办公自动化课件

办公中的数据处理

4.1用Excel数据库进行学生成绩处理本节以学生成绩处理为例，介绍Excel中数据库的基本概念、遵循规则、创建过程、格式设置、公式计算以及数据排序、筛选等常用操作。任务要求与制作效果如下:开学伊始，某班班主任接到学校教务处送来的上学期期末考试各科成绩单。现在他需要对这些数据进行处理，以便得出学生成绩名次表、获奖学金同学名单、补考学生名单以及优秀学生人选等。另外，本实例制作时需要注意以下几项：1．为了便于在屏幕上查看，需要将数据库表格中单元格文字、数字的格式（字体格式、数字格式、颜色、边框、阴影间隔）等进行适当处理。2．为了保障数据准确，各类原始成绩数据输入前最好进行有效性检查。3．各类需要计算的数据结果，最好使用公式和函数进行计算。4．对于公式和函数中中单元格引用方式，要进行合理的选择、正确确定。图4-1学习成绩综合评定结果4.1.1数据库工作表框架的建立1．Excel中数据库表格的基本结构Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表，也可以看成是一组数据清单。2．数据库工作表遵循的准则3.“学生成绩综合评定”数据库结构的建立说明：根据数据库遵循的原则，数据库标题不能与字段标题行直接相连，所以上边数据库标题输入到第1行，数据库字段标题必须至少输入到第3行，而不能在第2行。4.1.2数据库表格的格式设置本实例中的数据库表格特殊格式设置，主要包括如下几项内容：1．数据库标题格式设置2．字段标题格式设置3．条件格式化设置4．底纹颜色间隔设置5．边框设置4.1.3数据库中的有效性设置4.1.4数据库表格中的数据输入4.1.5数据库中的数据计算计算总分排列名次计算综合评定成绩

排列综合评定名次确定奖学金等级

数据库中的数据统计

数据库中的筛选操作1.自动筛选2.高级筛选自动筛选1）将鼠标定位到需要筛选的数据库中任一单元格。（2）选择“数据”／“筛选”／“自动筛选”，使“自动筛选”项为选中状态（打上对号），这时在每个字段名旁出现筛选器箭头。（3）如图4-24所示,单击“英语”字段名旁的筛选器箭头，从弹出的菜单中选择“自定义”，然后单击鼠标左键。高级筛选（1）新建一个工作表，并命名为“优秀学生筛选”，然后按照如图4-27所示在A2:H4区域内设置高级筛选需要的筛选条件。（2）单击“优秀学生筛选”工作表中的任一单元格。（3）选择“数据”／“筛选”／“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框。（4）在如图4-28所示“高级筛选”对话框中：4.2产品销售汇总分析

4.2.1销售日记帐数据库的创建

1．数据库的建立

2．数据库格式化设置

3．数据输入

4.2.2销售数据的分类汇总

4.2.3销售数据的透视分析

1．数据透视表（图）与数据透视报告的概念

2．数据透视表的创建

3．创建数据透视表时的相关操作3．创建数据透视表时的相关操作1“版式”对话框的使用2汇总方式的修改3使用透视表筛选数据4创建数据透视图5编辑数据透视表6修改数据透视表的布局7制作数据透视报告8删除数据透视表5.1演示文稿简介及本章实例说明1．演示文稿的适用场所当进行学术交流、产品展示、工作汇报等场合需要介绍一个计划、一个观点或做报告进行演讲时，最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的幻灯片，用来阐明自已的主要论点，然后在面向观众播放这些幻幻灯片的同时，进行更详细的讲解。Office中的PowerPoint就是这样一种工具，它可以制作内容丰富多采、效果生动活泼的的演示文稿。2．PowerPoint制作幻灯片的功能特点（1）可以作为屏幕演示（2）可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片（3）可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号3．PowerPoint制作演示文稿时的几个术语（1）演示文稿：PowerPoint文件称为演示文稿，默认扩展名为.ppt。（2）对象：是PowerPoint幻灯片的组成元素。

（3）版式：是幻灯片中指对象的布局格式。

（4）母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。（5）配色方案：是一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表。（6）模板：是一个已经保存的演示文稿文件。4．本章实例说明贯穿本章的实例是制作一家名为“中原旅游集团公司”的公司演示文稿，其目的是通过宣传公司形象来扩大公司的知名度，让消费者充分了解本公司。5.2演示文稿的创建本节主要内容PowerPoint的启动、退出与界面组合快速创建演示文稿框架幻灯片中文字的编排幻灯片中多媒体对象的添加幻灯片中旁白的录制幻灯片中表格与图表的添加幻灯片中组织结构及其他对象的添加PowerPoint的启动、退出与界面组合首先介绍PowerPoint的启动、退出、窗口界面组成及各组成部分的主要作用。本章适用的软件版本为PowerPoint2002，以下都简称为PowerPoint，不再说明。同其他应用程序一样，启动PowerPoint有许多方法，常用的有以下两种：第一种：双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftPowerPoint”图标。第二种：选择单击“开始”／“程序”／“MicrosoftPowerPoint”命令。PowerPoint的启动界面组成快速创建演示文稿框架快速创建演示文稿框架的方法有三种:第一种方法是利用“内容提示向导”创建，是初学者的最佳方法，它将创建演示文稿的过程及每步应该进行的操作步骤化，用户只需根据提示进行操作即可；第二种方法是利用“空演示文稿”创建,“空演示文稿”没有文字内容和背景颜色，只有框架，幻灯片的背景以及配色都要由用户自己设计，此方法适合能够熟练地使用PowerPoint的用户；第三种方法，也是用户使用较多的方法是利用“设计模板”创建演示文稿，设计模板包含了一个预定义好格式和配色方案的演示文稿，一旦选择了一个符合设计的演示风格的设计模板后，只要根据自己的演示主题，选择版式，加入相应的文字即可，操作非常方便、快捷。幻灯片中文字的编排演示文稿通常是由一系列具有主题的幻灯片组成，演示文稿能否充分反映主题，说明问题，文本是最基本的手段，创建好演示文稿框架后，接着就要向幻灯片中输入文本。1．在演示文稿中直接输入文字幻灯片一般分为两个部分：标题区和主体区，标题区用于输入每张幻灯片的标题，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息。2.主体区中文本的输入单击幻灯片的主体区，在光标处输入文本，当输入的文本超过文本框的长度且文本为一个段落且时，不要按Enter键，让文本自动换行，输入完一个段落的文字时再按Enter键

，若要调整文本的层次可单击窗口左侧的“”、“”按钮。幻灯片中多媒体对象的添加在幻灯片中加入图片、声音、影片、自己绘制图形、艺术字等多媒体对象，对于增强幻灯片的可视性和生动性有很大的好处。下面介绍在幻灯片中添加各种对象的方法。1．添加图片可以在已经输入过文字后的幻灯片中加入图片。

2．添加图形如果想在已有的幻灯片中加入自己绘制的图形，与插入图形类似。操作时，首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片，然后利用“绘图工具栏”上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图；或者选择“插入”／“图片”／“自选图形”命令。3．添加艺术字可以在已有的幻灯片中加入艺术字。如图5-11所示，为在第1张幻灯片中插入艺术字的效果。以此为例，说明幻灯片中添加艺术字的方法。

4．添加声音和影片为了增加幻灯片的播放效果，烘托幻灯片的场景，还可以把声音或影片添加到幻灯片中，在放映幻灯片时，这些多媒体对象会自动播放。

幻灯片中旁白的录制旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音。录制旁白的操作步骤如下：1．选择要添加旁白的幻灯片，选择单击“幻灯片放映”/“录制旁白”命令中的“录制旁白”对话框。2．单击“设置话筒级别”，在弹出“话筒检查”对话框中，检查话筒的录音效果，然后单击“确定”按钮。3．在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量”按钮，弹出“选择声音”对话框，从中设置声音的各项指标，单击“确定”按钮。4．单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映幻灯片的过程中录制旁白。录制完一张幻灯片的旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。5．全部录制完毕，弹出消息框，询问是否将幻灯片的排练时间保存，可单击“保存”或“不保存”按钮。幻灯片中表格与图表的添加1．添加表格如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带有“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，即可根据需要进行表格设置，从而添加表格。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击工具栏上的“插入表格”按钮或选择单击“插入”／“表格”命令项。2．添加图表如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可根据需要进行图表数据输入，从而添加相应图表。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击工具栏上的“插入图表”按钮或选择单击“插入”／“图表”命令项。

幻灯片中组织结构及其他对象的添加1.添加组织结构图组织结构图是用来反映组织内部人员结构和组织层次的图示。利用组织结构图可以清晰地描述组织内部的各种关系，使复杂的信息简单化

2.添加其他对象为了让演示文稿更具说服力，有时候还需要加入一些公式、Excel图表、Word文档、AutoCAD图形、Flash动画等。

3、演示文稿的修饰与编辑幻灯片中对象的编辑幻灯片的复制、移动和删除演示文稿模板的设计和更换幻灯片版式的更新幻灯片背景的修改幻灯片配色方案的修改演示文稿母版的设计页眉页脚的添加幻灯片中对象的编辑(1)前面已经介绍过，PowerPoint幻灯片实际上包含的是各个对象，如文字、图形、图表、表格等，这些对象的缩放、复制、移动、删除操作基本上相同。1．缩放选择所要缩放的对象，这时对象周围会出现控制点；将鼠标移动到控制点上，会变成双向箭头状，这时拖曳鼠标可以进行缩放操作。幻灯片中对象的编辑(2)2．复制（1）工具栏方法：选择所要复制的对象，单击常用工具栏“复制”钮；然后将光标置于目的位置，单击常用工具栏“粘贴”钮，对象被粘贴到目的位置，完成操作。（2）菜单的方法：首先选择所要复制的对象，单击“编辑”菜单中的“复制”项；然后将光标置于目的位置；在单击选择“编辑”菜单中的“粘贴”项，完成操作。（3）鼠标拖曳的方法：首先选择要复制的对象；然后按下Ctrl键的同时，拖曳鼠标到目的位置，最后松开鼠标，完成操作。幻灯片中对象的编辑(3)3．移动与复制操作相似，都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法。菜单法：选择“编辑”菜单中的“剪切”项；鼠标拖曳的方法：直接拖曳对象到目的位置。4．删除选取对象，按Del键，或选择“编辑”菜单中的“清除”项。演示文稿模板的设计和更换(1)幻灯片制作过程中，有时往往需要重新编排幻灯片的顺序，进行复制、移动、删除幻灯片的操作，这时最好的方法是在“幻灯片浏览视图”中进行操作。即先选择“视图”菜单中的“幻灯片浏览”项，或单击屏幕下方左侧第2个按钮，切换为幻灯片浏览视图。1．复制操作（1）工具栏按钮的方法：单击工具栏“复制”钮，将光标置于目的位置，单击工具栏“粘贴”钮。演示文稿模板的设计和更换(2)（2）菜单的方法：选择“编辑”菜单中的“复制”项，将光标置于目的位置，选择“编辑”菜单中的“粘贴”项（3）鼠标拖曳的方法：按下Ctrl键同时，拖曳鼠标到目的位置，拖动时幻灯片旁边出现的竖线指示的就是放置的位置。2．移动操作与复制操作相似，都是用工具栏按钮的方法和菜单的方法。菜单法：选择“编辑”菜单中的“剪切”项；鼠标拖曳的方法：直接拖曳鼠标到目的位置。3．删除操作

选定需要删除的幻灯片，按Del键即可。幻灯片版式的更新在幻灯片制作过程中，可以修改演示文稿的风格，更换或者自己设计模板。要自己设计演示文稿模板，建立演示文稿时，选择“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻灯片上自由设计。更换演示文稿模板的视图窗格，可以单击格式工具栏的“幻灯片设计”按钮；也可以选择单击“格式”／“幻灯片设计”命令。以上两种方法都可以打开“幻灯片设计”

视图窗格，从模板文件列表中选择一个模板，从其快捷菜单中选择“应用于所有幻灯片”或“应用于选定幻灯片”选项；即可完成模板的局部或者全部更换。幻灯片背景的修改模板所规定的背景是可以修改的，包括背景颜色和背景图案。操作步骤如下：选择“格式”菜单中的“背景”项，打开“背景”对话框，在背景填充下面的背景颜色列表中，选择颜色块，可以修改背景颜色；如果选择“填充效果”，将打开“填充效果”对话框，此时：

选择“过渡”

、“纹理”

、“图案”

、“图片”标签，可以分别制作逐渐变色、背景纹理、背景图案、背景图片的效果。幻灯片配色方案的修改(1)配色方案是由文本颜色、背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案。每一个模板都有一个标准的配色方案，一个配色方案可应用于一个或多个幻灯片，在设计幻灯片时可以改变其标准配色方案，操作步骤如下：1．单击任务窗格标题栏右侧的“▼”按钮，在下拉菜单中选择“幻灯片设计—配色方案”，任务窗格变为“幻灯片设计”，“配色方案”为其主要显示内容.2．在“应用配色方案”列表中选择一种方案并单击，幻灯片的配色方案将被新的配色方案取代；单击该方案右侧的“▼”，在弹出的快捷菜单中单击“应用于所选幻灯片”命令，被选中的幻灯片配色方案改变，其他的不改变。幻灯片配色方案的修改(2)3．可以改变幻灯片中某一部分的配色方案。操作方法如下：（1）单击“幻灯片设计”任务窗格下部的“编辑配色方案”，弹出“编辑配色方案”对话框。（2）在“编辑配色方案”对话框中选择要改变颜色的部分，单击“更改颜色”按钮。（3）在弹出的“××颜色”对话框中设置颜色，可在标准选项卡或自定义选项卡中设置，然后单击“确定”。（4）若要继续更改其他部分的颜色，重复（2）～（3）步骤的操作。（5）单击图对话框中的“应用”按钮，返回“幻灯片”

演示文稿母版的设计(1)当每一个幻灯片中都出现相同内容（如企业标志、CI形象、产品商标以及有关背景设置等）时，这个内容就应该放置到母版中，它可以使演示文稿风格一致。母版是用来定义演示文稿格式的，它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征、背景颜色、项目符号、图片、文本占位符和页脚占位符等。每一份演示文稿都有四种母版：幻灯片母版、讲义母版、备注母版和标题母版。常用的有幻灯片母版和标题母版。下面说明二者的使用和修改方法：

演示文稿母版的设计(2)1．幻灯片母版幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题、文本等外观样式。本章实例中的幻灯片母板中添加了一个公司图标，并且字体格式也进行了统一设置.2．利用标题母版要让标题幻灯片与演示文稿中其他幻灯片的外观有所区别，通过“标题母版”可以完成，标题幻灯片即幻灯片版式中的第一张幻灯片。在本章实例中，标题幻灯片上公司标志较大，并且位置与其他幻灯片不一样；上面也没有导航按钮，这是因为标题幻灯片与其他幻灯片有不同的样式。页眉页脚的添加页眉、页脚的内容往往也是每一个幻灯片所要表现的内容。根据演示文稿的类型，可以分为幻灯片的页眉、页脚和备注、讲义的页眉、页脚。

1．选择“视图”/“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框。2．选择“幻灯片”标签，将设置幻灯片的页眉、页脚（注意它们的位置都是在幻灯片的底部）；选择“备注和讲义”标签，将设置备注与讲义的页眉、页脚。3．在页眉、页脚中一般可以设置：时间和日期、幻灯片的页号，或者备注页的页码以及其他一些固定的内容。

5.4演示文稿的放映设置放映方式的设置切换效果的设置动画效果的设置超级连接的设置自定义放映的设置放映方式的设置(1)设置放映方式包括：放映类型的选择，放映内容的选取，换片方式的选用、以及放映选项的设置。其中，幻灯片的放映方式有三种：演计者放映（全屏幕）、观众自行浏览（窗口）、在展台浏览（全屏幕）。设置放映方式的操作步骤如下：

1．选择单击“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框。2．根据下面介绍的特点，在“放映类型”的以下三种类型中选择一种：

放映方式的设置(2)（1）演讲者放映（全屏幕）：全屏显示演示文稿，适用于演讲者播放演示文稿，演讲者完整的控制播放过程，可采用自动或人工方式放映，需要将幻灯片放映投射到大屏幕上时也采用此方式。（2）观众自行浏览（窗口）：在小型窗口显示演示文稿，适用小规模的演示，观众自行观看幻灯片放映。使用滚动条从一张幻灯片移到下一张幻灯片，在放映时可以移动、编辑、复制和打印幻灯片。（3）在展台浏览（全屏幕）：全屏自动显示演示文稿，结束放映用Esc键。

放映方式的设置(3)3．在“放映幻灯片”、“放映选项”和“换片方式”区进行相应的选择设置。4．全部设置完成后，单击“确定”按钮即可。切换效果的设置(1)幻灯片切换即一张幻灯片放映完毕后，放映下一张幻灯片时出现的方式。设置切换方法有：利用“幻灯片切换”命令设置，根据排练计时设置，利用动作按钮设置。1．利用“幻灯片切换”命令切换2．排练计时切换3．利用“动作按钮”切换动画效果的设置(1)动画效果设置是指对幻灯片中的标题、文本、多媒体对象等设置放映时出现的动画方式，可以通过“动画方案”和“自定义动画”两种方式进行设置。1．利用动画方案设置动画单击“幻灯片放映”/“动画方案”命令，弹出“幻灯片设计”任务窗格，在任务窗格中单击动画方案。动画方案是系统将标题、文本等各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭，只需选择一种方案各部分就会以不同的动画方式出现，不需要一一设置。动画效果的设置(2)2．自定义动画自定义动画是用户自己对幻灯片中的各个部分设置不同的动画方案，各部分按所设置的顺序进行演示。操作步骤如下：（1）单击“幻灯片放映”／“自定义动画”命令，弹出如图5-38所示的“自定义动画”任务窗格。（2）在幻灯片中单击要设置动画的部分（标题、文本、多媒体对象等），然后单击“添加效果”右侧的“▼”，弹出动画类型列表，每一种类型下都有若干动画方案

超级连接的设置超级链接是将文本、字符、图形等对象与一个幻灯片、一个演示文稿、一个文档等之间建立一种链接，在放映时单击被链接的对象，则对应的链接内容将显示出来。自定义放映的设置(1)自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组，创建多个不完全相同的演示文稿，放映时根据观众的不同放映演示文稿中的特定部分。操作步骤如下：1．选择单击“幻灯片放映”/“自定义放映”命令，弹出“自定义放映”对话框。2．单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框。3．在“定义自定义放映”对话框中的“幻灯片放映名称”文本框中输入名称；在“在演示文稿的幻灯片”列表框中选择幻灯片；单击“添加”按钮，被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中，单击“删除”按钮，还可以对右侧列表框中的幻灯片撤销选取。自定义放映的设置(2)4．单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，再单击“关闭”按钮。5．单击“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“自定义放映”项，单击“确定”按钮，然后单击“”按钮将能够放映自己定义的演示文稿。

5.5演示文稿的打包操作演示文稿制作完毕后，如果将其复制到另一台计算机上，并不能保证能够正常播放。假如另一台计算机没有安装PowerPoint程序（或PowerPoint播放器），或者演示文稿中所链接的文件以及所采用的TrueType字体在那台计算机上不存在，都会影响演示文稿的播放。因此，最好的方法是将演示文稿打包处理，也就是将演示文稿所涉及到的有关文件或程序连同演示文稿一起打成包，存放到软盘中再拿到另一台计算机上进行解包。1．将演示文稿打包2．在PowerPoint环境外放映打包文件

5.6演示文稿的的显示与打印本节介绍PowerPoint视图显示方式的特点、操作，另外介绍如何对演示文稿进行页面设置和打印操作。1．屏幕视图方式的作用和特点PowerPoint中提供5种视图方式：幻灯片视图、大纲视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和幻灯片放映视图。在一份演示文稿文件打开后，屏幕处于五种不同视图方式中的某一种模式下。切换到某一种需要的视图模式，可以有两种方式：一种方式是直接用鼠标单击PowerPoint的“视图栏切换按钮”中视图方式的按钮；另一种方式是从“视图”菜单中选择视图方式选项。对于演示文稿的编排，每一种视图方式在演示文稿的制作和显示中有不同的作用和优势，用户应该根据实际的工作需要灵活应用。（1）幻灯片视图编排演示文稿时，幻灯片视图是最常用的模式也是最直观的视图模式。当注意力集中在对某一张幻灯片中的文本和其他对象的处理时，应当使用“幻灯片视图”；在幻灯片视图中，可以逐张添加文本和图形、表格、剪贴画以及其他对象，并且可以很方便地对它们进行编辑和排版。在幻灯片视图模式中还可以看到整张幻灯片，或改变显示比例，放大幻灯片的一部分做细致的修改。（2）大纲视图在大纲视图中，演示文稿会以大纲形式显示，每张幻灯片中的标题和正文组成了大纲的内容。可以从一个屏幕上看到更多的幻灯片标题和正文信息，因而编排文稿也就更方便些。可以认为大纲视图是最适合组织演示文稿思路的。在大纲视图中，每张幻灯片的标题都会出现在编号和图标的旁边，正文在每个标题的下面；正文的缩进可以多达五层。

（3）幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图中，可以看到所有幻灯片的缩略图，完整地显示所有文本和图片。在幻灯片浏览视图中，可以重新为幻灯片排列顺序，轻松地添加、删除和移动幻灯片。可以使用“幻灯片浏览”工具栏中的按钮，来设置幻灯片放映的时间，并选择幻灯片的动画、切换方式。（4）幻灯片放映视图观看最终的实际显示效果，要选择“幻灯片放映视图”。

（5）备注页视图在备注页视图中，编辑区上半部分显示的是幻灯片的缩略图，下半部分是备注页编辑区，可以在该区域中输入演讲者备注和一些注释信息，以便在演示过程中使用。也可以打印一份备注页作为参考。

2.页面设置页面设置是打印的基础，操作步骤如下：（1）选择“文件”菜单中的“页面设置”项，打开“页面设置”对话框；（2）在对话框中，可以分别对幻灯片、备注、讲义及大纲等进行各项设置，包括幻灯片的大小、宽度、高度、幻灯片编号起始值、方向等。（3）单击“确定”按钮，设置完成。3.演示文稿的打印演示文稿的打印包括幻灯片、大纲、备注、讲义等的打印，操作步骤如下：（1）选择“文件”菜单中的“打印”项，打开如图5-47所示的“打印”对话框；（2）在“打印”对话框分别进行以下内容设置：选择打印机；选择打印范围（可以是全部幻灯片、选定的幻灯片、当前幻灯片、自定义的幻灯片或输入幻灯片的编号）；选择打印内容，可以是幻灯片、讲义、大纲或备注等，如果打印讲义，如图5-47所示还可以指定打印时每页的幻灯片数以及排列顺序；确定打印份数；指出是否进行逐份打印等。（3）设置完之后，按“确定”按钮，准备好打印机和打印纸，可以开始打印操作。

小结(1)在办公事务处理中，通过制作多媒体演示文稿并进行播放，可以解释一些较复杂的问题和现象，还可以对一些主题进行宣传。这样，将使问题直观、形象、生动，更能抓住人们的注意力，增强演示内容的显示效果。制作演示文稿时，首先需要创建其框架结构，然后进行文字输入以及文字编排；根据需要，演示文稿的一些幻灯片中还可以进行图片与图形的添加，表格与图表的添加，组织结构图的添加，声音与影片的添加，以及进行幻灯片播放时旁白的录制。演示文稿制作完成后，有时还需要进行调整和修饰，这就牵涉到幻灯片及其其中对象的复制、移动、修改、删除等操作；根据需要还可以进行幻灯片模板的更换，修改幻灯片的母版设置，更改幻灯片的背景和幻灯片中各元素的配色方案等。

Outlook的启动启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种：1．双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”图标。2．选择单击“开始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。下一页上一页返回Outlook的界面组成下一页上一页返回Outlook的退出单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等下一页上一页返回联系人的创建Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。下一页上一页返回创建邮件(1)输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。(2)按要求对邮件的正文进行格式设置。(3)收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。下一页上一页返回发送邮件邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图6-12所示窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。下一页上一页返回接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。下一页上一页返回邮件排序在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：——重要性；——邮件类型图标，有已读和未读两种状态；——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；——显示邮件的发件人；——显示邮件的主题；——显示邮件的接收时间；——显示出邮件的大小。下一页上一页返回邮件筛选邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：（1）在“Outlook面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“视图”/“当前视图”命令。（2）在出现如图6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以进行选取。（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图6-16所示是选择“邮件时序表”将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出下一页上一页返回邮箱管理用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。下一页上一页返回电子邮件使用注意事项预防电子邮件病毒电子邮件的使用技巧与建议下一页上一页返回预防电子邮件病毒因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。下一页上一页返回电子邮件的使用技巧与建议（1）尽量使用专门的邮件管理程序（2）正确设置E-mail软件（3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件（4）多申请几个不同站点的免费信箱（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物（6）公共场合尽量少填写个人信息（7）及时整理信箱（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存下一页上一页返回任务的创建和使用任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。下一页上一页返回日历的使用利用日历创建约会利用日历安排会议下一页上一页返回日记和便笺的使用利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒日记的使用便笺的使用下一页上一页返回日记的使用创建日记条目自动记录日记条目打开日记条目下一页上一页返回7.1计算机网络的基础知识7.1.1计算机网络的含义和功能7.1.2计算机网络的类型划分7.1.3计算机网络的拓扑结构7.1.4常用联网设备介绍返回7.1.1计算机网络的含义和功能1.含义计算机网络是由各种通信设备和传输介质将处于不同位置的多台独立计算机连接起来，并在相应网络软件的管理下实现多台计算机之间信息传递和资源共享的系统。2.功能计算机网络系统具有丰富的功能，其中最主要的功能就是通过计算机之间的互相通信实现网络资源共享。这里的资源共享，包括以下几点：(1)硬件资源共享。(2)软件资源共享。(3)数据资源共享。返回7.1.2计算机网络的类型划分计算机网络按照不同的分类标准，有多种分类方法，从而产生了多种网络类型。1.局域网、广域网和城域网2.有线网、光纤网和无线网3.对等网(Peer－to－Peer和客户机／服务器（Client/Server）网络返回7.1.3计算机网络的拓扑结构网络中各台计算机连接的形式称为网络的拓扑结构，主要有如图所示的几种：返回7.1.4常见联网设备介绍计算机网络中，除了计算机设备之外，还包括网卡、网线、集线器等网络传输介质和中继器、网桥、路由器、网关等网络互连设备。它们具有各自的功能，将节点计算机连接起来，使数据能够正确的传输。下面简单地对这些网络设备的功能和特点给以介绍。网卡网线中继器网桥集线器和交换机网关路由器返回网卡网卡也叫网络适配器，是连接计算机与网络的硬件设备。网卡有的集成于主板上，有的外插于计算机或服务器扩展槽中，通过网线与网络交换数据、共享资源。对现在常用的以太网来说，能用的是10M及10M/100M自适应网卡，一般带有RJ-45头双绞线接口或是BNC细缆接口。网卡的主要作用是从计算机向网线发送数据，或接受网线传来的数据，在计算机与系统之间控制数据流。在网线上，数据必须以单位流的方式移动，网卡以组的方式并行接收数据，并对其重新排列结构，使之能够在网线上传输。返回网线网线包括光缆、同轴电缆和双绞线。光缆传输距离长，传输率高，不会受到电子监听设备的监听，是高安全性网络的最佳选择。但由于其价格较高，同时又需要高水平的安装技术，所以常用在大型骨干网中。同轴电缆又分为基带同轴电缆和宽带同轴电缆。它以硬铜线为芯，外包一层绝缘材料。这层绝缘材料又用密织的网状导体环绕，网外再覆盖一层保护性材料，具有屏蔽性好，传输距离远的特点，但安装维护不太方便。双绞线是用两条拧在一起的互相绝缘的铜线组成，它是目前最常用的连网线缆。它价格便宜，安装方便，但易于受干扰。目前的局域网中常用到的双绞线一般都是非屏蔽的5类4对（即8根导线）的电缆线。线缆两端安装有RJ-45头（水晶头），连接工作站的网卡和集线器，传输速率能达到100Mbps，最大网线长度为100米，可以通过安装中继器加大连接距离，这时最大的范围可达到500米。返回中继器由于存在损耗，当局域网物理距离超过了允许的范围时，在网络线路上传输的信号功率会逐渐衰减，衰减到一定的程度时将造成信号失真，因此会导致接收错误。中继器就是为解决这一问题而设计的，它完成物理线路的连接，对衰减的信号进行放大，保持与原数据相同。所以，中继器一般用于延伸同型局域网。不能通过使用中继器的网络来使网络无限延长，因为网络标准中都对信号的延迟范围作了具体的规定，很多网络上都限制了工作站之间加入中继器的数目，例如在以太网中最多使用四个中继器。中继器只能在此范围内进行有效的工作，否则会引起网络故障。返回网桥网桥用来连接两个局域网络段，网间通信从网桥传送，网内通信被网桥隔离。网络负载重而导致性能下降时，用网桥将其它分为两个网络段，可最大限度地缓解网络通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在两层楼上的网络分成每层一个网络段，用网桥连接。网桥同时起隔离作用，一个网络段上的故障不会影响另一个网络段，从而提高了网络的可靠性。返回集线器和交换机集线器是局域网中计算机和服务器的连接设备，是局域网的星型连接点，每个工作站是用双绞线连接到集线器上，由集线器对工作站进行集中管理。最简单的独立型集线器有多个用户端口（8口、16口或24口），用双绞线连接每一端口和网络终端（工作站或服务器）的连接，其端口一般为连接无屏蔽双绞线的RJ－45口。独立型集线器通常是最便宜的集线器，一般用于办公室，楼层一级的设备连接，作为中心节点实现各个工作站的点对点连接。集线器还有10M，100M共享式集线器，所有口共享10M或100M带宽。交换机和集线器的功能类似，不同的是交换机上每个端口都独占10M或100M的带宽，并且其多路交换功能可以大提高网络效率，但价格也比集线器昂贵。返回网关网关用于连接不同协议的子网，组成异构的互联网。网关能实现异构设备之间的通信，对不同的网络协议进行翻译和变换。网关具有对不兼容的高层协议进行转换的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN网络互联。返回路由器路由器是一种连接多个网络或网段的网络设备，它能将不同网络或网段之间的数据信息进行解释，以使它们能够相互通信，从而构成一个更大的网络。在路由器中保存着各种数据传输路径的相关数据—路径表（routing

table）。路径表中保存着子网的标志信息、网上路由器的个数和下一个路由器的名字等内容。路由器的主要工作就是为不同网络的节点之间通讯选择一条最佳路径。路由器适合于连接复杂的大型网络。路由器的互联能力强，可以执行复杂的路由选择算法，处理的信息量比网桥多，但处理速度比其慢。返回7.2办公局域网的组建7.2.1网络设备的购置7.2.2安装网卡和铺设网线7.2.3安装和设置软件返回7.2.1网络设备的购置

组建对等网之前，需要根据网络拓扑结构购买一定的网络设备。星形拓扑结构具有结构简单、架设成本低、安装方便等优点，很适合建设小型办公局域网络。组建星形网需要购买如下一些硬件设备：

1.为每台入网的计算机购买一块网卡。

2.集线器：视入网计算机数量和要求速度确定集线器端口数和传输速率。

3.五类双绞线若干条，其长度视网络计算机摆放位置和距离而定。

4.RJ－45接头，每根网线的两端都需要它来和网卡或集线器连接。返回7.2.2安装网卡和铺设网线准备好硬件设备以后，即可安装网卡和铺设网线了。1.安装网卡首先需要为每台计算机安装网卡，安装方法与显卡、声卡的安装方法类似，即：首先关闭计算机电源，打开机箱，然后根据网卡的类型，将网卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再拧上固定螺丝即可。2.给每根双绞线两端加装RJ－45接头加装RJ－45接头需要专用的夹线钳，可在购买双绞线让经销商来代为制作。如果条件允许，也可以自己制作，注意制作时双绞线中的8根细线有一定的缠绕和排列顺序具体排列顺序可参照厂家说明书，也可以向经销商询问。3.架设网络将每台计算机用双绞线和集线器连接起来，即将网线的一头插入计算机网卡插槽中，另一头插入集线器的端口，接上集线器的电源，这样就架设好了计算机物理网络。返回7.2.3安装和设置软件硬件安装完成后，还必须进行软件安装并作一定的设置，办公局域网才能得以使用。1.安装网卡驱动程序2.配置TCP/IP协议3.设置计算机的网络标识返回7.3办公局域网上资源的共享7.3.1设置共享文件夹7.3.2设置共享设备7.3.3搜索和访问网上计算机7.3.4映射网络驱动器返回7.3.1设置共享文件夹在Windows

2000中设置共享文件夹的操作步骤如下：1．打开“我的电脑”，找到需要共享的文件夹。2．右击该文件夹，从弹出菜单中选择“共享”，如图7-7所示。3．这时打开“×××属性”对话框，选择“共享”选项卡，如图7-8所示。4．选择“共享该文件夹”单选按钮，并指定一个共享名，默认为该文件夹的名称。根据需要，还可以进行“备注”内容的添加和“用户数限制”的设置。5．单击“确定”按钮，则在设置了共享的文件夹图标上出现了一只手，托住该文件夹，表示该文件夹已经共享，如图7-9所示。返回7.3.2设置共享设备1．在安装有打印机的计算机上选择“开始”／“设置”／“打印机”命令。2．找到打印机图标，用和设置共享文件夹相同的方法将打印机设置为共享打印机。3．在其它计算机上添加网络打印机。选择“开始”／“设置”／“打印机”命令，然后单击“添加打印机向导”对话框。4．单击“下一步”，从打开的对话框中选择“添加网络打印机”，如图7-10所示。5．单击“下一步”按钮，在对话框中输入网络打印机的地址，也就是安装了打印机的计算机上打印机安装的位置，如图7-11所示。6．单击“下一步”按钮，根据向导提示完成网络打印机的添加工作。7．对每一台计算机都添加网络打印机。以后在这些计算机上编辑的Word文档、Excel表格等，都可以共用一台打印机直接打印。返回7.3.3搜索和访问网上计算机在Windows

2000中搜索访问网上计算机的操作步骤如下：1．打开“网上邻居”窗口，单击工具栏里的“搜索”按钮，窗口变成如图7-12所示。2．在“计算机名”框中输入要搜索的计算机名，单击“搜索”按钮，即可搜索要查找的计算机。3．还可以从“搜索其它项：”下面单击“文件或文件夹”，直接搜索网上计算机中需要的共享文档。返回8.1因特网的基础知识8.1.1因特网概述因特网（Internet）是一个将全球的很多计算机网络连接而形成的计算机网络系统。它使得各网络之间可以交换信息或共享资源。

8.1.2IP地址和域名1．IP地址2．域名3．域名与IP地址的关系4．域名的注册申请1.信息浏览（WWW）2.电子邮件（E-mail）3.新闻组（NewsGroup）4.文件传输（

FileTransferProtocol，缩写为FTP）5.远程登录（Telnet）6.电子公告板（BulletinBoardSystem，缩写为BBS）7.其它应用8.1.3因特网在现代办公中的应用8.2网上信息的浏览、保存与打印8.2.1信息浏览常用术语1．

WWW

WWW是WorldWideWeb的缩写，又称为万维网，是一种建立在因特网上的全球性的、交互的、动态的、多平台的、分布式的、超文本超媒体信息查询系统。

2．超文本文件

超文本文件就是用超文本语言（HyperTextMarkedLanguage，缩写为HTML）编写的文件。

3．统一资源定位符

WWW用统一资源定位符(UniformResourceLocator，缩写为URL)来描述Web页的地址和访问它时所用的协议,URL又叫网页地址（网址）。

8.2.2使用IE6浏览信息1．网页浏览2．导航按钮的使用用户在浏览过程中可以使用标准工具栏上的导航按钮（即第一道分隔线左边的5个按钮）。善于利用这些导航按钮，可以方便浏览需要的信息或者快速进行相关操作。3．使用多个浏览器窗口浏览信息使用多个浏览器窗口浏览信息，可以有效地提高浏览速度。

8.2.3IE6中收藏夹的使用

IE6提供了收藏夹功能，用户可以将喜爱的网页或网站地址添加到收藏夹中保存。以后就可以通过收藏夹快速访问这些网页或站点。1．

将某个网页/站点添加到收藏夹2．整理收藏夹3．将某个网页或网站从收藏夹中删除4．

使用收藏夹中的地址

8.2.4网页内容的保存1．已经打开的网页的保存

“文件”／“另存为”（注意保存类型的选取）

2．未打开的网页的保存用户还可以在不打开一个网页的情况下保存它，前提是在当前浏览的网页中有该网页的超级链接。

3．网页中图片的保存用鼠标右键单击网页上的图像，从弹出的快捷菜单中单击“图片另存为”选项，在随即弹出的“保存图片”对话框中，指定文件保存的路径、文件名以及文件类型。然后单击“保存”按钮，即可保存图片。

8.2.5网页的打印1.打印设置2.打印8.2.6IE6浏览器的设置1.更改主页2.设置临时文件夹3.设置历史记录保存天数以及删除历史记录4.快速显示要访问的网页5．设置与浏览器协同工作的程序8.3在局域网中通过代理服务器浏览信息8.3.1代理服务器简介代理服务器就是提供网络代理服务的服务器，网络用户可以通过代理服务器来访问因特网上的Web服务器、Ftp服务器、邮件服务器等等,以此来获得Web浏览、Ftp上传下载、Pop3收信等网络服务。

8.3.2IE6通过代理服务器浏览信息在局域网中，工作站有时要通过代理服务器上因特网，在这种情况下，如果使用IE浏览信息，必须进行一些设置。

主要包括：1．网卡驱动程序的安装。驱动程序的安装非常简单，启动Windows后，系统会自动安装相应的驱动程序

。2．IP地址、子网掩码、网关及DNS的配置。

8.4利用搜索引擎检索信息8.4.1搜索引擎基础知识8.4.2常用中文搜索引擎介绍1.雅虎（）2.搜狐（）3.新浪网（）等等………8.4.3利用Google搜索信息实例8.4.3搜索引擎中相关符号的运用1．双引号（“”），用来查询完全符合关键字的网站或网页。2．在关键字前加“t:”，搜寻引擎仅会查询网站名称。3．在关键字前加“u:”，搜寻引擎仅会查询网址(URL)。4．利用“+”来限定关键字一定要出现在结果中。5．利用“-”来限定关键字串一定不要出现在结果中。8.5从互联网上下载所需软件8.5.1利用HTTP协议直接下载软件8.5.2利用FTP协议直接下载8.5.3使用CuteFTP从FTP服务器上下载资源1.CuteFTP的界面组成2.FTP站点的添加与连接(1)添加FTP站点文件夹(2)添加FTP站点(3)连接FTP站点3.使用CuteFTP下载软件4.如何续传文件8.5.4使用网络蚂蚁（NetAnts）提高下载速度1．网络蚂蚁简介网络蚂蚁(NetAnts)是从因特网上下载文件用的工具软件，作为国人开发的下载工具软件，它利用了一切可以利用的技术手段，如多点连接、断点续传、计划下载等，使在现有条件下，大大地加快了下载的速度。

它具有以下功能：（1）断点续传。（2）多点连接。就是将文件分成多块同时下载，提高下载速度。（3）剪贴板监视下载，监视剪贴板的链接地址，自动开始下载。（4）链接地址拖动下载，方便地调用网络蚂蚁下载文件。（5）配合浏览器自动下载，直接取代浏览器的下载程序。（6）批量下载，可以方便地下载多个文件。（7）自动拨号，定时下载，方便夜间快速下载。（8）下载任务编辑、管理，任务调整和重新排队。（9）支持代理服务器，方便利用特殊的网络渠道。2．网络蚂蚁的界面组成3．网络蚂蚁的使用网络蚂蚁不仅具有丰富的功能，而且使用方便、灵活。使用前，首先需要设置缺省下载目录。操作步骤如下：（1）启动网络蚂蚁。选择“选项”菜单，单击“参数设置”菜单项，即弹出“NetAnts设置”对话框，选择“默认设置”选项卡，如图8-37所示。（2）单击图8-37所示黑圈所圈的命令按钮，弹出“浏览文件夹”对话框，选择下载”目录。单击“确定”按钮，返回“NetAnts设置”对话框。（3）单击“确定”按钮，即设置完毕。然后，进行下载工作。操作步骤如下：（1）利用搜索引擎，找到NetAnts的最新版本。如图8-39所示。（2）在“主站下载”链接上点右键，在弹出菜单中选择“DownlandbyNetAnts”项。出现“添加任务”对话框，如图8-40所示。（3）单击“确定”按钮开始下载。（4）下载完成后，出现“NetAnts通知”对话框，单击“确定”按钮即可。1059.1NetMeeting简介9.1.1

NetMeeting对硬件的要求：1.声卡2.麦克风3.音箱或耳机4.网卡或调制调解器5.摄像头1069.1.2

NetMeeting的功能NetMeeting的主要功能有以下几个方面：1.向正在聊天的其他人发送消息，实现一般的文字聊天功能。2.同其他人进行语音交流，实现语音聊天，网络电话和网络会议。3.通过视频设置可以互相看到对方，实现可视电话和会议。4.与其他人共享应用程序和文档，还可互发文件。5.在共享的白板中与其他人通过画图进行交流。1079.2利用NetMeeting实现网络电话NetMeeting服务器的设置:NetMeeting客户端的设置：如果是第一次运行，只需按照提示点击下一步即可完成。本节具体内容请看看下面的详细叙述开始设置控制面版添加删除程序添加删除程序选择“组件”选中“网络服务”单基击“详细信息”点击完成即可点击确定进入插入光盘点确定选中siteseverlls服务复选框开始程序附件通讯1089.2.1NetMeeting服务器的设置

在利用NetMeeting实现网络电话时，可以用微软公司的另一个产品ILS（InternetLocatorServer，因特网定位服务器）来构建NetMeeting的服务器。服务器构建好后，所有Netmeeting客户都可以登录到这个服务器上，客户名称均可在服务器的列表中显示，便于选择交流者，而不需要记住每一个客户的IP地址或计算机名称。ILS运行于WindowsNT/2000环境下，对于WindowsNTServer4.0，需要到微软的站点上去单独下载“ILS”软件；而对于Windows2000，ILS是它的一个组件，只需再进行简单的安装就行。

说明：

ILS服务器也不是必需的，没有它一样能进行正常的通讯，但必须知道对方的IP地址或计算机名称，没有服务器是很不方便的。

1099.2.2NetMeeting客户端的设置NetMeeting客户端也需要进行正确设置（具体步骤请参考教材），设置完成后，会出现如图所示主界面。说明：欲查看已登录到ILS服务器的用户列表，可以单击如图9-11所示窗口的“书形”按钮.或者单击选择“呼叫/目录”命令。1109.2.3Netmeeting的使用

1．呼叫对方或接受呼叫在打开的目录窗口中，先单击选中要呼叫的用户，然后单击右键，在弹出的菜单中单击“呼叫”菜单项，即可发出给对方的交谈请求；也可用直接双击相应用户名的方法来发出呼叫请求。呼叫方会出现等待呼叫窗口；被呼叫方会出现拨入呼叫窗口。2．进行语音交流被呼叫方接受呼叫后即可进入交谈。3．停止交流双方只要有一方挂断连接，即终止交流。1119.3网络会议的实现操作步骤如下：1.提前向与会人员发送E-mail将相关信息进行通知，要求统一使用NetMeeting客户端登录。2.会议前开通服务器进行设置，等待参会人员加入会议。步骤如下：启动NetMeeting进入主界面选择呼叫/主持会议命令如有必要单击确定等待与会者在指定时间呼叫发现呼叫时单击接受与会人员全部进入时会议可以开始结束时选择呼叫/挂断即可3.结束会议以后，选择呼叫/挂断即可。112本节以NetMeeting为例，介绍网络会议的实现，从而学会如何利用NetMeeting进行网络会议的召开。问题设置：

某跨国公司将于本周日晚上9:00（北京时间）举行一次网络会议，与会人员分布在不同的国家和地区，各与会人员均能以足够的速率接入因特网，NetMeeting服务器IP地址为：8。假如你是会议主持人，如何才能使这次网络会议如期顺利进行。下面给出了解决该问题的方法。操作步骤如下：１．提前向与会人员发送E-mail，通知会议时间、会议名称、ILS服务器IP地址以及主持人的IP地址，要求统一使用NetMeeting客户端登录。113复印机的内容10.1.1复印机的基本知识10.1.2复印机的安装和使用10.1.3复印机的维护和保养10.1.4复印机的常见故障的排除11410.1.1复印机基本知识1复印机的种类2复印机的工作原理3复印机的构造和操控面板4复印用纸115复印机的种类根据工作原理分类：模拟复印机和数码复印机根据复印速度分类：低速、中速和高速根据复印的幅面分类：普及型和工程复印机根据使用纸张分类：特殊纸复印机和普通纸复印机说明：特殊纸一般指可感光的感光纸，而普通纸是指普遍使用的复印纸。根据复印机显影方式分类：单组份和双组份根据复印机复印的颜色分类：单色、多色及彩色复印机复印机可分为普及型和工程复印机两种；根据复印机使用纸张的材料，复印机可分为特殊纸复印机和普通纸复印机；根据复印机显影方式不同，复印机可分为单组份和双组份两种；

根据复印机复印的颜色不同，复印机可分为单色、多色及彩色复印机三种

116复印机的工作原理模拟复印机的工作原理数码复印机的工作原理117.1模拟复印机的工作原理模拟复印机的工作原理是：通过曝光、扫描方式将原稿的光学模拟图像通过光学系统（如：镜头、镜子）直接投射到已被充电的感光鼓上，产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程。按模拟复印机工作中的各种功能，其组成可划分为四大系统：曝光系统、成像系统、输纸系统和控制系统。如图10-1所示：118.1模拟复印机的系统组成119.2数码复印机的工作原理首先通过CCD（ChargeCoupledDevice，电荷耦合器件）传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光换，然后将经过数字技术处理的图像数码信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生静电潜像，图像处理装置（存储器）对诸如图像模式、放大、图像重迭等作数码处理后，再经过显影、转印、定影等步骤，完成整个复印过程。数码复印机基本上相当于把扫描仪和激光打印机的功能融合在一起了。

120复印机的构造和操控面板外部构造内部构造操控面板121.1外部构造图中：

1为操控面板2为原稿盖；3为电源开关4为手送盘5为右侧门6为总计数器7为前门8为纸盒9为副本盘10为副本盘伸长板122.2内部构造图中：1为原稿尺寸标尺；2为原稿盖；3为稿台玻璃；4为充电组件清洁杆（上／下）；5为释放锁杆；6为碳粉瓶；7为碳粉瓶支架；8为复印机上半部；9为成像组件；10为成像组件释放杆；11为防潮开关；12为定影组件手柄；13为定影组件。123.3操控面板图10-4美能达EP1054复印机操控面板图：1为回形针盘；2为鼓防潮键；3为辅助碳粉补充键；4为计数器键；5为显示面板；6为纸张选择键；7为倍率下调键；8为倍率上调键；9为键盘；10为节能键；11为面板复位键；12为清除键；13为停止键；14为复印键；15为放大键；16为等倍键；17为缩小键；18为曝光加深控制键；19为自动曝光模式键；20为曝光变浅控制键21为书本复印模式键。其中，在显示面板上，“”灯亮表明卡纸；“”灯亮表明复印机有故障出现；“”灯亮表明碳粉瓶内碳粉将要用尽；“”灯亮表明复印机需要进行定期保养；“”灯亮表明当前选择的纸盒中无纸。124复印用纸纸张幅面规格复印纸选用125.1纸张幅面规格我国目前常用的纸张，有两种计幅面规格（面积）的方式。一种是“开”，例如“16开”、“8开”等，成品整张纸沿长度方向一分为二，即为“2开”，2开纸沿长度方向一分为二，即为“4开”，由此可见，16开纸应该正好是8开纸的一半大小。另一种就是国际标准的，以A0、A1、……、B4、B5、……等来标示纸张幅面规格的方式。国标方式中有A、B、C三种系列，分别从A0、B0、C0计起，A0的尺寸是841mm*1189mm；B0的尺寸是1000mm*1414mm；C0的尺寸是917mm*1279mm。若将A0纸张沿长度方向对开成两等分，便成为A1规格，将A1纸张沿长度方向对开成两等分，便成为A2规格，如此对开至A8规格。B和C系列规格同样按此法制定。复印纸的幅面规格只采用国标A系列和B系列，常用的复印纸有A3、A4、A5、A6和B4、B5、B6、B7这8种幅面规格。A0~A8和B0~B8纸张的幅面尺寸如表10-1所示：126

常用复印纸幅面规格尺寸规格幅宽(mm)长度(mm)规格幅宽(mm)长度(mm)A08411189B010001414A1594841B17071000A2420594B2500707A3297420B3353500A4210297B4250353A5148210B5176250A6105148B6125176A774105B788125A85274B86288127选用纸的厚度纸的密度纸的挺度纸的表面光度纸的干燥程度12810.1.2安装1复印机的安装环境2复印机的安装3复印机的使用129复印机的安装环境安装复印机的场地一般应满足以下要求：(1)电源和接地要求。(2)环境温度：5～35℃之间。(3)环境湿度：20％～85％之间。(4)通风问题。(5)安放条件。130安装的步骤(1)检查主机、零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。(2)按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉，安装纸盒和副本盘。(3)主机显示及工作状态检查。(4)机器试运行。(5)做好运行记录。(6)安装自选附件。131复印机的使用

(1)常规复印操作步骤如下①

放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。②

设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。③

放入纸张。④

启动复印。说明：要复印多份，请先在设定后复印样张，满意后，再设定复印数量，启动复印。132复印机的使用（二）(2)使用中应注意的问题①

不可将重物放在复印机上或让复印机受到冲击。②

当复印机在复印时，不可打开任何门盖或断开电源。③

不可让磁性物体靠近复印机，或在复印机旁使用易燃喷雾剂。④

不可把盛水或其它液体的器皿放在复印机上。⑤

不可让纸屑、书钉或其它金属碎片掉进复印机内。⑥

不可使用有损坏或裂开的电源线，电源线不可塞入复印机内。⑦

当复印机异常热或产生异常噪音时，不可继续使用，应立即断开电源检修

13310.1.3维护和保养基本保养程序定期保养程序保养应注意的问题10.1.4常见问题排除134速印机的基本内容10.2.1速印机的基本知识10.2.2速印机的安装和使用10.2.3速印机的维护和保养10.2.4速印机的常见故障的排除13510.2.1速印机的基本知识速印机的组成和工作原理速印机的基本构造和操控面板速印机的原稿速印机的印刷用纸136

速印机的组成和工作原理图10-5速印机的基本组成和工作流程框图各部分的作用分别是：(1)原稿扫描：将需要印刷的原稿的图像经过光电扫描，得到数字化的图像信号。(2)制版：将扫描得到的数字化的图像信号经电热敏头在版纸上产生与原稿一致的图像，并自动地将版纸装在印刷滚筒上。(3)进纸：通过一个搓动进纸机构，自动地将印刷用纸一张一张地送入印刷机构。(4)印刷：将滚筒版纸上的图像转印到进纸机构送进来的纸上(5)出纸：将印刷好的印刷件一张一张地送出到出纸台上。(6)控制电路：接受控制面板输入的各种操作命令和其它各功能部件的反馈信息来控制整个系统，使之自动协调地工作。(7)操作面板：接受使用者输入的各种操作命令并显示使用者输入的命令和机器工作的状态信息。137速印机的基本构造和操控面板内部构造外部构造操控面板138.1速印机的外部构造1为自动原稿输送组件；2为原稿定位板；3为原稿台；4为原稿台开关；5为推纸轮压力调整杆；6为分离棍调压杆；7为纸挡板；8为纸盘；9为微调旋钮；10为接收纸盘；11为前门盖；12为操作面板；13为原稿接受盘。139.2速印机的内部构造1为印刷筒按钮；2为滚筒锁杆；3为印刷筒手柄；4为油墨槽；5为接纸台；6为小型纸接纸尾挡板（A4及小于A4的纸张使用）；7为主机开关；8为接纸尾挡板（大于A4的纸张使用）；9为接纸侧挡板；10为侧翼导板；11为废蜡纸盒面盖；12为印刷密度调整开关；13为废蜡纸盒组件开关；14为裁版按钮；15为热补充敏头压力棍分离杆。140.3速印机的操控面板图10-8理光VT2210速印机操控面板图1为消除故障显示键；2为故障指示灯；3为自动程序循环开关；4为缩小键；5为印刷位置调整键；6为印刷数量输入号码键；7为计数器显示；8为记忆显示键；9为印刷启动键；10为制版键；11为试印刷键；12为停机键；13为记忆键；14为清除键；15为速度选择键；16为制版模式键；17为组合原稿键；18为节省油墨键；19为供纸盒下降键；20为延时供纸键；21为电脑连接键。141速印机的原稿速印机对使用的原稿一般有以下要求：最大尺寸为：307mm宽*432mm长，最小尺寸为：90mm宽*140mm长；最大厚度为：127.9g/m2，最小厚度为：40.7g/m2。供纸方式一般为纵向供纸；若需印刷内容面积过大或过小，可通过复印机进行缩印或扩印后，用复印件作为原稿。若扫描部分为平板式扫描，对原稿要求相对较低，各项指标要求可参考随机手册。142供稿时注意事项(1)先除掉曲别针或订书钉；(2)在使用拼贴原稿时，确保拼贴件黏贴妥当；(3)先整平已褶角或起皱部分；(4)有些类型原稿请使用其复印件进行速印，如碳膜复写纸、带有胶水、带有纸毛、褶曲或破损等；(5)应确保原稿前沿至少有5mm空白，因该部分不能被印刷。

143印刷用纸速印机对印刷用纸一般有以下要求：最大尺寸为：325mm宽*447mm长；最小尺寸为：90mm宽*148mm长。最大厚度为：209.3g/m2；最小厚度为：47.1g/m2。避免使用以下种类纸张：(1)粗工裁切纸张；(2)纸叠内混有厚薄不同纸张；(3)起皱或弯曲纸张；(4)短纹纸张；(5)低韧度纸张。14410.2.2速印机的安装和使用速印机的安装环境、方法与复印机大同小异。操作按以下步骤进行：(1)接通电源，并打开机器。(2)检查控制面板上的设定，并按照需要作新的设置，如缩放、制版模式等，必要时还可把控制面板恢复到初始设定。(3)送入原稿，执行扫描制版。(4)根据印刷样张，校正部分设定，反复几次，直至满意，已使其达到最佳印刷效果(5)设定印刷数量，并启动印刷。速印机的操作注意事项与复印机基本一致，请参考复印机一节相关部分。

针式打印机针式打印机概述:

针式打印机是一种典型的击打式点阵打印机，曾在很长一段时间内作为打印机主流产品占据着市场。即使在目前喷墨打印机和激光打印机已日趋普及，但针式打印机因为其运行成本低廉、易于维护，在对于环境和打印质量要求不太高的场合打印一般文档仍不失为可选产品,针对一些特殊需要