工程技术档案资料管理

****项目项目文档文献管理规定xxx-xxx-xxx-xxx-xxx****项目部7月北京同意：审核：会签：校核：编写：版本统计版本编号版本日期阐明修改人A-07初版xxx项目文档文献管理规定1项目文献应由文献形成单位整顿。由多个单位分包的单位（单项）工程，应由分包单位对各自承建范畴形成的文献进行整顿，由发包单位汇总整顿。2项目文献整顿，应根据档案对文献形成单位的查考与凭证价值拟定保管期限。保管期限分为永久与定时两种。2.1永久保存文献。但凡证明项目建设正当性、反映工程质量和竣工验收的根据性文献以及对文献保管单位此后工作有久远利益价值的文献，应列为永久保管。2.2定时保存文献。但凡反映项目建设活动且在一定时期内对文献保管单位有参考运用价值的项目文献，应列为定时保管。定时保管档案的年限可根据其参考运用价值分为30年和。3项目文献保存单位及保管期限划分参考DL/T241-规范中附录A。4项目文献整顿，卷内文献不得有重复，附件共用时应在备考中阐明。5项目核准文献的整顿与归档5.1核准文献归档若无原件，应由提供复印件单位加盖公章。5.2“路条”文献与核准文献一起整顿。5.3对于逐级上报非主送、抄送的过程文献，如请示文献则允许复印件归档。6项目评定文献的整顿与归档6.1评定文献的送审稿及审查意见。6.2评定文献报批稿及同意文献。7项目选址文献整顿与归档7.1与厂址有关的文物、矿产资源、民航、军事设施、渔业及航运航道等政府部门和有关单位出具的证明或同意文献一起整顿组卷。7.2按DL/T241-规范中8.4.2规定排列。8建设用地文献的整顿与归档8.1建设用地文献涉及：建设用地审批文献、国有土地使用证、国有土地使用权出让文献、建设用地规划许可证等。8.2建设用地文献按文献形成规律，根据建设用地和土地证办理程序收集文献。8.3文献整顿，按建设用地的审批文献、土地的征用有关文献、赔偿、赔偿文献等分别组卷，卷内文献按政府逐级同意下发文献的次序排列。8.4重视土地征用有关文献、赔偿、赔偿等文献的整顿与归档。9招投标与合同文献的整顿与归档9.1掌握招投标文献归档无责任单位签章现象。既没有文献编、审、批负责人的订立，又未盖责任单位公章。9.2未中标单位的投标文献按规定归档。9.3合同审批单同合同文献一同归档。9.4合同及合同补充合同或合同变更等文献一起整顿归档，合同在前，补充合同或变更在后排列。10资金管理文献的整顿与归档10.1施工单位工程结算前，填写报审单经监理审查，再与业主结算，结算报审文献与工程量结算单一起整顿；10.2与工程量有关的工程联系单作为结算根据附在报审单背面，一并组卷。11质量监督文献的整顿与归档11.1现场质量监督检查站预检形成文献有：预检报告、整治告知及闭环。11.2质量监督中心站质量监督检查形成文献有：质量监督检查统计、质量监督报告、整治告知及闭环。11.3与质量监督中心站检查有关文献：质量监督中心站下达的检查告知、会议报告材料（各参建单位汇总材料）等。11.4若两个阶段放在一起进行监检归档文献有交叉时，可按下述办法组卷：1）一起组卷，统一归入公用部分，案卷题名标明质量监督阶段。档号的项目代号用公用部分标记；2）质量监督文献组卷，应按一事一卷的原则，分阶段构成案卷；3）质量监督文献不分机组号，统一用公用部分标记。12物资管理文献的整顿与归档12.1进口设备海关报关及商检查收文献为复印件时，由复印件提供单位（海关）在复印件上加盖公章。12.2在进口设备安装完毕后，以海关进口设备减免税申请文献为根据，向（物资管理部门）收集进口设备海关报关文献。（进口设备免税申请及海关同意文献）。12.3设备催交事务性文献不归档，涉及催交费用和设备质量问题的文献，应及时归档。13会议纪要及报表文献的整顿与归档13.1会议纪要归档分辨会议的组织者，按文献来源原则，根据文献形成责任单位进行收集、整顿。13.2业主组织的召开会议形成的纪要文献入835113.3监理单位组织召开会议形成的纪要入8613.13.4工程统计报表、工程简报，业主归口编制上报的入8351，监理单位归口编制的入8613.14竣工验收文献的整顿与归档14.1消防验收：a获得建筑消防设施技术检测报告；b由地方消防主管部门组织验收，获得公安消防监督机构签发的建筑工程消防验收意见书；c形成的文献有：消防专项验收证书（意见）、消防设施检测技术测试报告、消防验收合格意见等。14.2劳动保障验收：a由地方劳动保障部门负责劳动关系、劳动保护方面的验收。b形成的文献有：劳动保障专项验收证书。14.3安全设施验收：a委托有资质的安全评价机构完毕安全验收评价报告。b报本地安全生产监督管理局验收。c形成的文献有：工程安全设施竣工验收意见、安全验收评价报告、安全验收评价报告专家评审意见、国家安监局出具的安全验收评价报告备案函。d安全设施验收普通在消防专项验收后进行，验收文献报国家安监局备案。14.4环保验收：a对建设工程项目环保设施运行效果进行监测和评价，并获得环保验收监测报告或环保验收调查报告。b向地方环保部门提交建设项目竣工环保验收申请报告，并附监测报告或验收调查报告，申请预验收。c预验收合格后，报国家环保部验收。d形成的文献有：环保验收监测报告及评价报告、建筑施工场合噪声、废水等监测报告、项目竣工环保验收组验收意见、项目竣工环保验收（备案）申请报告。14.5档案验收：a集团控股公司、省档案局、市档案局及市城建档案馆人员构成验收组。b形成的文献有项目档案验收申报材料、《重大建设项目档案验收申请表》、验收意见等。14.6项目竣工验收签证：a有环保、安全、消防、土地、水利、档案等专项验收政府管理部门参加并订立项目竣工验收签证书。b形成的文献有：项目竣工验收签证书、验收意见、验收会议纪要等。14.7竣工结算文献：a竣工结算由施工单位编制，监理审核。b竣工决算是业主编制，由第三方会计事务所审计。c竣工结算由监理工程师对施工单位编制的竣工结算表进行审核，然后三方协商一致后，订立竣工结算文献（竣工结算监理审核报告）和最后支付申请表，报建设单位。d施工过程中形成的“工程量结算单与支付申请”归入8314类目；竣工阶段形成的“工程结算监理审核报告”归入8821类目。15走公文解决程序的项目管理性文献的整顿与归档15.1针对具体项目的管理性科技文献放入所针对的项目文献中，按阶段或分年度组卷。15.2重视项目根据性文献的收集、整顿和归档。16设计更改文献、白图的整顿与归档16.1设计更改文献以施工单位已执行的设计更改文献为主（含设计更改执行状况汇总表、设计更改文献、执行闭环文献），设计单位按流水号收集移交的为辅。在案卷排列时，将设计单位整顿的案卷排列在先，施工单位整顿与组卷的案卷依次排列在后。16.2设计更改文献的整顿与归档，以设计单位下发的设计更改告知单为主，其中由建设、施工、调试单位根据建设实际状况以工程联系单形式提出经设计单位现场工代签字承认的工程联系单文献，也是设计更改文献。在文献整顿时应由工程联系单提出并执行单位单独组卷，分专业归入设计更改文献类目，排列在设计更改告知单案卷之后。16.3白图必须用高于80克的工程用纸打印，避免用复印纸打印白图归档保存。17设计优化文献及工程质量检查报告的收集与归档17.1设计优化文献重要涉及：策划论证、方案审批、设计图纸等与之有关的设计优化文献，归入8123类目。17.2设计单位按创优规定对工程建设作质量评价，在工程竣工后向业主出具“工程建设质量评价报告”。18见证取样文献的整顿与归档18.1见证取样和送检的比例不得低于有关技术原则中规定应取样数量的30%。18.2监理单位见证人员应含有一定的建筑施工实验知识，并应有书面告知，告知施工单位、检测单位和负责工程的质量监督机构。18.3见证取样的试块试件和材料送检时应由送检单位填写委托单，见证人员和取样人员应在见证取样和送检单上签字，并对试样的代表性和真实性负责。18.4检测单位应严格按照有关管理规定和技术原则进行检测，并出具公正真实精确的检测报告，并加盖见证取样检测的专用章，否则不得作为质量确保文献和竣工验收文献进行归档。19沉降观察文献的整顿与归档19.1沉降观察形成的文献重要涉及：测点布置（分布）图、观察统计（观察成果）、统计应附沉降观察点的沉降量与时间、沉降荷载关系曲线图和沉降观察技术分析报告。19.2需提供测量人员的资格证复印件，及测量仪器计量检测的合格证复印件，附于正式报告之后以确保所统计数据的有效性。上述复印件加盖施工单位公章或专业测量机构公章，以确认资格证的有效性。19.3沉降观察文献归档，应分辨专业测量机构形成的沉降观察文献和施工单位形成的沉降观察统计的区别，前者归入8406类目，后者因只形成施工过程的沉降观察统计，将其随施工统计一起整顿，归入对应的单位工程。20商品混凝土质量文献的整顿与归档20.1施工单位分辨确认施工所用混凝土为商品混凝土还是自供混凝土。20.2使用商品混凝土的施工单位收集归档商品混凝土生产重要质量文献，重要有：预拌混凝土运输单、预拌混凝土出厂合格证、混凝土氯化物和碱总量计算书（工程构造有规定时）、砂石碱活性实验报告等。商品混凝土作为半成品材料，单独组卷，归入土建专业综合类目8404半成品出厂质量文献。20.3施工单位自供混凝土用于施工的，混凝土质量文献可与混凝土施工文献一起整顿，案卷及卷内文献按施工工序的先后排列，混凝土试块抗压强度统计、评定统计可与混凝土施工文献一起整顿组卷，排列在施工统计之后。21工程联系单的整顿与归档21.1工程联系单按文献保存价值，划分其保管期限。a与设计更改有关的联系单保管期限为永久；b与工程量有关的联系单和与管理规定有关的联系单保管期限为；c与行政事务有关的联系单不归档。21.2工程联系单按文献性质分类。a与设计更改有关的工程联系单属于设计更改的一部分，土建专业归入8403，机务专业归入8503；b与工程量有关，作为结算根据的，若附在支付报审文献之后，与结算支付文献一起归入8314，若附在财务结算单后，则归入财务档案；c与管理有关的联系单单独组卷，归入各专业的综合类目，即，土建专业归入8401，机务专业归入8501类目。22工程强制性条文执行状况检查表整顿与归档22.1专业强制性条文执行状况检查表的整顿与归档，将与施工质量验收有关的强制性条文执行状况检查表作为验收支撑性文献一起整顿与组卷，排在对应施工统计之后。22.2专业与施工质量验收无关的强制性条文执行状况检查表集中单独组卷归入8401类目。23DL/T241-规范附录A中归档范畴土建专业部分的整顿与归档23.1土建工程归档基本内容为：地基及桩基工程、构造工程、屋面工程、装饰装修工程、建筑安装工程五个部位。23.2土建工程每个单位工程对照土建工程的五个部位，将对应的施工文献收集归档。23.3对有差别的单位工程如烟囱，注意补充范畴文献的收集归档。24监理文献的整顿与归档24.1监理审查文献是监理单位对项目造价、进度、质量等进行监督管理而形成的，是施工文献整体的一部分，与施工文献一起整顿，组卷，由文献重要责任者施工单位移交业主归档。24.2监理文献按专业、文种组卷。案卷拟写题名时，应分专业，用监理工程师姓名、或文献编号起止段、或时间的起止等加以分辨，避免案卷题名提示不精确。25设备文献整顿与归档25.1设备开箱检查分为按设备台件进行开箱检查；分设备部件批量进行开箱检查。25.2按台件开箱检查的，检查文献与设备一起整顿归档；按部件批量开箱检查的，因检查文献无法按台件分辨设备部件，应按批次集中整顿，将设备开箱检查文献归入8342类目。25.3有进口部件的设备：a以设备主机台件为单位，将部件文献一起收集整顿，b规定设备厂家提供进口部件海关检查的有效文献，确保进口部件质量的可追溯。25.4设备安全性能检测文献是设备安全检测中发现的问题，形成的文献有缺点告知、及返厂消缺统计、验收等文献，归入902类目。25.5特种设备检测文献：a特种设备安装、调试完毕，在设备进行投入运行前检测形成的特种设备检测文献和合格证等，与设备文献一起整顿，与设备归入对应的类目；b在生产期，特种设备年检形成的特种设备检测文献和合格使用证等，归入901类目；c设备检测在设备安装前完毕；特种设备检测在投运后，还需定时检测发放合格使用证，注意两者的区别。25.6设备图纸：a引进项目及进口设备的竣工图，在合同中明确商定，设备竣工图负责人签字问题；b设备厂家提供的白图或复印图，必须有设备厂家的专业章，否则影响归档图纸的有效性。26物资、原材料质量证明文献的整顿与归档26.1原材料质量证明文献与进场报验文献是一对有亲密联系的文献，组卷时要保持文献间的有机联系，严禁分开组卷。产品质量证明书规定原件归档。若材质证明无原件，则由采购该材料的单位盖上本单位采购部门的公章即可作为原件。若为复印件，销售单位应在清晰复印件上注明：某年某月某日某单位在我处购置此材料多少吨，原件寄存我处；并加盖销售单位红章。如满足上述规定的也可视为原件。每份产品证明书均需注明此产品用于工程何处（也可在备注栏内注明）。产品质量证明书须按材料类别组卷成册，每册卷内目录中责任者填合格证厂家，日期填合格证检查日期，文献材料题名是对一份材质证明书的概括，若一份证明书上有多个材料，也总结登记在一栏内。26.2进场原材料送检复检报告必须盖有检测单位专用章和CMA计量认证章两个章。27各类实验、检查报告的整顿与归档27.1起重机械检查报告书规定为技术质量监督局对多个型号起重设备、电动葫芦的《桥式类起重机安装和修理验收报告书