第十五讲-文书立卷和归档

第十五讲文书立卷和归档机关在公务活动形成和使用的公文，处理完毕后，需要进行系统整理并移交机关档案部门保管，这项工作就是我们通常所说的“立卷归档〞。好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此，在实际工作中，万万不可轻视。第一节公文立卷一、公文立卷立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的根本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。公文立卷，就是将机关工作中处理完毕有查考保存价值的公文，按照一定的要求和方法进行有序整理，组合成案卷的过程。二、文书立卷的根本原那么文书立卷的目的,是为了把机关在自身工作活动中形成的信息记录(文件)保存起来,以便今后工作和历史研究的查考利用。为此,必须将单份文件组合成有机的整体,反映出机关工作活动的面貌,才能到达目的。文书立卷时必须坚持原那么:即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。〔一〕联系原那么〔二〕保管与利用原那么〔一〕联系原那么联系原那么,是指立卷时要遵循文件材料的自然形成规律和特点,维护文件之间的有机联系。主要包括以下内容:1.文件之间存在固有联系2.维护文件之间的固有联系1.文件之间存在固有联系文件的形成有其自身的规律和特点。任何社会组织要完成自身职能都离不开文件,而文件的形成和运动不是任意的,它总是伴随着各项管理活动而产生和运动,并且是一个逐渐地有机地“生长〞过程,前一份文件引导出下一份文件,下一份文件又能推衍出另一份文件。这样,将一份份的文件结合起来考察就可以清楚地显示出某一项管理活动开始、继续、结束的全部面貌。仅仅从其中某一份文件孤立地去考察那么无法获得管理活动的完整信息。文书立卷时,必须按照文件之间的固有联系和规律及其自身的各种特点,才能维护机关活动的真实的历史面貌,才能为机关各项工作提供充分而有力的依据和凭证,才能使所立的案卷构成一个彼此联系、相互照应的有机整体,充分发挥文件系统的整体功能。2.维护文件之间的固有联系立卷时坚持联系原那么,也就是尊重历史事实形成的客观性,维护文件之间的固有联系,可以从以下方面去把握:按机关工作的管理周期,将一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件,完整而系统地组合成一卷或数卷,保持文件之间的整体性和联系性;按机关工作的规律和联系,将工作活动中形成的具有密切联系的多种文件:请示与批复、问文与复文、批转(转发)文件的正件与附件、发文的定稿与存本等排列并系统组合在一起,保持它们之间的有机联系;对内容相同载体不同的文件(同一内容的纸质文件与录音、录像、照片文件等)应进行统一整理、编目,分别存放,并可在各种载体文件目录中互注参见号,以保持同一内容文件的有机联系。(二)保管与利用原那么保管与利用原那么:一是指文件系统必须要便于文件的平安保管,便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用效劳。便于保管与利用是文书立卷的最终目的,如果所立案卷只是将文件随意装订成册,那么文书立卷也就失去了存在的意义。因为在浩如烟海、杂乱无章的文件中很难查找到需要的某一份或一组文件,也就无法真正实现文件的使用价值;二是不加鉴定地"胡子眉毛一把抓"的立卷方法,更不便于按照文件的保存价值进行适宜地保管。因此,文书立卷必须坚持便于保管与利用的原那么。三、立卷工作的根本要求一个小机关一年可能形成和处理几百份文件，而一个中等机关或大机关一年那么有可能形成和处理成千上万份文件，要对这些杂乱无章的公文进行立卷必然是一件极为繁琐的工作。要使我们的立卷工作快捷、简便、有序进行，首先就必须明确立卷工作的根本要求。第一，要能够反映机关工作的历史面貌。第二，要保持文件之间的历史联系。第三，要按照机关工作活动的规律立卷。第四，要便于保管和查找利用文件。第一，要能够反映机关工作的历史面貌。公文立卷的目的，是机关或单位为保存自己的工作活动中形成的材料，以便在今后工作中查考利用，总结历史经验教训。这就要求公文立卷必须如实地保存机关单位历史活动的本来面貌，为科学、民主决策奠定良好的根底。1983年4月28日，由中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的?机关档案工作条例?第一章第二条明确规定：“机关档案工作是机关工作的组成局部，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。〞在立卷过程中，我们要坚持实事求是的原那么，不因个人好恶而片面随意地拣选文件，或按领导意志来任意加以整理。一定要从大局出发，全面、科学、合理地对有关材料进行系统化整理。第二，要保持文件之间的历史联系。每个机关单位都不是孤立的，都在国家或社会组织中处于一定的位置。因此，不可能脱离这个组织孤立地开展活动，它同自己的领导机关、所属单位或平行部门之间，总是有着十分紧密的关联。相互之间政务往来所形成的公文，不仅客观反映了工作中的联系，而且真实记录了机关或单位活动的历史面貌。如请示与批复，询问与答复信函，请示与意见等。对这些往来文件，我们在立卷过程中，要注意它们之间的历史联系，不能人为地割裂开。第三，要按照机关工作活动的规律立卷。尽管不同机关单位其职权范围和业务性质不同，但在公务活动中其文件的处理总有着类似的规律。这种规律也就是文件之间的历史联系的具体表现，即通常所说的文件的“来龙去脉〞。如一般的年终总结暨先进表彰大会上，总不可防止地有一系列文件，如年终工作总结报告、先进典型材料、表彰决定，以及相关会议通知、会议记录、领导讲话稿等。这些文件相互之间有着紧密联系，全面系统地反映了该会议的真实面貌。因此，在整理立卷时，我们不能随意拆散它们之间的原有联系，应组合在一块形成案卷。这不仅有利于今后的查考利用，也有利于再现机关活动的历史面貌。第四，要便于保管和查找利用文件。在实际工作中，有一些活动时间很短，活动内容也比较简单，形成的文件也很少，如果独立立卷的话，其案卷不仅太薄，且过于零散。而有些活动时间很长，涉及方方面面，形成的文件很多，如果形成一个独立案卷的话，案卷太厚，不但不利于装订，也给今后查阅利用带来困难。针对这些情况，就要求我们在保持文件历史联系、反映机关活动的同时，还要考虑到便于保管和利用。对于太薄的案卷就宜于从更大范围考虑文件的联系，综合立卷。而对于太厚的案卷那么应分得再细些，按照有关特征分成几个案卷。还有一些文件虽然围绕的是同一项工作或同一次会议形成的，但由于保管的期限不一样，不宜于混在一起，而应适当分开立卷，以便于今后档案的移交和利用。四、平时归卷平时归卷，是指现行组织的文书工作人员〔或负责立卷人员〕在本组织立卷方案的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹〔盒、柜〕进行妥善保管的活动。五、立卷的步骤1.分类2.组卷3.卷内文件的排列4.编写卷内页号5.拟写案卷标题6.案卷排列与编号7.在档案管理软件中录入案卷目录8.在档案管理软件中录入卷内文件目录9.打印卷内文件目录、案卷封面及目录打印10.填写备考表11.装订12.完成归档工作〔一〕分类就是在文件收集齐全的根底上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。1.分年度——“年度〞确实定(1)跨年度的请示与批复,应放在复文年度立卷;没有复文的,应放在请示年度立卷。(2)跨年度的规划,应放在规划内容所针对的第一年立卷。(3)跨年度的总结、决算、报表等,应放在它们所针对的最后一年立卷。(4)本年度作下一年度的方案、预算、统计表等,应放在它们所针对的年度立卷。本年度作上一年度的总结、决算、报表等,应放入上年度立卷。(5)有两个内容的跨年度文件(如涵盖本年度工作总结及下年度工作方案的文件),应视其内容的侧重点,将其归入主要内容所针对的年度立卷。(6)跨年度的会议文件,应放在会议开幕年立卷。(7)跨年度的基建等工程文件,应放在工程竣工的年度立卷。科研工程文件,应归入最后验收完毕的年度立卷。(8)跨年度转发七级文件或批转下级文件,应放在本机关转发、批转的年度立卷。(9)跨年度的非诉讼案件应放入结案年度立卷。(10)标准类文件应放入公布或批准生效的年度立卷。(11)跨年度的来往文书,以收文日期为准归入收文年度立卷。(12)回忆、纪念性的文件应放在定稿或发表年度立卷。2.分机构——“机构〞立卷分工就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。3.按问题特征立卷问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。应结合机构的级别、性质及文件材料的数量多少灵活划分“问题〞，如：“干部问题〞→干部培训、干部任免、干部奖惩...一般反映同一具体人物、事件或具体问题的文件，特别是同一具体问题的往返文件、请示和批复、报告和批示，文件之间联系紧密，应合并组卷有些文件不适合按问题组卷，如：会议文件，综合性的方案、报告、总结、统计表…同一问题的文件，如保管期限悬殊，也应适当分开立卷4.分保管期限——“保管期限〞划分标准但凡记载和反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，永久保存.但凡在相当长的时期内本机关进行工作、总结经验需要经常查考的文件，保管期限30年.只在比较短的时期内需要查考的文件，保管期限10年.〔二〕组卷—根据文件本身的特征组卷立卷特征：文件主要由作者、文件名称、文件内容、收文机关和形成文件时间等根本局部构成，由此概括为六个方面的特征，作为立卷的根本依据，通常称为“立卷特征〞文件作者——→作者特征文件内容——→问题特征、地区特征文种名称——→名称特征收文机关——→通讯者特征形成时间——→时间特征。六个立卷特征及其含义问题特征――指文件内容反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。名称特征――指文种的名称。作者特征――指制发文件的机关或单位。时间特征――指文件内容针对的时间或文件形成的时间。通讯者特征――指就一个或几个问题形成往复文件的双方作者．地区特征――又叫地理特征，指的是文件内容所涉及的地区。结合运用“六个特征〞组卷：组合案卷一般应以问题为主，兼顾其它特征。根据文件的实际情况，把具有相同二至三个或四个特征的文件组立一个案卷，其中问题、作者、名称三个特征比较常用.对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件，那么需应用时间特征.◆组卷例如例１：北京市档案馆1990年各季度档案利用工作统计表〔作者〕〔时间〕〔问题〕〔名称〕例２：首都师大1996年关于北校区征地问题与四季青乡的来往函件〔作者〕〔时间〕〔问题〕〔通讯者〕〔名称〕三个主要特征的具体灵活运用：从文件的具体情况出发，全面考虑立卷的根本要求，既要保持文件的主要联系，又要便于保管利用；既符合根本规律，又不机械强求。问题特征作者特征名称特征问题特征根据文件数量的多少和保管利用的方便，考虑问题概括的粗细和大小，文件少那么可将小问题概括为大一些的问题合并组卷；文件多那么把大问题再拆分成小一些的问题分别组卷.如：干部调配、工资、福利、职称、聘任等——人事工作(合并为)人事工作——干部调配、工资、福利、职称、聘任等(拆分为)作者特征非本单位的文件，除请示与批复或关于同一问题形成的文件等有密切联系的情况外，一般不与本单位文件一起组卷；●文件数量不多时可按收文作者类型集中组卷，如：上级机关、下属机关、平级机关分别组卷.名称特征●注意区分名称相同、但文件内容、性质、保存价值不同的情况，如：指示性通知、干部任免通知、具体事项通知应分别组卷；●文件数量不多时，可把文种相近、保存价值相近的文件合并组卷，如：决议－决定；条例--方法；指示－意见－带指示性的通知；方案－安排－规划－要点；报告－汇报－情况.〔三〕卷内文件排列按同一作者、问题、文件名称组的卷，按时间顺序排列，形成时间早的排在前，晚的排在后。按不同作者、问题、文件名称组的卷，先按问题或作者、名称分别集中，再分别按时间排列。案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。联系密切的材料排列方法:

正本在前，定稿在后.

批复在前，请示在后.

转发文件在前，原文在后.

上级机关来文在前，本机关执行情况在后.(四)编写卷内页号采用阿拉伯数字，每一卷均从“1〞开始流水编制，用签字笔或钢笔〔碳素墨水或蓝黑墨水，下同〕编写。有图文的页面均应编写页号，正面的编在右上角，反面的编在左上角。没有图文的空白页面不编写页号。(五)拟写案卷标题案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量,将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,到达内容与形式的完美统一.根本结构：作者〔地区、通讯者〕－〔时间〕－〔地区〕问题－名称案卷题名根本结构的含义及要求作者――卷内文件的制发机关〔或个人〕。一般在标题开头，应写全称或通用简称，如作者是领导人，应标明其职务身份.问题――卷内文件所反映的问题。概括问题要求全面、恰当、确切，不能只揭示一局部文件的内容，而忽略另一局部文件内容，造成查阅困难.名称――卷内文件的文种名称。如卷内文件名称较多，难以一一罗列，可按重要程度列举二、三个，后加“等〞。如：“关于……问题的决定、指示、通知等〞.时间――卷内文件内容针对的时间。一般只对方案、总结、预算、决算、期刊等时间针对性强的案卷予以标明。年度应写四位全称.通讯者――由关于特定问题来往文书组成的案卷，应标明通讯者。如：“本校与××单位关于××问题的来往函件〞或“本校关于××问题与××单位的来往函件〞.地区――当卷内文件内容针对或涉及某个特定地区时，应在标题中加以标明。如：“本市1999年城区招生方案〞.几个专门术语介绍：案卷――限定用于围绕某一个案件、事件、或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料。如：“关于处理×××贪污问题的案卷〞.来往文书――限于机关之间商洽一般工作问题的问复函电，往往与通讯者结合使用.材料――用于针对正式文件以外的辅助材料、参考材料等。如：“本校关于××问题的调查报告及有关材料〞.文件――限于概括某次会议形成的所有文件，如只立一卷，那么不需要再标出报告、讲话、发言、纪要等。如：“本校××工作会议文件〞.(六)案卷排列与编号排列方法：将一个立卷单位〔或一个立卷单位内部的不同立卷部门〕的全部案卷，按永久、30年、10年保管期限分开同一保管期限内，再按文件类型排列：综合性的文件－→会议文件－→专题文件〔专题文件中指导性、规定性在前，事务性、一般性在后〕编写案卷号编写案卷号:案卷号构成：档案年度——档案类别代号〔GL〕+单位代号——案卷顺序号例：2021-GL06-15〔含义：2021年物理系管理类档案〕案卷号意义：档案管理软件的登陆和定位的必须，也是进行所有环节的前提。案卷号编写要求：每一年度、每一个立卷单位内部案卷号均应是唯一的，即不能重复。如一个立卷单位内有多个立卷部门或人员，兼职档案员需进行协调分配。(七)在档案管理软件中录入案卷目录工程说明：案卷号〔档案室编〕——填写案卷编号.题名——填写案卷标题.年度——填写卷内文件所属年度.页数——填写卷内文件总页数.期限——填写案卷保管期限.(八)在档案管理软件中录入卷内文件目录顺序号：文件的顺序编号。每份文件填一个；定稿和草稿、正件和附件均只填一个顺序号.◆文号：文件的发文字号。没有发文字号的此栏不填写.◆责任者：文件的形成单位或个人。应填写全称或标准的简称.◆题名：文件的标题。一般如实抄录原文件标题；没有标题或标题不能说明文件内容的应根据文件内容概括后填写，并加［］；会议记录应概括出主要内容.◆日期：文件的形成日期。用阿拉伯数字标准填写；没有日期的文件，要考证清楚补上.◆页号：现有计算机档案管理软件要求此项填写每份文件的总页数，如：“5〞，系统将自动生成文件排列顺序号。(九)卷内文件目录、案卷封面及目录打印打印前通知档案科审核经审核符合要求后进行打印卷

内

文

件

目

录顺序号文号责任者题

名日期页号备注

归档文件目录封面

归档文件目录

全宗名称：中国银行年度：

2004年保管期限：永久

机构：行长办公室（问题）档案盒封面

（全宗名称）填写档案案卷封面（全宗名称）（类目名称）（案卷标题）

自年月至年月保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号档案盒盒脊

(馆)

(室)全宗号年度保管期限机构(问题)起止件号

盒号(十)填写备考表要求：用签字笔或钢笔填写，字迹工整清晰。填写内容:备考表内填写卷内文件需要注明的特殊情况；如没有情况说明，可不填写。“立卷人〞、“立卷时间〞由立卷人填写..“检查人〞由单位负责人填写.备考表盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；备注项内容。

整理人：

检查人：

年月日(十一)案卷装订要求：一般案卷均应装订.特殊珍贵的手稿、照片等不便装订时，可装盒保管.装订前应去掉文件上的金属钉，以防年久腐蚀文件.装订前应逐页检查文件，书写未留装订线的应补贴加边；残破文件应修补；大张文件要折叠，小于2/3标准尺寸的要裱糊在标准尺寸的白纸上，使全卷文件大小整齐.案卷装订排序：将整个案卷按照案卷封面→卷内文件目录→卷内文件→备考表→案卷封底顺序依次排列.装订方法文件自右、下方取齐，一般在左侧三孔一线装订

——即按照案卷封面左侧印制的三孔打孔，用线绳打双结装订.(十二)完成归档工作案卷目录编制完成以后，文书部门便完成了一年的文书立卷工作，可按照立卷归档制度，向档案科进行移交，并办理相关的移交手续。归档的案卷必须编制移交目录，至少一式两份，交接双方履行签字手续,一份目录留文书部门使用，其余至少一份交档案科。现在增加的要求：请兼职档案员填写“立卷归档范围和保管期限表〞，经主管领导签字后，和归档案卷一同交档案科存档。平时归卷程序1、做好归卷的准备工作。在上年度底或下一年度初，文书人员〔或负责文件收集积累的人员〕按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称〔类名〕、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“1—2—4〞等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座〞地归入相应的卷夹或卷盒中。2、收集文件与认真核查。平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集、积累、核查。A.收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文〔1～2份〕归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。B.认真核查。在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和方案所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。3.归入卷夹。文件收集到文书部门〔立卷部门或承办部门等〕，经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹〔盒、柜〕中，进行分类保管。在平时归卷的过程中，有关某一主题〔或问题〕的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷〞。平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、聚集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的根底，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。适合平时立