公文管理制度

公文管理制度编号：总则本制度重要对我司各职能部门的公文管理事务进行规定。职责行政人事部是我司公文事务归口管理的职能部门。公文概念本制度所定义的公文是指我司所属各部门之间以及其与外部组织之间为解决我司事务而形成的多个统计文本。通用公文我司重要使用下列公文文种：决定、决策：对重要事项或重大运作做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并规定贯彻执行的事项，用“决策”。公示：向社会公众公布公司重大事项用“公示”。告知：公布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下级机构的公文，规定下级机构办理和需要周知的共同执行事项，用“告知”。通报：表彰先进，批评错误，传达重要状况，用“通报”。章程、制度、规定、条例：公司设立人或发起人制订的、载明机构的设立、职责以及运作程序等内容的文本用“章程”；对公司工作事务进行原则性的规范和约束用“制度”或“规定”、“条例”。普通而言，原则性的规范用“制度”，实施细则和具体管理方法用“规定”或“条例”。报告、请示：向上级机构报告工作，反映状况，提出建议，不需要明确回复的，用“报告”。向上级机构请求批示、同意，需要明确回复的，用“请示”。批复：回复请示事项，用“批复”。函：互相商洽工作，询问或回复问题，以及向有关政府机构和行业机构请求同意等，用“函”。会议纪要：传达会议议定事项和重要精神，规定有关部门共同恪守、执行的，用“会议纪要”。工作志、工作简报、大事记：统计日、周、月工作状况者用“工作志”；统计并传输、公布阶段性工作状况者用“工作简报”；记载年度发生的重大事项用“大事记”。惯用名词简称和其它商定为规范行文，对某些惯用名词的使用和其它事项商定以下：在公司制度和其它公文中可直接使用下列名词简称和其它商定，不必另作解释。我司：是有限公司的简称。各部门：指公司属下各职能部门。公司领导：指我司董事长、总经理、副总经理。中层干部：指经我司正式任命的中层管理人员，涉及职能部门经理、主管等。基层管理人员：包含我司管理人员，各部门业务员、现场管理等。员工：包含公司订立劳动合同的合同制固定工和计时工（即临时工）。其它简称：行政人事部简称行政部，物业管理部简称物业部。数据和其它跨度：普通状况下，在制度和其它公文中，涉及至数据跨度的，如无特别阐明，均包含下线，不含上线。如10（人、元、个等）以上，100（人、元、个等）下列，即包含10，而不含100。在公文中还经常涉及学历、职称、职务等其它跨度，也是含下线，不含上线。如大专以上，硕士下列人员，即是含大专，不含硕士。其它事项：普通状况下，公文标题用宋体或黑体，正文用小4号宋体。公文格式我司公文格式分为六类，即公司文献、公司公文、部门公文、公函、会议纪要和传真件。（一）公司文献合用范畴：重要用于印发公司重要规章、公示、通报、告知、请示、报告、批复、决定、决策等。普通状况下，制度、规定，重要工作计划，机构和人事变动，对外信息公布，国家和行业主管机构的有关政策、规定转发，以及有关我司权益构造、资产重组等事项的决定，均用公司文献。（格式见附件一）。（二）公司公文合用范畴：重要用于以我司名义发出的普通告知、通报等文本。（格式见附件二）。（三）部门公文合用范畴：重要用于以我司各部门名义发出的公文。普通状况下，在已得到我司同意的工作计划、财务预算和审批权限范畴内布署有关工作的，应使用部门公文。（格式见附件三）。（四）公函合用范畴：以我司所辖部门名义向我司以外的单位发出的商洽有关事项，通报有关信息的文本用此格式。（格式见附件四）。《会议纪要》合用范畴：用于涉及我司经营或生产工作会议。（格式见附件五）。《传真件》合用范畴：用于我司商务往来传真件的封面。（格式见附件六）。解决公文的表格（一）《发文稿纸》：用于制发我司文献。（格式见附件七）。（二）《公文审批表》：用于解决各部门向公司领导报送的请示或请示性公文（如需报批的方案、计划等）。（格式见附件八）。（三）《文献审批（传阅）笺》：用于各部门对收悉的公文（除例行公文、拟发文献、和请示性公文外）的解决。（格式见附件九）。公文密级：我司起草和来往的部分公文在一定时限内需要保密。秘密公文分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门提出，经行政人事部审核拟定。公文紧急程度：根据解决时限，我司公文分为普通公文和紧急公文。普通公文是指对解决时限无特殊规定，只需在普通工作周期内解决完毕的公文。紧急公文分为：“急”、“特急”两级。因工作需要，规定有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内解决或知晓的公文标“急”，在一种小时内解决或知晓的标“特急”。公文紧急程度由拟办部门拟定，经行政人事部审核拟定。我司公文解决程序普通分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。有关人员在工作中，应高效优质地解决公文事务，严守公文秘密。公文签发（一）签发权限：我司副总经理以上领导在分管范畴内能够签发以我司名义制发的公文；各部门正职或得到其授权的副职有权签发以本部门名义制发的公文。（二）签发方式：除公司文献和对外行文外，全部内部公文（涉及本制度未规定的内部公文、表格等资料）均采用直接签发方式，不再加盖公章。公司文献的签发：拟办部门按本制度规定流程传递签发后，由行政人事部制作成正式文本并盖章印发。公司公文的签发：有两种形式，一种是盖章，全部对外公文均按前述红头文献的签发流程签发后，盖章发出。另一种是对内部的公文，按前述流程传递后，由签发人直接签发，不需盖章，正式文本中签发人一栏用其签名。各部门公文的签发：各职能部门公文由其部门负责人直接签发，不必盖我司公章，正式文本中签发人一栏用其签名，但主送一份行政人事部备案。公函的签发：如以各部门名义行文，则由部门负责人同意后盖部门公章，如以公司名义行文的，则依管理职责，由对应副总经理或以上领导同意后，盖对应公章发出。会议纪要的签发：经营性会议纪要由总经理（或会议主持人）审定后，盖章发出。传真件的签发：有关当事人直接签发传真件，但如双方有商定或对方规定，可在“发件单位”处同时加盖公章（须经我司正职或含有对应权限的副职同意）。第十二条公文印发范畴公文印发范畴由拟办部门拟定，行政人事部审核，公文签发人或审批人拟定。各部门公文的印发范畴自行拟定。第十三条公文分送（一）我司公文分送重要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等分送方式。普通状况下，分送公文应采用签收方式，对秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、统计工作。（二）收件工作人员应对公文进行信封、文献、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立刻告知发文机构，并登记出错文献。对封口被撕的公文应回绝签收。第十四条公司领导收到公文后，根据《发文稿纸》、《公文审批表》或《文献审批（传阅）》的提示作出解决意见（普通每人用时不适宜超出两个工作日，如确需延迟解决，应及时知会有关部门。对“急”和“特急”件，普通应按规定时限解决）。第十五条公文反馈与跟踪行政人事部文员接到公司领导批示后，应及时将批示件和原件反馈给拟办部门（普通不超出半个工作日，同时保存批示件及原件的复印件。）第十六条公文清理、存档和销毁各部门文员或有关工作人员应对收发的公文每七天进行一次整顿，对有存档价值的公文应按《档案管理制度》规定时限向档案管理部门整顿移交；对各部门公文存档价值的拟定由本部门正职或含有对应权限的副职按《档案管理制度》规定确认。各部门在每年第一季度内，须对上年度形成的公文进行清理，有存档价值的须及时送档案管理部门保存，对不具存档价值的公文经本部门正职或含有对应权限的副职确认后，用碎纸机或其它方式彻底销毁。第十七条公文解决普通流程公文解决的四种方式对例行公文的解决：各部门月度工作报告（填写表格用《部门月度工作报告》格式见附十）等例行公文，由各部门按规定时限交行政人事部分流。对拟发文献的解决流程：拟发公司文献（含公司文献和公司公文）时，首先由拟办部门拟好文稿、填写《发文稿纸》，经本部门负责人审核后（如需部门会签，则送各有关部门会签），按职责权限送有关领导签发或会签后送总经理签发，或直接送总经理签发（如超越总经理权限，则在总经理签发后送董事长签发），最后由行政人事部制作下发。拟发部门文献，由拟办部门自行制作发出。对请示性公文的解决流程：各部门请示性公文由经办人填写《公文审批表》，经本部门负责人审核后，按职责权限送有关领导审核审批。审批后的请示性公文如需以公司文献形式印发，且请示的重要内容（人员、金额等）得到公司领导同意，可直接交行政人事部制成公司文献后发出；如请示的重要内容与领导批示相差较大，应由拟办部门按批示意见修改后按拟发文献的流程重新上报。审批后的请示性公文如需以部门文献形式印发，则参考本项流程，由拟办部门制作发出。对其它来文（除例行公文、拟发文献和请示性公文外）的解决流程：行政人事部或各部门文员收到公文后，应及时填写《文献审批（传阅）笺》，送本部门负责人阅处，再由文员根据阅处意见分送。公文解决流程图表例行公文的解决流程：例行公文报送流程表：填写部门例行公文报送时间及接受部门备注各部门月度工作报告每月第1个工作日内送行政人事部例行公文分流表：例行公文分流解决部门解决方式时间备注月度工作报告行政人事部行政人事部保存，复印件送有关公司领导除2、4、10月外每月第4个工作日内季度工作报告4月和10月11日内员工状况月报表行政人事部原件行政人事部保存，复印件送有关公司领导每月第4个工作日内财务报表队建设财务部原件财务部保存，复印件送有关公司领导每季度首月17日内注：六个月和年度工作报告的上交时间临时告知。2、拟发公司文献解决流程：3、请示性公文解决流程：拟稿部门负责人审核后的拟文稿，附《发文稿纸》经拟办部门负责人签名的请示，附《公文审批表》如需部门会签，则先会签如需部门审核，则先会审行政人事部经理核稿有关领导有关副总会签总经理总经理睬签董事长董事长行政人事部文员保存正本行政人事部印发拟办部门（三）其它来文（除例行公文、