高校图书馆图书采访查重的实践与思考

高校图书馆图书采访查重的实践与思考

随着科学技术的发展，社会对现代化的高素质需求日益高涨。自1999年开始,高等教育已进入全面扩招阶段,全国各高校的招生规模都在不断地扩大,据最新消息,2004年全国普通高等学校招生人数将达到400万人,比2003年实际录取增加20万人。高校的大幅度扩招,给高校三大办学支柱之一的高校图书馆发展既带来了机遇,同时也带来了前所未有的冲击和压力。作为图书馆业务的基础工作,图书采访工作首当其冲,由于学校的不断扩招,图书文献采购经费也在不断地增大。特别是一些合并新建的高等院校由于以前不太重视图书馆的文献资源建设,经费投入太少,导致馆藏文献的数量严重不足。为了迎接国家教育部的评估,需加大投入以达到办学标准,因此如何更有效地利用学校图书经费,保证学校图书经费的充分利用,就成为我们图书馆采访工作的重中之重。1与编目查重相结合,积极推进文献资源建设和馆藏建设,为读者服务所谓的图书采访查重,即是利用各种检索途径调查、了解本馆新书的预订、采购情况以及图书文献的馆藏情况,以便更有的放矢地预订、购买、增补图书,有计划、按比例地进行文献资源建设。查重在图书采访工作中尤为重要,是采购图书必不可少的前期工作,其准确性直接决定了该馆馆藏的数量和质量,直接关系到图书馆的藏书建设和为读者服务的效果,因此搞好图书的采访查重要比编目查重具有更深远的意义。但在工作中,我们经常会碰到一些实际问题及特殊情况,阻碍了我们的正常工作,笔者根据自己的工作体会,谈谈所遇到的问题及解决办法。2通过文献采访和研究，我们了解了工作中存在的问题和对策2.1外采查重软件方面的改进目前,全国几乎所有的高校图书馆都已实现电脑化管理,因此采访人员配备手提电脑到各地书店或各出版社进行现采查重也是大势所趋。图书的外采工作由于引入了手提电脑和条码阅读器的功能,通过扫描书后的ISBN书号,来确定其是否为新书或重复书,使得采购工作比以前更具有针对性和准确性。图书外采查重不但可以严格地控制馆藏文献的复本量,同时也可以保证按比例地进行馆藏文献资源建设。但在实际工作中,由于各个图书馆所使用的计算机管理软件系统不太统一,导致各个图书馆所使用的外采查重软件也不尽相同,其服务功能与可操作性方面都存在着软大的差异。因此,外采查重软件功能方面的强弱以及操作上的方便与否,就成为了目前严重影响着图书外采查重工作的主要问题。如:直接到出版社选购图书,我们采访人员一般只需查重样本书就可以了,但有些出版社希望我们能提供查重后的样书订单,以便他们进行图书的配送工作,而这就要求图书外采查重软件中必须包含有样书订单文件的输出,打印功能。另外,其它的一些功能也是必不可少的,如:新购图书的ISBN号自动保存功能、馆藏图书的详细信息显示功能、新购图书的统计功能等等。这些软件方面的问题,如果处理得不好的话,必将严重影响外采查重工作的准确性和效率性。为了更好地开展工作,我们应该从以下几个途径解决软件方面的问题:①图书馆应不断引进高水平的计算机专业人才,加大该软件的研究和开发力度,尽量满足图书外采工作日益繁多的要求。②图书馆应该购买专业的图书外采查重软件,加强与软件供应商的联系,不断地更新升级该软件,使之可以更有效地应用于外采查重工作中。③对于该软件的使用者,采访人员应具有良好的计算机应用能力,熟悉外采查重软件的各种功能,熟练操作,力求发挥软件的最大功效。2.2关于图书查重优化在日常工作中,我们发现一个关于图书采访查重非常棘手的问题,就是出现“时间差”问题。由于学校的不断扩招,图书馆的采访任务也随之激增,假设现时采访人员到各地书店或各出版社现采了一批数量较大的图书文献。但由于书商不可能在很短的时间内将现采新书的MARC数据加工处理好,并送回馆内,那么采访人员如果在馆内的计算机采访子系统中再进行图书的查重预订工作时,就很有可能会由于现采图书MARC数据的缺乏,而导致出现查重不准确,同一本书被重复购买的现象。其后果是十分严重的,既大大增加了验收工作人员退书的工作量,又容易导致图书馆与书商之间的关系紧张。因此,必须要采取对策来尽可能地避免这种情况的发生。经过实践,我们认为最好的解决办法就是实行“二次查重”。平时,我们进行图书预订工作主要依据三大书目报以及各地出版社的新书目录,通过这些书目载体,采访人员就可以有计划地挑选出适合馆藏的图书文献,然后再利用馆内的计算机采访子系统进行被选图书的文献预订工作。在这一过程中,采访人员将会完成图书文献的第一次计算机查重以及图书订单的保存,打印等工作,但这并不意味着文献预订工作的结束。由于“时间差”问题的特殊性,我们还必须要在外采查重软件上,通过预订图书的ISBN号,对打印出来的图书订单进行“二次查重”,以确保预订图书的准确性,避免重复购买。2.3合理利用说明书查重法查重图书2.3.1在一些出版社的新书目录上,我们经常发现这样一种现象,书目中并没有标出完整的ISBN号,仅仅提供了书名号和校验码。面对这种情况,由于ISBN书号是由四部分组成的,即:组号、出版者号、书名号和校验号。对于那些只提供书名号和校验码的新书目录,我们可以通过对其出版社的检索查询,找出它的出版者号,然后再套上组号(我国出版的图书识别码为7)就可以进行采访查重了。2.3.2有些新书目录并没有提供ISBN号,只有出版社自己所排的序列号,这必将导致图书采访人员很难进行图书采访查重工作。对于这些只标出序列号的新书目录,我们唯有通过书名查重法来进行图书的采访查重工作,即是根据图书的题名来检索图书的订购或馆藏情况。这种查重方法较之ISBN书号查重法缺少了惟一性的特点,容易造成工作失误,因此在运用这种查重方法进行新书目录图书预订工作时,要求采访工作人员一定要非常小心,尽量发挥书名查重法批量检索的优点,以保证图书预订工作的准确性。2.3.3新书目录提供的ISBN书号时有错码,在输入计算机进行ISBN书号查重时,系统将会产生自动提示,不准许错误的ISBN号通过。由于ISBN号错码多在校验码,而校验码是由1~10(其中10由X代替)11个数字表示,因此出现这种情况时,采访人员应及时加以修改校验码并注明。即把提示出错的校验码换成其它的校验码,直至计算机系统确认正确为止。2.4第5类图书由于目前图书出版行业比较混乱,造成了采访人员在查重工作中,判断新购图书是否复本比较困难。如:北京希望电子出版社出版的两种图书,《中文PowerPoint2002多媒体课件制作》其ISBN书号为:7-900118-52-7。另一种图书《中文PowerPoint2002演示文稿制作实例教程》其ISBN号7-900088-35-0。虽然这两种图书的ISBN书号、题名以及出版时间不同,但由于两者的价钱、责任者、出版社以及图书内容完全相同,我们也应视为同一种图书。在采访查重过程中,采访人员一般都是通过ISBN书号查重法或题名查重法进行图书文献的查重工作。对于以上这种情况,采访人员很难在查重工作中加以识别,只能在流通过程中发现这种现象后,联系出版社方面加以解决。另外,同一种图书由于其印刷形式不同,装帧形式不同,开本形式不同,也会拥有不同的ISBN号,这就需要采访人员认真负责地进行辨