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文档简介

HowtoOrganizeandRunEffectiveMeetings

Groupmember:彭家惠郑敏聪谭慧荣陈颖颖2021/5/91GoodplanningPurposeandParticipantStructureLocationandTimeAgendaResponsibilitiesLOGO2021/5/92Purpose—themeetingtoachievewhatgoal,mainlywhatproblemyouwillsettle?Participant—Whoneedstoattendthismeetingtoaccomplishthepurpose?2021/5/93HowshouldthemeetingbeorganizedtobestaccomplishthepurposeDiscussiongroupsStructureGuestspeakers

BrainstormingsessionsvideosdemonstrationsPanelsessions2021/5/94Themeetingplacethatbestmatchestheparticipant’sneeds,theobjective,andthemeetingstructure.Location&TimeThemeetingtimedependsontheavailabilityofparticipantsandmeetingfacilities.2021/5/95Agenda1)Itclarifiestheobjectivessopeopleunderstandthemeetingpurpose2)Distributingtheagendapriortothemeetinghelpparticipantsprepare.3)ProvidesdirectionandfocusforthediscussionAnagendaiscrucialtomeetingsuccessinthreeways.2021/5/96EssentialelementsofanagendaNamesofpersonsresponsibleforcoveringeachitemDiscussionitemsLocationTime&dateTitle2021/5/97ResponsibilitiesThereshouldbeamutualunderstanding

ofindividualassignmentsandhowtheyfitintothetotalprogram.Itisbesttoprepareawrittensummaryofassigneddutiessoindividualsknowwhattheirresponsibility.2021/5/98ConfirmationThefirstmeetingorthemeetingisonanewtime--contactallparticipantsaweektothreedaysbeforethemeetingday.Theregularlyscheduledmeetings--

trynottochangethelocationandtime.2021/5/99Ifyouarechosentodelegatethetaskoforganizingthemeeting,makesureyouarefamiliarwiththeagenda,objectives,andanyrelevantbackgroundinformationbeforethemeeting.2021/5/910Thinking:Whatisaleaderorfacilitatorofacompanyresponsiblefor?Howtoruneffectivemeetings?Tips:SettingthemeetingtoneKeepingthediscussionontrackMakingsureeveryonehasafairchanceofbeingheardSummarizerelevantpointsandtiethingstogether2021/5/911Next,wetalkabouthowtoeffectivelyrunameetingFirstly:Beginontimeandendontime------itisarespectandappreciationforthosewhowellpreparedforit.2021/5/912121.itstoresvaluableideas;2.itallowsdiscussiontostayfocusedontheagendatopic.3theyareusedtofacilitategroupinteraction.Keepingdiscussioncenteredonthestatedpurposeandspecifiedagendaitems.UsetheagendaUseanideasbinUsegroundrules2021/5/913Besides:Controldominatingindividuals:--makingsurethateveryonehastheirownopinion..Summarize—Itisfareasiertoschedulethenextmeetingwhileeveryoneisatthetablethenitistocontacteachparticipantindividually.2021/5/914Weshouldha

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