行政管理培训课件

行政工作统筹实务2021/5/91中国人的人格理想神于天，圣于地2021/5/92为人处事2021/5/93什么是管理2021/5/94管理=管你？2021/5/95管理自己的六力组织、控制创新教导、感召凝聚2021/5/96我们对管理的态度

2021/5/97行政：

是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。

“行政”指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。

什么是行政2021/5/98行政管理：

就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。什么是行政管理？2021/5/99企业行政管理的内容

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。2021/5/910包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等所谓“行政管理人员”2021/5/911日常事务管理会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容行政管理工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点2021/5/912行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队2021/5/913理行政管理的基本原则法制原则服务原则责任原则效率原则透明原则2021/5/914什么样的人适合做行政管理人员个人条件个性要求品质要求2021/5/915男人适合做行政文秘工作吗？讨论：2021/5/916如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思……能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习……职位能量能力能量能量来源802050502080一般优秀卓越释放2021/5/917知识类型内容专业知识财务管理、资本运作、投资、风险、

金融知识、政策法规管理知识战略管理、公司治理、团队、沟通相关知识企业所处的行业知识、市场营销、采购、供应链、库存管理、生产管理知识结构与管理2021/5/918角色定位与行政管理2021/5/919我们认识自己吗？2021/5/9202021/5/921怎样利用了解之窗？不知道知道盲目区知道开放区未知区不知道隐藏区别人自己相互尊重共同交流虚心听取认真回应开诚布公实话实说相互尊重共同探讨美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论2021/5/922你的潜能都开发了吗?2021/5/9232021/5/9242021/5/9252021/5/926

测试题如下：

一个记事本和一支钢笔的总价格是１.１元，记事本比钢笔贵１元，请问钢笔的价格是多少？

2021/5/927正确答案是钢笔价格为５分钱，记事本价格为１块０５。

研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是“１块钱”。

研究人员把答对者归类为“思考型”。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。

答错者则属于“直觉型”。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。2021/5/928“三位一体”上司同事下属2021/5/929是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准则下属同事上司2021/5/930

下属同事上司内部客户是同事是配合者是竞争者2021/5/931作为上司时的六大角色业务骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事2021/5/932角色定位与用人序号关系忠诚才能命名1亲忠才经营核心2亲忠庸事业辅佐3亲逆才恃才自傲4亲逆庸不肖子弟5疏忠才事业伙伴6疏忠庸耳目眼线7疏逆才防范对象8疏逆庸边际人员2021/5/9332021/5/934角色定位与用人序号关系忠诚才能命名1亲忠才经营核心2亲忠庸事业辅佐3亲逆才恃才自傲4亲逆庸不肖子弟5疏忠才事业伙伴6疏忠庸耳目眼线7疏逆才防范对象8疏逆庸边际人员2021/5/935不同层次人员的工作重点类别基层中层高层例行工作70%20%10%遵守规定对例行工作的验收检查终端的符合性问题工作20%60%20%发现，并报告分析、查找根源，提出解决方案及需要的资源批准方案提供资源创新工作10%20%70%在新的例行工作中创新方法不走样的复制创新工作，并转化为可操作的程序新的思路、方向、路线，否定自己过去，并试验2021/5/936A（态度）德S（技能）才你是属于什么样的人才？2021/5/937辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作行政人员的日常工作2021/5/938行政人员的日常工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。2021/5/939工作具体内容档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政人员的日常工作（表二）2021/5/940行政管理人员日常工作的三大特征日常工作的时效性计划性与针对性利益的诱导性2021/5/941办公室事务2021/5/942办公室管理气派个性舒适美观和谐便利环保健康实用、方便良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求2021/5/943公文写作基础2021/5/944公文的含义？2021/5/945我国现行党政机关使用的文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

2021/5/946公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

2021/5/947写作特点简明准确朴实庄重规范2021/5/948分清写作文类指挥性规范性报请性通知性记录性报道性2021/5/949写作程序2021/5/950公文的作用领导和指导作用行为规范作用宣传教育作用联系与知照作用依据与凭证作用2021/5/951通知会议性通知任免通知指示性通知2021/5/952

会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。 会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体

会议性通知2021/5/953通知[***（发文机关名称）关于召开***的通知]

资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：

其他事项：提供午餐与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记特此通知！**公司资讯部（公章）

2009年3月3日

时间地点人员准备材料2021/5/954任免通知任免根据任免日期被任免人员的姓名和职务2021/5/955

通知

经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从2009年3月7日始，罢免其总经理职务。**公司董事会（签章）

2009年3月7日2021/5/956通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内容。主题内容：具体事项结尾部分：一般写执行要求“以上事项望认真执行”。

指示性通知2021/5/957

通知由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按《员工手册》上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！

**公司行政部（盖公章）

2009年3月5日

2021/5/958公文写作注意事项名称数字规范计量单位的规范2021/5/959练习请找出下列哪一个成文日期标注是正确的?二零零九年六月十二日二00九年一月拾二日0九年八月二十日二00九年.伍月.十二日12/9/092021/5/960应用到公文写作中的数字表述下列哪个是正确的?5万6千人97年12月出席十人,缺席子6人56000人2021/5/961规范简称示例：

中共深圳市委员会2021/5/962练习中共深圳市党委。2021/5/963《关于举办老年秧歌比赛事项》2021/5/964《***管理处关于举办端午节龙舟比赛的请示报告》2021/5/965公文签发人示例：胡锦涛主席2021/5/966标题示例：

**股份有限公司关于企业文化建设的通知2021/5/967

亲爱的：亲密关系的私人之间小张：集体资讯部所有员工：上级张经理：同事刘林：下属小练习：称呼连线题2021/5/968下行、平行公文首页格式2021/5/969上报公文首页版式2021/5/970公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁2021/5/971什么是档案？档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅档案管理2021/5/972文档管理与处理文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。2021/5/973会议的概念2021/5/974会议的种类？2021/5/975低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能会议价值＝会议收益会议成本人力成本物料成本机会成本情感收益认识收益任务收益应当开什么样会议？如何提升会议价值？2021/5/976会议弊端与防治参加人员过多会议目的不明确简单问题复杂化议题讨论失控会议问题控制会议规模简化会议程序缩短会议时间提升会议水准会议控制2021/5/977会议的筹划与管理会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理2021/5/978明确参会人员选择开会地点选择会议时间制定会议议事日程会议现场布置会议的通知会前的审核会议经费会前的准备工作2021/5/979会议签到会场服务会议记录会中事务2021/5/980会议简报会务总结会议纪要会议文件资料的收退会后的检查催办会后工作2021/5/981面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间

2021/5/982显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处2021/5/983自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上2021/5/984小组讨论设计会议记录表格2021/5/985会议名称

时间

主席

会议目的

出席人数

缺席人数

缺席理由

会议内容和决议事项

决议事项的实施

实施项目

负责人或部门

完成期限

出席人盖章

特别事项

2021/5/986有效——能集思广益，达成目标；和谐——信任、认同、畅所欲言；参与——参与的人全神贯注；效率——能在预定的时间内达成会议的目的；学习——参与者有更多的学习机会；成功会议的标准2021/5/9872021/5/9882021/5/9892021/5/9902021/5/991

沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径沟通的含意：2021/5/992沟通是一种管理沟通是一种态度沟通也就是通沟沟通的理解2021/5/993管理沟通的要诀工作沟通要诀：

上行：理解为主下行：说服为先横向：协调为上斜向：借权为用2021/5/994沟通的五大原则(基础)

●真诚：●信任：

●理解：●自制：

●宽容：

沟通基础真诚宽容信任自制理解2021/5/995信息发送听众目的渠道环境信息接收信息反馈沟通七要素2021/5/996地位差异语义无反馈认知情绪性格沟通中的障碍2021/5/997语言其它肢体语言沟通的三个方式口头语言、书面语言、图片或者图形动作、表情、眼神

距离、持物2021/5/998

沟通三要素的比例美国心理学家阿尔皮特2021/5/999与部属沟通的艺术1、尊重2、批评分先后天要素3、让对方说出期望4、布置任务明确具体2021/5/9100与上司沟通的法则1、读懂上司的心思2、充分尊重上司3、绝不出卖部属4、善用资讯5、假想上司质疑2021/5/9101别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%沟通的漏斗指令不能有效执行的真正原因！沟通的漏斗2021/5/9102案例:视频2021/5/9103绿色性格黄色蓝色红色四色人格与管理风格2021/5/9104红色特质活泼型特点:真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，口才流畅，热心，喜社交。需要:公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，金钱回馈。害怕:失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思考者。2021/5/9105黄色特质特点:有自信的，不怕竞争，果断，组织者，权威的，擅于分析，目标性强。需要:挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能力强的人，说话讲重点。害怕:犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。力量型2021/5/9106蓝色特质特点:注意细节，尊重制度，完美主义，条理分明，忠心耿耿，批判，关心的。需要:对所有变化希望有完整报告，程序化制度化，小心的，事必躬亲。害怕:不拘小节，自由主义，弹性处事，直言不讳。完美型2021/5/9107绿色特质特点:柔顺，持续性，有规律有节奏的，避免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。需要:愉快和谐，充足的时间计划，经过公正认可的，稳定和可预测的环境。害怕:快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈冲突，变化多端。和平型2021/5/9108克瑞希穆快速识人法瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真肥胖：善交际、善良、亲切、热情肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒2021/5/91092021/5/91102021/5/9111眼睛一闭一睁一天儿过去了,哈.眼睛一闭不睁，一辈子就过去了,哈2021/5/9112时间的定义时间的特征？时间的意义2021/5/91132021/5/9114

所谓的时间管理不是去管理时间本身,而是管理单位时间内的事件；2021/5/9115列单组织册除习惯时间管理的步骤2021/5/9116时间管理的象限紧迫不重要重要不紧迫IIIIII

IV2021/5/9117心态与行政管理2021/5/9118不求有功、但求无过三心二意、敷衍了事AB职场常见心态一味抱怨、不思解决D明哲保身、怕负责任C2021/5/9119

2021/5/9120爱上你的工作2021/5/91212021/5/91222021/5/9123

笑对人生战无不胜2021/5/91242021/5/9125老鷹的启示2021/5/9126你对待工作的态度，就是你发展的高度2021/5/91272021/5/91282021/5/9129你认为上司可以抢你的“功”吗？2021/5/9130影响力与职业2021/5/9131

影响力是一种不运用权力就使他人或下属做事的能力什么是影响力？2021/5/9132双圈理论的启示关注圈影响圈2021/5/9133影响圈的不断扩大2021/5/9134情商与管理2021/5/9135全世界最牛的秘书2021/5/9136世界上最昂贵的按摩2021/5/9137我们是否该给上司一个“惊喜”2021/5/913862-63=12021/5/9139日常事务管理2021/5/9140目标统一权责一致指挥统一分工协作利益原则精干高效日常事务管理的工作原则2021/5/9141食堂管理的特点食堂管理的内容食堂的计划管理食堂的财务管理食堂原材料管理食堂服务质量管理企业食堂管理2021/5/9142宿舍分类单身、倒班、家属宿舍管理的内容宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍服务、宿舍安全企业宿舍管理2021/5/9143文体场馆的建设管理切合实际、量力而行、适当满足、专人负责、文体活动的组织管理积极、及时、有效、有计划、结合本企业特性、文体生活管理2021/5/9144车辆的使用管理（车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定）车辆的保养与维修管理（车辆的保养、车辆的维修）车辆的油料与材料管理车辆的日常管理2021/5/9145改进服务态度，提高业务水平保养、节油、安全教育、职业道德教育、遵章守纪教育严守交通规则，确保行车安全加强车辆道路管理司机管理2021/5/9146接待客人社交细节2021/5/9147衬衫放西裤外过短不扣衬衫扣西服配便鞋西服及裤子口袋西服袖长过衬衫扣子全扣上男人着西服的八忌2021/5/9148单击此处添加标题不许不穿衬裙不随意搭配不乱配鞋过大或过小衣扣不到位不内衣外穿

女士着西装的六不2021/5/9149坐姿行姿站姿仪态礼仪手势蹲姿2021/5/9150电话礼仪2021/5/9151电话礼仪三要素声音态度言词2021/5/9152电话形象三要素1时间2空间3内容2021/5/9153同事家里电话迟到、请假外出办事延误拜访用传真机机传文件借用他人或单位电话让工作更顺利的电话术2021/5/9154你是如何鼓掌的?2021/5/9155你会握手吗？2021/5/9156

握手礼仪禁忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用双手与异性握手交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移或旁观2021/5/9157介绍集体：