电子文件和数字档案记备份工作

1指导手册浙江省档案局二O一O年四月2序言档案行政管理部门和机关单位在具体开展过程中碰到了许多实本手册由概述和各领域档案登记备份的具体要求等两部分二O一O年四月3概述7．如何理解数字档案馆、电子文件中心、档案登记备份中4第二部分：各领域档案登记备份的具体要求 (一)机关档案的登记备份 (二)企业档案的登记备份 (三)重点建设项目档案的登记备份31.重点建设项目建设单位在档案登记备份工作中应做好532.重点建设项目档案登记备份工作的程序和时间要求是33.重点建设项目档案专项验收中可对档案登记备份工作34.各级档案行政管理部门在重点建设项目的档案登记备某涉民单位电子业务数据在线备份方案(摘选)6第一部分：概述电子文件和数字档案登记备份工作(以下简称“档案登记备案馆对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的。 (1)可以有效保障档案(电子文件)的法律凭证价值。档 (2)可以有效保障经济社会重要领域的档案(电子文件)7 (4)可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。国家档案局提出了建立覆盖人民群众的档案资源和档案信息服务8 9 保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不 (4)国家档案局令《电子公文归档管理暂行办法》。 份区)全部建立档案登记备份中心,全面开展档案登记备份工作， 电 政府投资项目的档案实施登记备份；各市、县(市、区)档案局 (4)加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级 务数据)进行登记认证和数据备份。或政府分管领导任组长的档案登记备份工作领导(协调)小组，各级档案行政管理部门要根据全省档案登记备份工作总体各级国家综合档案馆要加快档案馆基础设施和登记备份软 。。 (4)档案登记备份与进馆档案的移交工作相结合。对于档 实施登记备份制度与国家档案局提出的档案数字化带动战略结 1>涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据(包括人政、子数据)；2>国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭3>重点建设项目领域。主要是县级以上重点建设项目单位在建设过程中形成的对国家和社会具有长久保存价值的数字档11.各单位常见的需要进行档案登记备份的数据形式有哪几业务信息管理系统形成的现行电子业务数据(库)。电子设备形成的公务电子文件(一般为版式公文或文档、图表等。并做好重要档案(电子文件)形成与管理情况调查、档案数字化要求规定如下(其中重点建设项目档案登记备份的具体范围、时间和程序等在本手册第二部分单独列出)：登记表填报日期：(库)管理情况业务系统(档案)名称(GB)(电子公文和科技电子文件)归档电子文件总量(GB)归档电子文件数量(件)文书档案(卷、件)业务档案(卷、件)科技档案(卷、件)特种载体档案(卷、件)其他(请说明)成果总数据量(GB)目录数据库(条)全文数据库(页)多媒体数据库(小时)其他(请说明) (1)填写材料以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》(续表)以档案登记备份载体(包)为单位填写，并包含每份载体(包)的唯一认证信息。表。(签名)(签名)(单位盖章)年月日(主管机关盖章)年月日电子文件和数字档案备份情况表(续表)单位名称(盖章)：载体(包)实际容量(MB)据载体形式，包括：光盘、磁带或在线移交等。、接收检验表(盖章)年月日(签名)年月日(签名)年月日(包)自检情况(盖章)年月日规范性检验情况(电子技术方法与相关软件、说明资料检验(包括是(经办人签名) (2)生成备份载体(包)的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果,在移交前生成备份包或导出到脱机载体(同步生成唯一性认证信息)，并做好备份载体(包)的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求1>电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保传输方式进行数据(库)备份，并形成备份载体(包)。报送单expsystemmanagerinctypecompletefile1.dmp据)示例：expsystemmanagerinctypecumulativefile1.dmpc.打包处理。通过专门的打包摘要工具(一般由档案部门提摘要算法)。d.备份载体(包)登记。打包时应填写《电子文件和数字档体(包)为单位填写《电子文件和数字档案备份情况表》续表，并注明载体(包)编号、备份内容、备份时间、载体(包)的数2>电子公文。电子公文的登记备份一般按照国家有关电子3>档案数字化成果。各单位应按照《浙江省综合档案馆电zip等打包，再进行备份载体(包)登记。 (3)报送与移交相关业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体(光盘、磁带等)方式移交。2>电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。在线传 (4)受理、审核档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登1>材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合浙委2>技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归 (包)的摘要信息是否与已登记信息一致等。 (5)反馈接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据(或书首次登记备份时间根据当地档案行政管理部门的通知安排 (1)电子业务数据电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理 (2)电子公文 (3)档案数字化成果14.电子文件和数字档案登记备份中心在档案登记备份工作档案登记备份中心(一般设在同级国家综合档案馆)的主要可靠性和安全性。(3)在电子文件和数字档案形成单位发生档案一是要完善和健全有关管理机制。各单位是保障档案(电子保存的电子文件，应通过一定的管理和技术手段(如数字摘要、。程。16.各单位大量的业务档案数据如何在线传送到档案登记备各单位和档案登记备份中心可以从电信租用高速网络(如交单位分别架设数据加密服务器(用来加密生成需要传送的业务各单位可通过高速网络在线将各自的业务备份数据加密复制到17.如何保证各单位和档案登记备份中心进行数据传输时的，VPN加密作为第二次数据加密。通过两次数据加密可以保证各单位在向备份中心的传送过程当中数据的安全性和可记备份档案数据的保密工作。对于明确标有密级(属于国家秘密19.档案登记备份的推荐格式、技术标准及载体形式有哪些业标准规定的、利于长久保存的格式(电子文件的长久保存格式 (1)电子文件的推荐归档格式h)电子文件元数据。推荐采用XML等格式。i)其他格式的文件。根据备份数据格式选择的原则具体确常见的电子文件格式(打*的为开放或透明格式)件T格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编LUOFWPSDFAFFJPEG*GFGjVu等。 数据光盘)作为脱机移交的主要载体。 算机、服务器、分级存储设备(磁盘阵列和磁带库、光盘库等)、说明配置2个客户端(交接双方都需配置)列，支持异构存储平台安装windows系统来管理存储做接入服务器以及做备份服务密卡配置一台网络接入路由器 心的数据与各单位实际数据保存相对一致性(具体备份间隔、频 密技术。海量数据加密一般采用对称加密技术(即加密、解密采的对称密码可采用非对称加密技术加密(即采用公开密钥加密， (4)档案可靠性认证技术。通过事先提取、保存原备份数 (1)在省档案馆建立一个以硬盘阵列为主要存储介质的容 据写入加密服务器相应的目录(如果没有备份软件或者备份软件 钥器心之间各个局端使用VPN路件自身提供的软加密相互配合的双重加密机制可以让数据在传送 需要各单位管理人员按需要存放在加密服务器的档案文件目录 每个的具体要求体、事业单位类(以下简称机关)、企业类、重点建设项目类。(一)机关档案的登记备份和好地按照本单位根据国家档案局8号令规定重新制定的机关文件材保存价值的重要文书档案(包括电子文件)作为档案登记备份的的机关除形成一般的文书档案之外，还会形成大量的业务档案 统。这类机关进行档案登记备份的范围除传统的重要文书档案 行利用价值较高的业务档案(数据)先行开展登记备份工作。报表帐及台帐审核意见据事业单位在具体的业务工作中形成的与老百姓关系最直接的各(各地情况有异，本表仅供参考)档案名称相关部门(单位)123456789档案档案名称相关部门(单位)住房公积金管理中心(建设系统)公证处(司法系统)案各镇合作医疗办公室(卫生)案社区低保档案(民政)社区失业人员档案(劳动)社区治安综合治理档案(司法) 1)登记管理类：包括对各种登记(更正、注销)表、申请表等业务档案经数字化加工后形成的数据库(包括目录数据库 本等业务档案经数字化加工后形成的数据库(包括目录数据库和一般采取整体打包(导出)备份的方式。按照《社会保险业务档案管理办法》(人力资源和社会保障性数据(存储于数据库中)，进行整体打包(导出)备份。医疗保险档案数据信息，进行整体打包(导出)备份。(二)企业档案的登记备份的险、提高企业信誉等方面)有重要凭证价值和现实查考价值的档。 ； 工(包括离退休职 27.企业在生产、经营过程中形成的科技档案应如何登记备参照电子公文登记备份的程序和要求进行(见本手册第12、13(三)重点建设项目档案的登记备份存价值或重要凭证价值的项目档案(如前期文件、竣工图、招投标文件等)进行登记备份，确保工作取得实效。重点建设项目档案的登记备份范围应是项目建设单位及各有关参建单位在重点建设项目建设过程中所形成的对国家和社大项目建设行动计划和省级以上政府投资的重点建设项目档案实施登记备份；各市、县(市、区)档案登记备份中心应根据档31.重点建设项目建设单位在档案登记备份工作中应做好哪被列入各级档案登记备份中心重点建设项目档案登记备份 (1)对重点建设项目有关文件材料进行收集、归档。 。32.重点建设项目档案登记备份工作的程序和时间要求是什记表》(表6)；在建项目，其建设单位应每年报送一次此表；目电子文件和数字档案备份情况表》(表7)(完成本手册第29问(1)、(2)、(3)、(4)项档案的登记备份工作)，在项字档案备份情况表》(完成(5)、(6)项档案的登记备份工作)，份数据移交、接收检验表》(表8)。33.重点建设项目档案专项验收中可对档案登记备份工作有 34.各级档案行政管理部门在重点建设项目的档案登记备份 记表(级重点建设项目)填报时间：年月—年月程档案和资料管理情况用房面积有无日期度数量(卷或件)注数量(册)数量(册)(正本)档案数(卷、册)及内容数据总量(GB)案卷级目录数量(条)文件级目录数量(条)全文数量(页、张)图片数量(张)影像数量(条)数据总量(GB)电子文件目录数量(条)电子文件数量(件)(卷、张)督、指导的上级单位(盖章)年月日档案备份情况表。(签名)(签名)(单位盖章)年月日(主管机关盖章)年月日建设项目电子文件和数字档案备份情况表(续表)单位名称(盖章)：载体(包)实际容量(MB)一个月报送档案备份时填报。交、接收检验表(盖章)年月日(签名)年月日(签名)年月日(包)自检情况(盖章)年月日规范性检验情况(电子技术方法与相关软件、说明资料检验(包括是(经办人签名)注