《办公文案与文档管理》习题及答案

项目一文书与公文

任务1文书的沿革

拓展训练

1.A

2.B

3.D

4.文书有两种含义，一是指物，二是指人，它是随着文字的出现而出现的。从中国上古

到清代末年各历史时期使用的文书，其发展过程大体可分为三个阶段：战国以前属于前

期，秦代到南北朝为中期，隋唐到清代为后期。前期文书比较简单，中期文书逐渐形成

专用的文种名称，各文种也开始有了特定的程式，后期文书载体都已使用纸张，其程序

更加严密和成熟。文书是人们在社会实践活动中为了记载、公布和传递信息的需要，或

作为凭证，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录，有公务文书

和私人文书之分。简言之，一切书面文字材料，都可称为文书，但它又不等同于公文和

文件，其内涵和外延比公文和文件都宽泛。

5.文书、公文、文件这三个词的含义不同，它们有相同之处，但又有所区别。

三者的相同点是:它们都是书面文字材料，都要借助一定的载体。三者的不同之处是：（1）

内涵不尽相同。文书是人们在社会实践活动中为了记载、公布和传递信息的需要，或作

为凭证，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录，有公务文书和

私人文书之分；公文是指在公务活动中形成和使用的文书；文件是指机关、团体、企事

业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。（2外延不相同。文书的范围

最大，其次是文件，再次是公文。（3）出现的时间不相同。先出现文书，再出现文件，

最后出现公文。

任务2方案工作概述

拓展训练

1.文案工作的基本原则：实事求是原则；少而精原则；时效性原则；保密原则。

2.一名合格的方案工作人员应该具有的素质有：

(1)文案工作人员应有高度的政治责任心和思想觉悟，具有较高的政策水平，自觉地

服从于党和国家的总任务、总目标。

(2)方案工作人员应掌握本部门、本行业的业务知识，懂得本单位的专门业务和工作

规律，及时了解情况，注意积累资料，提高方案的处理效率和质量。

(3)文案工作人员应有良好的工作作风和精明干练的办事能力，注重调查研究，办事

认真、负责、准确、迅速，讲究效率，同兄弟单位主动配合，团结协作，不扯皮，不推

诿，共同搞好有关工作。

(4)文案工作人员要有丰富的现代科学文化知识，掌握现代化办公的本领。时代的发

展，社会的进步，要求文秘人员尽可能地多学一些文、史、哲、数、理、化乃至天文、

地理、生物等方面的基本常识，要掌握运用计算机进行文字处理和储存以及事务管理、

档案管理的技能，掌握摄影、录像、复印、传真等技能。

(5)文案工作人员还应具有较强的写作能力、口头表达能力，并具备概括分析能力、

社会活动能力、协调组织能力、应变能力等。

3.文案工作人员应有的职业形象是：举止得体、作风干练、形象优雅是文案工作从没应

有的形象。具体表现为：外表端庄，服饰整洁；举止有礼，说话得体，平易近人；温和、

耐心，富有亲和力，关于营造团结合作的工作氛围；乐于助人，同事关系融洽；恪守时

间并保持工作的高效率；思路清晰，政治水平高；工作严谨，办事利落；精神饱满，富

有创造性。

4.档案工作的基本原则：统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方

面的利用。

5.文案人员应该具备的职业道德有：要有强烈的事业心和责任感；要有埋头苦干、乐于

奉献的精神；谦虚谨慎，平等待人；遵守纪律，严守秘密；勤奋工作，主动负责。

6.

(1)

小刘受到领导批评教育的原因有：

首先，小刘工作时违背了文秘工作人员的职业道德。办公室工作要求文秘工作人员必须

具备高度的事业心和责任感，要谦虚谨慎。而小刘在办公室主任交代工作任务时却漫不

经心、不以为然，很明显看得出来小刘对自己的工作缺乏高度的事业心和责任感，更是

一点儿也不谦虚。

其次，小刘工作时违背了文书工作中实事求是的基本原则。文书工作要求实事求是，尊

重客观事实，不搞主观臆断。而小刘在自己明明没有听进领导意图和意见时却自作主张,

闭门造车，很显然写出来的文稿不符合领导要求，受到批评教育之事也在情理之中。

再次，小刘这人本身缺乏文秘人员应有的素养。文秘工作人员一定要对自己的所作所为

负责任，还要有勇于承认错误的勇气和决心。而小刘知道自己对领导交办事项早已不明

了，却不去找领导承认自己的不是来弥补，而是自作聪明的按自己的想法写稿还交予了

主管经理，这是极其不负责任的做法。不难看出作为秘书小刘太缺乏工作的素养和责任,

受到领导批评教育理所当然。

(2)

从这个案例中，我们应该吸取的教训有：

①作为办公室工作人员，一定要有强烈的保密意识。李某，身为某机关档案室主任，没

有将文中所说的绝密文件及时放归档案室，而是放在了自己办公室的抽屉里，就这一点

来说，他的保密意识太差，泄密甚或丢失文件则不足为奇。

②作为办公室工作人员，一定要有强烈的责任意识。身为机关办公室主任的李某，非但

没将绝密文件及时归还档案室，还将之随意放在自己办公室，也不采取任何保密措施，

甚至连放绝密文件的抽屉都不上锁，足见其工作大意而缺乏使命感和责任心。

③作为办公室工作人员，一定要有强烈的制度意识和防范意识。身为机关办公室主任的

李某，不顾机关单位的制度约束，擅自将不知底细的女港商带进自己办公室，严重违规

违纪。更为严重的是对偶遇的这位女港商没有丝毫防范，甚至连自己抽屉的绝密文件被

偷走了也毫无察觉，玩忽职守，应受到严厉惩处。

总之，文件是管理国家政务、联系和处理工作、交流情况的一种工具。文书在完成处理

程序后，就会对日后实际工作和科学研究活动产生查考利用价值，应该按其规律严加保

管。女港商之所以对那些“过时文件”感兴趣，就明显地说明那些文件还具有一定价值。

掌管核心机密的机要人员，工作中要受到严格的纪律和制度的约束，其所在的办公室不

应当让一般人员进入，对非本机关工作人员更是如此。作为机关核心机密的文书部门的

领导人，李某却违反了规定和要求，并缺乏档案知识，将本该及时归档移交机关档案部

门保管的文件，放在自己的办公室，这就给一些别有用心的人以可乘之机而造成损失。

(3)对于这件事，王某理所当然应当承担责任。他严重违反了文案工作人员必须遵守

纪律和保守秘密两大原则和要求，对其应当追究违纪责任并给予行政处分。

(4)张秘书的工作之所以能得到领导者的赏识，原因如下：

①此案例表明，张秘书具有良好的工作作风，积极主动调研，日常工作做得相当踏实；

②有较强的计算机操作能力。全国同行中十大公司最近五年内的营业额、利润指标、资

金周转率等准确数据在短短的二十分钟后就清晰展现在了总经理面前，并附注对比分

析，工作能力非凡。

③资料准确详细，可见张秘书在平时的工作中兢兢业业、一丝不苟、踏实细致，业务能

力强，是领导的得力助手，为领导决策发挥了至关重要的参谋作用。

任务3公务文书

拓展训练

1.规范性

2.凭证与依据作用

3.外发公文，收来公文

4.通用公文，专用公文

5.特急件，急件，平件

6.公文，也叫公务文书，有广义和狭义之分。广义的公文是指党政机关、社会团体、企

事业单位在公务活动中使用的一切文字材料；狭义的公文是指在管理国家机关政务和企

事业单位事务过程中形成和使用的、具有法定效力和规范体式的公务文书，它是制定与

发布政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和

情况，记录工作活动的书面文字工具，即法定行政公文。

公文区别于其他一般文章的特点有：

(1)内容上鲜明的政治性和政策性。

(2)效能上的法定权威性和行政约束力。

(3)体式上的程式化和规范化。

(4)使用上特定的作者和使用范围、时限。

(5)语言与文风上的准确与庄重。

7.公文在管理公务、联系和商洽工作等方面的具体作用有：

(1)规范与约束作用。

(2)领导与指导作用。

(3)宣传与教育作用。

(4)联系与沟通作用。

(5)凭证与依据作用。

8.公文的行文规范应遵守的原则有：

(1)严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。

(2)除非确有必要，一般以不越级行文为原则。

(3)行文要注意隶属关系。

(4)遵守正常的行文秩序。

(5)行文应分清主送与抄送单位。

(6)两个以上单位联合发文，其行文的单位应当是同级。

任务4常用文书写作基础

1.

(1)错。因为向上级反映事情及其有关情况，应该用报告行文，不能用请示行文，所

以不对。

(2)错。因为向上级申请修建教学大楼，应该用请示行文，不能用报告行文，所以不

对。

(3)错。因为加强外事工作，是需要有关单位周知或执行的事项，应该用通知行文，

所以不对。

(4)错。因为扩建油库是需要向上级单位请求指示和批准的事项，应该用请求行文，

但请示与报告都是上行文，两种文种不能同时使用，也不能混用，所以不对。

2.

(1)标题错误。应改为《XX市工业局关于转发“节减行政经费的几项规定”的通知》

或《XX市工业局转发“关于节减行政经费的几项规定”的通知》。

(2)缺上款，即缺乏受文单位。应加上受文单位“市直各局”，顶格书写并加上冒号，

位置应在标题下一行靠左顶格。

(3)正文格式错误。正文在书写时应该空两格。

(4)缺乏转发单位名和文件名。应在正文一开始就用一个独立段，说明转发什么单位

的什么文件，即添上“我局转发XX市财政局关于节减行政经费的几项规定的通知”，再

接后面的内容即可。

（5）附件格式错误。前面应该空两格，再写“附：XX市财政局文件”。

3.

（1）题目有误。将“请求报告”更正为“请示”。

（2）正文中将“按照”一词改为“根据”。

（3）在“原来”一词前加上“由”字。

（4）将“十分严重”中的“十分”去掉。

（5）在“教室五间”一句后面加上“经规模论证，共需建设资金A万元。”

（6）将“虽然”和“积极进行”一词去掉。

（7）在“但仍无法”一句前面加上“已筹得建设资金B万元”一句。

（8）将“请迅速将所需款项拨到我校”改为“特请求县教育局从相关项目经费中解决

我校基建经费C万元。”

（9）将“特此请示”改为“以上请示当否，请批复。”最好在正文下面另起一行空两格

书写。

（10）落款处要加盖单位印章。

4.

（1）正文格式有误。应该空两格再书写“中国XX品……二

（2）语句啰嗦。将“批件寄至中国XX品进出口总公司”更正为“批件寄至总公司”。

（3）落款有误。将“总公司（公章）”更正为“商务部（公章）”

5.

（1）不正确。制定计划要调查研究，走群众路线，但指标任务也要具备可行性，不能

过高，也不能过低。过高，通过努力完不成，则会挫伤群众的积极性；过低，无需费力

就可以完成，则激不起群众的积极性，就失去了计划本身的意义。

（2）不正确。计划通过后，要经常检查督促，严格执行是对的，但“不能变动”这种

说法则不对。因为客观条件都会随时发生变化，所以计划也不是一成不变的，它也会随

着客观条件的变化而变化。

6.

（1）标题不完整。缺乏制定计划的单位和适用的期限，可以更改为“X校X班X年文

体活动计划”。

(2)条款序号不当。可以将标点符号“括号"更改为“顿号"，如“1、2、3、等等”；

或直接标示为一、二、三、等等。

(3)此计划中六次文体活动都缺乏具体的时间。应当在每次活动中增补计划的具体时

间，并按照事情的先后顺序进行条款式排列。

(4)此计划中的每次文体活动都缺乏具体的负责人或组织者。应当在每次活动中添补

具体的负责人或组织者。

(5)此计划缺乏每次活动的具体操作。既然是计划，就应当在每次活动中都要具体说

明该“怎样做”，即活动相关要求、采取的方式方法、实施的具体步骤等。

(6)落款不当。此计划是班级计划，不是个人计划，所以落款处的署名不能是“文艺

委员XX”，应当改成“X校X班”。

(7)正文中有些语句表达不当。正文中“要求”一词不当，应当改成“希望”；去掉“认

真锻炼，象征性，类似，适时”这些词；将“要积极排演”改成“积极排演”。

任务5行文制度

拓展训练

1.行文关系，上行关系，下行关系，平行关系。

2.逐级上行文。

3.行文规则。

4.平行文。

5.行文必须注意和遵守的具体行文规则是：

（1）行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。

（2）机关单位的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（3）向上级机关单位行文，应当主送一个上级单位；如需其他相关的上级机关单位阅

知，可以抄送。不得越级向上级行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越

过的上级。向下级的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（4）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项；不

得越级请示问题；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后

上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送

上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。

（5）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。

（6）上级机关单位各部门在各自职权范围内可以向下级机关单位的相关部门行文，其

他内设部门未经本单位同意或授权，不得向上级请示重大问题，不得对下级发指示性文

件。

（7）同级或平行机关单位之间必要时可以联合发文，联合发文的单位不宜过多。

（8）不相隶属机关单位之间一股用函行文。

（9）“报告”中不得夹带请示事项。

（10）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样

具有法律效用，可以不再行文。

项目二公文办理之发文处理

任务1拟稿

拓展训练

L略。

2.

(1)李处长看了林秘书的文章，一再不满意的原因如下：

首先，李处长要求林秘书写的是向上级汇报本单位一年来的思想政治教育工作，而林秘

书却写成了个人总结，显然跑题误主旨。

其次，向上级汇报本单位工作情况，很明显是属于公务文书，公务文书的语言和文风要

求准确，实事求是，庄重诚恳，严肃可信，要通俗易懂，朴实简洁，不允许滥用典故和

夸张描写。而林秘书恰恰就违背了这一重要原则。

再次，林秘书在汇报工作时，使用的文种也不对，同一任务中，请示报告不能同时使用，

况且请示和报告是两个不同的文种，各有用途。

基于以上原因，李处长肯定是一再不满意。

(2)林秘书这篇文稿是向上级汇报本单位思想政治教育工作，应该用“报告”这一文

种来拟写。

任务2核稿、签发、缮印

拓展训练

1.略。

2.

(1)在该商行遭遇的重大经济损失中，应该负主要责任的是有关领导人和秘书人员，

其次签订合同时的那位领导也应负有一定的责任。

(2)导致这样严重的后果，问题就出在“核稿”这一重要环节。秘书人员或有关领导

人在核稿时一定要做到“六查”，又叫“六把关”，即把好政策关；把好行文关；把好落

实关；把好程序关；把好文字关；把好体式关。而在这个案例中，不难看出他们的问题

主要就出在没把好“文字关”。把好文字关要求对其结构、文字表达、语法、标点、错

别字、漏字等一一仔细过目，案例中有关工作人员把“1.5米以上，有剪刀斑的不要”

恶意抄成“1.5米以上、有剪刀斑的不要"，把合同中的逗号写成了顿号，这个恶意的改

动在审核时却没有被秘书人员和相关领导人看出来，于是出现了意思上的偏差，造成商

行重大经济损失，导致严重的后果。

这个案例很明显地告诉我们一个道理：秘书人员和有关领导人在签订合同时一定要再次

仔细看清每一个字眼，包括被人们常忽略的标点符号。

本案例中要是秘书人员和所有经手的领导人都认真审核一文一字一标点，则不会出现经

济损失的严重后果。

任务3校对

拓展训练

答案略。

任务4用印

拓展训练

答案略。

任务5分发

拓展训练

1.略

2.

(1)份数清点。

(2)地址、邮政编码和名称。

(3)组织，个人。

(4)发文回签单。

(5)粘封、缝封、轧缝、捆扎等。

(6)电子邮件

项目三公文办理之收文处理

任务1签收

拓展训练

1.略。

2.涉密文件、重要程度较高的文件不能通过邮箱、微信、微博等途径来完成签收工作的

原因主要是怕导致泄密。众所周知，如今的社会是一个信息化社会，现代通信设备很是

发达，包括邮箱、微信、微博，在使用这些时虽然都会为之设置自己的密码，甚至是相

当复杂的密码。但是，无论密码有多复杂，都不能完全排除被人破译，这种人就是我们

现实生活中经常听说的高智商的违法乱纪分子，他们专门从事这个行业，从破译的密码

中窃取各种机密和私人秘密，泄漏于外而从中牟利，甚至去做一些违法犯罪活动。由此

可见，涉密文件、重要程度较高的文件不能通过邮箱、微信、微博等途径来完成签收工

作，只能通过特殊途径来完成。

任务2登记

拓展训练

1.略。

2.

(1)错误。将“如指示”更正为“如请示”。因为指示是下行文。

(2)正确。

(3)错误。将“如报告、批复”更正为“如批复”。因为报告是上行文。

(4)正确。

(5)错误。将“流水式登记法”更正为“分类式登记法”。

(6)正确。

(7)错误。将“必须进行登记”更正为“不必进行登记”。

(8)错误。将“分类式登记法”更正为“流水式登记法”。

(9)正确。

(10)正确。

任务3初审

拓展训练

1.对收到的文件材料应当进行初审，其重点包括如下：

（1）是否应当由本机关办理。

机关单位收到来文的第一要务就是审核该文件是否应由本机关单位办理。如果是，则赶

快按相关程序尽快办理；如果不是，则应迅速退回来文机关单位。

（2）是否符合行文规则。如：来文涉及的是“请示”事项，则必须是“一文一事”，如

果出现“一文数事”，则不符合行文规则；又如：“报告”事项中不能夹带''请示”事项,

如果“报告”中含有“请示”事项，则也不符合行文规则。凡是不符合行文规则的文件

材料，一律退回原单位。

（3）文种、格式是否符合要求。

（4）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。

一些文件内容政策性强、涉及面广，其贯彻实施需要得到有关地区和部门的配合与

支持。办文机关不主动与涉文地区或部门协商、会签，也不送有关领导审批，便草草行

事，就会造成认识不统一、意见不一致，在实际工作中则难以贯彻落实。因此，凡未经

协商的，应退回来文单位重新会签。如果协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实

汇报，并由主办处、科（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请有关领导同志审定。

（5）是否符合公文起草的其他要求。如引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述

是否准确、严密、简练，标点符号使用是否正确。

（6）经初审不符合相关规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

2.初审工作注意事项有：

（1）文件格式

①标题。一般由发文机关、发文事由和发文文种三个部分组成，此种标题称为完全

性标题，如《重庆市教育委员会关于素质教育的决定》。省略性标题也可，即由发文事

由和文种构成或只由文种构成，如《关于素质教育的决定》或《决定》。初审时要看来

文标题是否正确。

②如果是涉密文件要看是否标有密级。

③主送机关是否规范。

上行文只能标注一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以采用抄

送的形式，但“请示”文种不得同时抄送下级机关。上行文的主送机关要写全称或规范

化简称。

下行文分专发性和普发性两种情况。专发性的主送机关只能有一个，如“批复”。

普发性在排列主送机关名称时不能一一注出，要确定一个合理的顺序，一般采用统称的

写法，如“各区、县人事局”。

公开发布的普发性公文和会议形成的公文，如“公告"''通告”“决定”“会议纪

要”等一般不标注主送机关。

主送机关位于标题之下，顶格，从左向右标注，如果第一行没写完需在第二行续写

时，仍需顶格写。

④正文。主送机关下方空两格写正文。

⑤附件。应注明附件顺序和名称。

⑥发文机关。在正文右下方（如有附件，则在附件右下方），单一机关制发的公文

落款处可不写发文机关名称，只标成文日期即可。联合行文，应并列标注各发文机关名

称，但要注意，主办机关排列在前。

⑦成文日期。发文机关下方书写，年月日三者缺一不可。

⑧印章：一般公文都需加盖单位印章。印章要清晰、端正，要求上不压正文，下要

齐年盖月。

⑨印发份数及传送范围是否明确标注。

2.文件内容

文件内容绝对不能违背党和国家的路线、方针政策、相关法律法规以及上级相关的

指不精神。

3.其他事项

人名必须是全名；地名必须准确规范；数字务必准确，书写规范；语言朴实精练，文句

通畅；标点符号使用正确。

任务4分送与传阅

拓展训练

1.刘秘书从中吸取的教训有：

(1)既然是一份机密文件，足见文件的重要性。按照规定，这种文件应当在公司阅文

室进行，既然王平副总经理说很忙，那么这时的刘秘书可以对王平副总经理说：“那等

您不是很忙时再送过来您阅看。”

(2)如果王平副总经理执意要让送到他办公室，刘秘书则要履行“文件传阅登记制度”,

请王平副总经理在“文件传阅单”上签字，以做到心中有数，便于对文件材料进行有效

的保管。如有文件遗失一事发生，则便于查寻，又便于确定责任人。

2.C

3.B

任务5办理

拓展训练

1.略。

2.

(1)拟办。

(2)批办。

(3)承办。

(4)催办。

(5)注办。

3.

(1)正确。

(2)错误。将“轻缓文件放在前，重急文件放在后”更正为“重急文件放在前，轻缓

文件放在后。”

(3)正确。

(4)正确。

4.

文件办理

文件办理具体过程

(1)认真仔细地阅读和研究收来的相关文件资料，

弄清楚对方来文的确切意图以及文件中所提问题的性质

和实质。

(2)拟办时所提出的意见或建议要简明、具体，同

时注意用语准确、得体。

(3)制定供领导选择的方案时，可能会出现一种或

1.拟办注意事项

一种以上的方案情况。如果针对来文，要提出两种或两种

以上的解决方案时，就必须注意方案的正确排序。一般来

说，要把认为是最可行的解决方案放在第一，即最前面，

然后依次类推，以便节省领导时间，提高工作效率，更快

达到办事目的。

(4)所提意见或建议要工整、清晰地写在《文件处理

单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

(5)如果公文所涉及的问题比较简单，处理比较容易，

并且对领导者采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草

拟复文文稿供领导审核定夺，以加速文件办理过程，节时

提率。

主要负责人文秘部门相关工作人员(一般是单位办公室主任)

(1)批办公文时不得越权。

(2)批办意见要明确、具体，切实可行。

注意事项(3)采取有效措施监督批办意见的执行结果。

2.批办

(4)批办意见要工整、清晰地写在《文件处理单》的

有关栏目内，并签注批办人姓名和时间。

主要负责人单位或部门的领导

(1)一般性文件在承办时应注意的事项

①承办公文时要严格遵守有关的法律法规和国家的

方针政策，并熟悉相关业务。

②承办公文时要进行深入细致的调查研究，力求做到

实事求是。

③承办公文时还要注意加强相关部门与人员之间的

“双协”，即协商与协调，力求做到深入全面，实情实办。

3.承办注意事项④采用多种有效的承办方法与方式，如面对面的交

谈、网络沟通、会议讨论、电话协商、现场办公等。

⑤承办公文尤其要分清事情的轻重缓急，科学安排事

情承办的先后顺序，即重急在先，轻缓在后。

⑥调动各级领导工作积极性，提高各级领导参与度。

(2)涉密文件在承办环节要注意的事项

涉密文件在承办环节特别要注意的事项是保密。

①阅办涉密文件必须在办公室或有保密保障的场所

内进行。

②涉密文件禁止随意放在桌面上，禁止私自留存，禁

止在私人间借阅。

③因工作需要，确需将“秘密、机密”文件带出机关

的，必须经本机关、单位“分管保密工作的领导”批准，

且有两人以上同行。

④要严格控制涉密文件知悉人员范围，“绝密级”文

件一般不得带出机关单位，确因工作需要将其带出的，必

须经本机关、单位“主要领导”批准，且必须有两人以上

同行方可。

⑤禁止将涉密文件带入公共场所或家中，禁止由他人

代传或代转涉密文件。

⑥借阅涉密文件必须办理相关手续并及时清退。

⑦绝密级文件原则上不得复制，确因工作需要，须经

“原发文机关”批准；机密级文件复制须经本单位“主要

领导”批准；秘密级文件复制须经本单位“分管领导”批

准。

⑧涉密文件的复制品在管理上跟正式涉密文件一样，

必须严格，必须安全。

主要负责人单位某部门或人员

（1）明确催办的对象以及承办时的相关要求，如时

限、方式方法、原则等。

（2）催办时要进行详细的记录，以明确工作的进程，

4.催办注意事项做到心中有数，并将其作为催办的依据。

（3）将定期催办与或随时催办相结合，催促承办部

门和人员尽快承办相关事件，随时检查并掌握承办工作进

展情况。

(4)积极协助承办部门和人员制订和实施解决问题

的办法与措施，保证公文更快捷有效的运转。

主要负责人文秘工作人员

随时将承办情况记录在“注办文件处理单”的相应栏目内。

注意事项

5注办

1£要负责人承办人

任务6清退与归档

拓展训练

清退的文件材料有：

(1)某某学校关于“国庆”放假的通知

(4)重份文件

(5)有重大错误的文件

(6)单位的历次修改稿

(7)明令撤销的文件

(10)无查考利用价值的临时性、事务性文件

归档的文件材料有：

(2)上海钢铁公司一百周年庆典录像带

(3)上级机关对本机关领导干部的表彰决定

（8）人民群众为感谢本单位无私的大力捐赠而送来的锦旗

（9）本单位领导被授予全国劳模的奖杯与证书

任务7提高收文处理的效率

拓展训练

1.收文处理工作的重要性是：

收文处理工作是单位文秘部门重要的工作任务之一，也是机关单位的“门面”工程

之一。收文处理的质量和效率是衡量一个机关、一个单位工作水平和工作作风的重要标

志，在一定程度上代表着机关单位的形象，在很大程度上反映了办公室工作人员的敬业

精神、服务态度、服务水平及服务质量。因此，收文处理工作一定要认真遵守相关的程

序和规范，从严从细把关，力求内容表达准确、精炼，处理规范、严谨，绝不放过任何

细节问题，把收文处理工作失误降到最低限度，坚决杜绝收文处理工作出现任何差错，

并大力提高收文处理工作效率，力求在最短的时间内获得最大的收益。

2.我认为提高收文处理工作的效率，应该这样做：

首先：一定要做好签收、登记工作，因为它是收文处理的基础。签收时要准确无误地做

好清点和分类工作，看文件是否完全完整，该清退的即时清退，该退回的及时退回，该

登记的及时登记。

其次：一定要做好审核工作，因为它是收文处理的关键。收到下级机关上报的需要办理

的公文，审核要及时且仔细，包括其纸张、密级、发文字号、主送机关、正文、附件、

印章、文种、格式等等。

再次：一定要做好承办工作，因为承办是收文处理的重点。承办是收文处理工作中的关

键环节，也是具体解决问题的阶段。承办工作质量的高低，直接反映一个单位的工作质

量和工作效率。可见，承办必须按轻重缓急，彻底落实。

最后：为了加快收文处理速度，提高收文处理效率，文秘部门要随时催办或督办，并建

立健全催办督办制度，从制度上保证收文处理工作的顺利进行，进而对文书进行高效处

理。

3.承办公文，要做好以下几项工作：

一是要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。

二是要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。承办部门收到交

办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难

的，应当及时予以说明。公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应

当主动与有关部门协商；或主办部门主要负责人出面协调，或报请上级机关协调或裁定。

三是在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属自己承

办的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。未经领导批办的公文，可

以遵循有关方针、政策、精神、有关规定或惯例等进行办理。凡领导批办意见中明确提

出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由

牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。另外，为了加快文件处理

速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负

责催办或督办。同时，建立健全催办、督办工作制度，从制度上保证收文处理工作的顺

利进行。

项目四文档管理

任务1收集

拓展训练

答案参见教材87页。

任务2立卷归档

拓展训练

1.参见教材93、94、95页。

2.机关单位文件材料归档范围是：

立档单位将收集到的文件材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就

是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

(1)应归档的文件范围：

①本机关发文，即本机关对外的正式发文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、

议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

②本机关收文，包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类文件；下级机关报送

的各种报告、请示等；同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行

的文件。

(2)不应归档的文件范围：

①重份文件和普发性文件。

②任免、奖励非本机关工作人员的文件材料。

③无查考利用价值的事务性，临时性文件和仅供工作参考的抄件等。

④与本机关业务无关的文件材料和内容被其它文件包括了的文件材料。

⑤未生效文件包括未成文的草稿和一般性文件的修改稿，如本单位代上级机关起草的未

成为正式文件的稿本等。

对于不需要立卷归档的文件资料应及时销毁或移交印发机关。

3.立卷的具体工作是：

(1)检查与调整卷内文件。

(2)排列卷内文件顺序及编号。

(3)填写卷内文件目录及备考表。

(4)拟写案卷标题。

(5)填写案卷封面并进行装订。

(6)编制案卷目录。

4.归档文件的质量要求有：

(1)归档的文件材料应齐全、完整；

(2)归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷,

案卷标题简明确切，便于保管和利用。

(3)公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理

归档，个人不得保存应当归档的文件资料。

(4)联合办理的文件，原件由主办机关整理归档，其他机关保存复制件或其他形式的

文件副本。(5)本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务过程中形成的

文件，由其兼职机关整理归档。

(6)文件资料书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

5.应该这样确定归档文件的保管期限：

归档文件的保管期限有永久、长期、短期三种。永久保存就是无限期地保存下去；长期

保存一般须保存16年至50年左右；短期一般保存15年以下。划分方法具体如下：

(1)凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件，应永久保存。主要包括：本

机关在工作活动中形成的重要文件，如指示、命令、决议、决定，上级机关颁发的属于

本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，如命令、决定、批复、通知等；下级机关

报送的有关重要问题的请示、报告等。

(2)凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料，应长期保存。主要包括：本机

关工作中形成的、在相当长的时间内需查考的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管

业务范围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等。

(3)凡是在较短时间内本机关需查考的材料，应短期保存。如上级机关或同级机关颁

发的非本机关主管业务但需执行的决定、通知等。

任务3装订

拓展训练

答案参见教材98页和99页。。

任务4文件分类

拓展训练

1.答案参见教材102页。

2.

（1）小天一时找不出文件是因为：

小天在对归档文件进行分类保管时出现了问题。当强化贸易公司是一家民营小企业时，

内设机构少，形成的文件数量也少，小天采用“年度一一保管期限”分类方法是可以的，

查找文件也较为容易。但是，当强化贸易公司日渐强大，内设机构逐渐增多之后，也就

意味着公司形成的归档文件也日渐增多，如果还是单一采取以前的“年度一一保管期限”

分类方法，肯定就不能适应公司情况的这种变化。而小天却延用了这一成不变的分类方

法，所以一时找不到总经理所需要的那份文件。

（2）对于公司的不断变化，我认为小天应该采取的文件分类方法可以有两种选择：

一是选择“年度一一保管期限一一机构（问题）分类法”。即小天先按文件的时间将不

同年度的归档文件分开，再将同年度的文件按保管期限进行分类，最后将相同年度的且

相同保管期限的文件按机构（问题）进行分类。

二是选择“保管期限一一年度一一机构（问题）分类法”。即小天先将不同保管期限的

文件分开，再将相同保管期限的文件按年度进行分类，最后将相同年度的且相同保管期

限的文件按机构（问题）进行分类。

任务5排列

拓展训练

答案参见教材104页。

任务6编号

拓展训练

答案参见教材106页和107页

任务7编目

拓展训练

答案参见教材110页图4-7-1"归档文件目录格式”和图4-7-2"归档文件目录”。

任务8装盒

拓展训练

1.答案参见教材112页装盒、113页填写档案盒封面、114页填写档案盒脊、115页填

写备考表。

2.

(1)不同年度、不同保管期限、不同类别。

(2)室编件号。

(3)立档单位全称或通用简称。

(4)全宗号。

(5)备考表。

任务9上架

拓展训练

1.答案参见教材117页。

2.档案上架的工作步骤是：

(1)将档案按照档案的分类方法进行分类、排列

同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的档案放在一起。形成年度早的档案排在

前边，形成年度晚的档案排在后边。

按照盒内文件的室编件号将档案依顺序排列。

档案不得混合摆放。

(2)给档案编盒号

从盒内文件的室编件号排列靠前的先编起。

依照从小到大的顺序，用阿拉伯数字1、2、3……，给档案编上盒号。

（3）将整理好的档案上架。

把档案排列上架装入档案箱或档案柜中保管。

上架要求：依照顺序、侧立放入，自上而下、自左而右。

任务10档案库房的柜、架

拓展训练

1.我认为库房档案柜、架的防潮方法有：

（1）适时开关窗门，通风换气。

档案室或者档案库房放置的档案柜、架尽量离门窗远些。当室外湿气大时，应把上

风方向的门窗关闭，只开启下风方向的门窗通风换气，以减少水汽进入室内。待天气转

晴室外湿度变小时，可打开所有的门窗加速水分蒸发。防潮的最重要时段是每天的早晨

和晚上，这两个时段的空气湿度较午间更重，若不及时关上门窗，水汽将严重渗透至档

案柜、架的每个角落，进而导致档案的损坏。

（2）采用除湿机除湿防潮。

档案室或者档案库房开空调时不宜对档案柜、架直吹。专用档案除湿机见效较快，

但耗电也相对较大。止匕外，档案柜、架尽量远离暖气等设备。暖风机在一定程度上也可

以缓解室内湿润状况，但暖风机有效辐射范围小，只能起到辅助作用。如果一般除湿方

式还是不能取得满意效果，不妨根据情况有针对性特别护理。

(3)使用干燥剂除湿防潮。

现在除湿专卖店里有不少专用于防潮除湿的吸湿盒和除湿包，买回去可放置在档案

柜、架抽屉里或角落处吸潮。另外，用小口袋装适量石灰，扎成小袋放置于室内的各个

角落，也可以减缓档案室内潮湿的状况。

2.

档案密集

具体项目

架种类

(按操作

内涵优点结构与功能保养示意图

不同分)

手动密集架手动密(1)手动密集架架体结构有(1)当架体使用一手动密集

以手工操作集架是框式和箱式，设有安全限位及段时间后，可打开架结构示

为主，主要装载量防盗装置，列与列之间形成全最下层层板，给链意图，见

由轨道、架多，使用封闭；轮及轴承加注润滑教材第

体、传动装方便，为(2)每列密集架之间均有制油。125页

置、底盘、存放档动装置，开闭方便一一开架查(2)安装密集架的4-10-4

密封装置、案资料取资料时只需拉出制动把手，库房应干燥通风。所示。

1.手动面板、顶板、最理想架体不会随之移动，可有效的(3)架体表面不允

密集架目录卡及、的装具保证查阅人员的人身安全；许阳光长时间照

防倒装置九设备。(3)手动密集架的传动机构射。

部分组成采用精密内调心轴承，实心(4)应保持导轨沟

钢，双轴转动，移动灵活，摇槽清洁干净、无杂

动轻便；物堵塞。

(4)各列之间装有磁性吸力(5)喷塑表面严禁

的橡胶密封条装置，并进行了用汽油、高度酒精、

防老化处理，在架体顶部装有松香水、香蕉水擦

防尘板，底部装有防鼠挡，合洗，这样会使喷塑

拢后无缝隙，达到了防火、防表面失去光泽和褪

尘、防盗、防鼠、防倒的要求；色。

（5）手动密集架通行顺滑，

无障碍；柜体平稳轻便。

电动密集架传动灵电动密集架与手动密集电动密集架的电动密集

均为装配组活平稳；架的结构原理相差不大，但它保养方法也与手动架结构示

合式结构，具有良比手动密集架更完善，除具备