采购管理办法

公司采购管理方法第一章总 则第一条为规范公司的采购行为，提高资金使用效益，合理控制有关成本，实现公司利益最大化，根据国家及集团公司法律法规和有关规定，结合公司实际，制订本方法。第二条XXX公司简称“公司”。第三条本方法合用于公司在工程建设和日常经营中的多个采购活动，以及按照规定应由公司决策的下属各部门部分采购活动。本方法所称采购，是指以合同方式有偿获得货品、工程和服务的行为，涉及购置、租赁、委托、雇用等。本方法所称货品，是指多个形态和种类的物品，涉及原材料、燃料、设备、产品等。本方法所称工程，是指建设工程，涉及建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本方法所称服务，是指除货品和工程以外的其它采购对象。第四条上述采购活动发生在中华人民共和国境外及港澳台地区时，涉及法律合用的，按照所合用的法律法规规定办理。第五条采购活动涉及固定资产、无形资产、投资类事项及“三重一大”规定中的资金使用事项等，合用公司有关管理规定。第六条采购活动涉及招标事项的按照集团公司招标管理有关规定执行。采购活动涉及合同、预算和付款等具体事项的，合用公司有关管理规定。采购事项涉及前臵审批的，需推行必要的审批手续后方可实施采购。第七条各项采购活动应制订采购计划，纳入公司预算管理，并按照同意的采购计划和预算执行。第八条公司进行采购活动，应当符合采购价格不高于市场平均价格、采购效率更高、采购质量优良和服务良好的规定。第九条采购活动应当遵照公开、公平、公正和诚实信用原则。任何单位和个人不得随意变更或变相变更采购方式，不得以任何方式指定采购代理机构或供应商，不得以任何方式规避采购管理，不得违反有关规定干预采购工作的正常进行。第十条与供应商有利害关系的采购人员、有关人员和负责人应主动阐明并进行回避，审核和审批人员应上交有关权限。采购有关人员涉及招标采购中评标小组的构成人员，竞争性谈判采购中谈判小组的构成人员、询价采购中询价小组的构成人员等。第二章机构、人员与职责第十一条公司总经理在总经理办公会授权范畴内负责公司采购计划的组织实施，涉及：（一）审批采购管理有关制度文献并监督贯彻；（二）组织执行公司年度采购计划；（三）负责预算外采购申请的审批。第十二条集团招标采购委员会负责讨论、研究、审核或审批公司重大采购事项，并提出建议，指导和监督有关工作。第十三条分管领导负责计划内采购申请的审批，计划外采购申请的审核。第十四条公司高管根据管理职责，负责其权限范畴内采购管理的具体事项。（一）下属部门归口管理部门下属部门归口管理部门根据职责负责下属部门有关采购业务的管理工作。（二）财务会计部按照公司预算管理制度组织采购预算编制；按照合同管理方法参加采购工作，负责采购账务核算，审核采购执行机构提出的付款申请和款项支付。（三）法律事务部按照集团公司合同管理方法参加采购工作，负责采购行为的正当性和合规性审核。（按照集团采购流程报集团法务部）（四）采购当事人采购当事人是指在采购活动中享有权利和承当义务的各类主体，涉及采购执行机构、供应商和采购代理机构等。采购执行机构是指按本方法负责采购具体实施的各部门和各级下属各部门。采购执行机构委托代理机构办理采购事宜的，应当与代理机构订立委托代理合同，依法拟定委托代理的事项，商定双方的权利义务。供应商是指提供货品、工程或者服务的法人、其它组织或者自然人。采购执行机构、采购代理机构和供应商不得互相串通损害公司利益；不得以任何手段排斥其它供应商参加竞争。采购执行机构负责采购申请报批、采购活动组织实施、合同谈判和订立、合同推行及变更、协助验收、申请付款、过程资料管理等具体采购事项。（五）采购监督部门公司高管和财务部门是负责采购监督管理的部门，根据职责推行对采购活动的监督管理职责。第三章采购方式及其选择第十五条采购工作重要采用下列方式：（一）公开招标（二）邀请招标（三）竞争性谈判（四）单一来源采购（五）询价（六）议价（七）公司认定的其它采购方式。第十六条应以招标方式采购的，须按照公司招标管理有关规定执行。第十七条下列范畴，能够竞争性谈判方式采购：（一）应当招标采购的，招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立，实践证明不含有充足竞争性的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能拟定具体规格或者具体规定的；（三）采用招标所需时间不能满足采购人紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第十八条下列范畴，能够单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急状况不能及时从其它供应商处采购；（三）必须确保原有采购项目一致性或者服务配套的规定，需要继续从原供应商处添购的；（四）属于原中介服务事项的后续服务或与原中介服务有亲密关联的其它服务事项，在确保中介服务质量和监管力度且不违反有关规定的前提下，由原机构继续提供中介服务，在工作质量效果、完毕时限、减少费用等方面优于重新聘任其它中介机构的；（五）其它经同意可采用单一来源方式采购的。第十九条下列范畴，能够询价方式采购：（一）工程建设项目建筑安装工程估价在2～30万元（含）人民币之间的；重要设备、材料估价在2～30万元（含）人民币之间的；勘察、设计、监理等服务估价在2～30万元（含）人民币之间的。（二）公司日常经营活动中的物资采购日常经营物资、材料、设备（含作业车辆）等，估价2～30万元（含）人民币之间的。（三）与工程建设无关的服务采购审计、评定、法律、投资（财务）顾问、管理咨询等中介服务、技术服务等估价2～30万元（含）人民币之间的。（四）日常办公类物资设施及服务办公用品、家具、设备，计算机硬件设备、系统软件和大型应用软件，计算机信息系统建设等估价2～30万元（含）人民币之间的。第二十条下列范畴，能够议价方式采购：（一）单项或单批采购额度不超出2万元（含）人民币的；（二）不含有充足竞争条件的咨询服务类采购项目（如工程有关的环评、安评、能评、电力接入设计、水资源论证、地灾评定等）。第四章采购程序第一节采购计划与申请第二十一条 公司各部门负有预算编制职责的部门应当根据实际需求，拟定年度采购计划及资金预算、项目预算，报公司审批。第二十二条 年度采购计划及资金预算、项目预算内的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划内）》，报分管领导审批；超出预算和计划外的采购事项，采购执行机构填报《采购申请表（计划外）》，依次报公司分管领导、总经理审批。第二节拟定供应商第二十三条 招标采购合用公司招标管理方法。招标采购委员会在职责范畴内对招标采购工作进行指导、监督和审核。第二十四条 采用竞争性谈判方式采购的，应当遵照下列程序，拟定供应商：（一）成立谈判小组。采购执行机构牵头成立最少由3人构成的谈判小组。需有财务、公司高管参加谈判的，采购执行机构与财务会计部协商。发起招标采购流程。（二）制订谈判文献。谈判文献应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的原则等事项。（三）拟定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合对应资质条件的供应商名单中原则上选定不少于3家供应商参加谈判，商定谈判时间地点，并向其提供谈判文献。（四）谈判。谈判小组全部组员集中与供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其它供应商的技术资料、价格和其它信息。谈判文献有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式告知全部参加谈判的供应商。（五）拟定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当规定全部参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，从成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则拟定成交供应商，并将成果告知全部参加谈判的未成交的供应商。第二十五条采用单一来源采购方式的，应当遵照下列程序，拟定成交价格与条件：（一）成立谈判小组。采购执行机构牵头成立最少由3人构成的谈判小组。需有财务、公司高管参加谈判的，采购执行机构与财务会计部协商。发起招标采购流程。（二）制订谈判文献。谈判文献应当明确谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的原则等事项。（三）谈判。谈判小组与供应商进行谈判。谈判文献有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式告知供应商。（四）拟定成交条件与价格。谈判小组与供应商谈判中应充足议价，在符合采购项目需求和双方商定合理价格的基础上进行采购。采购执行机构须审慎采用单一来源采购方式，在采购申请时须充足阐明理由，并在后续合同订立、合同付款等环节注明采购方式为“单一来源”。第二十六条 采用询价方式采购的，应当遵照下列程序，拟定供应商：（一）成立询价小组。采购执行机构牵头成立最少由3人构成的询价小组。需财务、公司高管参加询价的，采购执行机构与财务会计部协商。发起采购流程。询价小组应对采购项目的价格构成、供应商资格和评定成交的原则等事项做出规定。（二）拟定被询价的供应商名单。从众多供应商中，选择不少于3家符合条件的供应商，并向其发出询价告知书让其报价。（三）询价交流。询价小组规定被询价的供应商一次报出不得更改的价格。供应商报价文献应密封后报送。（四）拟定成交供应商。询价小组在采购监督管理部门监督下，启动供应商报价文献，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，拟定成交供应商。供应商拟定后，采购执行机构将成果告知全部被询价的未成交的供应商。第二十七条 采用议价方式采购的，应当遵照下列程序，拟定供应商：（一）拟定最少两名采购人员直接参加议价。（二）采购人员寻找适合的供应商，多方比较，充足议价。采购金额超出2万元（含）人民币的，应提供比价资料。（三）采购人员拟定能够满足采购需求且价格合理的供应商，由部门负责人审核后报分管领导同意，拟定中选供应商。第三节合同订立与付款第二十八条采购执行机构应根据合同管理方法与供应商订立书面意向合同后发起合同会签流程，待完毕会合同签流程后，与供应商订立合同后实施采购。不需订立合同的，由采购执行机构提请采购申请后直接采购。第二十九条 采购执行机构根据合同及财务支出审批制度办理付款手续后，由财务会计部按规定付款。第四节验收与采购文献管理第三十条采购执行机构组织对供应商履约的验收。验收人员应按照采购需求和采购原则进行验收，并在验收完毕后订立验收意见，并承当对应责任。第三十一条 采购执行机构应当妥善保管采购活动有关文献，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文献涉及采购申请表、采购计划和预算、招标文献、投标文献、评标原则、评定报告、定标文献、合同文本、验收证明及其它有关文献、资料。第三十二条 采购活动结束后，采购执行机构应当整顿采购文献，并按照公司有关规定存档。第五章供应商管理第三十三条 公司能够根据采购项目的特殊规定，规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实施差别待遇或者歧视待遇。（一）供应商参加公司采购活动时原则上应当含有下列条件：含有独立承当民事责任的能力；含有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；含有推行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好统计；参加公司采购活动前一年内，在经营活动中没有重大违法统计；法律、行政法规及公司规定的其它条件。（二）公司能够规定参加采购的供应商提供有关资质证明文献和业绩状况，并对供应商的资格进行审查。第三十四条 供应商对采购活动事项有质疑和投诉权利。第三十五条 公司在条件成熟时建立供应商数据库，并进行动态管理。重要涉及下列工作：（一）涉及大宗采购的业务，新进供应商必须进行资质审核；（二）建立供应商动态管理机制，在每年上报采购计划时，对供应商履约状况进行检查和评定，更新供应商目录。（三）公司优先采购现有供应商目录范畴内的产品和服务。第六章采购监督及违规解决第三十六条公司高管和财务部门应当按照其职责分工，对公司采购项目的采购活动进行检查，完善对公司采购活动有关单位和人员的监督。监督检查的重要内容是：（一）有关采购的法律、行政法规和规章及公司规定的执行状况；（二）采购范畴、采购方式和采购程序的执行状况；（三）公司采购人员的职业素质和专业技能。第三十七条 采购人员及有关人员应当接受监督，如实反映状况，提供有关材料。第三十八条 任何单位和个人对公司采购活动中的违法、违规行为，有权控告和检举，有关部门和单位应当根据各自职责及时解决。第三十九条 采购执行机构在执行采购活动中有下列情形之一的，责令限期改正，并对直接负责的主管人员和其它直接负责人员，按公司有关规定予以对应处分：（一）应当采用公开招标方式而私自采用其它方式采购的；（二）私自提高采购原则的；（三）委托不含有公司采购业务代理资格的机构办理采购事务的；（四）以不合理的条件对供应商实施差别待遇或者歧视待遇的；（五）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（六）中标或成交后无正当理由不及时订立采购合同的；（七）回绝配合正常监督检查的。第四十条采购人员及有关人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，按照公司有关规定予以对应处分。（一）与供应商或者采购代理机构恶意串通的；（二）在采购过程中接受贿赂或者获取其它不正当利益的