没有信息化,医药连锁就会瘫痪

没有信息化,医药连锁就会瘫痪

2004年6月15日，同治宣布举行330周年纪念碑。如今，同仁堂已经成为一个国际化的品牌，正如人们所说，同仁堂是北京的，也是中国的，更是世界的。作为同仁堂旗下的一员，北京同仁堂连锁药店的经营也是有声有色。成立至今，已经建立了48家同仁堂连锁门店，覆盖北京13个区县，员工1200多名。同仁堂连锁药店2001年、2002年、2003年销售额分别为1.04亿元、1.87亿元、2.26北京同仁堂连锁药店总经理李国盛表示，是信息化给同仁堂连锁药店插上了翅膀，连锁药店的信息化建设在集团信息化建设的框架下进行，在实践中逐步学习、逐步应用，才形成了今天的局面。信息化的地位这么高，然而同仁堂连锁药店却没有专门的技术部门，他们在信息化建设上的投入也不过几百万元。北京同仁堂连锁药店副总经理王盛宇告诉记者，同仁堂连锁药店采取了技术外包的方式进行信息化建设，“让擅长的人做擅长的事，最终会产生一个好结果。”管理思想与技术人员据王盛宇介绍，在系统开发上，同仁堂连锁药店进行了创新。他们的信息化建设并不是简单意义的外包，例如他们与佳软公司的合作，前期的设定就是以同仁堂的管理思想为蓝本，厂商按照他们的管理思想通过咨询人员的衔接跟技术人员做沟通。在同仁堂看来，咨询人员对用户需求的理解程度为70%，通过咨询人员对技术人员进行讲解，能够实现的管理思想只有30%，很多东西在信息传递的中间环节被腐蚀掉了。“后来我们从管理角度出发，直接与技术人员衔接，每一次升级都能够达到预定效果，这与合作开发系统是分不开的。”对于技术外包，王盛宇表示，我们只做自己最擅长的。与佳软公司进行合作之初，对方就派出了一支技术人员队伍常驻连锁药店至今，而我们只需负责人工成本。生产企业信息化管理必须符合企业管理的需要李国盛认为，连锁药店的信息化在投资、管理模式上是一种创新。配送中心是实时在线的，主要考虑到提高采购和管理的效率。而门店则采用拨号上网的方式进行连接，这样能够节约一定的费用，这些细节的设计体现出先进性与经济性相结合。从满足需求的角度看，连锁药店的信息化建设实现了预定的目标。李国盛介绍，管理系统一是满足企业经营管理的需要；二是满足药品监督管理局对于药品批号管理、效期管理、饮片管理等要求；三是操作要简单，因为作为药品零售企业，每个门店不可能都有专业的技术人员。系统运行到去年，进行了五次升级。对此，李国盛表示，升级是为了适应政策和业务发展的需要。国家出台新的政策，提出新的要求，管理系统就要相应的进行调整。同时，业务不断发展，增加了数据存储等工作，也要通过系统升级来满足。同仁堂连锁前期有一个400平方米的货仓存放3000多种药品，过去只能凭借管理员的经验和记忆找药，常常几个人也找不到需要出库的药品。通过在管理系统中引入货位观念，药品入库时根据库房的空位，确定货位号，并录入电脑，出库时按货位号出票，实现了快速准确的药品分拣。现在4000平方米的货仓、上万种药品，一个人就能准确快捷地实现药品按批次出库。李国盛表示，如今北京同仁堂连锁药店的配送中心有价值超过8000万元的上万种商品，包括中药、西药、饮片、医疗器械等，都通过计算机进行高效管理，而以往靠人力管理是很难做好的。采用信息化技术，降低经营管理费用管理信息系统通过辅助完成GSP的达标、强化首营审批的执行、细化合同管理、统一价格管理而使管理流程得到了规范。同时，通过实现货位管理、优化存量控制、推进效期管理、规范饮片管理使运营成本迅速降低。信息化建设使同仁堂连锁药店的经营成本得以降低。实施单品比价采购，2002年使整体采购成本下降了2%，约合300万元；强化效期管理，优化库存结构，2002年新增2000余个品种，淘汰900余个品种，办理退货611万元，降低了不良资产的形成；商品进销存计算机管理，按每人每年2万元计算，门店减少50个人员设置，每年可节省100万元；总部和配送中心引入APN技术，采用ADSL的通信方式，每年可节省通信费用约20万元。2003年，同仁堂连锁药店信息化荣获北京市企业管理现代化创新成果一等奖，并入选2003年度中国物流信息化十大优秀案例。三信息化建设能提供更有效的管理谈到影响企业竞争力的因素，王盛宇表示，从连锁经营角度看，主要是物流、信息流和资金流。这三个要素决定连锁医药企业的竞争力，其中物流是依托，是实现信息流和资金流的基础。物流的源头就是市场需求，要想将市场的需求分析清楚并进行量化，就必须依托终端的单品。谈起同仁堂连锁药店的物流，王盛宇信心十足。他介绍，连锁药店进行信息化建设后，已经实现了终端单品的进销存管理。带来的直接效果是管理层能够清楚地知道某种药品去年同一时期卖了多少，每个门店的陈列及实际的净销售，从而能够对最新的销售计划做出正确的评估。王盛宇表示，现在要进入夏季了，一些应季的药品销量会大幅度增加。假如我们知道了去年某一商品的终端销售情况，就能够有针对性地组织今年的进货，一旦物流通畅了，资金流就会通畅，资金利用率就会提高。有一些批发型医药企业，只能根据去年的批发情况组织货源，对去年的商品是否销售出去，店里是否还有存货不清楚。而同仁堂连锁药店通过信息化建设实现了对终端药品的管理，从而能够做出更准确的决策。在王盛宇看来，药品零售企业能不能良性运转，最重要的因素是商品的流动性。一些医药零售企业账面上是盈利的，但是由于对库存状况不能够完全清晰把握，有些药品可能在仓库中存放已经超过有效期，成为废品，但是在账面上无法体现出来，实际上形成了潜在亏损。通过信息化建设，同仁堂连锁药店实现了对应收账款、药品效期、库存等方面的高效管理，企业的资金流、物流、信息流都变得十分通畅，从而提升了公司的市场竞争力。基于企业自身特点的需求信息化建设让同仁堂连锁药店尝到了甜头，但是在最初起步时却是小心谨慎。在公司看来，信息化建设可以不是最早的，但是要做就一定要做好。如何建立一套既能满足集团公司对连锁经营的远景规划的要求，又能实现连锁药店管理需求的现代化软件体系，成为摆在同仁堂连锁药店信息化领导小组面前的一道难题。经过多方调研和探讨，同仁堂连锁药店管理信息系统要实现的功能包括以下几个方面。一、遵循国家法律法规、符合医药行业标准；二、具有良好的拓展性，支持集团公司在全球开办连锁药店的要求；三、具有较高的柔性，适应企业经营模式不断变化的需求；四、具有极强的易用性，各个岗位的员工能够在简单培训后，即可独立上岗工作；此外还需要满足稳定性、安全性和高效性的要求。在软件市场上，管理软件种类繁多，既有传统的管理软件，如进销存软件、财务软件，也有如今比较流行的供应链、ERP、CRM等新型管理软件。选择合适的软件，对于当时刚刚成立，要经历不断变革的同仁堂连锁药店来说是首先要解决的问题。万事开头难，谁都不能例外。同仁堂连锁药店总结了其他企业信息化失败的原因：软件厂商对医药连锁行业理解的深度不够，致使软件系统不符合企业的实际需要；由于软件厂商开发手段落后，致使软件框架体系不合理，无法随时调整以适应企业的需求变化；选用软件操作过于复杂，易用性差，员工抵触；软件厂商实力不够，培训能力、实施能力和技术支持能力差。通过逆向思维，同仁堂连锁药店自身的需求也清晰起来。显然，将种种可能导致信息化失败的问题一一解决，就会更容易接近成功。2001年初，同仁堂连锁药店对十多家具备一定规模的软件厂商的行业背景、技术能力、用户规模、企业实力等进行了重点考察。反复观看各家成功案例的运行演示，详细了解各种软件的功能设置，并进行几个月的考察和试用后，具有较深行业背景和实施经验的北京佳软信息技术有限公司脱颖而出，成为同仁堂连锁药店信息化的软件提供厂商。信息技术支撑软件经过设计、开发、调试、试运行后，2002年5月26日，同仁堂连锁药店总部、门店和配送中心的管理系统全天工作正常，表明工作状态下的系统切换一次成功——连锁药店信息化首战告捷。“同仁堂连锁管理系统”以信息技术为支撑，将药品传统的商流、物流、信息流和采购、运输、仓储代理、配送、结算等环节按照科学的方法及手段紧密联系起来，形成完整的供应链管理。包括四个子系统：企业总部管理系统、二级配送中心（管理中心系统）、门店管理系统和批发销售管理系统。通过管理信息系统，同仁堂连锁药店所有门店实现每天与总部对接，进行数据传输，总部实现每日信息汇总，并根据具体情况及时发布各种管理指令。对于管理系统的运行状况，王盛宇表示，近几年来系统在不断升级的过程中，一直运行稳定，没有出现影响企业整体运营的情况。关于信息化建设的投入情况，王盛宇介绍，三年多时间，软硬件投入大约二、三百万元，其中硬件投入大约是软件投入的两倍。商品信息的标准化在连锁药店信息管理系统成功运行的背后，凝聚着同仁堂连锁药店进行的大量基础性工作。在一个标准门店里，经营的商品有上万种，每个品种还有许多相关信息，因此必须进行商品信息标准化的工作。2001年3月，同仁堂连锁总部对原有各药店的商品编码进行收集整理，并制定了《北京同仁堂连锁药店商品编码规则》。2001年4月，连锁药店依据该规则，组织实施了6000多个商品，十余万个项目的核对录入工作。除了商品编号、商品名称必须输入之外，还包括单位、件单位、批准文号、有效期、产地、规格、生产厂家、商标、批发价、零售价、库存价等信息的录入和核对。与此同时还完成了期初信息的初始化工作，也就是将盘出的商品编码、计量单位、批次号、失效期、库存数量和库存单价录入系统。上述工作形成了连锁药店商品信息库的雏形。除了商品信息外，企业基础信息还包括供应商信息、门店信息和职员信息等等，同样需要进行标准化。企业基础信息标准化的过程是对企业基础管理水平的一次检验。基础信息标准化需要投入大量的人力、物力和时间，运营正常的连锁企业至少需要3个月左右的时间才能建立一个雏形，而连锁药店的全体员工，加班加点、夜以继日地工作，仅花了不到两个月时间，就成功地完成了基础信息的初始化工作，为计算机管理信息系统的顺利实施打下了坚实的基础。门店管理人员信息系统好坏，要看运用情况。为了更好的应用管理系统，同仁堂连锁药店对于员工的培训也紧锣密鼓地进行着。为了更好地完成培训任务，连锁药店与软件提供厂商佳软公司对信息化改造涉及到的每个部门及环节，共同制订了详细、科学的培训内容和培训目标。如采购员要负责采购合同、采购定单及采购入库的管理，因此对采购员的培训要详细讲解采购模块的功能，并结合实例固化采购业务在计算机上的流程，进而加强采购人员的操作能力，以达到熟练掌握功能模块的目的。又如门店操作人员负责在门店零售商品的请货、收货、销售、汇总、日结，并将数据上传总部，所以对门店管理人员的培训必须包括总部与门店业务的全貌，重点强调每天的数据刷新、请货、汇总和上传的操作方法，使门店和总部保持畅通的数据交互。王盛宇表示，同仁堂连锁药店的信息系统还具有拓展功能，一些功能模块已经开发出来，只是在目前的业态下，还没有开始使用。看来，同仁堂连锁药店的信息化已经走在企业发展的前面，而这些都是在不事声张的状况下进行的，正应了“修合无人见，存心有天知”的同仁堂古训。“没有信息化,医药连锁就会瘫痪。”——北京同仁堂连锁药店总经理李国盛眼中的企业信息化“技术不是我们擅长的,经营药品是我们擅长的,让擅长的人做擅长的事,最终会产生一个好结果。”——北京同仁堂连锁药店副总经理王盛宇谈技术外包“在同仁堂集团内部,连锁药店信息化做得既扎实,又超前。”——北京同仁堂集团信息中心主任李济柱评价连锁药店信息化建设企业背景:同仁堂创办于清康熙八年(公元1669年),至今已有335年的历史,清雍正元年(1723年)开始供奉御药。同仁堂始终恪守着“炮制虽繁必不敢省人工,品味虽贵必不敢减物力”的信条,以“同修仁德,济世养生”为己任,产品以其“配方独特,选料上乘,工艺精湛,疗效显著”而深