劳动合同与人事档案管理办法

劳动合同与人事档案管理方法目录第一部分：劳动合同与人事档案管理方法一、目的二、合用范畴三、职责机构1、集团人力资源部2、各业务集团人力资源四、规定内容1、劳动合同的日常管理2、劳动合同的续订管理3、劳动合同的台账管理4、劳动合同的稽查管理5、竞业限制与保密合同6、人事档案的日常管理五、附则第二部分：附件 1、《劳动合同签领表》2、《竞业限制与保密合同签领表》3、《劳动合同台账模板》4、《续签劳动合同意向书》5、《终止劳动合同告知书》6、《人事档案借出表》第一部分：劳动合同与人事档案管理方法一、目的为了进一步规范公司劳动用工，提高劳动合同、人事档案管理水平，保护公司和员工的正当权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等有关法律、法规，结合我司实际状况，特制订本方法。二、合用范畴本方法合用于中国智能交通系统（控股）有限公司集团及各业务集团全体订立劳动合同的员工。三、职责机构1、集团人力资源部（1）、负责制订、修订劳动合同及人事档案管理方法；（2）、负责集团总部员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；（3）、负责各业务集团员工劳动合同及人事档案的管理稽查，规避用工法律风险。2、各业务集团人力资源（1）、负责各业务集团员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；（2）、负责整顿提报月度员工劳动合同台账；（3）、协助集团人力资源部开展劳动合同、人事档案的稽查、培训等有关工作。四、规定内容1、劳动合同的日常管理（1）、劳动合同订立员工入职当天由人力资源部组织订立劳动合同，由于特殊因素未签的，员工需在入职的两周内到人力资源部订立劳动合同，合同起始日期为入职报到当天，员工入职后不同意订立劳动合同的，公司有权立刻解除劳动关系。（2）、劳动合同订立期限员工级初次订立合同期限自入职之日起3年，管理层（总监级（含）以上）初次订立合同期限自入职之日起4年。（3）、劳动合同保管劳动合同一式两份，甲乙双方各执一份。甲方合同由人力资源部统一存入员工人事档案，乙方合同由员工本人持有，并在《劳动合同签领表》上签字确认。2、劳动合同的续订管理（1）、劳动合同续订流程人力资源部在劳动合同期限届满前2个月将《续签劳动合同意向书》以书面形式递交至员工本部门领导，逐级审批同意后，将《续签劳动合同意向书》以书面形式发送至员工，员工本人在收到意向书后须在3个工作日内决定与否续签，双方有关续签意向需在合同到期前一种月完毕。如员工本人提出不再续签合同，也需在本意向书中体现明确意向。（2）、劳动合同续订期限员工级初次续订合同期限自续订之日起4年，管理层（总监级（含）以上）初次续订合同期限自续订之日起5年。有下列情形之一，除员工提出订立固定时限的合同外，应当订立无固定时限劳动合同：①员工在公司持续工作满十年的；②公司初次实施劳动合同制度，劳动者在公司持续工作满十年且距法定退休年纪局限性十年的；③持续订立二次固定时限劳动合同，且劳动者没有能够被公司依法解除劳动合同情形续订劳动合同的；④国家和本地政府规定的其它情形。（3）、续签劳动合同意向书的保管劳动合同续签结束后，由人力资源将《续签劳动合同意向书》及续订的劳动合同寄存至员工人事档案中保管。（4）、续订劳动合同的反馈各业务集团人力资源应及时（提前1个半月）将因公司因素未及时办理续订或决定与员工终止劳动合同等状况反馈至集团人力资源部，并提前1个月将公司有关不予续签的意向以书面的形式反馈至员工。3、劳动合同的台账管理（1）、劳动合同台账的建立与更新人力资源部应建立公司全体员工的劳动合同台账并进行实时更新，方便随时理解员工劳动合同的时效性，及时进行续签合同的手续办理。（2）、劳动合同台账的提报各业务集团人力资源每月20日将我司劳动合同台账（模板统一下发）提报至集团人力资源部员工关系负责人，将当月入、离职人员及续订、终止劳动合同状况及时进行反馈。4、劳动合同的稽查管理集团人力资源部每季度第一周组织开展全集团员工劳动合同订立状况的稽查，对于出现严重风险的用工状况将规定各业务集团人力资源择期整治，并纳入其年度奖惩考核。对于经规定补充整治后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对有关人力负责人予以降职处分。5、竞业限制与保密合同员工入职当天，订立劳动合同的同时订立竞业限制与保密合同，合同一式两份，具体操作流程参考劳动合同的日常管理。6、人事档案的日常管理（1）、人事档案的建立新员工入职后，人力资源部应在3个工作日内建立其个人档案，人事档案材料涉及但不限于以下材料：①员工劳动合同原件；②竞业限制与保密合同原件；③员工职位申请表；④员工录用审批表；⑤员工信息记录表；⑥个人简历；⑦本人身份证明文献（如身份证、户口本、军官证、护照等）原件及复印件；⑧学历证明文献及其它有关资格、资质（培训）原件及复印件；⑨近期一寸免冠照片两张；⑩与上一家单位解除劳动关系证明原件；⑪六个月内体检报告原件；⑫有关人事资料和其它必要文献；⑬应届毕业生报到所需资料另行规定。（2）、人事档案的保管员工人事档案应由人力资源部统一保管并根据员工具体状况对材料进行实时更新补充和保管，原则上不得随便借阅，如因工作因素需借出人事档案时应经借阅人所在部门负责人申请，由人力资源部核算后方可借出，并需借阅人所在部门负责人与人力资源部在《人事档案借出表》中签字确认。员工档案借阅时间原则上最长不得超出1天，如遇特殊状况需延长借阅时间的应由集团人力资源总监在《人事档案借出表》中审批后方可延期档案借出时间。（3）、人事档案的管理稽查集团人力资源部每季度第一周组织开展员工人事档案稽查，对于出现员工人事档案材料存在严重缺漏的状况将安排各业务集团人力资源在一周内将材料补充完整，并纳入其年度奖惩考核。对于经规定补充整治后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对有关人力负责人予以降职处分。五、附则本方法由集团人力资源部负责修订、解释。本方法作为《员工手册》的重要补充文献，如与国家或本地