高校图书馆图书采购质量控制研究

高校图书馆图书采购质量控制研究

1购书数量有限近年来，随着高校的扩建和研究生评估，高校图书馆的采购资金显著增加。为了使馆藏图书册数达到评估要求,图书馆往往只注重了购书数量,而忽视了进书质量,没能全面考虑学校专业发展方向、馆藏结构以及读者需求,甚至顾不上查重和录入采访数据,出现了收购旧书、低价购买滞销图书,甚至购买一些盗版图书等违反图书馆发展规律的现象。最终必然损害读者的利益,影响图书馆形象和功能发挥。控制采购图书质量,是一个非常值得重视的问题,其意义主要体现在以下几点:1.1多方参与,规范采购价值结构对采购图书进行质量控制,既能实现馆藏文献资源数量的规模化,又能做到馆藏文献资源结构的最优化,使高校图书馆能为读者提供优质的文献信息服务,从而最终实现文献采购经费效益的最大化。随着我国市场经济的发展,高校图书馆的图书采购渠道不断扩大,采购规模日益扩大,图书采购质量问题已成为图书馆不可回避的问题。为了加强图书采购质量的控制,促使书商提高服务质量,高校图书馆将政府招标的市场竞争机制直接引入到图书采购中,使各个书商在竞标的过程中逐渐“挤干”价格水分,节约了图书馆的购书成本,同时把图书折扣问题和保证图书质量写进了合同,规范了图书市场。由于在图书采购过程中,实行的是公平、公正、公开的竞争策略,增加了整个图书采购过程的透明度,有利于图书馆员对图书采购实行全面监督,实现以同样的采购经费达到图书的数量最大化和质量最优化。1.2注重图书馆文献质量建设高校图书馆采购图书资料是为了满足高校师生教学和科研的需求,在图书采购过程中严格控制图书质量,既能使馆藏资源建设质量得到保证,又能为读者提供最优质的文献信息服务,提高读者对图书馆的赞誉度,使图书馆真正成为教学科研的重要组成部分。一旦采购的图书质量出现问题,将使图书馆的服务宗旨受到质疑,进而影响图书馆在读者心目中的信誉和在学校中的地位。1.3确保馆藏文献资源的数量和质量高校图书馆在采购图书时应充分考虑学校专业发展方向、馆藏结构以及读者需求,科学合理地分配采购经费,跟踪本校重点学科需求,进行重点收藏,重点建设,加强图书采购质量控制,将有助于实现馆藏文献资源数量的规模化和馆藏文献资源结构的最优化,保证学校学科资源的系统性、连续性和完整性,充分满足学校专业发展和特色教育的需要。2通过书购质量控制方法和方法2.1采购准备期间的质量控制2.1.1不同的专业人员素质,应注意的问题购书经费、采访策略及采访程序确定以后,图书采购的质量便取决于采购人员素质的高低。由于高校各学科专业众多,读者所要参阅的图书专业性较强,图书馆所采购的图书必然涉及高校的各类学科、各个专业。如果图书采购人员的文献识别能力不足、知识面不宽,对专业知识知之甚浅,或采访人员缺乏敬业精神和职业道德,就不可能对图书进行仔细甄别,不可能严格遵循采访原则和纪律,以及按专业需求进行采购,图书质量也就无从谈起了。铜陵学院图书馆自2004年实行政府招标购书之初,就成立了文献资源采购领导小组,小组成员由各系(部)至少副高以上职称人员组成,这些成员都有各自学科较全面的专业知识和专业技能,熟悉本学科的课程设置、培养方向、科研情况及学科发展动态等,使图书采购质量有了专业保证和组织保障。2.1.2书商选择建议标准规范的标书是约束中标书商的重要依据,如图书质量、正版图书、图书到货率、到货时间、MRAC数据质量以及一些配套服务等。图书供应商投标之前,高校图书馆应要求竞标书商出具近三年在高校图书馆招标、中标情况,并从侧面了解竞标书商的经营实力,主要从注册资金、经营规模和从事图书销售年限、选书场地等方面来选择书商,还要对书商以前中标图书馆的售后服务进行调研,选择那些规模大、有实力、进货渠道畅通的书商,从一开始就剔除声誉差的书商。在选择书商时,首先应看书商的实力、供货质量及配套服务等,其次才考虑折扣率。只有这样,才能选出符合采购质量要求的书商,确保图书馆馆藏建设的良性发展。2.1.3图书馆文献出版服务高校图书馆除了书商提供的书目和出版信息外,可通过高校校园网的BBS,让广大师生提供他们所需而图书馆没有收藏的书目信息。采访人员也可通过互联网、广播电视、报纸期刊及图书会展等收集文献出版发行信息,经过存贮、分类和分析,确定图书馆的文献征订信息。比如,可在网上书店查看新书目,浏览新书相关评价,畅销书排行榜,读者论坛意见反馈,相关出版社链接能力等,准确掌握文献出版信息。另外,采访人员要了解出版社的类型、特征、性质、任务和出版范围,密切跟踪出版动态,选择高绩效、高产出的核心出版社和有实力进行售后服务的发行商。只有多渠道仔细收集和整理出版信息,才能确保图书订购信息质量。2.2在采购过程中，对图书的质量进行了控制2.2.1查重推动藏书的发展,推动与馆藏的融合查重是图书采购必不可少的工作。无论采取何种图书采购方式,均必须查重。图书查重就是利用各种检索途径调查研究本馆新书的预订、采购情况以及整个图书馆文献馆藏流通情况,以便为进行新的图书采购工作提供依据,有计划、按比例地进行馆藏建设。通过查重,理清将要采购图书与馆藏已有图书之间的关系,从而使即将采购图书与已有馆藏图书合理编目的过程。查重的方式有多种,如利用国际标准书号(ISBN)、书名、作者等,最常用的是利用ISBN号进行查重,它的突出特点是唯一性和快捷性。从2007年1月1日开始,ISBN号已由以前的10位转换成现在的13位数字,这时利用ISBN号查重就显得困难,必须利用书名和作者进行辅助查重。2.2.2图书采购信息化高校图书馆采购图书大多时间紧,任务量大,采购人员利用图书上的ISBN号,结合条码数据采集器或计算机,就能有效地提高图书采购各个环节上的工作效率,使之自动化、有序化和存贮化。采购结束后,图书馆一定要保留一份采集器采购图书的数据,以便验收到馆图书。2.3质量控制的落实图书验收质量控制是个宏观概念,既包括图书内容质量的控制,又包括编目外包质量控制(即MARC数据质量控制)和图书外形质量控制等。加强图书验收工作,可以有效控制采购信息质量。验收人员通过认真核对采购图书的信息,可以对书商起到一定的制约作用,从而减少书商乱搭配、少订多配、非订而配图书的现象。2.3.1藏书服务的质量管理书目数据的质量是书目数据库建设的生命线,直接关系到馆藏的收集、组织管理以及为用户提供服务的效果。现代图书馆无论是图书外借,还是检索咨询等业务,都是以书目数据库为基础,没有高质量的书目数据库就无法有效实现图书馆的各项服务。目前,大部分高校图书馆实现了图书编目业务外包,由书商提供编目数据。铜陵学院图书馆为了严格控制编目外包过程中的数据质量,采取了一些措施,制定了《图书馆外包加工要求》,对书目供应商从馆藏章、条形码、磁条、书标的位置到图书分类原则,以及丛书、多卷书的处理等,都提出了具体要求和详细说明,以使书目供应商有标准可依。同时,还指定专人负责监督外包的整个工作流程,自始至终跟踪监督外包工作的质量和进度,既保证了书目数据的标准化和规范化,又解决了自身人员少,工作量大与质量控制要求之间的矛盾。2.3.2采购经费的利用验收查重是馆员对书商的电子版发货清单在计算机上采用多项目排序,以及对采购订单和馆藏数据等细节进行仔细核对工作。它的核心目标是保证采访质量,合理利用图书采购经费。所谓第二次查重,就是将书商提供的电子版随书清单与所采图书数据库进行查重,而且必须是“重复”,即到馆图书必须是本馆所采图书,防止书商重复配送、少订多配等。笔者认为第二次查重尤为重要,它有别于第一次的采购查重,第一次查重是避免订购与馆藏重复图书,而第二次查重是检查到馆图书与所采图书的到货情况。2.3.3领导干部上的互相监督与互相促进工作关系图书采购工作中,采购与验收相辅相成,采购是验收的前提,验收是采购的保证。如果采购和验收不分开,就会让书商有机可乘,导致劣质图书进入馆藏,浪费有限的图书购置费,降低采购质量。因此,采购与验收分开,采访人员与验收人员形成一种互相制约、互相监督、互相促进的工作关系。验收人员只有知识水平高,工作能力强,思想觉悟好,才能充分发挥其主观能动性,把好图书验收关,从而抑制书商以不正当手段侵入,让图书购置经费真正用到实处,使高校图书馆的馆藏数量和图书质量同步增长。2.3.4做好图书验收控制编目数据和查重质量,都是基础工作,只有开包验收,查看图书实体,才是保证图书采购质量、合理使用购书经费的关键所在。验收人员必须亲自拆包,查看清单上包括图书题名、价格、复本量等方面是否与实体符合(遇到套书或多卷书时,一定要在清单数量上加上净增数量),拿笔进行勾画;同时检查图书装订质量,看是否有错页、漏页、污损、印刷不清、所附光盘是否有破损等现象出现。与此同时,还应随机抽查外来加工图书的质量,如贴的磁条能否发出警报,是否隐蔽;馆藏章是否盖在指定位置;主本图书条码号是否从小到大,贴条码的位置是否准确等。验收人员应和书商的加工人员进行必要的沟通,对验收中发现的问题及时处理和改进,以提高图书加工的质量,降低因加工不符合要求而退回图书的数量和概率。总之,验收人员要坚持原则,廉洁自律,把图书馆利益放在首位。对多配、乱配的图书坚决退回;对卷、册不全的多卷书做出记录,以便日后补购,对每一批购入的新书写验收报告,详细分析各类图书所占比例、到书情况以及图书质量等,供以后政府图书招标时参考。3通过采购进行质量控制控制图书质量是图书馆建设的生命线,一套科学严密的招标采购和验收程序是保证馆藏图书质量的基本前提。图书质量控制是一个系统工程,只有采购与验收互相配合、互相制衡,把每一个环节的工作都做好,才能有效控制图书质量,为读者提供优质的文献信息服务。铜陵学院图书馆图书质量控制的实践证明,通过采购前期准备工作的质量控制,采购过程中图书的质量控制,图书到馆后验收图书的质量控制