行政员工培训

模块一：学习企业文化一、企业的发展方向二、企业的组织构架三、企业的管理模式四、企业文化的建设讨论：公司管理制度如何更加完善？模块二：行政人员的职业素养和职责一、行政人员职业发展方向规划：对于典型的“职业迷茫”问题或许时时困扰着我们，造成“职业迷茫”的直接原因就是缺少职业规划。那么，职业规划到底应该怎么来做呢？科学的职业规划应包括适合自己的职业目标和职业发展路径。（一）职业目标职业目标是职业规划的重点，其正确与否直接关系着事业的成败。寻找适合自己的职业目标，应该从以下四点考虑：自身性格与职业的匹配度；兴趣爱好与职业的匹配度；自身特长与职业的匹配度；所选职业的发展趋势。从职业目标上看，要明确职业目标，要摆脱目前的状态，须先确定自己的职业目标。（二）职业发展路径职业目标的不同决定了发展路径的不同，如果把行政管理作为职业目标，目前的文员工作是比较符合这个目标的发展路径的。行政人事行政人事经理行政主管人事主管行政主管人事主管后勤食堂行政司机社会保险企业文化劳动合同前台文员绩效考核薪酬福利培训开发招聘调配后勤食堂行政司机社会保险企业文化劳动合同前台文员绩效考核薪酬福利培训开发招聘调配这可以算是一条很清晰的发展轨迹。同时，在我们公司工作满两年的文员也可有机会承担出纳这一职务。·规划建议一、尽快进行行政人事管理方面的培训和学习。二、文员可以将职业的定位点定在中小型企业的行政部门。中小型公司行政人事联合操作的状况比较多，可以积累到人力资源工作经验和能力，然后下一步可以朝行政、人事两条路线行进，无形中拓展了自己的发展层面，最终可发展到企业行政人事主管，直到行政人事经理。·行动计划通过一段时间的工作能力积累可以获得符合自身实际的职业能力和明晰的发展路线，彻底从年龄职业尴尬局面中解脱出来，走向了职场“得宠”阶段。当职业人士感到迷茫时，要找出迷茫的因素，进行准确专业的解决。尤其在这个不确定的时代，科学的职业规划，必将促进职业发展的飞跃，使职场失意族重新“得宠”。所谓行政，就是事务性管理的意思。在公司里面，那就是一个办公室里面除了财务，设计部门外其他的事情，都由行政部来管理。所以，做行政的人，一般都相当的仔细，而且执行的事务还非常的琐碎细小，但又可能会很重要。

还有一类行政就是助理类型的。主要是配合总经理日常工作，落实公司各项制度的执行与监督，通过管理实现公司效益最大化；此外能够读懂员工工作心态，适当与大家沟通，调整大家的工作心态，适时搞些配套活动，促进团队建设。二、行政人员的工作职责（一）文员工作职责1、负责接待来访人员、接听、转接电话，公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。2、负责办公室的信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3、负责办公室的清洁卫生。4、负责办公室办公用品保管工作，做好物品出入库的登记。5、做好公司宣传专栏的组稿。6、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。7、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。8、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。9、社会保险的投保、申领。10、统计每月考勤并交财务做帐，留底。11、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。12、接受其他临时工作。（二）人事主管工作职责1、负责公司员工招聘工作，对部门缺员进行推荐。2、负责执行及规划员工培训工作。3、考核员工的绩效，并提出改进的建议。4、负责档案的整理、记录、收集、存档和保管工作。5、确保有关人事规定遵循政府有关部门的劳动法规。6、落实员工薪资核发及福利金、奖金等的正确发放。7、协助各部门人事及预算的控管。8、负责监督检查公司员工执行规范的情况。（三）行政主管工作职责1、负责建立和完善行政管理的各项规章制度，并负责监督、执行与追踪。2、全面负责公司的前台、办公用品、食堂、车辆的日常管理工作，确保后勤保障得力。3、全面负责行政部与其他部门间的协调工作，配合各部门做好各项服务工作。4、全面负责公司的重大事务处理工作，并做好事情的起因、结果的调查工作。5、执行公司的各项规章制度，有权对违章违纪人员进行处理工作。维护好公司各项规章制度的权威。6、全面负责公司的资产管理工作，包括水电管制，办公用品管理，以及行政部日常经费的管理工作，避免公司资产流失和浪费，努力为公司做好勤检节约的实务工作。7、全面负责公司应急救援机制的组织工作，处理好公司的各类突发性事件。8、做好本职工作，努力为公司发展做贡献，为员工创造安逸、舒适的工作环境和生活环境。为公司创造优异的后勤队伍，保障公司安全、稳定的开展各项工作。（四）行政人事经理工作职责1、负责公司行政制度的拟定和实施，公司程序的建立。2、负责公司固定资产的管理。3、负责公司办公用品的采购与管理。4、负责公司后勤的管理。5、负责公司车辆的管理。6、负责公司安全的管理。7、负责公司的保险和法律事务。8、负责人事管理工作，包括人员的招聘，调动，薪金福利，培训等等。9、负责公司其它的事物。（五）总经理助理工作职责1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；2、起草、存档整理总经理签发文件；3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合；4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行；6、完成总经理交办的其他工作；7、根据公司发展的要求制定人力资源战略；8、设计并完善公司人力资源结构；9、完成公司人力资源的日常招聘工作；10、完善公司绩效考核制度；11、根据总经理要求，跟踪决议事项的推进；12、组织起草公司各项管理规章制度并监督实施，切实做到各部门工作有章可循；13、负责公司的对外工作，协调公司与相关往来工作单位的良好的合作关系；14、安排和处理办公室日常事务，提高办事效率；三、优秀行政人员从业必备素质思想素质要端正思想，摒弃歧视他人的想法。以积极的心态对待本职工作，在工作中随时保持热情。尊重本职工作也就是尊重自己。心理素质处变不惊，对待突然的变故要敏捷迅速的找到一个合适的解决方法，要有打不垮压不倒不怕失败的精神。工作中不以物喜，不以己悲。控制好自己的情绪。工作素质自觉意识----领导不在时能自行安排工作内容，有计划性的分配时间。团队意识----在工作中与自己的工作伙伴建立良好的人际关系，宽以待人。工作意识----工作中该严肃就要严肃，该活泼就活泼，能够明确场合。竞争意识----在团队的前提下，工作积极主动相互之间形成一种竞争。配合意识----工作中与同事要培养默契，已达到相互之间取长补短的效果。创新意识----工作中不断学习，在已有工作方法的基础上，不断尝试与创新工作方法。职业素质工作时应当随时保持微笑，谈吐大方，以礼待人，绝不以有色眼光对待同事与客户，工作中时刻应该表现出一个出色工作人员应有的基本素质与礼仪规范。专业素质行政工作相对是一项比较琐碎的工作，这就需要行政工作者要细心对待工作，把握每个细小的环节。同时在办公软件使用上，应该不断提高自己的应变能力。注意言行慎言慎行，做到不在背后谈论别人。模块三：行政人员的职业形象的塑造一、仪态礼仪（一）员工必须仪表端庄、整洁1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；2.指甲：指甲不能太长，应常修剪。女职员涂指甲油要淡色；3.口腔：保持整洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；4.化妆：女性职员应给人清洁健康的印象，建议每天淡妆，不宜用香味浓烈的香水；（二）工作场所的服装应清洁、方便、不追求修饰1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口不得污秽；2.鞋子：鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋；3.服饰：公司员工服装整洁、得体、大方；逢公司有重大活动、会议、接待任务时，行政部将提前一个工作日要求着装。逢着便装时间，女性职员要保持服装淡雅得体；（三）在公司内职员应保持优雅的姿势、动作1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场和，或在长辈、上级面前、不得把手交叉抱在胸前；2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢的把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应把椅子放在应放的地方，然后坐下；二、行为礼仪（一）路遇：公司内与同事、上司、下属相遇时应问好或点头行礼表示致意；（二）握手：握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因；女士应该主动与对方握手；不要戴手套握手，不要嚼口香糖的情况下与别人握手；（三）出入房间：进入房间，要先轻轻敲门，得到允许再进。进入后回手关门，不能大力，粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：“对不起！打断您们的谈话”；（四）递交物件：如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向着自己，使对方容易接；至于刀子或剪刀等利器，应把刀剑向着自己；（五）行走：走通道、走廊时，要放轻脚步。在公司的通道和走廊里遇到上司或客户要主动礼让，不能抢行。乘电梯、出门时应礼让客人及女士先行，不得争挤，接待人员后进后出；（六）电话礼仪：正确、迅速、谨慎地打、接电话1.电话来时，听到铃响至少在第二声铃。响前取下话筒。通话时先使用问候语：“接听外部电话，应主动答“您好，睿设计”。要弄清楚对方来意、身份时，使用“请问您哪里找？”“有什么可以帮您吗？”等。对方讲述时，要留心记下要点，未听清时及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话后再放话筒；2.在打、接电话过程中，要语气柔和，声调平稳、亲切，对待业务电话时，切忌使用“不知道”词语，判断自己不能处理时，应礼貌告诉对方，并将电话交给能处理的部门/人，在转交前，先把对方所谈内容扼要告诉接收人；3.复述来电要点。如果是预约、会议通知、或者其他重要的事宜，应跟对方核对一遍。如预约的时间、地点、联系电话、人物等具体方面进行核查确认，避免不必要的错误。4.最后要道谢。当双方的交谈即将结束时，应等打电话的一方先提出挂断。道别语气要客气有礼；“谢谢您的来电”，“再见，祝您好心情”等，然后等对方先挂断后再挂机。在服务行业中先于对方挂机是一大忌。5.当你通话时，若突然有客人来访，可以先通过面部表情或肢体语言跟客人打招呼，然后和通话者道歉，得到许可后挂断电话招待客人。如果电话内容很重要不能马上挂断，则要告知来访的客人稍等，方可继续通话。（七）迎送礼仪：当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客地点或公共接待处区，为客人送上饮用水或茶水。如在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事，并面带微笑；（八）站立礼仪：无论男女，当职位高的人或年纪大的人进来时（无论男的还是女的）都应该起立，客人或客户进来时应该起立；（九）名片礼仪：递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容；如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与他人交换名片。（十）介绍礼仪：1.首先，最忌“张冠李戴”。不可单凭感觉、印象去推测一个人的身份。2.行为大方得体，介绍的原则是降级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的；将未婚的介绍给已婚的；将男性介绍给女性；3.介绍时的手势。手心应朝上，手指并拢：“这位是XX”。不可用手指点人。为外国友人介绍时应避免用简称。（十一）入座奉茶。当客人进入房间后应引领客人入座，把主宾引入上席，一般远门为上。在为客人奉茶时应先询问客人的需要。给客人奉茶的杯具应是干净、完整无缺口的，倒茶应以“七分满”为好，并且应按照对方职务的高低双手奉上茶，并注意及时给客人添茶水。（十二）送客。当客人要离开时，应为客人开门，相送到事宜的地点，，再握手告别，并且目送客人离开至客人不再回顾。如果客人是远道而来，还可以为其安排车辆将其送到车站、机场、码头。（十三）引路。引路时，应走在客人的左前方距离客人二、三步的地方，把中央的位置让给客人行走，在行进中可以利用手势为客人介绍路况，“请这边走！请注意楼梯！”等三、日常场合应对（一）与人保持适当的距离：在与同事、客人站立交谈时，保持两人的距离；（二）恰当地称呼他人：为表达对他人的尊重，下属对上司必须称呼头衔（职位）；上司对下属称呼，可称呼职位，或者称呼“XX先生”、“XX女士”等；同级称呼可以直呼其名，也可称呼其职位；在公众和社交场合，同事之间必须称呼头衔；对于知识界人士，可以直接称呼其职称，但是，除了博士外，其他学位不能作为称谓来用；（三）交谈：在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见请走好”等礼貌语言。社交活动中的交谈，一般应选择大家共同感兴趣的话题，但是，不应该触及以下问题：对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰等；四、工作礼仪规范：正确使用公司的物品和设备，提高工作效率（一）公司物品、设备应摆放在规定位置，领用、搬动、维修等都要按规定程序进行，不能野蛮对待、损坏公物或挪为私用；（二）及时清理办公文件、资料，桌面及办公区域应保持干净整齐，工作台上不能摆放与工作无关的物品；（三）借用他人或公司物品，使用后应及时归还或放回原处；五、礼仪规范检查（一）本公司员工要按照本守则内容注重自己的仪表，并保持良好的精神风貌。各部门主管在每天早上上班时应对本部门员工的精神状态和仪表进行检查，若发现有精神状态不佳、仪表不合规范的员工，应即令其改正；（二）主管级以上管理人员由行政人事部负责检查其精神状况、仪容仪表，若有不合规定要求的令其改正；（三）行政人事部在检查员工精神仪表过程中，若发现某部门有员工精神仪表不合规定要求的，行政人事部有权对该部门主管和员工同时进行纠正、处罚；六、文书礼仪（一）行文礼貌，整体谦和。公务文书的前提是礼貌，对人用尊称，对己用谦称；去函复函及时准确；请求类行文必须正式，语气中透露尊敬；无论是何种文书往来，都不能故意为难或苛责。行文中的每一个措辞都应该温文尔雅，礼貌周全。（二）行文语言应准确朴实。文书本质严肃，喜精简忌冗长，因此公文应该直接道出主题，免掉华丽的修饰，或委婉地拐弯抹角。行文的语句必须流畅通顺，数字标点符号运用规范。（三）行文关系运用准确。行文关系一般有三种：上行文、平行文和下行文。上行文是下级机关向上级机关呈递的公文，包括报告、请示和议案；平行文是同级或不属于同一系统的部门之间的行文，一般多见于涵文；下级文即上级机关对所属下级机关制发的文件，如命令、指示、公告、通知，批复等。七、汇报工作的礼仪（一）尊约守时。无论是预约还是临时性汇报，守时守约都是永恒定律。不过跟上级汇报的时间必须拿捏好，因为过早会令上级尴尬，过晚则是你的失礼。（二）仪容整齐，大方有礼。领导办公室毕竟不是你的地盘，该有的礼仪一个都不能免。所以仪表要讲究，进门要先示意，得到许可后进入，汇报时要坐站得体，措辞文雅谦和，杜绝自由散漫的作风。（三）直抒重点。汇报时条理明朗，语言精炼，内容实事求是。如果是日常工作汇报，则可以汇报当前已完成的工作及业绩、正在进行中的工作的发展近况、需要解决的困难等，让上级第一时间理解情况。汇报的时间以15分钟为宜，最多不能超过半小时。（四）结束汇报应该由上级提出。如果上级谈兴犹在，那你不妨坐定多谈。结束时要把自己的“痕迹”---如材料带走，还有要把座椅、茶具等整理好再出去。八、上午会餐礼仪（一）正式的商务会餐，应对方发出宴会邀请，确定宴会的时间，当对方同意后，还应通过一些方式了解对方的饮食习惯和喜好，以便向餐馆预定菜单。（二）要注意餐桌上的座次问题。我国一般采用圆桌宴请，当主人只有一位时，面门而坐的位置是主人位，主人右侧坐对方的1号主宾，左侧坐的应是2号主宾，3号客人则坐1号主宾的旁边，4号客人坐2号主宾旁边，以此类推。当有两位主人时，第二主人则坐第一主人的对面，即最接近门口的位置，此时2号主宾应坐第二主人的右侧，第一主人左侧改坐3号客人，4号客人自然当作陪在第二主人的左侧，当双方有多人时，宾主双方可分开两边坐，也可以交错而坐，看双方的关系熟络的程度而定。（三）如果宴请的是自助餐，那么一般不按座位，但是取物时，应多次少取，以免给人留下贪婪的印象。模块四：办公用品的管理一、电话事务的传达与管理作为公司的行政人员，应做好公司内部电话事务的传达和管理工作，这也是行政人员的日常行政工作。在传达一切事务一定要准确、简单、扼要，表达思路清晰，若不能及时将事情落实到人员上，应该做好相关的记录，保证事事有人管，事事有人做。二、邮件的收发管理与文件处理流程管理（一）公司利用邮箱实现了无纸化远程办公，因此邮箱收发文件管理是十分重要的，行政人员在这项工作上加强其责任心，公司规定每名员工的收发邮件要严格遵守公司的制度流程，行政人员能够督促设计师将所收集的资料和文件严格按公司存储路径进行存储，并做好相关的登记记录，并将相关本按指定位置进行存放。（二）在发送邮件的过程中，要严格按公司所规定的书写格式，注意行文规范；对于接收到文件，行政人员要及时准确将相关内容落实到相关工作人员，并做好记录。三、传真的管理及时准确的接受公司传真文件，合理利用好资源，把握有效的传真文件，避免无效文件的接收所造成的浪费，实施专人对传真机进行管理，要有责任心，有故障要及时保修维修，不影响公司正常工作使用，若公司人员发送传真，必须在行政人员那做如实登记，由行政人员给予发送。四、报销流程与零用钱的管理（一）行政人员应架设好员工与财务的桥梁，贯彻和执行公司的报销流程，监督工作人员如实填写报销单，并同时出具报销凭证。定期将报销单呈报给总经理签字，得到总经理的批复方可到财务实施报销。（二）公司一部分零用钱由行政人员掌管，这主要是应急公司急事所用，如：购买员工车票和支付公司快递邮件的费用等，行政人员应对每笔支付款有相关记录并保存好相关票据，并定期与公司财务进行对接，体现对行政人员的细节管理。（三）处理公司日常废品所得的零要钱，行政人员要做好账目登记。五、办公设备维护管理（一）公司行政人员应该注重公司办公设备的维护管理，公司工作人员若发现自己或公司的办公设备有故障要及时将实际情况反映到行政人员处，行政人员要第一时间热情、主动为其落实维修事宜，并作好相关登记，不可拖延工作，甚至影响公司正常工作。平日里，行政人员要注意看管公司的办公设备，有问题要及时反映，促进公司整体工作正常运行，提高公司整体工作效率。（二）行政人员应该模块五：会议组织与管理一、会议前准备行政人员应该积极参加公司例会，在会前明确本次会议所需准备工作，如：相关文件的准备、是否需要办公设备配合本次会议、不能参会人员的原因等，这都是行政人员在会前所应充分准备的，会前行政人员要与公司主要领导进行相关事宜的衔接与沟通，同时能够积极引导公司员工参加公司例会议。二、会后跟进会议内容的工作我公司行业特殊性，决定着行政部在公司扮演着特殊的角色，架设与各部门有效沟通的桥梁也是我们日常的工作。每次会议上，行政人员要认真、有条理地做好相关会议记录，将每项工作跟进到每个人，适时适当督促各部门的工作进展情况。三、高效传达并落实会议主要内容（一）行政人员将每次会议记录必须于当日整理完毕，将会议记录一式两份存储到指定文件中，并递交总经理一份，同时将会议记录于当日张贴在公司公告板上，在公司群里将会议主要内容传达给每名员工。若有缺席会议的员工，应在其到岗时行政人员将会议内容传达到。（二)行政人员要在每周六将下周例会议上所提供的工作总结与计划整理完毕，打印出来给公司主要领导每人一份。同时，在公司周一例会上若有对相关工作进行调整也要及时修改工作计划，于周一整理完毕并张贴在公司公告板上，将终稿版存储到指定文件夹中。并在公司群里将终稿的工作计划传达给每名员工。若有缺席会议的员工，应在其到岗时行政人员将工作计划传达到。模块六：行政人员的职场沟通技巧一、什么是沟通（一）要敢于面对问题，说出事实，不是回避矛盾。（二）要去解决问题，而不是为了证明对方的错误。（三）换位思考，不要固执己见。站在对方的立场上想想，便会有不同的想法。（四）在沟通时，重要的不是你说了什么，而是对方理解了什么。二、领会对方说话的意图，把握沟通的要点体会言外之意花点时间，回想一下那些你能想到的杰出领导。你会发现他们都非常擅长体会言外之意。他们拥有一种非同寻常的能力，能够知道没有说出、看到或者听到的信息。睁大双眼竖起耳朵，但闭上嘴巴，你会惊奇地发现你的水平和组织意识都得到了提高。（一）停顿（二）善于询问（三）反馈给对方你的理解（四）用心聆听（五）从聆听建立信任（六）从聆听建立自我约束三、沟通技巧（一）从沟通的组成看，一般包括三个方面：沟通的内容，即文字；沟通的语调和语速，即声音；沟通的行为姿态，即肢体语言。这三者的比例为文字占7%，声音占48%，行为姿态占55%。同样的文字，在不同的声音和行为下，表现出的效果是截然不同。所以有效的沟通应该是更好的融合好这三者。（二）从心理学角度，沟通的过程中包括意识和潜意识层面，而且意识只占1%，潜意识占99%。有效的沟通必然是在潜意识层面的，有感情的，真诚的沟通。（三）沟通的“身份确认”，针对不同的沟通的对象，如上司，同事，下属等，即使是相同的沟通的内容，也要采取不同的声音和行为姿态。（四）沟通的肯定，即肯定对方的内容，不仅仅说一些敷衍的话。这可以通过重复对方沟通中的关键词，甚至能把对方的关键词语经过自己语言的修饰后，回馈给对方。这会让对方觉得他的沟通得到您的认可与肯定。（五）沟通的聆听，聆听不是简单的听就可以了，需要您把对方沟通的内容、意思把握全面，这才能使自己在回馈给对方的内容上，与对方的真实想法一致。例如，有很多人属于视觉型的人，在沟通中有时会不等对方把话说完，就急于表达自己的想法，结果有可能无法达到深层次的共情。（六）沟通的“先跟后带”，“先跟后带”是指，即使是您的观点和对方的观点是相对的，在沟通的过程中也应该先让对方感觉到您是认可的、理解的，然后再通过语言和内容的诱导抛出您的观点。任何的技巧都是需要长期的训练的，沟通的技巧也不例外，逐渐养成的，我们要在工作中不断的感悟，不断的学习，就会慢慢的掌握并熟练的运用沟通的技巧。四、正确使用沟通的技巧的意义：（一）沟通的良好能获得更佳更多的合作；（二）沟通的良好能减少误解；（三）沟通的良好能使人更乐于作答；（四）沟通的良好能使人觉得自己的话值得聆听；（五）沟通的良好能使自己办事更加井井有条；（六）沟通的良好能增自己进行清晰思考的能力；（七）沟通的良好能使自己感觉现能把握所做的事。五、平行沟通技巧：平行沟通：同事之间的沟通和各部门之间就事务进行协商、协调，这都是平行沟通。平行沟通以互通有无、争取配合为主要目的，并且在企业内部进行，不同于公关、不同于谈判，应该直截了当，简明扼要。（一）沟通从工作出发如果需要沟通，一定是自己感到正在进行的工作重视不够，或是对上级的安排理解不透，妨碍了工作顺利进行。（二）沟通遵循制度和流程我们必须遵循各司其职、各负其责的原则开展工作。如果你找一个不相干的人进行沟通，一是对方会认为你无事找事，二是你的目的根本达不到。（三）开门见山找准了沟通对象，首先征询对方是否有空。一旦确定对方时间上方便，你就可以直截了当地提出自己的沟通议题、自己的期盼，然后等候对方回应。这里特别要注意地是转弯抹角、废话连篇，浪费自己时间不说，也给对方一个不好的印象。（四）征询对方意见既然找对方沟通，一定是自己觉得对方在解决问题上举足轻重，那就必须虚心听取对方的意见，了解对方对沟通的工作不配合的原因或存在的困难，或者是对方有了更好的完成任务的创意，正等着你来商议。（五）提出个人建议待对方陈述个人意见之后。你如果觉得对方言之有理，除了完全接受之外，别忘了表示感谢。（六）听取对方反馈在你提出与对方不同意见之后，你要特别强调指出：“你看看在我提议的基础上你有什么补充？”一是让对方把思路调整到你的建议上来，二是在情感上表达对对方的尊重。（七）双方求同存异由于所处的位置不同、个人经历经验不同，同事间在工作方式上存在不同态度、不同观点是再正常不过的事情，在这一点上我主张求同存异，只要工作能够正常进行就可以了。六、垂直沟通（一）努力沟通，脚踏实地。做事要认真负责，以成绩说话。不要贪图表面功夫，同样的工作失误不要犯两次。（二）服从领导，为上司分忧。比上司做得多，比上司想得远，比上司要求严格。（三）说话尊卑有利，落落大方。不必过分拘谨，要不卑不亢，表现出落落大方的气度。（四）正确把握沟通场合。找上司汇报情况一定要在第一时间说紧急的事情，琐事要等上司清闲时再汇报。无法当面回报的可以选择电话或短信。模块七：五项管理第一项：心态管理积极心态人与人之间只有很小的差异，但这种差异却造成了人生结果的巨大差异：很小的差异就是人生的态度是积极的还是消极的，巨大的差异就是结果的成功与失败！美国成功学院对1000名世界知名成功人士的研究结果表明：积极的心态决定了成功的85%有什么样的心态，就有什么样的思维和行为，就有什么样的环境和世界，就有什么样的未来和人生。为什么那么多顶尖的成功人士能够把挫折当存折，把压力当动力，把障碍当最爱呢？因为他们觉得障碍不是来阻拦他们的，而是来帮助他们成长的。其实，决定每个人的积极心态的关键是：乐观、自信、决不找借口乐观是快乐，积极思维，不悲观失望、不抱怨指责；永远想你自己得到的，不要想你失去的。自信是相信自己，接受挑战怀疑、不害怕、不说“不可能”。决不找借口是承担责任，不找借口，不找理由、不说我是受害者。美国西点军校一个广为传诵的悠久传统，学员遇到军官问话时，只能有四种回答：“报告长官，是”、“报告长官，不是”、“报告长官，不知道”“报告长官，没有任何借口”。除此之外不能说一个字。人在什么时间会找借口？就是在问题发生的时候，就是在没有做好的时候。一旦没有达到我们的目标，一旦出现障碍、差错，人们马上就会说：那是因为…….那是因为其他同仁，那是因为朋友，还有…..就开始找理由、找借口、找原因，在这个时候开始不想承担责任。但是你越不想承担责任就越不能够改进，越不能够自我反省，永远恶性循环。一个不想承担责任的人就会不断的恶性循环，不断的逃避，不断的指责，不断的抱怨，不断的把自己变成一个受害者。成功人士是怎么做的？不是抱怨，而是接受，他们知道这是自己的问题，所以说失败的人都在找借口，而成功的人总在找方法。在忙忙碌碌中，你是否发现：大部分人都陷入时间浪费的陷阱，主要有内、外两部分原因：内因是：缺乏计划、没有目标、经常拖延、抓不住重点、事必躬亲、有头无尾、一心多用、缺乏条理与整洁、盲目行动、简单事情复杂化；外因是：信息不共享、目标不明确、交通拥堵、通讯不畅；这都是浪费时间的表现。第二项：时间管理如何进行高效时间管理（10个方法）一、生命规划要预先规划时间：人生的事业、财富、家庭生活、学习成长、人际关系、健康休闲六大领域的规划；一周为平衡点，每周总结工作，规划生活；二、要事第一什么是80/20定律？早在19世纪，意大利经济学家帕累托就从研究中发现：20%的事决定了80%的成果；20%的客户决定了80%的利润；20%的产品创造了公司80%的绩效；20%的员工给公司创造了80%的业绩；这就是80/20定律，这个定律在时间管理上非常重要，每个人每天都遇到很多很多的事情，在有限的时间去完成无限的事情。唯一的一个办法只有分清轻重缓急，把事情分出优先顺序，抓到重点。你必须懂得在每天、每月、每年的工作当中，去做最有生产力的事，最有价值的事，这就是成功人士和非成功人士的区别！ABC法则A代表最重要，B代表重要，C代表次重要作为员工：A类的事自己做，B类的事压缩做，C类的事延期做或不做；作为领导者：A类的事自己做，B类的事压缩做，C类的事要授权做；如何判断是A类的事？带来最大价值；二、不做就没机会了；三、别人不能替代；用大块时间保障A类事优先完成。三、每日管理记录每天时间，将每天要做的事情列出，记录永远比记忆更可靠；四、任务清单接到任务的时候，给别人承诺的时候，发出任务的时候，都要马上拿出笔记下来，每一项都要任务明确，设定期限。五、检查追踪按照记录的时间，对任务“按时”追踪检查，对承诺“准时”完成；六、日清日新日事日毕，今日事在当天处理完毕，弄清原因、分清责任及采取措施，防止问题积累，保证目标得以实现。日清日高，对工作薄弱环节不断改善，不断提高，每天都能相对提高1%。七、杜绝拖延八、条理整洁有工作，能做的马上做，代办的记录下来归档管理；九、马上行动十、授权领导者善于使用授权，这样才有更多时间思考战略问题；时间优先法：列出所要做的事情用ABC法则分出重要等级分配时间，将你最好状态的时间来完成A类工作时间是有限的，工作是无限的，合理安排时间，将自己每天的最有效的工作时间创造出最高价值的回报，这就是时间管理！第三项：目标管理要想获得成功，就必须要确定一个清晰可见的目标，因为目标是人奋勇向前的动力源泉。■目标是成功的方向来自耶鲁大学的调查显示：世界上只有3%的人有清晰而长远的目标；10%的人，有清晰但比较短期的目标；60%的人，目标模糊；27%的人，没有目标；世界上只有3%的人曾订下过清晰而长远的人生目标，这也就是为什么成功者总是极少数的根本原因。■目标产生积极的心态目标给你一个看得见的彼岸。随着你实现这些目标，你就会有成就感。你的思想方式或工作方式（心态）就会向着更积极主动的方向转变。■目标使我们看清使命、产生动力有了目标，对自己心中的憧憬便有了一幅清晰的图画，你就会把精力和资源专心放在你所选定的方向上。■目标有助于我们分清轻重缓急，把握重点没有目标，我们很容易陷入跟理想无关的现实事务中，成为琐事的奴隶。■目标使你成为一个成功的人美国19世纪哲学家、诗人爱默生说：“一心向着自己目标前进的人，整个世界都给他让路！”是不是我们每个人心中都已经有自己的目标呢？从这一刻起给自己设定个短期目标，以积极的心态向着目标方向努力奋斗，获取属于自己的成功！第四项：学习管理一、学习是竞争力学习，是时代发展的要求，是人类获得新的幸福的永恒动力。任何时候我们都要学习，保持学习的精神，直到你生命结束为止。二、学习改变命运知识经济时代，只有不断学习才能顺应社会的发展；只有不断学习才有竞争力，未来企业和企业的竞争就是学习力的竞争，人和人的竞争也是学习力的竞争，学习改变命运，知识创造未来！三、学习的途径学习成功者的经验，了解成功者的思想，做成功者所做的事情，重复成功者的行为，就会得到成功者一样的结果。学习成功者的三个途径：（一）阅读成功者所读的书籍：发现成功的规律、提炼成功的步骤、找到成功的方法。（二）与成功者广交朋友：跟随成功者，虚心求教，直接获得成功的方法和诀窍。（三）听成功人士的演讲或上成功者开设的课程：在短时间内获得比较系统的成功步骤和方法。四、养成天天学习的习惯今天，我们唯一的竞争优势就是比对手学习得更多更快！学习是终身的事业。我们只有孜孜不倦、始终不渝地学习，才能在不断吸纳精神营养中更新知识，与时俱进。（一）在工作中学习实践是学习的最高境界，你所做的每一件事情，都是你学习的机会，如果你能够充分利用这些机会，在你解决每一个问题的过程中，你所学到的知识与技能必然会有所增加，有意识地从工作中学习知识与技能，增长你的经验和智慧。（二）在反省中学习一个善于反省的人才能不断超越，不断进步。在每天工作中，随时反省自己的心态是否健康积极，今天的目标有没有完成，时间的安排是否合理，对知识的掌握是否达到要求，哪些是欠缺的，哪些是更新的知识。只有不断反省，才能将知识进行强化、提升，才能从各个方面得到改进和进步。（三）在总结中学习吃一堑长一智，不管是成功还是失败，都要勤于分析错误原因和成功诀窍。在总结学习中，从中了解自己的不足，不断积累经验，加以完善，更快达到目标。五、最新学习模式------循环学习法第一步，通过学习，来获得知识的提升。第二步，通过知识的提升，来获得实践的机会，将知识运用在实践中，而实际的工作又能检验知识是否正确。第三步，在实际的工作中获取新的知识，或者发现你缺乏的知识，找到自己的不足之处，也是所谓的“实践出真知”。第四步，回到循环学习法的起点，再学习，通过工作中发现的知识点的缺乏，就能促进我们重新学习，继续学习，从而获取更多的知识。知道和做到之间是有距离的，学到的任何知识都要在实践中不断循环认证，通过观念的改变到行为的改变的习惯的改变，最终成就不同的人生。第五项：行动管理一、行动是一切成功的保证不行动，一切计划都只是空想，只有开始行动，才有成功的可能！如果你不想永远做个只说不做的人，那就要从每一天，每一时刻，每一分钟去把握，认真做好哪怕是微不足道的小事。要有计划、持续、连贯地做下去，切实落实到自己宝贵的行动中，用行动去证明一切，持之以恒地去努力。二、我们为什么不行动失败不够多，痛苦不够深，缺乏明确的目标。三、激发行动的六大步骤我要得到什么样的结果？达不到有什么样的痛苦？不行动有什么坏处？假如马上行动，有什么好处？制定期限，马上行动。将行动计划告诉你的家人、朋友和领导。四、接受锤炼，坚持不懈我们是不是由于害怕行动，或是行动了却没有坚持下来，最终浪费自己的好资质而与成功无缘？其实，每个人都是可以雕琢成佛的佛石，但必须接受锤炼才能成功。你要做的就是行动，天天行动，迫使自己行动，只要你坚持，奇迹一定会发生。五、行动者宣言行动是你成功的保证，马克·吐温说过一句话：你害怕什么？做你害怕做的事你就不会害怕了。在行动中去检验、去完善在行动中去纠正、去调整在行动中去学习、去发现在行动中去增添勇气、创造奇迹如果你下定决心做一个成功的人，那你就应用五项管理来规划你的人生，你的航程就此起航。你就是自己命运之船的船长，那么在人生的海洋上，你将不会迷失方向，成功的彼岸就在前方。模块八：服务导向的执行力一、行政人员工作的执行平台对于我们公司行政人员的执行平台就是公司通过行政部搭建一个服务平台，将公司各部门贯通起来，来实现公司的管理与执行。二、明确先有学习力，后有执行力多数行政工作者的精力与时间都在被每天很多来自于生活与工作方面的重复性事务所耗费,而忽略了培养思考的习惯。这也是为什么当很多人忙忙碌碌地奋斗了很多年以后,突然停下脚步并感觉不知道自己这么多年在忙些什么的主要原因,从而陷入迷茫状态。事实上,思考习惯的培养比执行力更重要。通过思考可以不断修正自己的人生方向(理想)与人生目标(通往实现理想的路)、可以让自己通过超强的执行力所产出的结果更具意义、可以提高自己办事成功的概率等。有很多人误认为只要自己勤奋、努力就一定能成功,每天不停地忙着很多具体的事务,把自己的时间表排得满满的,他们认为只要忙起来,就会感到生活是那么充实,自己活得是那么有意义与上进。而事实上,在没有经过长时间思考与讨论所制定出来的行动计划与时间表是盲目的、形式主义的。这等于在浪费时间、在浪费生命、在浪费社会资源与国家资源。我不是否认勤奋与努力不好,而是希望每个人在开始决定勤奋与努力之前,放慢脚步,拉长自己考虑的时间,因为思考是另一种能够让你稳步前进的巨大力量!三、如何提高行政执行力，确保实现高绩效？首先，正确的方向是执行的前提。正确的决策会指引前进的方向，但是如果方向错误，那么做的越好损失也将越大。因此，只有沿着正确的方向做事情，树立正确的价值取向，才能够确保执行不会偏离中心。其次，坚定而严格地执行上级的决策是提高执行力的关键。为了实现目标严格按照要求，积极主动地执行决策要求，毫不迟疑，提升速度，绝对服从，这些是在执行过程中需要密切注意的，也是每一位行政执行者应该遵守的原则。再次，准确的执行是战略顺利实施的保证。要准确的执行决策首先要对自己进行角色定位，明确行为标准和执行原则（按规律办事、按程序办事、按制度办事）。不仅要依法行政，更要积极转变观念，不断提高执法水平和行政效率。总的来说，高效地提高执行力可以用三句话来概括，那就是做正确的事情、把事情做对、立即去做。模块九：行政人员的文档管理一、什么是人事档案管理人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。二、合同文件管理（一）合同文件管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。行政人员要依托总经理的意图来加强合同的基本管理。（二）行政人员要积极配合总经理和财务人员对合同的履行情况，若发现问题要及时处理或向总经理汇报。确保合同能够正常履行。（三）行政人员应将所有合同建立归档，禁止将合同内容泄漏给与合同无关人员。（四）根据公司项目发展实际情况，适时配合总经理完成合同的催款要求。（五）起草合同要准确、细心，不能有任何失误，以保护公司利益为出发点。三、信息和行业情报的管理第一，现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。行政人员对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。第二，公司对各项目的考查资料由行政人员对其严加管理，行政人员要及时将设计师考察的资料进行收集整理，能够保证公司内部资源共享。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，行政人员通过网络、公司邮箱等多种渠道对与公司发展有关的行业信息进行收集整理。与总经理密切相关的信息要及时反馈给总经理。模块十：行政人员如何面对挫折一、如何认识挫折既然挫折是不可避免的,那么就有必要学会如何认识挫折,如何应对挫折,提高挫折承受力。(一)正确认识挫折，要提高承受挫折的能力。(二)改变不合理观念。(三)加强修养,勇于实践。(四)优化自身人格品质挫折承受力与人格特征有关。以下几种人格类型的人常常容易引起挫折感。1、性情急躁的人2、心胸狭窄的人3、意志薄弱的人4、自我偏颇的人二、树立正确的人生观（一）世界观与人生观。世界观来源于人的生产和生活实践，是指人们对生活在其中的世界以及人与世界的关系的总体看法和根本观点。（二）追求高尚的人生目的。人生观主要通过人生目的、人生态度和人生价值三个方面体现出来。（三）确立积极进取的人生态度。所谓人生态度，是指人们通过生活实践形成的对人生问题的一种稳定的心理倾向和基本意图。它的形成既是一定社会环境影响的结果，也是一个复杂的心理过程，其中，认知、情感、意志是起主要作用的三种心理因素。三、创造有价值的人生（一）价值观与人生价值。价值观是人们关于什么是价值、怎样评判价值、如何创造价值等问题的根本观点。价值观的内容，一方面表现为价值取向、价值追求，凝结为一定的价值目标；另一方面表现为价值尺度和准则，成为人们判断事物有无价值及价值大小、是光荣还是可耻的评价标准。（二）人生价值的实现。人们根据自己的价值标准选择人生目的，在实践中努力实现自己的人生价值。在此，正确把握人生价值实现的条件和方法至关重要。首先，人生价值实现需要一定的社会条件。人生价值的实现要从社会客观条件出发，人的创造力的形成、发展和发挥都要依赖于一定的社会客观条件。人生价值目标还要与符合人类社会发展规律的社会核心价值体系相一致。四、正确规划自己的职业生涯虽然工作的目的是为了赚钱，但是赚钱也要看自己有没有能力赚到的，所以建议从事行政工作者还是先找准自己的职业定位，只有能够发挥自己优势特长的职业，才能让自己有好的回报。成功的职业规划，主要的考虑因素在以下几个方面：（一）你的兴趣是什么？你曾经想成为什么样的人？你对哪些知识比较有感觉，能够深入发展下去？（二）你的性格适合做什么？不同的工作，适合不同性格的人去做。认清楚自己的性格，是非常重要的一步。（三）你的优势和特长是什么？有哪些拿得出手的能力？对于自己欠缺的能力，应该怎样去做？（四）你性格本身存在哪些弱点需要克服？不要让弱点成为你成长中的绊脚石。五、如何做好职业规划呢认识自我首先你要了解认识自我，知道自己的优点和缺点，爱好兴趣，以及个人能力，性格、气质等信息。确定自己的职业定位，再来确定可以选择的职业的范围。职业选择确定所谓的职业选择是否适合自己，是否有长远的发展空间。而自己是否真的喜欢职业测评测出的结论上的职业选择。自己到底想要什么样的职业，喜欢什么样的工作，都要仔仔细细地想清楚。一旦入错行，损失的是你的时间精力还有青春。只有清楚自己的择业标准，才能避免择业时的盲从与损失。择业期望也不能太高，要实际、客观，有时为了满足主要标准，还要勇于放弃一些次要条件。职业规划在做职业规划时，你需保持积极的心态，深思熟虑展望未来。在规划中，体现你积极向上，自信的一面。同时确定自己的价值，让此价值在未来的职业中充分发挥，有目标地不断进步，不断学习。每一个成功者大多都是在生活中积极向上，高度自律的人，而你迈向成功的道路也需要不断自律克制自我。修身养性改变自己的气场。未进入职场时，你就该先具有良好的体魄以及人格魅力。这样你就能迅速适应职场，赢得胜利。你首先该做的便是坚持锻炼自己，拥有良好的健康状态。再来，学会微笑，学会倾听，养成良好习惯，通过阅读不断提升自我个人涵养，这是职场新人必备的。但是成功的起步也正是靠他们，不积硅步，无以至千里。结论通过以上方面，虽然做出了一份量身打造好的个人职业规划，但重点是实施计划。知易行难，重在实践；先认识自己，尝试职业测评，根据自己的特点特长规划自己的职业生涯。模块十一：行政人员如何调整工作压力一、了解压力的存在是不可见的在生活当中，压力是不可缺少，也是不可避免的。每个人都需要目标，需要挑战，那么压力会对生活起到正面的促进作用。但是，太大的压力往往会对生理和心理上造成其他的危害。有的时候也会觉得压力很大，甚至觉得非常的抑郁，当我们自己意识到问题的时候，我们会选择和别人聊聊天，听听别人的意见，在感觉好些的时候，我经常在想为什么会造成这样的局面。二、自我调节，缓解压力如何避免压力的产生比起如何减轻压力要重要的多，通过自我调整来减压：

（一）管理你的时间我们时常感觉到压力的重要原因，就是总觉得自己的时间不够用。可是事实上，我们有大把的时间可以利用，我们只是将这些时间在不经意间浪费掉了。（二）管理你的生活环境如果你有个整洁的生活工作环境，并不需要装饰的很漂亮，只要干净整洁就可以了，那么当你进入到这个环境的时候，一定会心情愉悦的多。（三）避免和别人比较

俗话说：“人比人，气死人”就是这个道理。其实我们更需要做的就是和自己进行比较，我们制定一个目标为之努力，我们经常回过头来检验一下自己是否达到了目标，取得了进步。（四）避免成为一个完美主义者完美主义者毫无疑问会渴望更好的结果，但是这就需要付出更多得精力，面对更多可能存在的压力。可能我还有其他事情要做，但是我非要把这件事情先做好，这样就不可避免的扰乱我们的计划。（五）正确地面对失败当你在失败的时候，有足够的勇气站起来面对再次失败的时候，你就朝着成功又走了一步。我们应该从失败中找到走向成功的道路，只有我们正确的面对失败，我们才有了走向成功的资本。（六）学会休息适当的休息是必要的，我们要学会安排休息时间，这真真正正是一门学问。所有会工作的人都是一个更加善于休息的人，课间的小憩，出门走走，冲杯咖啡，享受音乐，都是很好的休息方式。（七）多做，而不是多想

我们在遇到事情的时候总是考虑的太多，不要总是试图去把整个事情考虑清楚才开始行动。与其把时间精力浪费在没有必要的思考和担忧上，不如在有个计划的时候就开始行动，等到遇到了问题再针对性的思考解决。（八）善于化压力为动力

遇到挫折和失败或者即将遇到挫折、失败，会面临很大的心理压力。在这个时候，你是气馁，当逃兵，还是奋起，继续勇敢的追寻？这是一个很大的考验。其实，适当的刺激和压力能有效地调动肌体的积极因素（九）懂得满足

在我们获取一些利益的时候，总是会渴望或者要求更多的利益。总是有着新的要求，也就总是有着新的压力，我们总会担心失去些什么。这些本来是不必要的！我们应该学会满足，这样才能更加乐观的面对生活。三、正确认识压力的存在，战胜自我（一）自我改善压抑的工作环境。要解决同事整天于埋头工作、互相间的陌生，建议其工作之余我们可主动与同事加强一下沟通交流，当然交流内容除了工作还可包括生活方面，话题能拉近人人之间的距离，但要注意交流时间、尺度，过长谈论与工作无关的话题极有可能影响工作，招致上司的不满。

（二）要找出承受压力差的原因。承受压力能力差的可能有主观原因，像能力不足以应付所上司所安排的工作、担心自己做不好，对于自己所从事的工作在思想上没做好足够的准备、心理调节能力差；承受压力能力差也可能有客观原因，像上司所交付的工作在量上超负荷、在职责上并不属于自己范围等。通过自我对于主客原因分析，找出症结所在，工作能力欠缺需要靠进一步学习、充电来弥补，加强自信，全力以赴，对于工作相信自己能做好，至于结果或者是压力不要想的太多，把不足、担心留到一项工作结束后再去总结，而不是没做前就开始瞻前顾后；工作的协调安排问题可以和上司商量、交流，争取在一个有序、合理的方式下来完成。

（三）当