個資料庫設計的關鍵，它通過對用戶需求進行綜合、歸納和抽象，形成一個獨立於具體的資料庫管理系統的概念模型。3．邏輯設計階段選擇適宜的數據模型來描述數據和功能，對數據庫數據和功能分析有著重大的影響。邏輯設計是將概念模型轉換為某個資料庫管理系統所支持的數據模型，同時對其進行綜合、細化，以得到優化的數據模型。4．物理設計階段資料庫物理設計階段是為邏輯數據模型選取一個最為合適的物理存儲結構。物理存儲結構的選取影響著數據庫的操作效率、回應時間和物理空間利用率。5．資料庫實施階段在此階段，設計人員運用DBMS提供的數據語言及其宿主語言，根據邏輯設計和物理設計的結果建立資料庫，編制與調試應用程式，組織數據入庫，並進行試運行。6．資料庫運行和維護階段資料庫應用系統經過試運行後即可投入正式運行。在資料庫系統運行過程中必須不斷地對其進行評價、調整與修改。

一個資料庫應用系統所使用的數據有兩種不同的觀察角度。一種觀點是從數據的描述出發，主要是指數據的收集、資料庫的建立以及資料庫的維護。另一種觀點是從數據的使用出發，比如用戶對數據查詢、統計、列印報表等的要求。【例】從數據使用出發，做一個比較適合於小型的資料庫應用系統的設計。其開發過程如圖1-10所示。（1）需求分析。因為軟體開發人員對電腦比較熟悉，對具體業務並不熟悉，而用戶則恰恰相反。所以，對於同一個問題的理解，用戶和開發人員可能存在很大差異。因此，在這一階段開發人員需要和用戶以及用戶領域的專家進行勾通，統一認識，確定系統的功能、性能、數據、介面等要求。需求分析階段實際上包含對處理數據的分析和對用戶所希望的軟體功能的分析兩個方面。圖1-10資料庫應用系統設計的基本過程（2）資料庫設計。如何將要處理的數據資訊以資料庫的形式存儲？這一階段主要是對數據庫結構的設計。合理的資料庫結構的設計直接關係到整個應用系統的設計工作。（3）應用軟體設計。應用軟體設計需要首先確定軟體設計的總體結構，然後再對組成總體結構的每一個模組進行具體的編碼設計，最後進行編碼的測試工作。（4）功能的測試。軟體原型形成後，需要按照用戶的需求檢測軟體的功能，如果還有不完善的地方，則需要回溯到資料庫設計階段進行修改，直到應用軟體的設計滿足用戶的需求為止。此時，設計工作便可以進入軟體的運行與維護階段。（5）系統運行與維護。開發完一個軟體產品投入使用後，常常由於各種原因需要對其作適當的修改。在軟體系統的運行期間對其進行調整和修改，以改正在開發階段產生，在測試階段又沒有發現的錯誤，實現軟體功能的擴充、性能的改善、使軟體適應新的工作環境的需要等，這些工作都是軟體運行及維護階段所要完成的工作。BACK1.5Access2002與資料庫的關係MicrosoftAccess2002是美國微軟公司最新推出的辦公自動化軟體OfficeXP的一個組件。MicrosoftAccess以易學易用、可視化操作等特點，已成為目前Windows操作系統下最為流行的功能強大的桌面資料庫管理系統開發工具。具體的講，是一個桌面“關係”資料庫管理系統。目前軟體市場上已出現了大量的資料庫管理系統軟體。20世紀80年代，隨著微機的普及，dBaseX系列、FoxbaseX系列、FoxPro等一系列資料庫管理軟體逐步得到了廣泛的應用。與此同時，關係資料庫系統的使用在我國與日俱增。如今適宜在網路環境下開發資料庫產品的SQLServer、Oracle、Sybase、Access等資料庫管理系統軟體也正在不斷的得到應用和發展。MicrosoftAccess2002在原有版本的基礎上，增加了一些與網路有關的操作。在Access的資料庫中，數據由表格組成，在表格中具有主關鍵字和外部關鍵字的定義，資料庫中還提供了完全的引用完整性，保證了資料庫的完整性。同時，Access的表格具有數據確認規則，以避免不精確的數據輸入。表格的每一個字段都具有自己的格式和默認的定義。

Access能作為獨立資料庫管理系統使用，或作為客戶產生結構化查詢語言這樣的服務程式。此外，Access資料庫具有開放式資料庫互連性（ODBC）特性，用戶可以與許多外部數據相連接。BACK第2章Access2002應用基礎2.1Access2002資料庫簡介

2.2Access2002的開發環境

2.3流覽Access2002

2.4習題

2.1Access2002資料庫簡介Access2002是Microsoft公司推出的OfficeXP系列辦公室自動化軟體的一個組件，是一個中、小型的資料庫管理系統。它提供了全新的“數據透視圖”視圖、“數據透視表”視圖、完全的XML支持和SQLServer2000的擴展屬性支持等。在原來版本的基礎上對其缺點進行了改進，並增加了許多新功能，更便於用戶的使用和編輯。2.1.1Access2002簡介學習Access相對來說比較容易，只需使用Access所提供的操作嚮導即可完成對數據庫的管理、數據查詢和報表列印等操作。即使開發複雜的應用資料庫系統，也只需編寫少量的程式代碼，甚至無須編寫任何程式代碼即可實現。

Access採用面向對象的方式將資料庫系統中的各項功能對象化，將數據管理的常用功能封裝在各類對象的方法或屬性中，通過對象的方法和屬性來完成對數據庫的管理和操作，從而簡化了開發工作。MicrosoftAccess2002提供了七種用於構建資料庫系統的對象，將數據儲存、查詢製作、用戶操作介面、報表列印等設計工作規範化，使資料庫應用系統開發人員能夠快速、方便地製作符合要求的資料庫系統。

MicrosoftAccess2002提供了近百種嚮導，可以用於設計資料庫、表格、窗體、報表、圖表、控件和標籤等，用戶可以根據不同的需要使用不同的嚮導。將複雜的工作變得簡單明瞭，使初學者能夠快速的掌握使用Access。

Access2002可以輕鬆完成與SQLServer、MicrosoftExcel、Word、Web的整合。2.1.2Access2002的特點在Access資料庫中，包含七個數據庫對象，分別是“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁”、“宏”和“模組”，如圖2-1所示。在表中可以添加、刪除或自定義表中已有的字段。圖2-1Access資料庫中的資料庫對象1．表在Access資料庫中，表是最基本的對象，所有收集來的數據都存儲在表中，表是資料庫中的數據倉庫。在Access資料庫中至少要有一個表存在，否則資料庫為空資料庫。當需要開發一個資料庫系統時，第一步工作就是根據應用系統的要求設計資料庫中的表的結構。在Access2002中，有關表的操作都是通過表對象來實現的。表對象由包含表結構的字段及其屬性和反映具體數據的記錄組成，如圖2-2所示。圖2-2學生資訊表2．查詢用戶將數據存入到資料庫中最重要的目的在於日後能快速準確的查找所需要的資訊，所以資料庫中一個重要的使用價值就在於資料庫的查詢，資料庫系統中查詢功能的強弱，在很大程度上反映了資料庫系統的性能。查詢是對數據庫提出的關於在資料庫表中查找相關數據的要求，可以在一個或多個表中按照不同的方式來查找某些特定的數據，並將其集合在一起供用戶查看。查詢的同時還可以對相關的數據進行更改和分析。在Access2002中，有關查詢的操作都是通過查詢對象來實現的。在查詢設計窗口中，用戶可以通過可視化手段，根據查詢的要求進行不同方式的查看、更改和分析數據。查詢的基礎是SQL語言，這是關係資料庫用來查詢數據的操作語言。通過它可以結合整個表，根據特定條件查找相關的數據。3．窗體在Access2002中窗體是一種資料庫對象，是用戶實現各種操作的介面，主要用來輸入或顯示資料庫中的數據及應用程式的執行控制。一個優良的資料庫系統不僅需要有高質量的數據管理功能、高效率的數據查詢功能，而且還需要有一個美觀的、友好的用戶操作介面。給用戶帶來方便，並可引導用戶順利完成對數據庫進行的操作。在一個應用系統的開發中，用戶操作介面的設計在整個系統中佔有很大的比例。在Access2002中有關用戶操作介面的設計都是通過窗體對象來實現的，它負責管理窗體的製作、實現對數據的顯示和操作。在Access的窗體設計視圖窗口中，可以利用可視化的操作手段，對窗體對象中的各項內容進行設計和修改。比如，Windows環境中的命令按鈕、單選按鈕、文本框、列表框、組合框、複選框等所有控件，在Access的窗體設計中幾乎都可以通過可視化的方法設計，Access設計的窗體介面風格與Windows環境下的窗口完全符合。4．報表資料庫系統中另一個重要的功能就是列印報表，資料庫系統一般都為用戶提供一個報表列印功能，使用戶能夠將資料庫中的數據按一定的格式輸出到資料庫的外面。報表的作用就是將用戶選定的數據資訊進行格式化的顯示和列印。在Access2002中，可以使用可視化的手段，利用報表對象進行報表的設計和修改，實現報表的列印。報表對象提供了簡單、方便的列印功能。報表可以基於某一個數據表，也可以基於一個表或多個表之間某一個查詢的結果。5．頁頁是應用在互聯網上的Web網頁。隨著Internet的飛速發展，製作Web頁成為越來越多的用戶需求。在Access2002中，使用頁對象可以方便地製作出各種Web頁。頁的使用與窗體的使用類似，用戶可以通過它查看、輸入、編輯和刪除資料庫中的數據，即使是在Internet或Intranet上也能更新和查看數據，同時Web頁中的相關數據也會隨著資料庫中內容的變化而變化。6．宏宏是用來自動執行的一個操作或一組操作的集合。其中，每一個操作實現特定的功能。在一個資料庫中，各個對象不是孤立存在的，只有將各種對象有機地組織結合起來，才能實現資料庫複雜的管理功能。在Access2002中，宏對象是組織整個資料庫系統的重要工具，宏可以由一連串的宏指令構成，也可以是宏組。使用它可以在不編寫程式代碼的情況下，實現以往需要編寫複雜程式代碼才能實現的功能。7．模組模組是Access中最重要的實現資料庫複雜管理功能的有效工具。模組基本上是由聲明、語句和過程組成的集合，它們是由VisualBasic編制的過程和函數組成。使用VisualBasic可以編制各種對象的屬性、方法，以實現細緻的操作和複雜的控制功能。2.1.3Access2002的新功能

Access2002在原有版本的基礎上增加了許多新的功能。（1）支持Access2000版本的檔。在Access2002中可以直接使用和修改Access2000的檔，而不需進行文本格式的轉換。（2）加入了數據透視圖和數據透視表。通過數據透視圖和數據透視表，可以更快地進行數據分析，建立高級數據透視表視圖和數據透視圖視圖，使管理者能直接看到精簡、濃縮的資訊，利用它們方便快捷地進行數據分析;還可以將其存儲為數據頁面，用戶也可以流覽這些數據;對於應用程式開發者而言，數據透視圖和數據透視表還提供了許多可以用的新對象，使編程變成一件很輕鬆的事情。（3）支持XML。XML（擴展標記語言）是近年來倍受關注的一種數據交換技術，廣泛地應用於各類商務軟體應用程式中，成為網路上進行商務檔數據交換的標準。Access2002可以通過XML標準來實現數據共用。通過熟悉的Access用戶介面，可以很輕鬆地從Jet和SQLServer結構的數據中建立XML數據或綱要檔，並在Access的窗體、報表和頁中使用來自其他應用程式的XML數據。（4）支持MicrosoftSQLServer2000的擴展屬性。擴展屬性是原來SQLServer資料庫沒有而由Access額外提供的屬性。它會存儲在SQLServer表對象的“其他屬性”專案中，Access專案可擴展的屬性包括：

建立查閱字段。

顯示驗證文本。

定義輸入掩碼以便輸入數據格式化。

可使用子數據表。

支持數據的排序與篩選。

支持表、視圖、存儲程式與用戶定義函數的數據表外觀。這些擴展屬性使得從Access數據導入至Access專案中的過程變得更加簡單。（5）支持多次撤銷和重複。在MicrosoftAccess2002資料庫所有對象的“設計視圖”、Access專案的視圖、已存儲程式和函數中，都可以進行多次撤銷和重複操作。（6）Access專案中密碼安全性。在Access2002中，用戶可以直接更新Access專案的登錄密碼，或是直接改變SQLServer資料庫的登錄密碼。（7）連接資料庫嚮導。Access2002中的“連接資料庫嚮導”可以指導用戶將表直接鏈接到SQLServer資料庫中。（8）支持Access2002與SQLServer、MicrosoftExcel、Web等其他軟體的整合。BACK2.2Access2002的開發環境2.2.1Access2002的啟動和退出如果MicrosoftAccess2002已成功安裝，用戶可選擇“開始”→“程式”→“MicrosoftAccess”，然後單擊滑鼠左鍵，如圖2-3所示，即可啟動MicrosoftAccess。打開Access之後，介面如圖2-4所示。在窗口右邊的任務窗格中有四大選項：（1）打開檔。在這個專案中可以選擇打開已經建立的檔。（2）新建。在這個專案中可以選擇新建一個檔。（3）根據現有檔新建。可以根據現有的檔作為新檔的基礎，建立一個新檔。（4）根據範本新建。可以根據範本的類型建立新檔。Access自動在檔案名稱的選項中默認檔案名為db1、db2、db3等。圖2-3啟動Access圖2-4Access介面

選擇菜單中“檔”→“退出”選項或單擊窗口的“關閉”按鈕，即可退出Access環境。

2.2.2Access2002的主窗口

Access2002的主窗口由四部分組成：標題欄、菜單欄、菜單選項和常用工具欄，如圖2-5所示。圖2-5Access主窗口1．標題欄顯示當前資料庫的名稱。窗口的右上角有三個按鈕，分別是將“最小化”按鈕、“最大化”按鈕和“關閉”按鈕。2．菜單欄及菜單選項以動態選項的方式存放各種功能的命令。將滑鼠移動到要選擇的菜單項下，單擊滑鼠左鍵，彈出下拉菜單的相應選項，如圖2-6所示。單擊某一選項，即可實現相應的功能。圖2-6下拉菜單3．常用工具欄在常用工具欄中提供了許多常用的功能，每一個功能用一個圖示表示。將滑鼠移動到一個圖示上暫停片刻，就會顯示該圖示代表的功能，如圖2-7所示。單擊該圖示即可實現相應的功能。圖2-7常用工具欄2.2.3Access2002資料庫窗口資料庫窗口對應一個資料庫檔。資料庫窗口中包含了資料庫中的七個對象和一個“收藏夾”群組按鈕，如圖2-8所示。若想隱藏資料庫的七個對象或群組，直接單擊所選對象或是群組就可以將其隱藏，如果想再顯現，再次單擊該對象或群組即可。圖2-8Access資料庫窗口BACK2.3流覽Access20022.3.1流覽分析“羅斯文示例資料庫”在幫助菜單中，Access系統提供了一些示例資料庫。比如，“地址薄示例資料庫”、“聯繫人示例資料庫”、“家庭財產示例資料庫”、“羅斯文示例資料庫”、“羅斯文示例Access專案”等。通過這些示例資料庫，可以對Access2002資料庫進行流覽。選擇“幫助”菜單中的“示例資料庫”選項，打開“羅斯文示例資料庫”，首先顯示“羅斯文示例資料庫”窗口，如圖2-9所示。圖2-9“羅斯文示例資料庫”窗口

在資料庫中包含七個表，用戶可以選擇每一個對象並單擊打開，進行流覽。將滑鼠移動到常用工具欄“關係”按鈕上單擊滑鼠左鍵，還可以流覽到資料庫中各個表之間的相互關係，並學習分析各個關係的建立，如圖2-10所示。圖2-10“羅斯文示例資料庫”中表與表之間的關係

如表中“供應商”表和“產品”表之間是“一對多”的關係，“訂單明細”表和“訂單”表之間是“多對一”的關係等。2.3.2分析Access資料庫結構

Access資料庫由一個或多個表組成，否則為空資料庫；在資料庫中可以包含按照所設置的條件創建的查詢；可以有能進行相應的修改、流覽及查閱介面的窗體；有用來統計數據及製作簡報檔的報表；可以包括能通過互聯網的網頁進行直接流覽及數據處理的特殊網頁；並可在其中根據一定的需求組合巨集命令，以解決重複性高的日常工作；對複雜或特定的需要，還可以使用模組將許多程式代碼存儲成一個單位來協助完成工作等。BACK第3章創建Access資料庫3.1設計資料庫3.2創建資料庫

3.3資料庫對象的管理

3.4習題

3.1設計資料庫

在開始建立Access資料庫之前，必須先對數據庫中要存放的數據進行仔細認真的分析和設計。良好的資料庫設計可以使資料庫易於維護與管理。如果將相同主題的數據存儲到表中，當修改數據的內容時，所做的改動會自動更新到整個資料庫中。設計良好的資料庫還可以進行高效率的查詢，以便顯示所需的資訊。查詢會將不同的表中的數據進行組合。3.1.1資料庫的設計方法和步驟設計資料庫可以分為幾個步驟：1．確定其目的和使用方式（1）與使用資料庫的用戶進行交談，瞭解他們的需求。（2）草擬所需要的資料庫產生的報表。（3）收集目前用來記錄數據的單據或檔，可以幫助瞭解資料庫中應該有哪些內容以及需要哪些功能。2．確定資料庫中所需要的字段參考的設計原則為：（1）必須包含所有需要的資訊。（2）將資訊存儲到最小的邏輯單位。（3）字段中不要包含多個專案。（4）如果是需要計算結果的數據，儘量不要建立額外的字段存儲，它可以由計算結果得到。3．確定表中所需要的表每一個表應該只包含一個主題的相關資訊。例如，如果有一個“出生日期”字段，它的主題是學生，那麼它就屬於“學生”表。4．確定每一個字段所屬的表只將字段添加到一個表中，就是說同一個字段儘量不要出現在一個以上的表中，否則會造成數據更新時的不便。如果字段在表中的多個記錄中顯示相同的資訊，就不要將該字段添加到表中，即表中字段值應該儘量避免重複。5．建立主關鍵字作為識別字段為了要MicrosoftAccess能連接存儲於不同表中的資訊，資料庫中的每一個表必須包含一個字段或字段集即主鍵，這樣可以惟一地辨識表中的單個記錄。6．建立表的關係在資料庫中，將資訊分類成表，並為每一個表定義好主關鍵字後，必須通過建立管理來將相關資訊聯繫在一起。3.1.2資料庫設計實例本書採用“學籍管理資料庫”系統為例進行介紹。

“學籍管理資料庫”系統是以學校的教務部門所使用管理系統為模式，包含有“學生資訊表”、“學生成績表”和“學習課程表”等相關資訊的實用資料庫系統，該系統所含有三個表如圖3-1～圖3-3所示。圖3-1學生資訊表圖3-2學生成績表圖3-3學習課程表BACK3.2創建資料庫MicrosoftAccess提供了兩種建立Access資料庫的方法。最簡單的方法是：使用資料庫嚮導，建立所選擇的資料庫類型中所需的表、窗體和報表。另外，也可以先建立一個空資料庫，然後再自行新建表、窗體、報表等資料庫對象，這是一種靈活的方法。3.2.1利用資料庫嚮導創建資料庫

Access提供了多種資料庫範本，可以利用範本來快速創建資料庫，如果嚮導所創建的資料庫內容無法完全滿足要求，還可以隨時進入資料庫對象的設計視圖來進一步修改設定，有很大的靈活性。【例3-1】利用嚮導來創建“訂單入口”資料庫。（1）啟動Access2002，選擇“檔”菜單中的“新建”選項，或單擊工具欄上的新建圖示，便可打開新建檔窗口，如圖3-4所示。圖3-4新建Access介面（2）在“根據範本新建”部分用滑鼠左鍵單擊“通用範本”選項，可以打開範本窗口，如圖3-5所示。在範本中選擇“資料庫”選項卡，並單擊選擇“訂單入口”。圖3-5“範本”窗口（3）然後單擊【確定】按鈕，出現“檔新建資料庫”窗口，如圖3-6所示。通過“保存位置”選擇檔保存路徑，並可在“檔案名”處輸入檔案名。圖3-6“檔新建資料庫”窗口（4）單擊【創建】按鈕啟動資料庫嚮導，如圖3-7所示，資料庫嚮導提供了可以建立的表。圖3-7“資料庫嚮導”對話框一（5）單擊【下一步】按鈕進入如圖3-8所示的窗口，在此可以選擇資料庫中所需要的表，確定表中的字段。圖3-8“資料庫嚮導”對話框二（6）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-9所示的窗口，選擇確定螢幕的顯示樣式。圖3-9“資料庫嚮導”對話框三（7）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-10所示的窗口，選擇確定列印報表的樣式。圖3-10“資料庫嚮導”對話框四（8）單擊【下一步】按鈕，進入如圖3-11所示的窗口，修改確定資料庫的標題，並可以選擇是否包含一幅圖片。圖3-11“資料庫嚮導”對話框五（9）單擊【下一步】按鈕進入如圖3-12所示的窗口，至此，由嚮導創建資料庫所需全部資訊已完成，並可選擇在資料庫創建完成後是否啟動該資料庫。圖3-12“資料庫嚮導”對話框六（10）單擊【完成】按鈕，開始創建資料庫對象，包括表、查詢、窗體和報表等。在創建的過程中，螢幕通過如圖3-13所示對話框顯示創建資料庫的過程。圖3-13“資料庫嚮導”對話框七（11）資料庫對象創建完成後，出現如圖3-14所示的資訊框，Access自動產生的應用程式會先要求輸入公司資訊，因為這些是該應用程式必備的基本數據。圖3-14資料庫資訊框（12）單擊【確定】按鈕，這時進入如圖3-15所示的介面。在“我的公司資訊”窗口中輸入數據，然後直接關閉此窗體這些數據會自動保存在“我的公司資訊”表中。圖3-15“我的公司資訊”窗體（13）資料庫對象全部創建完成後，會執行Access自動產生的應用程式，由許多窗體所組成，其主切換面板如圖3-16所示，在此可以通過各個按鈕進入各窗口。圖3-16“主切換面板”窗口（14）選擇“按客戶分類的訂單”窗體，進入如圖3-17所示操作介面。Access已經建立了基本的操作功能，包括新增訂單，輸入付款數據，預覽發票等。圖3-17“按客戶分類的訂單”窗口（15）在此輸入相關資訊後，關閉窗體回到資料庫窗口，可以查看Access創建的所有資料庫對象，如圖3-18所示。在這裏可以直接打開各資料庫對象，也可以通過選擇“設計”菜單進入表的設計視圖來進一步修改其內容。圖3-18“訂單入口”資料庫窗口3.2.2創建空資料庫實例【例3-2】不利用嚮導創建一個空的“學籍管理資料庫”。（1）打開Access，選擇“新建”圖示，如圖3-4所示。在“新建檔”的“新建”窗格中選擇“空資料庫”，系統會彈出如圖3-6所示“檔新建資料庫”窗口，等待選擇輸入新資料庫的存放路徑和名稱。（2）選擇合適的路徑，並輸入資料庫檔案名“學籍管理資料庫”，單擊【創建】按鈕，即建立了一個“學籍管理資料庫”的空資料庫。如圖3-19所示，在新建的空資料庫中沒有任何資料庫對象。圖3-19“學籍管理資料庫”窗口BACK3.3資料庫對象的管理3.3.1查看Access資料庫屬性通過資料庫屬性可以隨時瞭解Access資料庫的相關資訊。打開資料庫檔，從“檔”菜單中選擇“資料庫屬性”，如圖3-20所示。圖3-20選擇“資料庫屬性”

選擇“常規”選項卡，可以看到該資料庫檔的相關資訊，包括檔類型、位置和大小等，如圖3-21所示。圖3-21“常規”屬性

切換至“摘要”選項卡，如圖3-22所示，可以填入記錄的相關資訊，方便檔的分類管理。

圖3-22“摘要”屬性

切換至“內容”選項卡，其中記載了資料庫中所有的資料庫對象，如圖3-23所示。圖3-23“內容”屬性3.3.2編輯資料庫對象組在默認的情況下，資料庫會根據對象類型來區分每個對象，如果想根據應用來進行區分，可以採用“組”功能將不同類型的資料庫對象組成一個組。【例3-3】在“訂單入口”資料庫中創建如圖3-24所示的對象組“訂單對象”。圖3-24對象組“訂單對象”

打開“訂單入口”資料庫，單擊【組】按鈕，並在其欄下任何地方單擊滑鼠右鍵，彈出如圖3-25所示快捷菜單。圖3-25創建組快捷菜單

選擇其中的“新組”選項，系統彈出“新建組”對話框，如圖3-26所示。

在其中輸入組的名稱“教師資訊”，單擊【確定】按鈕，資料庫中出現新建的組，如圖3-27所示。圖3-26“新建組”對話框圖3-27新建組成功

該組中還沒有任何對象，因此可以向其中加入對象。選擇需要加入到組中的資料庫對象“訂單”，按住滑鼠左鍵將其拖動到【訂單對象】按鈕上，如圖3-28所示。圖3-28向組中加入對象

依此步驟可以加入所需要的所有資料庫對象，單擊【訂單對象】按鈕，如圖3-24所示，將相同用途的對象放到了同一個組中。BACK第4章建構Access資料庫表4.1Access資料庫表的基本知識

4.2創建表

4.3表的編輯

4.4表的關鍵字和記錄

4.5建立表之間的關係

4.6資料庫表的應用實例

4.7習題4.1Access資料庫表的基本知識

表是Access資料庫中存儲數據的惟一資料庫對象，是最基本、最重要的對象，它是構建資料庫的基礎。簡單地說，表就是“關於特定主題的數據集合”，將相同性質的數據存儲在一起，以方便增減數據、查詢數據或者進行各種應用。表是由一條條記錄組成，記錄是由一個個字段構成，因此表的設計就是要決定各個字段的名字和屬性等內容。如圖3-1所示就是表格式的存儲結構。表是構成關係式資料庫的基礎。一旦表建立起來，就可以對其進行各種的數據操作與應用，包括：（1）存儲各種數據。（2）查詢並提取所需數據。（3）添加或更新數據。（4）製作報表並進行佈局設置，分析或列印報表。（5）將數據作成網頁，供上網流覽等。4.1.1表的組成表的結構中包括字段名稱、數據類型、字段屬性和字段說明等幾部分，圖4-1所示為表的設計視圖。圖4-1表的設計視圖1．字段字段的名稱必須能直接、清楚地反映資訊內容。一般字段名稱盡可能取具有代表性的名稱。如果字段名稱模糊不清或模棱兩可，就會導致資料庫的不確定性。Access2002對字段的命名有以下規定（也適用於控件和對象的命名）：（1）長度不能超過64個西文字元（或32個漢字）。（2）不能包含句號“。”、感嘆號“！”、重音符號“`”和方括號“[]”，可以包含字母、數字、空格及其他特殊的字元的任意組合。（3）不能以空格開頭。（4）不能包含控制字元（從0～31的ASCII值）。（5）最好確保字段名稱和Access中已有的屬性和其他元素的名稱不相同。2．字段的數據類型合適的數據類型能夠反映字段所表示的資訊選擇。如果數據類型選取的不合適，會使資料庫效率降低，並且容易引起錯誤。Access2002可使用的數據類型、適用範圍和所需存儲空間見表4-1。數據類型適用範圍所需存儲空間備注文本（Text）

文本或文本與數字的組合，或不需計算的數字

最多為255個字元

例如：地址，電話號碼備註（Memo）

長文本或文本與數字的組合

最多為65,536個字元

例如：注釋，說明數字（Number）

用來進行算術計算的數值數據1、2、4或8位元組

涉及貨幣的值除外日期/時間（Data/Time）

日期或時間8位元組

例如：2002年5月27日貨幣（Currency）

貨幣值8位元組

精確到小數點左邊15位，小數點右邊4位。計算時禁止四捨五入自動編號（AutoNumber）

添加記錄時，Access自動指定的惟一順序號（每次遞增1）或亂數4位元組

此類型字段不能更新是/否（Yes/No）

只可能是兩個值中的一個1位

例如：是/否，真/假，開/關OLE對象（OLEObject）

用於使用OLE協議在其他程式中創建的OLE對象

最大為1G位元組

例如：Word文檔超級鏈接（Hyperlink）

用於超級鏈接

最多為64,000個字元UNC路徑或URL查閱嚮導（LookupWizard）

用於創建這樣的字段，它允許用戶使用組合框選擇來自其他表或來自值列表的值

與對應於查閱字段的主鍵大小相同的存儲空間。一般為4位元組

在數據類型列表中選擇此選項，將會啟動嚮導進行定義。嚴格地說不是一種數據類型表4-1字段的數據類型3．字段的屬性字段的屬性是指字段的大小、外觀和其他的一些能夠說明字段所表示的資訊和數據類型的描述。

Access為大多數屬性提供了默認設置，一般能夠滿足用戶的需要。用戶也可以改變默認設置或自行設置。常用的簡單屬性有如下幾種：（1）字段大小。可由用戶設置此屬性的數據類型有：文本型、數字型和自動編號型。文本型的字段大小屬性可設置為1～255之間的任何整數，從而決定文本字段最多可存儲的字元數。其默認值為50。數字型字段大小屬性的可選項有：位元組、整型、長整型、單精確度型、雙精度型、同步複製ID和小數，各選項所表示的數據範圍及所佔用的存儲空間都不相同。其默認值為長整型。自動編號型字段大小屬性可選擇長整型和同步複製型，其默認值為長整型。（2）索引。具有此屬性的數據類型有：文本型、數字型、貨幣型、日期/時間型。索引屬性可有三個取值：無索引、有索引（有重複）和有索引（無重複）。如果某字段被設置為有索引屬性，那麼在顯示表或查詢時，將按照索引順序排列記錄。如果索引為“有（無重複）”，那麼Access將不允許在兩個記錄中輸入相同的該字段值。如果某字段被設置為“無索引”，則不對記錄進行排序。（3）格式。除了OLE對象外，可為任何數據類型的字段設置格式。使用格式屬性可規定字段的數據顯示格式。Access為自動編號、數字、貨幣、日期/時間等提供了預定義格式，用戶可從列表中選擇。（4）小數位數。此屬性要在設置格式屬性之後定義才能生效。它提供了自動和1～15位的選項。其默認值為自動，此時格式屬性為“貨幣”、“整型”、“標準”、“百分比”和“科學記數法”的字段，將顯示2位小數。注意，此屬性只影響顯示的小數位數，而不影響保存的小數位數。（若需更改保存的小數位數，必須重新設置字段大小屬性）（5）默認值。使用此屬性可以指定在添加新記錄時自動輸入的值。如果表中記錄的某字段值大部分相同，即可為該字段設置一個默認值，可大大簡化輸入。添加新記錄時可接受默認值，也可鍵入新值覆蓋它。（6）字段有效性規則。字段有效性規則用來控制數據輸入的正確性和有效性。一旦輸入字段的數據違反了有效性規則，Access將顯示一個資訊告訴用戶哪些是允許的輸入專案。大多數情況下，最好在表的設計視圖中“有效性規則”中設置字段的屬性，並定義數據驗證和限制。4．字段的說明字段說明是指對每個字段一般有一個簡短的說明性文字，用來說明這個字段所表示的具體資訊，以及設計字段時的注釋。此說明會在向該字段添加數據時出現在狀態欄中。（此項設置可選）4.1.2表的視圖視圖是Access資料庫對象的外觀表現形式，不同的視圖具有不同的功能和作用範圍。表有四種視圖，即設計視圖、數據表視圖、數據透視表視圖和數據透視圖視圖。1．設計視圖表的設計視圖用於設計表的結構。在表的設計視圖中，既可以新創建整個表，也可以添加、刪除或自定義已有表中的字段。2．數據表視圖表的數據表視圖以行列格式顯示表，用於處理數據。在數據表視圖中，可以添加、刪除和修改數據。

表的設計視圖和表的數據表視圖可以通過在Access2002工具欄中的如圖4-2所示“視圖”切換按鈕，或Access2002中“視圖”中的選項來相互轉換。3．數據透視表視圖和數據透視圖視圖數據透視表視圖和數據透視圖視圖是用所選格式和計算方法，匯總大量數據的表或圖，其作用是以另一種格式查看數據。一般多用在查詢或窗體中。圖4-2“視圖”切換按鈕BACK4.2創建表Access提供了多種建立表的方法，有通過表嚮導、通過輸入數據創建表、表設計視圖、導入和鏈接表等。4.2.1在設計視圖中創建表表的設計視圖是一個功能強大的工具，它是惟一可用來對表的結構進行修改的工具，利用它不僅可以修改表的結構，還可以自行設計表。【例4-1】用“設計器”為“學籍管理資料庫”創建一個如圖4-3所示的“學習課程表”。圖4-3“學習課程表”的數據表視圖（1）打開第3章中創建的“學籍管理資料庫”，如圖3-2所示。（2）在對象欄中單擊“表”，雙擊“使用設計器創建表”，即彈出表設計視圖，如圖4-1所示。

也可以單擊工具欄中“新建”按鈕，如圖4-4所示。在“新建表”對話框中選取“設計視圖”列表項，然後單擊【確定】按鈕，螢幕上也會彈出表的設計視圖。圖4-4新建表對話框3）定義字段。在“字段名稱”列中輸入字段名，如“課程編號”（字段名要符合Access2000有關字段名的規定）。單擊“數據類型”右邊的按鈕，顯示出所有數據類型的列表框，在其中選取一種合適的數據類型，如“自動編號”。在“說明”列中輸入有關該字段的說明。此說明文字會在向該字段添加數據時顯示在狀態欄中。如“系統給定，用戶不能更新”。（此步驟可選。）根據實際需要，在窗口下半部的“字段屬性”區域中，分別對各個字段的屬性進行設置。例如，對“課程編號”的“字段屬性”進行設置，“字段大小”為“長整型”，“新值”為“遞增”，“索引”為“無”。

重複上述方法定義“學習課程表”中的其他字段：課程名稱、學時數、使用教材、作者、出版社、出版時間等，並確定各個字段的說明、數據類型及屬性。創建一個完整的表結構，如圖4-5所示。圖4-5表結構（4）保存表。單擊工具欄中的“保存”按鈕，系統將彈出如圖4-6所示“另存為”對話框。在對話框的編輯欄中輸入表的名稱“學習課程表”。圖4-6“另存為”對話框

然後單擊【確定】按鈕。如果在保存表之前為未定義主關鍵字字段，系統將彈出一個如圖4-7所示“尚未定義主鍵”的警告對話框。單擊【是】按鈕，系統將第一個字段創建為主關鍵字，他的數據類型為“自動編號”。圖4-7“尚未定義主鍵”警告對話框

至此，“學習課程表”的結構就由設計器設計好了。由表設計視圖圖4-1可看出，它分為上下兩個部分。上半部分是此表中的所有字段的名稱以及它們相應的數據類型：下半部分是各個字段數據類型的屬性。用戶可以通過設置不同的屬性值，使當前的數據類型能更好地適應字段資訊的要求。主鍵定義後，在圖中的“課程編號”字段單元格的左邊有一個鑰匙形狀的圖示，它表示該字段是此表的關鍵字。用滑鼠單擊表中各個字段名稱單元格，會看到被單擊到的單元格左邊會出現小的三角標誌，表明它是當前所選的字段。表的設計視圖詳細地顯示了有關表設計的所有資訊。通過它，可以清楚地看到表是由哪些字段組成的，其中包括它們的名字、順序、屬性、說明以及與之相對應的數據類型的各種資訊。4.2.2利用嚮導創建表

Access2002還提供了表嚮導，利用嚮導不僅可以快速、簡潔地創建表，不用事先對表進行設計，而且能夠幫助初學者掌握表的設計過程。【例4-2】使用表嚮導創建一個學生資訊表，如圖4-8所示。圖4-8“學生資訊表”的數據表視圖（1）啟動表嚮導。打開資料庫。在對象欄中單擊“表”，然後雙擊“使用嚮導創建表”，即可啟動表嚮導。或者單擊工具欄中“新建”按鈕，在如圖4-5所示“新建表”對話框中選取“表嚮導”列表項，然後單擊【確定】按鈕，彈出“表嚮導”對話框，如圖4-9所示。圖4-10“重命名字段”對話框圖4-9“表嚮導”對話框一

（2）選擇字段。在上圖中，選擇“商務”，然後在“示例表”列表框中選擇一個表——“學生”表，接著雙擊“示例字段”中的字段，將“學生ID”、“名字”、“地址”、“郵遞區號”、“電話號碼”、“電子郵件帳戶名”、“主修”、“學號”、“附注”等列表項作為新建表的字段，嚮導自動將其添加到“新表中的字段”列表框中。（單擊按鈕，將選中字段添加到“新表中的字段”列表框中；單擊按鈕，刪除已添加到新表中的選中字段；單擊可把“示例字段”中的所有字段都添加到新建表中；單擊則刪除已添加到新表中的所有字段。）（3）修改字段名稱（可選項）。對上述所建新表，若要修改表中字段的名稱，可在“新表中的字段”列表框中選中需修改的字段，如選擇“名字”字段，然後單擊【重命名字段】按鈕，彈出“重命名字段”對話框，如圖4-10所示。輸入新的字段名稱“姓名”，單擊【確定】按鈕。如需修改多個字段名，可重複此過程。圖4-10“重命名字段”對話框（4）指定表的名稱、設置主鍵。單擊圖4-9中的【下一步】按鈕，打開“表嚮導”對話框二，如圖4-11所示。在“請指定表的名稱”文本框中輸入新建表的名稱——“學生資訊表”。在“請確定是否用嚮導設置主鍵：”單選框中，確定設置主鍵的方法。選擇“是，幫我設置一個主鍵”，然後單擊【下一步】按鈕，則進入第5步。圖4-11“表嚮導”對話框二

若選擇“不，讓我自己設置主鍵”，然後單擊【下一步】按鈕，彈出如圖4-12所示的“表嚮導”對話框三。在“請確定哪個字段將擁有對每個記錄都是唯一的數據：”的下拉列表中選擇字段作為主關鍵字字段——“學生ID”。然後，指定其數據類型，如“讓MicrosoftAccess自動為新記錄指定連續數字”，即自動編號類型。圖4-12“表嚮導”對話框三（5）確定下一步工作。單擊【下一步】按鈕。系統彈出如圖4-13所示“表嚮導”對話框四，確定此表是否與資料庫中其他的表相關。圖4-13“表嚮導”對話框四（6）最後單擊【下一步】按鈕，系統彈出如圖4-14所示“表嚮導”對話框四，選擇利用嚮導創建完表之後的工作，如“直接向表中輸入數據”，然後單擊【完成】按鈕。圖4-14“表嚮導”對話框四（7）輸入數據。新建表完成之後，將在數據表視圖中打開，如圖4-15所示。在如圖4-15所示的數據表視圖中，可以直接輸入字段值。輸入完一個字段後，按回車鍵確認，並跳到下一個字段。（注意：自動編號類型的字段值，由系統給出，用戶不能輸入。）圖4-15“學生資訊表”數據表視圖

輸入完一條記錄的最後一個字段後，按回車鍵，系統會自動保存本條記錄，並定位到下一條記錄的第一個字段。也可單擊工具欄中的“保存”按鈕，保存記錄。切換回資料庫窗口，可查看“學生資訊表”已創建成功。4.2.3通過輸入數據創建表通過“輸入數據創建表”的方法可一次性完成表的創建和數據的輸入，適合把記錄在紙上的數據直接建成資料庫的形式。【例4-3】用“輸入數據創建表”的方法來創建完成在學籍管理資料庫中如圖4-16所示的“學生成績表”。圖4-16“學生成績表”的數據表視圖（1）打開數據表視圖。打開“學籍管理資料庫”窗口，雙擊圖4-5列表框中“通過輸入數據創建表”列表項，螢幕上彈出如圖4-17所示的數據表視圖。

圖4-17空表的數據表視圖（2）命名字段。雙擊視圖中的“字段1”，輸入所需的字段名——“學生ID”，然後依次將各字段名稱改