发票管理制度

新材料有限公司编号：OB-ZB-19三级,第0次修改发票管理制度下发日期：-12-10执行日期：-12-101.目的为了贯彻执行国务院、财政部、国家税务总局颁布的《中华人民共和国发票管理方法》、《中华人民共和国发票管理方法实施细则》、《财政部国家税务总局有关全方面推开营业税改征增值税试点的告知》(财税〔〕36号)等法规文献，更加好地加强我公司发票的使用和管理，加强财务监督，保障税收收入，维护经济秩序，结合我公司实际状况，特制订本制度。2.合用范畴山东欧铂新材料有限公司。3.总则3.1我公司发票管理部门为集团财务部，由其指定专人负责销售发票的购置、使用、保管和检查工作，各发票使用部门和经办人必须服管理。3.2购货发票的索取、保管、交接等工作，必须由各业务归口部门指定专人负责，并在集团财务部备案管理，如有岗位调节需在3日内重新备案。4.销货发票4.1定义销货发票是公司在日常经营活动中销售产品、提供劳务及让渡资产使用权时向客户开具的发票。分为增值税专用发票和增值税普通发票。4.2获得及保管销货发票的购置由集团财务部纳税申报师统一到税务局办理。纳税申报师负责销售发票的购置、发放等方面的工作，发放时要做好书面交接登记。营销大厅开票员负责专用发票的安全和使用、登记工作；空白发票不使用时须寄存到保险柜中，对空白发票保管不善造成丢失状况，除责令有关负责人写出检查外，每份发票最低罚款1000元，责任不明确的双方当事人共同承当。造成损失的，按公司有关制度解决，拒不执行的提交集团审计部解决。4.3使用部门及开具人销货发票使用部门为公司发生销售业务的部门。开具人为发票开票员。4.4开具规定4.4.1开具增值税专用发票4.4.1.1开票资料索取人：公司销售业务代表负责客户资料的索取、提报工作。4.4.1.2新客户需提供资料清单4.4.1.2.1公司法人营业执照副本复印件加盖红色公章。4.4.1.2.2国税税务登记证副本复印件加盖红色公章(已办理三证合一的不需提供)。4.4.1.2.3组织机构代码证副本复印件加盖红色公章(已办理三证合一的不需提供)。4.4.1.3老客户需提供资料，公司老客户委托人后续来公司办理业务，需携带其公司税务登记证复印件(已办理三证合一的提供营业执照复印件)、最新的开票信息。4.4.2开具增值税普通发票的情形4.4.2.1向消费者个人或小规模纳税人销售货品和提供劳务的。4.4.2.2解决废旧设备等固定资产的。4.4.2.3不能或不按规定提供开具增值税专用发票完整资料的。4.4.2.4其它国家规定不应开具增值税专用发票的货品或劳务。4.4.3开具原则4.4.3.1开发票必须打印清晰，不得涂改，项目填写齐全，票物相符，票载数量同销售结算单一致，全部联次一次填开。4.4.3.2各项目内容对的一致，并加盖发票专用章。4.4.3.3任何个人或部门不得转借、转让、拆本、撕页；不得携带空白发票外出或邮寄空白发票。4.4.4发票开具时限4.4.4.1客户资料齐全的，为发出货品，收到货款的当天。因合同未执行完毕或执行数量较少的客户能够每月合并一次开具。4.4.4.2外贸销售发票由营销部提供销售资料，每月10号、20号、25号转交资料给开票员开具发票。25号后来及月末最后一天的，视具体状况转交。原则上10号之前业务，于10号转交资料时转交，因业务资料无法10号转交的，20号必须转交完毕；如出现10号前业务20号转单据时尚未转单的，此单据必须经公司主管领导签字后方可接受开具。20号前业务以这类推25号必须转交完毕。25号后来业务如需要转交资料开具发票的，必须于最后一天上午10点前将资料转交开票员处，且必须确保开票资料的对的性。如果25号后来业务当月不能转交开票的，必须在次月10号前转交开票员开具发票，核算中心开票专人开具出口发票。4.4.4.3公司发票开具时间为业务员汇总每个客户的当月购货量，分好单据后，统一开具发票，25日之前的业务不允许跨月。4.4.4.4发票开具原则上不允许跨月，由于非人为因素等客观因素造成无法开票的，可延长至问题解决后开具。4.4.4.5对未按规定开具发票的，对业务人员罚款100元/份。4.5已开具发票的传递4.5.1领取当天结算当天开具的发票时，开票员需规定领取人在发票记账联上订立其姓名及身份证号。4.5.2客户领取发票时，需要凭领取人本人身份证原件。身份证需经真伪验证并留存复印件，发票管理员做好发票领取台账登记。4.5.3对当月已开具发票未领取的，营销大厅负责保管一种月，到期仍未领取的由分管业务员领取。有关业务员自开出3个月内未领取的罚款100元/份。4.5.4销售开票员建立发票领取登记本，并负责登记受票单位、发票号码、领取人的姓名、身份证号，联系电话。发票领用登记本统计的信息原则上由销售开票员进行登记，客户签名确认。4.6开具红字专用发票及客户发票丢失的解决4.6.1因开票员失误开具的发票信息错误或不完整需开具红字发票的，由开票员出具“开具红字发票申请表”（因业务员或客户提供资料错误造成开票错误的，由业务员出具）(见附件1)，经部门负责人、税务经理、核算经理签字后。交由开票员在税控系统内开具红字发票信息表，开票员根据信息表开具负数发票，并重新为客户开具发票。当月超出给三个客户开具红字发票的每增加一种罚款50元，有关申请资料由开票员按月整顿交集团纳税申报师存档。4.6.2因发票丢失需要我公司开具证明抵扣税款的状况，需提供经办人身份证复印件及具体丢失书面阐明材料（加盖丢失人所在单位公章），填写“开具已抄报税证明申请表”(见附件2)，由所属业务经理负责，经部门负责人、税务经理签字后，交由纳税申报师，由纳税申报师到税务局开具已抄报税证明。客户凭此证明及发票记账联复印件认证抵扣。并对负责人罚款100元/份，无法查明因素的对有关负责人均进行同样的处分，罚款缴纳后办理有关业务。4.6.3作废发票需要全部联次收齐，并在开票系统中作废，纸质作废未在系统作废或作废未收齐全部联次的，每份罚款100元；每月10日前开票员将作废发票整顿后交纳税申报师存档，未及时转交的通报批评，通报3天后仍未转交的按10元/天罚款。4.7开票员及时将发票剩余状况告知纳税申报师，纳税申报师根据发票余量及时购置发票。因开票员未及时将发票余量告知税务而影响开票的，对开票员罚款100元/次；因纳税申报师未及时购置发票而影响开票的，对纳税申报师罚款100元/次。5、购货发票5.1定义购货发票是指我司采购材料、物资、设备、接受劳务或接受让渡的资产使用权时，由销货单位出具给购置单位的正当票据，包含增值税专用发票、增值税普通发票、国税局通用机打发票、电子发票等。5.2索取范畴全部部门和个人在为公司购置商品、接受劳务以及从事其它经营活动支付款项时，都应向对方索取增值税专用发票。5.2.1各物资采购部门和费用支出部门向收款方索取发票时，原则上必须索取增值税专用发票（5.2.3规定的除外）。5.2.2单笔业务金额在10000元以上的，必须开具增值税专用发票。单笔业务金额在10000元-50000元的如不能索取增值税专用发票，需经税务经理、集团财务部部长审批后入账;单笔业务金额在50000元以上的不能索取增值税专用发票的需经税务经理、集团财务部部长、集团总裁审批后入账。5.2.3下列经济活动可不向销货方索取增值税专用发票：5.2.3.1餐饮服务业提供的就餐服务。5.2.3.2行政事业单位的非纳税性服务收费。5.2.3.3其它按国家税务总局规定不实施增值税专用发票的项目。5.3原则外购货品获得的增值税专用发票必须符合以下规定：5.3.1增值税专用发票内所含内容（销货/购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）必须齐全、精确无误、不得省略、不得压线，不得出格、不得涂改。5.3.2增值税专用发票须平整无擦抹痕迹，无毁损。5.3.3增值税专用发票的开具单位为真实业务的发生单位，且使用的是其我省（自治区、直辖市和单列市）的专用发票。5.3.4货品或劳务名称为大类的必须提供“销售货品或提供应税劳务清单”；5.3.5增值税专用发票必须加盖“发票专用章”。5.4入账时间规定各业务部门向销货单位采购物资，发生的劳务、费用，一经发生，无论付款与否，都要及时向对方索取发票，采购的物资应立刻办理入库手续，费用支出办好签字确认手续，多个手续齐全后，应立刻交集团财务部办剪发票挂账手续。5.4.1对于订立采购合同的业务，我公司已经按照合同规定付款的，经办人员需按合同规定索取发票；对于未签合同采购小额零星配件且款到发货的状况，经办人需在付款的当月索取发票，最迟不能超出付款时间的2个月。经办人员未按合同及制度商定及时索要发票的，集团财务部将对经办人进行通报处分，具体罚款金额以下：发票总金额低于1万元的，罚款300元；发票总金额为1万元-10万元之间的，罚款500元；发票总金额为10万元-100万元之间的，罚款800元；发票总金额100万元-200万元之间的，罚款1000元；发票总金额不不大于200万元的，罚款1500元。通报罚款后30日内仍不执行的，提交集团审计部解决。5.4.2获得发票后按照5.5流程规定，当月签批的发票必须于抵扣当月转交财务部进行账务解决，未在抵扣月及时入账的发票，财务部予以经办负责人50元/次罚款。5.4.3供货方增值税专用发票自开具日期起150日内必须到财务部挂账或者冲账。若存在逾期未抵扣的票据及票据丢失的状况，按下列规定解决：5.4.3.1有关部门未及时将发票传至财务部，造成超期（180天）不能抵扣而形成滞留票的，财务部不予入账，由经办人员规定客户重新开具发票，因滞留票造成税务局罚款的由有关负责人承当。滞留票经集团总裁签字后能够入账，如滞留发票的税款经协商能够挽回或者有补救方法，对经办人处以损失税款50%的处分（最高不超出5000元），如达不到上述条件有关负责人承当全部税额损失。如逾期发票超出五份，损失税款超出30万等情节严重的按照《经营管理事故解决规定》处分。5.4.3.2专用发票丢失解决5.4.3.2.1因供应商失误造成发票丢失，需要供应商开具“已抄报税证明”和发票记账联复印件两份（加盖发票专用章），对供应商处以200元罚款后办理挂账付款手续；

5.4.3.2.2因采购人员失误造成发票丢失，由采购人员协调供应商开具“已抄报税证明”和发票记账联复印件两份（加盖发票专用章），并处以200元罚款后办理挂账付款手续。5.5发票挂账5.5.1发票挂账的目的：防备风险的发生，与集团有关部门配合开展工作，核算债权和债务，确保对账工作的开展。5.5.2发票挂账的范畴涉及：材料（主材、辅材、修理用备件、低值易耗品）、运费、固定资产、无形资产和工程款等。5.5.3发票挂账额度为单笔业务超出2万元（含），2万元下列的经领导签批、核算师审核后凭发票结合《资金预算管理制度》和《资金收支管理制度》进行付款。发票付款需要公对公付款，通过电汇方式或支票方式支付给供应商，金额5000元下列的能够支付现金（原则上不通过现金进行结算）。发票需要挂账的，经办部门首先需要在ERP系统中完善供应商资料。5.5.4经办人协调仓库（有关部门）附入库单采购部门负责人签批采购经办人采购业务流程以下：经办人协调仓库（有关部门）附入库单采购部门负责人签批采购经办人采购部经办人 采购部经办人25号前 25号前纳税申报师审核后转核算师核算师挂账解决核算经理签字纳税申报师审核后转核算师核算师挂账解决核算经理签字流程阐明：5.5.4.1各公司采购部门收到发票，先由采购部门负责人签字审核。5.5.4.2采购部经办人将发票转交公司仓库，公司仓库保管员审核发票物资数量与否已入库，如果发票与入库单一致则附上入库单，并回传给采购部经办人；如果发票所列物资未入库则将发票退回。5.5.4.3采购部门经办人收到附入库单的发票于当月25号前（业务频繁的可随时转交），转交纳税申报师进行审核抵税，双方在采购部提供的发票交接表上签字，各留一份。5.5.4.4纳税申报师审核发票并在发票联上签字，交由采购部门经办人转核算经理签字。5.5.4.5采购部门经办人将核算经理签字的发票转对应公司核算师解决。5.5.4.6各公司核算师当月内对签字完毕的发票进行账务解决。5.5.4.7采购物资不在仓库办理入库的，由办理入库的有关部门肩负上述仓库的职能。特别注意事项：发票必须附入库单，发票严禁在各部门间滞留而影响发票抵扣和挂账。5.6回绝付款情形会计人员要充足推行《中华人民共和国会计法》所赋予的会计监督职能，对下列状况之一的发票有权回绝付款：5.6.1不按我公司规定办理手续的发票。5.6.2应收取增值税专用发票，收取了普通发票却无正当理由的发票。5.6.3项目不全，填写不清晰的发票。5.6.4内容不真实，有内容涂改、票面涂抹痕迹的发票。5.6.5商品价格明显高于市场价格的发票。5.6.6其它不合理