浅谈合同管理在工程项目管理中的应用

浅谈合同管理在工程项目管理中的应用

国际工程通常是指由多个国家实施的建设项目的参与者，并根据国际最通用的项目管理理念和管理模式进行管理的工程项目。而国际工程承包合同则是指来至不同国家的工程参与方(通常指法人)为了完成工程项目特定的施工任务、设备采购、安装调试等目的而订立的明确彼此权利义务关系的协议。工程合同不仅是双方履行义务、享有权利的法律基础,同时也是处理工程项目实施过程中各种纠纷的法律依据。对于承包商而言,工程项目不仅是完成一项的施工任务,更重要的是履行了一个合同。因此说,合同管理是整个项目管理的核心。本文试分析FIDIC条件下的合同管理及索赔管理。一、熟悉合同法的必要性工程合同是工程施工必须依据的准绳,是执行工程项目最基本的载体。了解并熟悉合同是正确履行合同规定的义务的前提;但要在项目实施中做到灵活运用,仅熟悉合同是不够的,还需仔细研究合同。(一)合同文件的种类通常,工程施工合同主要涉及业主、承包商、工程师、分包商、供货商及其他咨询工程师等参与方。工程施工合同通常包括:(1)合同协议书;(2)中标通知书;(3)投标函;(4)合同专用、通用条款;(5)规范;(6)图纸;(7)工程量清单等。另外,在合同实施过程中,工程师签发的开工令、变更通知、现场指令、往来函件、会议纪要、以及业主签发的有关解释或说明文件等均是合同的有效组成部分。(二)按工作范围区分工程施工合同大致可分为以下几种类型:1、按项目工作内容区分,合同通常可分为:(1)施工合同;(2)咨询合同;(3)施工管理合同;(4)采购合同;(5)安装合同。2、按工作范围区分,合同通常可分为:(1)施工合同;(2)DB合同;(3)EPC合同;(4)分包合同;(5)劳务合同。3、按支付方式的不同,合同又可分为:(1)单价合同;(2)总价合同;(3)成本加酬金合同。(三)关某一一资格、财产、金钱等方面的要求索赔(claim)在朗曼词典中的解释是:作为合法的所有者,根据自己的权利提出的有关某一资格、财产、金钱等方面的要求。通常在工程实践中,索赔是指在合同履行过程中,一方因对方未能履行或未能正确履行合同或由于非己方原因而遭受时间、经济损失及权利损害,按照合同约定向造成己方损失的一方申请补偿要求的行为,是以法律和合同为依据的正当的权利要求。二、fidic合同特点合同管理的目的就是实现项目的既定目标,通过合同管理来保证项目的进度、质量、费用等目标的实现;同时为项目实施赢得较好的经济效益和社会效益。“国际咨询工程师联合会”(FIDIC)制定的国际通用的土木工程施工合同条件,相比于项目实施的结果,FIDIC合同更注重项目实施过程中的控制。FIDIC合同不仅规定施工组织方案、技术方案、主要分包商及供货商等均需报工程师审批,而且对项目实施的各个环节和流程均有较为严密的规定;承包商不仅需将质量保证体系和月进度报告的所有细节均提供给工程师,而且项目实施的各个环节(尤其是隐蔽工程)均需经工程师检验确认合格后,方可进入下一环节。(一)合同分析中的问题通常,国际工程的众多参与方之间形成了非常复杂的合同关系,大量的合同又形成了相当复杂的体系。一般来说,业主、工程师、承包商三方是国际工程合同体系中最重要的三方。业主是项目的投资者和受益者,工程师是合同实施的监管者,承包商是合同的执行者。从承包商角度出发,不管是FIDIC合同还是英国的ICE合同、美国的AIA合同等,均有相应的标准合同格式。但大多是些不易理解的法律语言,比较晦涩难懂。尤其我国的不少工程承包企业由于参与国际市场竞争的时间较短,对国际上通行的工程合同本身缺乏必要的了解。且在项目实施的过程中,承包商的大多数管理人员仅参与履行合同的一部分,而没有参与工程合同履行的全过程。因此,这就需要承包商通过系统的合同分析,让所有参与合同履行的人员对合同任务有个全面、清楚的认识;并通过合同分析发现签约过程中的疏忽及合同漏洞,避免因合同条款的误解而造成重大损失。但是,现实中大多数承包商并不重视合同文本的分析工作,工程实施过程中出现了问题才去查合同文件;多数作业部门、人员认为合同履行是商务部门的事情,而实际进行合同履行作业的部门、人员却不知道合同内容。这是大多数承包商在合同管理中普遍存在的不足。通常,一个有经验的承包商进行合同分析时应重点关注以下几点内容:(1)合同订立的法律基础;(2)承包商的主要任务;(3)业主的责任和义务;(4)合同的计价规范及支付方式;(5)合同工期;(6)违约责任;(7)验收、移交和保修规定;(8)变更索赔程序和争议解决机制。合同分析是承包商进行项目管理的起点,又是进行合同任务的分解、细化及明确自身合同权益的过程。通过合同文本的整体分析和局部重点详细分析,将合同的任务及要求进行责任分解,并从有利于合同目标实施的角度进行科学合理的布局。将合同任务具体到全局性的问题和具体的合同事件中,对于合同中有特殊要求的问题再进行扩展研究。通过编制项目目标计划文件、控制流程、岗位责任,将合同任务分解到具体的施工部位、工序、班组、作业人员,使得具体作业人员明确自身的合同责任所在,增加合同任务的可操作性,使项目能按合同要求实施并满足项目日常管理的需要,同时为合同目标的实现确定控制依据。(二)合同管理中的索赔问题通过合同任务的分解,合同中的各项任务均具体化到合同履行人员。承包商作为合同任务实施的主体,需要对合同任务的执行情况进行实时跟踪、监督和控制,以确保合同目标任务的实现。合同实施控制的首要依据是合同文件以及为实现合同目标而编制的各类进度、质量、费用等计划文件;其次还可依据现场的初始记录、验收检测报告、工程报表等文件以及现场人员的现场巡视、质量监控、现场例会等。合同实施控制是一个动态管理过程。首先需要对合同目标进行分析与论证,论证目标完成的可能性;其次是在充分调查研究的基础上,编制各类合同计划,并科学论证计划的可行性。通过合同执行实际情况与实施计划的对比分析,发现合同实施过程的偏差问题并分析出偏差发生的原因。对偏差原因进行责任分析,对非承包商原因引起的何时实施偏差提出合理索赔,同时调整相关的目标计划。以合同实施控制中的进度计划控制为例,进行计划控制的目的就是通过一定的控制手段和方法来确保合同任务的按期实现。承包商应围绕目标实施进行外部环境和内部资源的调查研究,对合同目标的整体结构进行分解,确定目标的整体实施部署和总进度计划。通过实施过程中的实际数据收集、整理,检查进度计划中关键工作、非关键工作的实施情况,对检查结果进行分析判断;通过计划的执行情况与目标计划进行比对,对计划实施进行预测、判断;找出实施偏差的原因所在并提出整改方案。如涉及关键线路上的工作偏差,应在未完成的关键工作中选择赶工费用较少的工作进行赶工;对非关键线路上的工作的偏差,确保工作在其自由时差内完成即可;必要时可以对资源投入、前后工作的逻辑关系进行调整来确保合同目标的实现。工程实施过程实际上就是履行合同的过程,不管采用什么样的合同格式,实际实施过程中的索赔都在所难免。索赔工作是合同管理精细化的体现和延续,是合同管理成败的试金石。一个有经验的承包商会高度重视索赔工作,通过索赔工作在挽回合同签约的损失,增加项目实施的利润。国际工程承包过程中,索赔已经是多数承包商的重要经营策略。所以说,索赔工作是合同管理的重要内容,是提高承包商合理利润的重要手段。本文以1999年版FIDIC合同新红皮书中的相关条款来说明承包商在履约过程中通常可索赔事件及索赔权利(见表1):通常而言,索赔的依据主要有合同文件、所在国法律法规、国际工程惯例等。从法律角度来讲,FIDIC合同属于国际合同惯例。承包商要进行施工索赔,首选需要对索赔权进行研究;索赔权是承包商进行施工索赔的前提。通过合同分析来明确合同的构成及效力优先次序;同时在合同履行过程中,依据合同条款做好有关索赔的文字记录和证据收集,提高索赔的成功率。针对具体的索赔事件,不同的索赔要求,索赔的依据也不相同。承包商在如何陈述索赔的依据、事实、记录、工期延长和费用增加,目前并没有固定的书面格式,索赔报告也没有固定格式。1999年版FIDIC合同新红皮书中第20.1款专门对承包商的索赔做了规定,索赔有着严格的程序和近乎苛刻的规定,承包商应遵守合同程序规范索赔程序。一般而言,承包商应自知道或者应当知道索赔事件后28天内发出索赔意向书;并在引起索赔事件或者情况之日起42天内或经工程师同意的其他合理时间内向工程师提交一份足够详细的索赔文件;如该索赔事件对工程产生了持续影响,承包商应分期(通常是28天/周期)提交一次临时索赔,并在索赔事件所产生的影响结束后的28天内提交最终索赔报告(见图