质量管理体系的建立与运行

质量管理体系的建立与运行

1推行职业健康安全、环境管理1996年12月，广船国际通过了gjbgz9002军事质量管理体系和i级质量管理体系的认证。2005年10月,公司又通过了ISO14001环境管理体系和OHSAS18001职业健康安全管理体系认证。公司三大管理体系先后通过认证机构的认证,表明了公司的质量、职业健康安全、环境管理在与国际标准接轨方面迈上了一个新台阶,有效地促进了公司管理工作走向科学化和规范化,更好地落实“精益管理,科技创新,持续改进,诚信互利,顾客满意”的质量方针以及“守法经营,关爱生命,绿色造船,持续改进”的职业健康安全和环境方针。公司通过实施质量管理体系,有效地控制产品实现过程,提高产品质量和工作水平,满足了顾客要求;通过实施环境管理体系,以实现承诺、符合法律要求和持续改进为目标,注重污染预防,充分利用能源和资源,减少废物和废水产生,对废旧物料和垃圾进行回收利用,实现环境和效益的双向发展;通过职业健康安全管理体系的实施,关注员工职业健康,加强劳动保护和改善劳动条件,使组织控制下的所有工作人员在自己岗位上预防伤害和疾病,关爱生命。三大管理体系运行多年,为公司生产经营活动顺利开展提供基础保障。但三大管理体系各自独立运行和维护,在实施中出现职能和文件交叉、重叠、重复,造成人、财、物和时间的浪费,管理绩效不高。2体系文件交叉重复(1)三大管理体系独立建立组织机构,有交叉重复现象。质量管理体系(QMS)要求建立一套以提高产品质量为中心的质量体系文件,包括质量手册和程序文件,体系涉及到各个部门,在管理手册中对各部门在质量体系中的职责进行了明确。而建立环境、职业健康安全管理体系(SHEMS)时,又建立了分管部门,明确了企业各部门在环境、安全管理体系中的职责,组织机构建立从不同角度出发,机构职能和人员职责有交叉重复现象,体系文件也出现重复。(2)每年体系审核次数频繁,给企业造成了负担。以一个通过三个体系的企业为例,一般企业每年都要对每个体系进行两次的内部审核和管理评审,一次的外部审核,这样企业每年就要进行至少6次内部审核和3次外部审核。每次审核都要投入一定的资源,人力、财力和时间的耗费,给企业造成不小的负担。(3)体系文件数量多,加大了执行和控制的难度。QMS和SHEMS文件均分三层管理:管理手册、程序文件、作业指导书,每个管理体系文件都有40多个,对执行部门和人员来说,文件数量多,多文件的理解和执行难度加大。3管理体系标准由于三大体系标准问世时间的差异,企业按各自的对象和目标,分别建立独立的管理体系标准。但三大管理体系各自同时运行,又面临上述诸多问题,为了企业发展和市场竞争的需要,急需要求一套整合方法,将三体系整合成为一个综合管理体系(IMS)进行认证。3.1环境管理体系基础和使用指导三大管理体系策划的依据为:①GB/T19001《质量管理体系要求》;②GB/T19000《质量管理体系基础和术语》;③GB/T24001《环境管理体系要求及使用指南》;④GB/T28001《职业健康安全管理体系要求》,因此综合管理体系也是依据这些标准建立。3.2标准的运行模式三标准的兼容性为整合创造了有利条件。当时GB/T19001标准已经考虑了GB/T24001的内容,增强了两个标准的相容性。主要体现在以下几个方面:(1)标准运行模式都是以过程为基础,体系的建立、实施、保持和持续改进都遵循PDCA方法。(2)标准要求建立并形成文件的程序相似,如文件控制、记录控制、内部审核、管理评审、不符合控制、纠正措施和预防措施等。(3)标准都强调法律法规的重要性。(4)要求设定目标,系统地识别、评价、控制、监视和测量并管理一个由相互关联的过程组成的体系并协调运行,这一系统管理思想是相一致的。3.3成立综合管理体系认证机构,完善体系运在整合管理体系中既要考虑到公司的规模、范围和产品活动的实际情况,又要考虑体系科学、规范的要求,只有这样,所策划的综合管理体系才能保持科学性、符合性和适用性。公司综合管理体系策划主要有:(1)选择认证机构。原来三个管理体系由三家认证机构负责审核,根据整合后的管理体系实际情况及军品和民品同时存在的需要,确定选择了两家认证机构,减少了重复认证审核和接待工作。(2)成立公司综合管理体系领导小组和文件编写小组,对综合管理体系管理手册、程序文件进行策划和整理,要求两本手册合并为一本,程序文件也相应缩减。(3)对整合管理体系运作进行策划,由企划部负责整体协调,发挥各专业职能的作用,日常的维护由专业职能部门负责。(4)收集国家相关法律法规及其要求。(5)对综合管理体系的内部审核及其内部审核员进行调整。原来QMS和SHEMS每年分别进行2次的内审(公司实际上每年需进行4次内审),整合后每年两次。(6)质量方针和SHE方针的策划。(7)质量目标和SHE指标的策划。3.4综合管理体系文件综合管理体系就是将公司的QMS和SHEMS经过有机结合,形成相互统一、相互协调、相互补充、相互兼容并使用共有要求的管理体系。突出反映在省时间、省人力、省经费、好管理,一次认证审核可以同时获得三个体系的证书。综合管理体系文件是综合管理体系的基础,它由综合管理体系手册、综合管理体系程序文件、工作标准、作业指导书等组成。根据具体的实际情况,将三大管理体系相同的部分整合一起,用一套文件进行认证审核(内审、管评、外审),可降低管理费用,提高企业效益。综合管理体系属三个管理领域,可以相互取长补短,相互吸收和完善管理。4综合管理体系的实施4.1组织机构职责为了做好体系整合工作的统一领导,2008年5月份,公司专门成立了“广船国际管理体系领导小组”和“体系文件编写小组”,配置了质量、环境及安全管理的专业人员,负责体系的建设工作。领导小组职责包括:负责整合方案的制定;整合实施计划的落实;对整合过程及实施后部门职责划分和人员调配。编写小组职责包括:根据公司体系整合要求,完成文件编写,整合文件宣贯培训以及组织阶段性评审和对评审提出的意见进行修订。成立了综合管理体系工作组,由企划部、质量管理部、安全保卫部主管领导组成,明确各成员的职责,收集相关信息,编写相关的程序文件。2009年1月,在企划部属下成立综合管理室负责体系管理工作,综合管理室的设立改变了传统企业三体系管理分处各部的状况,便于体系与体系之间、体系与公司管理制度之间的协调和衔接。4.2多份文件整合通过管理体系整合,使体系文件结构精炼,只建立一套文件,即只建立一个管理手册和一套程序文件。(1)tsos的标准公司将三个管理体系的管理手册合并,以ISO9001标准为基本模式,从形式上、内容上满足ISO9001、ISO14001和OHSAS18001的要求。(2)文件整合:“4001”标准的原则要求,需要精心设计的程序文件是符合第一阶段的表达方式和技术路线通过对三个体系的分析、现状调查、过程识别等,总结实际运行经验,并要满足ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准的原则要求,尽可能精简合并,兼容环境和职业健康安全管理体系的要求,最后形成了七个方面的文件整合:文件控制程序、记录控制程序、IMS部门职责、管理评审控制程序、人力资源管理程序、内部审核程序、纠正和预防措施程序。整合后,程序文件的篇幅大为缩减,原三体系程序文件共48篇,现精简为41篇。从总体上看,程序文件更加符合生产和管理实际运作要求。4.3基于过程管理的同步管理体系运行和维护通常包括:日常运行、监视和测量、不符合纠正和预防措施、内部审核、管理评审、文件修订等内容。真正意义上的整合不仅是文件上的整合,更是将三体系从过程运作上进行同步的实施,以简化内部管理流程,减少三体系管理和维护上的人、财、资金和时间的投入。(1)从内部审核员方面进行整合,培养综合管理体系内审员,以便提高内部审核的深度,提高协调能力和工作效率。(2)外部审核整合。认证机构审核员一般具备两个或两个以上体系审核员资格,审核员同时到达受审核部门,同步开展三体系审核,既节省了人力资源又提高了审核效率。(3)日常管理体系检查与内部审核同步。三体系的内部审核和策划、组织、实施、不符合纠正和预防等工作全面同步进行。5持续改进和综合管理体系自我改进能力(1)体系文件减少;(2)业务流程更