档案管理办法

档案管理方法（试行）第一章总则第一条为加强档案管理工作，增进档案的保护和运用，更加好地服务公司生产建设经营各项工作，根据有关法律法规，结合公司（下列简称公司）实际，制订本方法。第二条本方法所称档案,是指公司内部各单位在工程建设、生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司含有保存价值的多个载体的原始统计。第三条公司档案工作实施集中统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于公司各方面的运用。第二章档案机构及其职责第四条办公室负责公司档案专业归口管理工作，推行下列职责：（一）贯彻执行上级有关档案的法律、法规和有关方针政策，建立、健全公司档案工作规章制度，并监督检查执行状况。（二）组织协调公司档案工作的发展，制订公司档案工作的综合规划和专项计划，并组织实施。（三）对下属单位档案工作实施监督、指导，对贯彻档案规章制度的状况进行检查，对违纪行为进行查处。（四）对公司机关各部门形成的多个文献材料的收集、整顿、归档工作进行监督、指导和接受。（五）接受公司下属单位自形成之日起满的永久、长久档案的数字化档案。（六）开展馆藏档案提供运用工作，为工程建设、生产、经营、技术、管理工作服务，组织协调各单位档案运用与信息开发工作中出现的问题。（七）组织、指导开展档案理论与科学技术研究、档案宣传与教育、档案工作人员培训。（八）接受上级档案部门的监督、指导。第五条各单位应加强对档案工作的领导，根据需要配备档案工作人员，提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。各单位应当保持档案工作人员的相对稳定，档案人员应当忠于职守，恪守纪律，含有专业知识。各单位推行下列职责：（一）按照上级和公司规定，制订本单位档案管理工作细则。（二）负责本单位档案的收集、整顿、保管、鉴定、统计和提供运用工作。（三）指导本单位下属部门档案的形成、积累、整顿和归档工作。（四）按照规定向公司办公室移交档案。第三章档案的管理第六条档案的收集、整顿（一）上级、公司规定的应当归档的文献材料，由文书部门或者业务部门收集、整顿，在规定时间内移交本单位档案机构，任何单位和个人不得回绝或者据为己有。国家、公司规定不得归档的材料，严禁私自归档。（二）归档的文献材料应完整、精确、系统，文献书写和载体材料应能耐久保存，档案整顿符合规范。（三）反映公司重大的政治、生产、经营、技术、文化等活动，对公司含有保存价值的或者保密的档案，应当重点收集和管理。（四）各单位要加强公司建设工程、科学技术研究和重要设备购置等项目的文献材料的收集工作。工程建设分阶段竣工验收后，及时向公司办公室报告，并做好竣工文献材料和竣工图的验收工作。第七条及时做好电子文献的归档工作。各单位产生的电子文献需要纳入归档范畴。电子文献归档实施“双轨制”，即在纸质文献归档的同时归档同版本的电子文献，并归档电子文献的有关数据和背景信息，以确保归档的电子文献与纸质文献的一致性和归档电子文献的长久可读性。第八条各单位要加强投资项目基础资料的管理工作。公司控股、相对控股的合营公司的主管单位要按照国家的有关档案规定，做好档案管理的基础工作，建立健全合营公司内部档案管理制度。无保管条件的合营公司，可委托办公室代为保管。第九条公司境外机构的主管单位要指导、督促境外工作人员建立并认真执行文献材料的归档制度，维护公司的经济利益、正当权益。第十条档案的保管（一）根据保存档案资料的数量，配备必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。库房要结实，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫等设施。（二）档案部门应根据工作需要配有温湿度计、去湿机、吸尘器、空调设备和计算机设备等。（三）对音像档案的保管应根据国标GB/T11821-89《照片档案管理规范》和DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》有关条款执行。（四）档案部门应建立全宗卷，以积累存储本单位档案的状况阐明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查统计、全宗介绍等材料。（五）档案部门应定时对档案保管状况进行全方面检查，并作统计，发现问题要及时向分管领导报告，采用主动有效方法，保护档案的安全。第十一条档案工作人员要严格执行保密和知识产权保护等方面的规章制度，切实加强对秘密档案和知识产权档案的管理。第十二条加强档案当代化管理工作，与公司信息化建设同时发展。第四章档案运用第十三条各级档案部门应主动做好档案的提供运用工作，努力开发档案信息资源，为公司各级部门提供及时、有效的服务。第十四条各级档案部门要建立档案的借阅运用制度，编制档案目录，并实现计算机检索功效。要逐步建立档案信息网络，提高检索效率。第十五条凡运用公司馆藏档案的，必须持本单位的正式介绍信或有效证明，注明查阅档案的内容和运用目的。公司以外查阅档案的，须经办公室同意后，方可查阅。第十六条下属单位档案室可简化运用手续，印制统一的借阅单、借阅卡，经档案运用者的主管领导签字，注明属职务运用，即可借阅。第十七条在运用档案的过程中，必须维护公司的整体利益和正当权益，发现有损害公司的利益和权益的运用，档案人员有权终止其档案的运用。第十八条运用人员必须爱惜档案，维护档案的原来面貌，未经允许不得私自拆卷（指装订案卷），严禁对档案进行剪截、涂改、圈点、划道、污损、撕毁和私自复印，有违反者，由档案部门提出意见，由公司或本单位按违规违制解决；严重的，由公司按有关规定解决。第五章档案的统计、鉴定和移交第十九条档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。第二十条精确编制档案工作状况统计年报，及时上报上一级的档案部门。第二十一条各单位应认真贯彻国家、公司有关档案保管期限的规定，定时对档案进行鉴定，精确地判断档案的存毁。第二十二条档案的鉴定工作，应在本单位分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同构成鉴定小组，按规定进行。第二十三条销毁失去保存价值的档案须