XXXX公司大宗材料采购管理办法

大宗材料集中采购管理制度第一章总则第1条为适应公司在赤几发展需要，规范项目施工中的材料采购行为，发挥集中批量采购优势，实现客户资源共享，降低采购成本，提高经济效益，建立稳定的材料供货渠道，保证采购材料质量，完善工程质量保证体系，提升公司整体管理水平，特制订本制度。第2条集中采购的材料品种包括：水泥、石子、石粉、粗砂、细沙、各种规格砖、木方、钢筋，随着集中采购管理的深入，需要增加的材料品种另行通知。第二章机构与职责第3条赤几XXX物资管理部（以下简称物资管理部）是大宗材料集中采购的归口管理部门，同时也是全面负责的部门。第4条物资管理部负责收集、整理、评价供货商、厂家资料，并向赤几XXX公司提交合格供方资料（附件一：物资供方评价表），由XXX公司总经理最终审核和审定；每年负责对合格供应商进行两次资格审查（附件二：物资供方重新评价表）。第5条物资管理部负责组织大宗材料市场调查，集中比质比价招标采购，与供应商签订战略合作协议。第6条物资管理部负责集中采购材料应符合《集中采购材料汇总表》（见附件三）中规定的质量、价格、交货期要求，并对供货过程进行监督、协调。第7条物资管理部督促各个工程项目开工前编制大宗材料预算书（预算书至少包括：大宗材料品种、使用的部位、预计使用数量、投标成本），并提交工程管理部进行审核；工程完工后，对大宗材料进行分类汇总，与该项目预算书数量、成本逐项对比，按照限额领料的要求，对大宗材料的使用情况作出客观公正的评价。第8条物资管理部在工程施工过程中负责大宗材料的《物资需求/采购计划表》（见附件五）审核，对各个工程项目大宗材料实行动态统计，在预算书范围内，直接批复项目进行采购，超出预算书范围，报公司领导审批后采购。第三章集中采购管理流程第9条合格供方评审1、物资管理部根据各项目部上报的供方资料、在互联网上查寻所得供方资料、其它信息渠道寻找到的供方资料，选定合格供方进行评审，提交工程管理部和XXX公司领导审核；2、新开项目的项目管理部，物资管理部在项目开工前及时对当地的大宗材料供方进行考查、评价的供方资料，进行合格供方评审，提交工程管理部和XXX公司领导审核。3、物资管理部提交的、经过评价的合格供方资料，应包括企业资质、资信、供货范围、价格、服务、安全、联系方式等信息，填写《物资供方评价表》。4、项目管理部每季度将“集中采购供方的供应数量、质量、供应及时性、服务情况”以《集中采购材料合同执行情况反馈表》形式报送到物资管理部，便于物资管理部每半年对供方重新评审，并填写《物资供方重新评价表》。5、合格供方评审的准则：a.应具有营业执照;b.产品生产方面许可证件(当地国家要求必须办理的)；c.应具有产品检验合格证明；d.能够满足相应项目上物资需求的生产能力；第10条签订战略协议物资管理部组织相关人员与供应商进行谈判，协商供货品种、规格、单价、供货期、结算、服务等方面的内容，起草合作战略协议，协议各项内容与供应商协商一致后，报工程管理部和XXX公司领导审批同意，与供应商签订战略合作协议；战略协议相关内容的调整必须按照新协议的流程再走一遍，重新签订新协议或补充协议；签订战略协议的供应商商，由物资管理部编制《合格分供方名录》（见附件四），项目部在《合格供应商名录》内选择供应商，按照战略协议进行材料采购。第11条《物资需求/采购计划表》审批1、项目施工技术人员每月根据施工需要编制《物资需求/采购计划表》，计划表中的各项内容应齐全、表达规范、清楚。2、项目经理部对技术人员提交的《物资需求/采购计划表》进行单位工程查图审核，杜绝零打碎敲，审核后报送物资管理部。3、物资管理部对照项目预算书，需求计划中的材料品种和数量在项目预算书范围内的，有物资管理部批复项目直接进行采购，超出预算书范围的，报工程管理部审核。项目部按照《物资需求/采购计划表》进行采购。第12条物资采购《物资需求/采购计划表》经审批同意后，项目部在《合格供应商名录》中选择就近或熟悉的供应商，按照战略协议内容进行采购。单批次采购金额在400万非郎以上的（含400万非郎），项目部必须和供应商签订采购合同；400万非郎以下的，项目部可以与供应商协商，按照战略协议供货，直接采购供货，可不用签订采购合同。第13条物资供货项目部采购人员在向供应商签订采购合同或下订单后，要及时跟踪供货商的备货送料情况，督促供应商按照合同和协议的要求，按时、按质、按量将相应的材料送达到项目现场。第14条物资进场验收供应商送货到现场，项目保管人员会同相应的技术人员要严格按照《集中采购材料计划汇总表》中规定的质量要求和项目上的特殊质量规定，对送达的物资进行检验和计量。对于质量不合格的材料，必须直接拒收，严禁不合格品进入施工现场，特殊情况需要卸货到现场或者事后发现质量不合格的，要立刻做出不合格品明显标识，防止误用；对于数量不够的，按照实际供货数量进行计量。第15条物资入库经验收合格，计量无误的材料，由技术人员（或项目组长）和现场物料保管员共同在入库单上签字确认。入库单应严格按照财务要求填写，一式三联，供应商一联，项目文件存档一联，采购人员材料成本统计核算一联。第16条供货材料的结算1、各项目采购人员，将本月开出的入库单进行统计，编制《每月分项目大宗材料应付账款统计表》（见附件六），每月25日之前报物资管理部，物资管理部负责统计所有项目本月大宗材料应付账款，编制《每月大宗材料应付账款统计总表》（见附件七），报公司财务，由财务人员报公司领导。2、公司领导和财务，根据现有资金状况，分配各个供应商本月材料款的支付状况，在《每月大宗材料应付账款统计总表》上批复各个供应商结算本月结算货款金额。3、经公司领导批复的《每月大宗材料应付账款统计总表》，由财务人员通知各项目采购人员，由采购人员通知供应商进行结算。供应商对结算金额有异议的，由项目采购人员，协同物资采购部、财务部与供应商协商，确实有特殊情况的，由财务部人员向公司领导汇报请示，调整该供应商的结算金额，同时调整《每月大宗材料应付账款统计总表》。4、财务人员每月26日至月末，到各项目与供应商进行本月材料款的结算。结算时，供应商提供项目上签收的入库单，开具相应金额的发票，项目采购人员负责制作付款申请单，三种单据齐全，数量、金额无误，项目采购人员签字确认，报项目经理签字确认，报财务人员审核无误后签字确认，向供应商支付材料款；回公司后，将付款申请单提交公司领导，公司领导将付款申请单与批复的《每月大宗材料应付账款统计总表》核对无误后，签字确认，交给财务人员入账，完成支付。第四章附则第17条本办法是根据公司质量环境职业健康安全管理体系制定的，有关资料、记录由相关部门、人员负责归档保存。第18条本办法自2014年3月10日起施行。附：1、物资供方评价表（物资管理部填写）2、物资供方重新评价表（物资管理部填写）3、集中采购材料汇总表（物资管理部填写）4、合格分供方名录5、物资需求/采购计划表6、每月分项目大宗材料应付账款统计表7、每月大宗材料应付账款统计总表附件一：物资供方评价表供方名称：地址：联系人：电话：传真：电子邮箱:执照号码:最近年检时间:法人代表：网址:企业概况(成立时间,注册资本，专项生产许可及相关资质等): 产品执行的质量/环保标准，生产/供货能力、价格水平、售后服务情况：质量/职业健康安全/环境/其他管理体系运行情况：经营范围:与公司的以往合作情况:评价结论：评价人员签名：时间：批准意见：批准人：时间：附件二：物资供方重新评价表供方名称：地址：联系人：电话：传真：法人代表：邮政编码：供应产品名称、规格、型号、批次、总量：进货物资质量控制方式：[在（）内标注√]复试检验□外观验证□本组织到供应方验证□顾客到供应方现场验证□顾客到本组织现场验证□委托环保检测□质量特性符合性扣分记录：（列简要扣分原因、时间）服务扣分记录：（含供货及时性、问题处理等，列简要扣分原因、时间）供货价格扣分记录：（列简要扣分原因、时间）环保扣分记录（列简要扣分原因、时间）本年累计扣分：重新评价结论：重新评价人员签名：采购员：海外工程协调部质检人员：项目组专业工程师：批准意见：物资保障中心负责人：评价时间：年月日附件三：集中采购材料汇总表3材料名称：水泥计量单位：吨常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：钢筋计量单位：吨常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：细沙计量单位：立方米常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：粗沙计量单位：立方米常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：石粉计量单位：立方米常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：石子计量单位：立方米常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：水泥砖计量单位：块常用型号：进场检验标准存放要求材料名称：木方计量单位：块常用型号：进场检验标准存放要求附件四：合格分供方名录序号评价表编号供方名称供应主要产品名称、种类、规格地址电话联系人备注附件五：物资需求/采购计划表序号名称规格、型号单位计划数量使用部位要求到场日期审定数量供应商名称备注编制人：项目经理：物资管理部：编制时间：年月日超出项目预算书数量材料工程管理部审核：附件六：分项目月份大宗材料应付账款统计表项目名称项目组名称月份序号：序号供应商名称供货名称规格单位单价本月供货数量本月供货金额以前未结算数量以前未结算金额合计应付金额备注合计编制人：编制日期：附件七：月大宗材料应付账款统计总表序号：供应商名称项目名称供货名称上月未结算金额本月供货金额应付金额合计本月批准结算金额本月未结算金额供应商1项目组1供应