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文档简介

外来文件记录表1.背景在日常工作中经常会收到来自外部团队或者第三方机构的文件，这些文件往往需要经过统一的管理和分类。对于保密性要求较高的文件，还需要做好相应的安全措施，以防止泄露。本文档旨在介绍外来文件的分类管理以及相关的安全措施。2.文件分类外来文件一般可以分为以下几类：合同、协议等法律文件；报告、数据等信息类文件；纪要、会议记录等内部沟通文件；人事档案、经济合同等私人文件。对于不同的文件类别，需要进行不同的分类和管理。例如，法律文件需要专门的法务人员进行管理，而内部沟通文件则需要对应的管理人员进行归档。为了更好地管理这些文件，可以设置专门的文件夹或者文档分类。3.文件管理对于外来文件，需要经过以下流程进行管理：接收：外来文件到达后需要第一时间进行接收并登记相关信息（例如：文件名称、来自哪个团队、保密级别等）。分类：根据文件的性质和保密级别进行分类，将文件放入对应的文件夹或者文档中。鉴别：对于安全级别较高的文件，需要进行鉴别和确认，以确保文件的真实性和合法性。审批：对于一些重要的文件，需要经过管理人员的审批才能够进一步进行处理。转交：如果文件需要转交给其他团队或者机构处理，需要经过相应的程序（例如：出具接收单、确定转交人员等）。存档：对于已经处理完毕的文件，需要进行归档和存储，以备后续查阅和使用。4.安全措施对于保密性要求较高的文件，需要采取以下安全措施：密码保护：对于一些私密文件，需要设置密码进行保护，确保文件安全性。权限管理：根据文件的保密级别，设置不同的权限，以确保只有相应权限的人员才能够查阅、修改和处理该文件。纸质保管：对于重要的纸质文件，需要进行密封、标记和存储，以确保文件安全性。网络隔离：对于涉及重要信息的电子文件，需要进行网络隔离，以防止网络攻击和文件泄露。5.总结外来文件的分类管理和安全保护是每个公司和组织必须关注的

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