公司通用行政管理制度汇编

公司通用行政管理制度一、公文管理规定第一条为保证公司正常的办公秩序，提工作效率，在公司逐步建立起规范的行文程序，现对有关公文的程序和格式作如下统一要求。第二条公文规则1、呈报的公文应一文一事。2、公司机构调整、人事任免、制度出台、财务权授权、经营管理等事项由总经理签发。会议纪要一般不做为公文下发，因工作需要必须下发的，由会议主持人签字后方可下发。3、所有公文一律应用公司全称。第三条公文格式与要求1、公文格式凡正式公文，一律统一格式、统一编号。（1）内部公文的编号统一为（例）：冀佳字[2014]第001号（2014为年，001为该文编号）（2）对外公文的编号统一为（例）：冀佳函字[2014]第001号（2014为年，001为该文编号）2、公文要求公文标题：简明扼要，注明文件种类（请示、报告、信函等）。文字内容：应简练准确，不能用大概、可能及不准确的数字反映真实事件。签发人：内部行文一律要求在编号下面公开签发人姓名。（对外公文不署签发人）公文落款：应署名承办部门及部门经理的签字，注明呈文年月日及是否急件。（对外公文不署落款）书写要求：行文一律打印，书面干净，签发人不得用铅笔书写，不得将带有涂改的文字稿或未定稿件呈报公司领导签批。第四条公文管理程序1、凡以公司名义下发的公文，由拟稿人按发文格式撰写后，交本部门经理及相关部门核对签字，公司领导签发，人事行政部负责责统一编号、调整格式。2、呈报公文的部门要主动询问报批情况。一般呈文应于两日内查询，急件应在当日查询。3、所有公文的原件及其回复意见均由人事行政部存档，管理办法参照公司《档案管理制度》执行。第五条收文程序1、凡政府有关部门的文件、函电、批复、指示等，一律由人事行政部签收、登记，并及时转交相关部门、人员审阅。2、凡送交公司的函电，由人事行政部拆封、登记，并送公司领导或有关部门阅办。3、董事长或总经理或批阅的函电，由人事行政部转交承办人或存档。4、以公司名义下发的文件，由部门负责人签字签收。第六条发文程序1、以公司名义发出的函电，由人事行政部登记、编号和存档。2、无论是收到还是发出的传真文件行政中心均要复印留底，同时登记，以便有案可查。第七条附则发生文件丢失，或传达文件不及时造成工作延误或损失的行为，参照公司《奖罚条例》进行惩罚。二、办公区域管理规定第一条为加强办公区域规范管理，确保公司良好的工作环境及工作秩序，特制定本规定。第二条适用范围：公司及其所属的办公区域。第三条办公区域的行为规范：1．应以普通话低音量在办公区域内进行交流。禁止高声喧哗、污言秽语。2．不得在任何时间内将与工作无关的人员带入办公区域，如有人员来访，应由有关人员接待。3．爱护办公区域内的一切设施，不得随意毁坏、涂抹，不得将公共设施及物品据为已有，发生办公品丢失或损坏的，参照公司《办公用品管理办法》执行。4．节约公司一切能源，随时注意关闭电源、水源开关。随意浪费者，按公司《奖惩办法》进行处罚。5．工作时间内不得进行打台球、打牌、下棋等娱乐活动，不得在上班时间内进食(因工作延误等特殊情况除外)。6．上班时间应衣着整洁，不得穿短裤、短裙、背心及袒胸露背衣裙及拖鞋。7．下班时必须关好门窗，做好防盗、防火工作。第四条办公区域的卫生规范1．尊重保洁员的劳动成果，注意保持办公区域的卫生，保持办公区域空气清新、流通。2．桌、椅、办公物品、清洁工具及柜内物品等摆放有序，干净整洁。3．办公桌上文件、资料摆放整齐有序。4．办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。5.要养成良好的卫生习惯，自觉搞好个人及办公区域卫生。6．要节约用电，空调、电灯、电脑等要及时关闭。第五条电话使用行为规范：1．公司电话仅供工作之需，不得使用公司电话拨打收费台听取信息。一经发现，按公司《奖惩办法》进行处罚，并由本人承担所需费用。2．工作电话通话时间应尽量简短，如确需长时间讨论细节，应尽量安排面谈。3．电话响铃三声以内必须马上接听，若本人不在座位上，电话临近的员工必须帮助接听，并问清楚对方需沟通的事宜，或记下对方电话，待本人回来后及时转达。4．接听电话必须使用礼貌用语普通话。第六条电脑、复印机等其他办公设备使用：1．出现办公设备不能正常工作的情况，要及时通知人事行政部。非专业维保人员，其他任何人不得私自更改电脑操作系统、拆装电脑主机和复印机等。2．严禁在上班时间用办公电脑播放电影和音乐、玩游戏等。四、档案管理规定第一条总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二条管理部门公司在人事行政部设立档案室并指定专人负责档案工作。第三条归档范围包括但不了限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）：1、管理文件：公司内部制定、颁布的规章制度，重要的会议材料（包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等），公司下发的各种通知、决定等。2、政府文件：各级政府下发的对公司在经营活动中具有重要依据作用的各类文件，包括各类公文。3、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。4、证照文件：经营活动中产生的种类证、照文件等。5、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等。6、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。7、征地建设文件（含图纸）。8、规划报建文件（含图纸）。9、竣工验收文件（含图纸）。10、技术设备文件：设备技术资料等。11、声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。12、公司对外的正式发文、与有关单位的来往文书等。第四条收集归档1、凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时交与档案管理部门归档，不得私自留存。2、工程项目（设计成果）文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向档案管理部门移交归档。3、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。第五条档案分类编号1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行。2、档案分类编号方法应考虑档案目录的编制，以方便查阅为原则。第六条档案保存1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向公司行政第一负责人报告。2、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留；3、资料档案发生损毁丢失时，根据公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。第七条档案借阅1、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。2、借出原件，借阅者须经部门负责人签批后报人事行政部负责人以上人员审批。3、办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，输产权所需项目资料，未经地区人事行政部门负责人批准不得借出。3、借阅机密性文件和绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准。4、下列文件资料（含复印件）未经人事行政部门负责人批准不得借出；（1）国有土地使用权出让合同（含土地证）（2）建设用地批准书；（3）建设用地规划许可证；（4）规划设计要点、方案批复；（5）建设工程规划许可证；（6）固定资产投资许可证；（7）报建图；（8）报建审核书；（9）建设工程施工许可证；（10）商品房预售许可证；（11）产权证。6、外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司总经理批准，方可查阅。7、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经人事行政部门负责人批准。8、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行直至追究其法律责任。第八条档案借阅期限短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天。如确需延期应提前输续借手续。第九条档案销毁档案销毁需经总经理批准，并需由档案管理员及人事行政部门负责人同时在场。第十条工程技术资料、人事、财务、营销等档案专业管理必须遵照本规定基本原则，同时可根据其特点增加其他要求，由各职能部门各自负责。五、办公用品管理办法第一条为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。第二条办公用品按使用的性质分为低值易耗品（A类）、高值保管品（B类）和公共用品（C类）三类类。低值易耗品（A类）主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；高值保管品（B类）主要指：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。公共用品（C类）主要指：公用办公室的门，窗，空调，饮水机；公共区域的用品（如接待室的沙发、桌、椅、饮水机等）第三条人事行政部负责各类办公用品的购买、保管、发放和盘点工作。人事行政部应当于每季度第一个月的5日前完成本月办公用品使用计划和上季度办公费用报表，上交总经理审核。第四条办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类。其中常规费用是指低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划；非常规费用是指高值保管品和公共用品的，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。第五条低值易耗品（A类）由人事行政部根据实际需要，经部门负责人审批后采购，以不影响工作、适量储备为原则。高值保管品（B类）由使用部门填写《办公用品请购单》，部门负责人签字，并由总经理批准后人事行政部方可购买和发放。公共用品（C类）由人事行政部负责人填写《办公用品请购单》，总经理签字审批后、由人事行政部购买和发放。第六条办公用品由人事行政部统一采购。禁止其他部门自主采购，否则产生的费用一律不报销。第七条各部门应在每季度最后一个月15日前将下季度《办公用品请购单》（须有部门负责人签字）报人事行政部，以便定制计划统一采购，逾期不报视为无需求，届时办公用品管理人员有权拒发。第八条A类办公用品为定量领用，每季度领一次，领取时填写办公用品《办公用品领用单》，标明领用日期、数量、规格，领用人。B类办公用品领用时，填写《办公用品领用单》，标明领用日期、数量、规格，领用人和部门负责人签字。C类办公用品由行政部负责人填写《办公用品领用单》，并由其承担保管责任。第九条损坏赔偿责任。1、低值易耗品（A类）办公用品的丢失、损坏由个人承担。2、高值保管品（B类)办公用品：发生损坏的，由公司统一维修，发生的费用由相关责任人和公司各承担50%；发生丢失的，由相关责任人承担相应费用，费用的计算公式为：赔偿费用=物品原价*（10-X）/10，X为实际使用年数，如果X的数值大于或等于10，赔偿费用最高以原价的10%计算。3、公共用品（C类）办公用品：发生损坏的，由公司统一维修，发生的费用由公司、部门负责人、实际责任人共同承担，承担的比例为公司30%、部门负责人30%、实际责任人40%。4、高值保管品（B类)和公共用品（C类）办公用品发生丢失的，相关费用由相应责任人承担，费用的计算参照本条第2款执行。第十条公司对高值管理品的报废实行审批管理。各部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。 2、可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在提交过维修申请，并经过维修但无法修好的情况下，或者是无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该物品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部会同财务部审核同意后方可进行报废处理。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司主管副总经理的批准；原购买价值单件超过3000元的，须报请公司总经理的批准。3、高值保管品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。4、高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。第十一条新进人员到职时由其所任职的部门通知，向人事行政部领用办公物品；人员离职时，必须在办理完办公物品归还手续后，方可为其办理离职手续、领取工资等事项。六、会议管理制度第一条为了规范公司会议管理、提高会议质量、降低会议成本，特制订本制度。第二条本制度对公司内部各种会议和我公司人员参加的外部会议均有约束力。第三条会议通知工作：（一）除例会外，其他会议由会议组织部门或人事行政部通过电子邮件、电话等形式进行通知；（二）若会议（含例会）不能按计划召开，应及时通知各相关部门和人员。第四条会议材料的准备：（一）若有资料要发放，会议组织部门或人事行政部应事先将其复印装订好；（二）会议组织部门或人事行政部应准备好会议签到簿。（三）会议组织部门或人事行政部应根据参会人员的数量，布置好会场,准备好会议所需设备（如茶水、麦克风、电脑、投影仪等）。第五条会议的一般进程：（一）参会人员在会议签到簿上签到；（二）会议组织部门检查、汇报会议出勤情况；（三）分发会议所需材料；（四）会议开始；（五）会议结束。第六条会场纪律：（一）参会人员须在会议签到簿上签到（要求字迹清楚）；（二）参会人员须提前5分钟到达会场；（三）参会人员不得无故缺席，如不能参加会议，需至少在会议开始前一小时向会议组织者请假、并告知会议通知者；（四）会议开始后，参会人员应关闭手机等通讯工具（或改为震动），未经会议主持人许可，不得接打电话、发短信；（五）参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下，不得中途离开会场或随意走动。第七条会议纪要：公司级会议的会议纪要：会议组织部门应指定专人负责会议记录，重要会议必须安排两名会议记录人员，准备好录音设备，以保证会议记录质量；会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核；会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发；记录员必须做好会议纪要中重要内容的保密工作；由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中；重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行。部门级会议的会议纪要会议组织方根据自身情况作适当处理。第八条惩罚办法：（一）会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会议所需设备，影响会议顺利进行的，对相关责任人处以50元/次的罚款。（二）会议组织部门没有认真组织会议材料，致使会议内容不充实的，每次对相关责任人处以50元以上的罚款。（三）参会人员有违反第六条中有关条款的，作如下处理：1、未签到的，对相关责任人处以5元/次的罚款；2、未请假无故不出席会议的，对相关责任人处以100元/次的罚款；3、会议迟到的，处罚50元/次（外部会议迟到者，处罚200元/次）；4、违反其它条款的，对相关责任人处以20元/次的罚款。（四）会议纪要中出现内容明显错误的，对会议纪要审核人处以50元