0110公司档案管理实施办法

档案治理实施方法制订部门：总裁办/文件编号：FDG-D0110/版次：02第一章总则第一条 目的其次条第三条第四条第五条

状况，特制定本方法。范围适用于集团总部及各分公司档案治理。其次章档案的分类及归档公司档案治理员做好档案治理工作。档案工作的根本原则是：集中治理与分散治理相结合，以集中治理为主，即公10号前将上月已整理好〔50-150元的罚款。公司文书档案包括：言、会议简报及会议纪要等。总部下发的与本公司有关的打算、决议、指示、命令、条例、规定、打算等文件资料。各分公司对外的正式发文与有关客户〔政府部门〕的往来文书及电子文档。各分公司的请示与总部的批复。各分公司反映主要职能活动的报告、总结。表、票据材料、广告材料、简报、本公司有业务来往的客户信息。各分公司与有关客户签订的合同、协议书等。各分公司人事任免及员工惩罚、处分的文件资料。各分公司员工人事档案及工资、福利文件资料。财会资料。各分公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的文件资料。素材资源、设备的图纸说明，其它技术方面的科技研发资料。第18页58页重要的报刊资料。其它具体保存价值的文件材料、重要的工作阅历材料。第六条各部门均应指定档案治理人员，负责治理本部门的文件资料，并保持相对稳定，人员变动应准时通知档案室。各部门要建立健全寻常归卷制度，准时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。第七条在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。第八条归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第九条文件资料归档时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发少数一般文电假设与绝密文件有亲热联系的，也可随绝密文电立卷。有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议资料放在会议开幕年，其它文件立卷按归类有关规定执行。第十一条已归档的文件应区分不同状况进展排列，密不行分的文件资料应依序排列在一列。每页资料正面的右上角反面的左上角打印页号。第十三条永久、长期和短期案卷必需按规定的格式〔各公司自行拟定〕逐件填写文件目录，填写的字迹要工整。卷内名目放在卷首。也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置于卷尾。第十五条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。打活结的方法装订。〔含卷内文件名目〕一文件一封底〔含备考表，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第十八条文件点收：文书结案后原稿由各档案治理部门归档经办部门依据实际需要留存印本。如 因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经档案治理部门主管同意后妥当保存，并办好手续，档案室以印本归档。文件如经过抽查，应有治理部门主管的签认。文件和办理手续必需完备，如有遗漏应马上退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应马上保管部门签收。第十九条文件整理点收文件后，应依以下方式整理：右方装订文件及其附件均应对准左上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。档案分类：档案分类应视案件内容、部门组织、业务工程等因素，按部门、在同类中依序分为假设干小类。以下编号方式供各公司参考：□□—□□□—□□□□—□□□〔阿拉伯数字〕〔阿拉伯数字〕小类号大类号部门代号〔英文字母〕质为原则，并且要有肯定的范畴，不能笼统模糊。档案各级分类名称经确定后，应编制“档案分类编号表其代表数字编号依挨次排列，以便查阅。档案编号应预留假设干空档，以备将来组织扩大或业务增多时可随时作增补之用。审查争论，并拟定旧档案分类编号比照表，以免混淆。其次十条档案借阅各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非方可借阅。自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情惩罚。印副本、摘录等形式。复制件应认真核对，与原稿无误后，注明档案编号，然后供给使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示无误。档案一般不行借出档案室，如有特别状况，可作短期外借，最多为十天，但不还者，档案治理员要准时催还。则令其赔偿一切损失。本公司主管领导批准，只限查阅无密级档案。其次十一条档案保存永久保存：公司章程，股东名册、组织规程及办事细则，董事会股东纪录，他经核定须永久保存的文书。1010551其次十二条档案清理与清洁档案治理人中应随时擦拭及维护档案清洁，以防蛀虫腐朽。每年定期清理一次，已到保存期的档案应赐予销毁，销毁前应造册呈总经理/总裁批准，并于名目表附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件，局部经核定仍有保存参考价值的，管档人员应将“收期。第三章档案验收考核方法格的档案资料，总裁办勒令其整改。其次十四条分公司各部门每月未按时移交归档，则对该部门经理、人力资源部经理、总50--4000文献资料严峻流失者，将实施行政惩罚并暂停发放全部工资文件、科研档案如专利技术资料、重大基建工程中如隐蔽工程图纸和会计凭证、帐簿、报表档案〔即附表中所列04、05、06、07、08大类〕严峻流失＜档案构造图＞其次十六条本方法由总裁办拟订并报请总裁办公会议通过后生效实施。东莞市方达集团《方达集团档案分类及归档范围表》一级类目 二级类目01行政 02总 培训管理务 03类010405060701

三级类目〔归档根本范围〕1〕国家法律事务文件，董事会文件、公司章程2〕企业各种规章制度、规定3〕各种外部奖罚记录、各种检举、投诉材料 4〕企业综合性行政事务工作5〕合理提案、建议材料6〕各级会议文件、通知、报告及执行状况记录材料1) 公司组织构造、人员编制及岗位职责2〕在职员工人事档案3〕员工聘请、录用、调配工作打算、记录 4〕考勤记录、各种内部奖罚记录5〕员工工资发放记录等6〕其他员工人事资料1)员工培训打算 2)在职培训记录 3)培训教材等 4)其他外来培训资料1〕企业涉外活动记录、文件2〕各种对外大型活动会议文件、方案对外宣传资料(照片资料、声像资料、实物奖牌、奖杯、证书等)种网络、电子类宣传资料5〕其他宣传资料〔如简介、指南、菜谱等〕1〕电脑配置打算与工作记录2〕电脑硬件、软件、耗材配置资料与更记录3〕网站建设与公司网络办公自动化有关材料4〕互联网业务材料5〕各种电脑信息、资料、图片、图纸等电子类档案6〕其他1)员工生活福利2〕员工食堂3〕员工住房4〕保洁保安5〕其他1)车辆购置申请2)修理保养记录3)交通安全记录4)车辆使用记录5〕其他企业改革，重大经营战略性决策性文件、资料企业进展规划3〕经营目标治理文件 4〕其他决策性文件材料1)企业整顿和企业升级〔如酒店星级评定〕2)经济责任制治理，目标责任合同023)企业治理现代化工作打算4)其他1) 企业中、长期打算，年〔季〕度、月度工作打算032)各项专项进展打算，全面打算治理工作等资料3〕其他各种统计报表，企业综合性统计分析工作等经04营管年度、季度、月度审计工作打算与执行状况汇报资料各专项审计工作的正式审计报告3〕记录材料、调查材料理054〕原始材料、参考数据性资料等5〕其他审计材料类1)财务根底治理资料(含预、决算、打算、掌握、检查、分析等各种财务资料)022)3)064)5)6)07

1〕中期和短期选购打算2〕选购合同、选购申请书各种发货单、收货单、验收单、进货通知单、过失登记簿商品购进分析和相应的统计、调研材料、分析报告 5〕其他选购资料080102030405生产管类 06030708091011产品管 产品管理理 01类04

营销工作年度、季度、月度打算、总结材料市场分析、客户资料、客户意见反响记录3〕营销过程治理资料及文4〕发货单、托付代销商品单5)销售日报表、登记簿、明细帐、汇总表6〕销售合同全过程资料7〕宣传广告，产品宣传画册8)促销活动方案资料9)售后效劳工作有关资料10〕其他1〕生产打算与组织，调度工作等资料2〕生产过程组织与记录文件3〕其他1〕作业方法、技术改进措施2〕各种产品工艺规程全套文件3〕作业技术诀窍和技术创与建议 4〕工装作业技术改进文件5〕其他企业质量治理工作年度、季度、月度工作打算与总结企业产品质量改善建议与提案3〕企业全面质量治理有关文件资料4〕产品质量检测和掌握等资料5〕重特大质量事故投诉及处理资料6〕其他1〕产品计量检测工作年度、季度打算2〕计量器材使用说明书、配件清单3〕计量器材的损耗记录与校正、检测、使用记录 4〕其他国际标准、国标、部标、行业标准、地方标准、标准法规等正在使用、执行的规格、规章、技术要求等标准性文献与标准化工作有关的包括标准形成过程中的各种记录、档案宣传推广标准手册如产品标准、技术标准、检测标准、包装标准、性能试验标准、分析标准、验收标准等 5〕其他1〕生产信息治理工作文件2〕各类数据治理、科目电子类档案数据库资料电子计算机系统及生产系统网络治理有关资料，电子类产品生产档案资料各公司库存图书，包括市场经济方面图书、各种专著、产品名目、数据库图书、各种手册、名录、年鉴等工具书 5〕期刊6〕刊载与公司有关的法律法规、广告、闻等经营治理活动的报纸 7〕其他1〕仓储业务打算2〕保管作业档案〔保管卡、盘点表、对帐记录〕3〕出库作业档案〔装运单、启运单〕4〕运输打算资料〔流转打算、业务调拨打算、水陆货运打算等〕5〕调运业务档案〔货运单、运输交接单〕6〕调运统计档案7〕其他仓储业务档案1〕劳动定额、定员有关文件记录2〕劳动调配，劳开工资发放记录3〕劳动保护等各种文件和处理记录4〕其他1〕安全生产记录、安全教育活动资料2〕各种工伤事故及处理记录3〕其他1〕政府有关能源节能文件2〕能源消耗定额治理，节能降耗等资料3〕其他1〕政府有关环境保护文件2〕环境检测与掌握，污染治理等资料 3〕其他各种产品开发过程资料各种产品设计图纸、电子类设计稿、产品设计大纲与修转变动记录的图纸产品设计、加工工艺4〕产品生产工装图纸〔包括底图、蓝图、白图〕5〕产品加工制造过程记录及资料6〕产品检验过程及结果记录资料7〕产品包装设计与实物效果图资料8〕商标治理和产品评优的全过程资料产品名目、单项产品样本、产品说明书、企业介绍和广告性厂刊其他产品介绍资料科 01研管理类 020503设备仪 设备管理器 01类06基建管3〕施工全过程资料(工程施工全过程)管3〕施工全过程资料(工程施工全过程)理4〕竣工验收全部资料 5〕治理使用各种记录、修理记录 6〕其他类1〕〔保管、保险、物业租赁、作业包工、商品检验〕07022〕保洁、绿化工程治理 3〕物业效劳工程开发打算与实施资料4〕其他011〕原始凭证2〕记帐凭证3〕汇总凭证4〕其他会计凭证会计021〕总帐〔包括日记总帐〕2〕明细帐3〕日记帐4〕固定资产卡片5〕固定资产报废清理后卡片6〕关心帐簿等7〕其他会计帐簿管理031〕月、季度财务报告〔表〕2〕年度财务报告〔表包括会计报表、附表、附注及文字说明〕3〕其他各种会计报表类08041〕会计移交清册2〕会计档案保管清册3〕会计档案销毁清册4〕银行存款余额调整表5〕银行对帐单6〕其他应当保存的会计核算资料

1〕科研工程内课题立项、争论预备2〕科研工程争论试验工程总结鉴定及成果报奖 4)工程推广应用报告5)工程争论与治理的全过程有关资料6)工程其他材料产品开发打算文件及产品创意原始文件有关资料、工程原始文件科技成果使用及治理记录，技术引进、革和技术、合理化建议专利申请书、专利说明书、专利公报、专利检索工具，以及专利使用的全过程资料、专利证书 4〕商标治理文件5〕科技成果转让记录及有关政策性资料 6〕其他学问产权治理及有关资料1〕包括工程技术图样2〕工程开发报告3〕工程可行性争论报告4〕工程设计任务书、计算书5〕产品生产方案6〕工程及产品设计文件、工艺方案7〕产品试制记录和鉴定报告8〕其他含设备、仪器购置打算与合同全过程资料设备、仪器安装调试记录设备、仪器运行、维护修理和设备、仪器治理等全过程设备、仪器的图纸、说明书设备、仪器安装规程、修理记录 6〕其他1)建设前期(立项、规划、选址、征地、基建打算、报建、招投标、工程承包、工程地质及水文地质勘察等)有关全套资料2