沟通篇职场必读人际关系与沟通技巧

职场必读：人际关系与沟通技巧认知人际关系1．增进人际互动人是一种群体动物，没有人能够离群独居，我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及多个问题，职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系，有一句老话说得好，“先学做人，再学做事”，如果不会做人，人际关系就会一团糟，办事自然就会到处碰壁。那么如何才干增进人际互动呢？这要靠平时的积累。朋友不会从天而降，也不会忽然出现，我们在日常的生活、工作、团体活动中要故意识地结交朋友，建立人际关系网。2．人际交往的流程人与人之间从彼此生疏到彼此交往，有一种循序渐进的过程，普通来说，这个过程能够分为八个环节，其流程以下图所示。图1－1人际交往的流程图3．人际交往的四种态度人际关系有四种交往态度：Æ我不好，你好，这是大公无私的态度。Æ我不好，你也不能好，这是玉石俱焚的态度。Æ我好，不管你好不好，这是自私自利的态度。Æ我好，你也好，这是我们追求的目的，但愿大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素1．影响人际交往的客观因素Æ时代背景时代不同，人们的观念也会存在差别，会有诸多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中，邻居之间的关系非常好，特别在农村，一家办喜事，全村的人都出动，而在当今的商业社会中，人们住在电梯公寓里，楼上楼下甚至都互不认识。但是随着当代高科技的发展，特别是因特网的出现，使得空间距离已经不是问题，为人们的交往提供了极大的便利。Æ生活压力人们在生活中难免见面对许多压力，例如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等，这些都会影响个人的见解与想法，也会左右人们人际开拓的脚步。Æ环境的阻隔环境是影响人际交往的最直接的因素之一，环境的变化可能会使亲密的朋友极少有机会见面、谈心，久而久之，感情就慢慢地变淡了。Æ角色定位在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龙套，不管如何，我们从戏剧的表演就能够推测出多个角色的生活面。因此我们要忠于自己的角色，如果今天我们扮演秘书的角色，就要把秘书的角色诠释的尽善尽美，达成最高境界。2．影响人际交往的主观因素Æ人格特质有人生性木讷，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主动外向，总有许多人围绕在他身旁。个性的不同，自然会带来不同的生活面。Æ认知的差距对事情认知的差别性，也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭，一种人要吃洋葱面，而另一种人要吃鱼翅，两人对美食的认识不一致，后来也很难在一起吃饭。Æ态度习惯不同的生活环境、家庭教育哺育出不同的习惯，每个人都有自己的处世习惯，如果习惯一致，则容易相处，因此有“物以类聚”的说法。Æ沟通协调有效的沟通能够拉近两个人的距离，而失败的沟通则恰恰相反，正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处，成果产生彼此之间的距离。Æ利益冲突人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了，朋友之间由于利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见，在利益的面前，需要技巧才干把获得利益和保持友情协调起来。当你总是把“我”字摆在第一位的时候，你的朋友一定不会诸多。因此，一定要兼顾每一种人的感受，善于沟通，妥善维系人际关系。【自检】分析以下影响人际交往的因素，判断哪些是客观因素？哪些是主观因素？Ａ人格特质 Ｂ沟通协调 Ｃ时代背景Ｄ角色定位 Ｅ利益冲突 Ｆ环境的阻隔Ｇ认知的差距 Ｈ生活压力 Ｉ态度习惯见参考答案1－2增进人际关系的技巧及人际交往失败的因素1．增进人际关系的技巧想要有效的增进人际关系，需要掌握下面的某些技巧：Æ守信用做人要言而有信，才干赢得别人的尊重和信赖，在人群中建立良好的口碑。Æ说好话心存善意，学习说话技巧，多激励别人，随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人，才是最佳的公关高手，赞美是人际关系的润滑剂，不花一分钱，就能获得较好的效果。Æ勇于认错许多人明知出错，却碍于面子死不认错，甚至将错就错，丧失自己的公正性，这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人，却如冬日暖阳，令人觉得温煦可亲。Æ尊重别人“敬人者，人恒敬之”，一种懂得尊重别人的人，必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在体现尊重的时候，要因人而异，因场合不同，选择不同的方式。Æ观赏别人古人云“三人行，必有我师”，每个人的特长不同，如果能做到不耻下问，虚心讨教，就能够不停学习、不停进步。只有努力拓展狭隘的心胸，做一种观赏别人优点的鉴赏家，才干左右逢源，增加人际开拓的能力。Æ善于倾听诸多时候，一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。Æ重视仪表据调查，一种人的第一印象会影响他与别人后来长久交往的意愿，因此我们必须重视仪表。一种人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在修养，我们应当对成功者的个人特质多加琢磨，建立自己的印象特质，找出属于自己的吸引力。Æ运用语言表情说话速度如连珠炮，会使人无法完全理解，沟通时就会产生瓶颈；谈话时有气无力，冗长无味，也没有几个人能够忍受；只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态，才干呈现声音表情的美学。Æ运用肢体语言优雅的肢体语言就像一块磁铁，能紧紧地吸引别人的注意力，讲话时与肢体语言相辅相成，更能带来好的效果。2．人际交往失败的因素有的人在人际交往中经常会失败，究其因素，有各方面的因素。造成人际交往失败的因素重要有：Æ习惯动作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随处吐痰等，让人退避三舍。Æ讲粗话，言语乏味，口头禅太多，都令人不喜亲近。Æ碰触异性身体，忸怩作态，夸张无礼等肢体语言使人生厌。Æ思想狭隘，以自我为中心，攀龙附凤，好高鹜远，卖友求荣，都是不受欢迎的对象。Æ浓妆艳抹，或者邋遢肮脏，都无法让人产生好感。职场人际关系的建立1．如何与上司相处秘书在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她与上司相处的时间甚至超出他和妻子相处的时间，因此秘书必须要理解上司的生活习惯、个性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力，秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明，更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立刻去做、提高工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快，最重要的是对自己要有信心。2．如何与同事互动普通来说，同事会认为秘书是老板的眼线，秘书与老板是站在同一阵营的，因此会到处提防秘书，秘书要想与同事建立良好的关系，就须要放下姿态，对人谦恭有礼，不倚势欺人，对同事一视同仁，公私分明，并且观赏同事的优点，不容易许诺、不滥用职权，不吹毛求疵，做好上司与同事之间的沟通，日久见人心，最后同事们一定会接受你，与你通力合作。3．如何与客户建立良好的关系客户是我们的衣食父母，作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系，随时注意客户的动态，逢年过节记得给客户打个电话，寄张贺卡，从小事、细节处打动客户，有时候一声祝愿就能够维持良性的经营关系。【本讲小结】本讲介绍了秘书的角色与人际关系的解决。首先，列举了秘书的工作内容以及秘书应当含有的能力；另首先，解说了对人际关系的认知，涉及增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度；接下来，分别从客观和主观两方面具体介绍了影响人际关系的因素；然后，解说了增进人际交往的多个技巧，并分析了造成人际交往失败的多个因素；最后，介绍了如何建立职场人际关系，涉及如何与上司相处、如何与同事互动、如何与客户建立良好的关系。通过本讲的学习，我们要明确自己的职位规定，并且掌握如何在工作中解决好多个人际关系。档案管理的原则及惯用方式档案管理在当代社会扮演着越来越重要的角色，由于公司的资料越来越多，只有把这些资料进行整顿、分类，在需要的时候才干随时找到对应的资料，而不至于翻箱倒柜，将大量时间浪费在查找资料上面。档案管理的基本原则档案管理涉及收集整顿、分类、建立检索三个环节。收集整顿是指快速且大量的收集整顿有关资料；分类是指分辨建档，避免累积档案；建立检索是指建立检索表，通过检索表能够快速缩小检索范畴，方便查找档案。惯用的档案管理方式1．抽屉式直立档案所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案具体地分类，并且能够上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，由于抽屉里普通都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一种突出的标志，对这些档案进行简要阐明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。2．开放式横向档案管理所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把全部的资料一摞一摞的排列整洁，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。开放式的档案管理经常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表达，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。医院、户籍单位最常采用这种分辨办法。【举例】日本的诸多医院都采用颜色分辨法来管理病历档案，医生的身边有一种圆筒，在诊疗结束之后，医生把填好的病历直接扔到圆筒里，圆筒的下面接着管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的颜色，病例室的工作人员根据管子的颜色，就懂得应当把病历放到哪个区域。开放式的档案管理一目了然，便于检索，取资料的时候比较容易，其缺点是任何人都能够查阅，使用频繁，容易遗失，不合用于机密性的档案管理。3．穿孔式活页夹穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必紧张资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文献资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法呈现完整内容。这种方式普通用来保存重要的参考目录等。4．档案盒档案盒的普通规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个原则现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来寄存新产品开发企划书、资料影印文献、图片、惯用表格、惯用记事本等资料。5．金属文献夹金属文献夹里面有一种弹簧片，能够很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文献夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，能够随时取放资料，其缺点是不能寄存太多的资料，并且容易脱落。6．透明资料袋透明资料袋普通被用来临时保存文献资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，由于透明，人们一眼就懂得里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都能够临时用透明资料袋来保存。7．两层或四层资料盒这种资料盒普通放在桌面上，人们能够随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其它经惯用到的东西，都能够放在资料盒里。四层的资料盒普通上面两层放本年度的有关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的