浅谈存货管理

浅谈存货管理

货币化是指公司在正常的生产和业务过程中保留的、出售的原材料和商品，以及在生产过程和业务过程中消耗的材料和材料。它是反映企业流动资金运作情况的晴雨表,往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费基金的调节器。存货是企业流动资产中的一个重要项目,一般占流动资产总额的40%—60%。当前有许多企业,特别是一些中小企业,对存货管理的重要性认识不足,管理粗放,仅限于日常管理,忽视存货的限额管理和数量管理。中小企业一方面为了保证生产或销售的经营需要,另一方面为了降低成本零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上有优惠,所以存货。但是,过多的存货要占用较多资金,并且会增加仓储费、保险费、维护费、管理人员工资等在内的各项开支,使企业付出较多的成本。因此,进行存货管理目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合,这就是存货管理的目标。一中小企业的存款管理存在问题(一)采购员采购,采用剂量后增加采购计划是存货采购环节中的薄弱环节,据调查,许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和成品的销售上,忽视了存货的成本和资金占用,没有采用存货的限额责任管理。采购中出现采购频繁,在申购环节上,一般由使用者提出,报经批准后,采购员采购。操作程序上,却不是根据实际需要来申报采购计划,而是觉得原材料不够就去买一批回来放着,至于这一批采购多少,是凭感觉办的,有的存货在需要时如发现没有,才马上通知采购去买,在买回之后再补填申购单报批,在这种存货申购条件下,经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请,因而也就没有恰当的采购计划。(二)存货没有及时从管理上进行管理在中小企业中存货的验收是存货入库前的重要环节,一些企业对存货的验收警惕性不高,对一些特殊存货的质量问题疏忽,给企业造成损失。而且验收人往往和采购人员是同一个人,容易增加营私舞弊的可能性。其次,生产现场的存货,当天使用后,一般都有剩余的存货。在日常的生产经营中,当天剩余的存货由于存放在各生产点,往往忽视管理,给企业经济带来损失。另一些有保质期的存货,无专人管理,如不注意,时间过长就会变质,造成损失。一些原材料,由库房办理收料、发料手续,在各经营点直接消耗,到月末结算时,经营点一般都会有剩余物资,如果忽视了这部分物资管理而形成一部分账外物资,就会造成物资流失,给企业带来损失。最后,材料的领用没人管,材料被盗或被工人私自用会没人知道,造成企业的损失。非常存货储备量挤占了正常的存货储备量。工业产品的销售一般是从接受客户的订单开始的,但是企业内部的销货订单比较单一,而且接到订单后存货的发出与否时间不等,不便于企业内部管理。(三)内部审计机构弱化,缺乏内部控制体系内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分,是由专职的内审人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动,其目的是促进企业加强内部监督,遵守国家法律法规,维护企业合法权益,改善经营管理,提高经济效益。然而,据调查,大多数中小企业没有设置内部审计机构,即使设有内部机构的企业,其职能也严重弱化,内审人员的主要职能仍然是记账、算账、报账,不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效,导致各级管理部门更加有恃无恐,趁机钻了内部控制的空子。存货实物控制存在严重缺陷,大多数中小企业既无规范的存货管理规则,也没有相应的存货盘点制度,岗位职责分工不明,只注重存货的购买环节控制,而忽视存货的仓储与保管,领用与报废环节控制,造成大量的浪费。很多企业在采购材料环节,往往由一个人完成。物资采购很大部分业主是自由经商的个体业主,售价变化频繁。采购入库价格,一般只能以采购员口说为凭,使采购工作无章可依,会提供暗箱操作的温床,增加了营私舞弊的可能性。二、加强对存货管理的管理鉴于上述存货管理存在的问题,我认为应从存货管理人员的培训、严格执行财务制度规定,使账、物、卡三相符、采用ABC控制法,降低存货库存量,加速资金周转等策略来加强存货管理。(一)加强对企业存货管理相关人员的培训存货管理是由存货管理人员执行的,其管理效果主要取决于管理人员的素质。所以,加强存货管理必须从加强存货管理人员的培训入手。具体包括对采购人员、保管员、销售人员、核算人员及部门负责人的培训。通过培训,使存货管理人员树立起存货的“实物与价值管理并重”、“形式与效果相统一”、“保证重点兼顾一般”的观念。采购人员能运用经济批量法,降低采购成本和订货成本;仓储保管员能运用定货点法,确定订货的时间和数量,在保证供应的前提下,降低储备成本等。而且存货管理要严格执行财务制度规定,对货到发票未到的存货,月末应及时办理暂估入库手续,使账、物、卡三相符。(二)日常管理,年终管理。据如下对存货的日常管理,仓库中一般储存的物资品种繁多,在管理过程中必须根据具体情况进行重点管理.根据存货的重要程度,将其分为ABC三种类型。A存货品种占全部存货的10%-15%,资金占存货总额的80%左右,实行重点管理,在不发生缺货的条件下尽可能减少库存,实行小批量定货,如大型备品备件等。B类存货为一般存货,品种占全部存货的20%-30%,资金占全部存货总额的15%左右,适当控制,实行日常管理,半年盘点一次,如生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的60%-65%,资金占存货总额的5%左右,进行一般管理,大批量定货,年终盘点;如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后,抓住重点存货,控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划,从而确定各类物品的合理储存数量乃至实施零库存,有效地减少储备资金占用,加速资金周转。(三)建立完善的存货内部控制制度首先,计划员要有较高的业务素质,对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解,掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况,进而做出科学合理的存货采购计划。其次,要规范采购行为,增加采购的透明度。本着节约的原则,采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控;收集各种信息,同类产品货比多家,以求价格最低、质量最优;同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购,杜绝暗箱操作,杜绝采购黑洞。这样,既确保了生产的正常进行,又有效地控制了采购成本,加速了资金周转、提高了资金的使用效率。其次,建立健全存货内部控制制度。中小企业应当根据财政部颁发的《内部会计控制规范———存货》等法律法规,结合本企业的业务特点,建立适应经营管理要求的存货内部控制制度。根据存货的业务流程,中小企业存货内部控制制度的建立,必须找准关键控制点,重点抓好存货的采购和领用的内部控制,其主要方法如下;(1)不相容职务相互分离控制。合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制,确保办理存货业务的不相容岗位相互分离,相互制约和相互监督。(2)存货采购控制:一是授权批准控制。采购材料、商品及其他物资,均应由采购部门根据企业生产经营计划和使用部门填制请购单,编制具体的采购计划,经主管领导批准后方可实施。二是采购合同控制。企业采购大宗材料、商品及其他物资,应与供货单位签订合同,以加强双方责任控制,保证按期、按质、按量发货。合同应经内审或其他部门审核,以防受骗上当。三是检查验收控制。企业所购存货运达后,要由材料供应部门,有关业务部门和质检部门,根据运单、发票、合同以及产品说明书于采购、运输验收部门或人员进行数量和质量查验,若验收合格,即填制验收合格单。验收后,保管人员应及时办理入库手续,填制入库单,建立保管责任制,保证存货安全。四是存货采购资金支付结算控制。会计部门接到通知承付贷款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,与合同、验收单、入库单、付款通知上内容是否相符。审核无误后,办理货款支付手续,进行支付结算。(3)存货领用与发出控制:一是授权批准控制。领用材料等存货,应由生产部门或管理部门,根据核定消耗或核定费用定额填制领料单,经部门负责人批准后实施。销售发出存货应由销售部门根据商品销售计划填制提货单,经部门负责人批准后实施,二是手续控制。发出存货时应有手续齐备的提货单,领用材料时应有手续齐备的领料单,以明确责任、防止差错,保证存货安全。三是合同控制,企业销售各类商品或其他存货,一般应与购货单位签订合同,以加强双方责任,保证按期供货,及时收回货款。(4)存货售出货款的结算控制。会计部门根据业务部门开据的销售发票和存货出库单,按购销双方约定方式及时收回货款。(四)中小企业存货管理的意义要想使存货管理达到现代化企业管理的要求,就要使企业尽快采用先进的管理模式,如ERP系统。企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。通过运用ERP,企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理,具有制造,办公操作,供应链管理,人力资源管理,项目管理,财务与管理,客户服务,销售与市场营销等商业功能。企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理,实现企业管理信息化和自动化,提高工作效率和增强快速反应能力,都具有十分重要的意义。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低库存,