省委党校档案工作培训

文件、档案文件的范围很大。公文、便函、内部签单、合同、图表、声音、图像、出生证、结婚证、毕业证…档案：简言之，有保存价值的文件两者之间的连接点就是“归档〞〔文件生命周期理论〕成为档案的文件关键词：记录历史有保存价值原始记录历史内容：就一个单位而言，记录职能活动过程、结果，记录根本历史面貌就国家而言，记录国家的开展历程，是国家民族的文化载体之一形式：纸质、感光材料、磁性载体、电子有保存价值档案的作用：现实查考、历史研究国家综合档案馆档案的主要来源：机关档案室县级档案馆馆藏档案数量十几万卷，建国六十几年，平均每年不到2000卷。根本缺乏以反映一个县经济社会开展状况原始真实具有法律效用直接形成〔照片ps〕唯一文件形成过程中的本卷须知载体和书写材料的耐久性〔纸质材料、特殊载体〕文件形成过程中签署完备，保证真实性、有效性〔电子签章〕内容的不可更改〔主要针对电子文件〕档案工作体制大的方面：集中统一，分级管理具体单位：机关档案工作条例：文件形成部门立卷归档制度：谁形成，谁立卷。〔了解工作性质和文件形成情况，新到岗人员可以尽快熟悉工作内容〕扎口部门：各单位档案室档案工作的几个环节

收集整理保管鉴定统计利用信息化〔贯穿始终〕收集就一个单位而言，将档案接收进档案室的过程；就一个部门而言，是将应归档的文件材料集中的过程归档范围是档案收集的依据性文件，是做好档案工作的第一步国家档案局8号令F:\8号令相关\国家档案局令第8号.doc、?高等学校教学文件材料归档范围?、?科学技术研究档案管理暂行归档?重点关注：职能活动、维护合法权利、以人为本归档范围反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料〔指各种合同、证书〕本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料其他对本机关工作具有查考价值的文件材料不归档范围1上级机关的文件材料中，普发性不需要办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件本机关的文件材料中，重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料〔起草文件时附的参考、依据性材料，例如某法律〕不归档范围2同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件，不需要办理的抄送文件下级机关的文件材料中，供参考的简报、情况反映〔归档的比较多〕，抄报或越级抄报的文件材料收集本卷须知齐全：除红头文件外，注意工作活动中形成的非红头文件〔尤其是业务部门，〕；注意工作过程中形成的文件材料；〔例：表彰决定，没有申报材料〕人事部门形成的材料，有的是与个人档案重复的。重复归档是必须的完整：正式文件+底稿；〔领导签字问题〕正文+附件?江苏党校报?+审稿单+原稿+样书收集齐全完整是档案工作的重中之重档案交接文据整理制定统一的分类方案※※※分类方案 本单位档案根据不同门类和载体，分为文书档案、基建档案、会计档案、感光材料照片档案、录音录像磁性载体档案、电子档案等门类。 文书档案 本单位形成的纸质档案，除国家有明确文件规定的，一般都列为文书档案。 党校的档案类别还有：学籍档案、科研档案、基建档案、电子档案〔教案ppt)整理归档文件整理〔文书档案〕其他门类档案的整理：科学技术档案案卷构成的一般要求照片档案管理标准磁性载体档案管理与保护标准会计档案管理方法电子文件归档与管理标准根本建设工程档案资料管理暂行规定归档文件整理1指导思想：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用整理要求：收集齐全完整、保管期限划分准确归档文件整理2件确实定：一般以自然件为一件特殊情况：请示和批复；正文与定稿、发文稿纸、文件处理单；转发文和被转发文装订：按件装订一个单位的装订方式相对统一，装订材料耐久特殊情况的件的装订注意先后顺序：批复在前，请示在后；正文在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后短期保存的以及成册的不易拆钉的，保持原貌不同的件不能装订在一起归档文件整理3分类：就一个部门而言，分类包括：分年度和保管期限年度：文件形成年度，注意区分文件内容针对年度关于请示和跨年的批复的处理：1、为保持文件之间的有机联系，建议放在批复年归档2、因可以作为一件处里，更要放在批复年归档

保管期限：三种：永久、30年、10年注意：不能等同于原来的永久、长期、短期归档文件整理4划分保管期限永久：反映单位根本历史面貌、主要职能活动及其成就的文件材料。例如：工作总结、管理制度、人事任免、数额较大或有效期限较长的合同、年度教学方案、硕士点、重点学科申报、科研方案、重大科研成果、获国家、省级特殊津贴、有突出奉献的中青年专家、学科带头人等荣誉称号的批复和相关申报材料…30年：主要职能活动、日常管理工作中形成的文件材料10年：一般事务性文件，同级、上级制发的需要贯彻执行的文件归档文件整理4文件排列：分类方案中最低一级类目内〔即一个部门的档案按照保管期限的不同分别排列〕，按事由结合时间排列〔即一件事一件事的排〕名词解释：事由：是指一件具体的事。一项工程、一次活动、一次会议结合时间：一是事由之间按时间先后排列；二是同一件事形成的假设干文件之间，按照文件形成的先后顺序〔请示和批复不作为一件的时候按此操作〕归档文件整理5建议：1、一个工作阶段〔事由〕结束，就可以整理，不必等到年终集中。2、可以确保文件材料的齐全完整3、兼职人员的时间压力减小归档文件整理6归档章样式归档章的位置：件的首页上端居中空白位置建议：可以偏左归档文件整理7编目：归档文件目录备考表盒内文件情况说明：填写文件缺损情况，增加、减少情况整理人：部门内勤检查人：部门负责人整理时间：此盒的整理时间，也可以是检查时间其他档案的整理原那么：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系个别提示：1、照片档案及时写好说明，要素：人物、时间、事件2、基建档案包括前期文件，最好提前介入，要求双套图纸〔竣工图〕3、专业档案按照有关规定执行。保管档案库房技术管理暂行规定档案用房：办公室、阅档室、库房关键词：温度：14-24；相对湿度：45%-60%八防：防高温、防潮湿、防火、防水、放有害生物、防尘、防盗、防光

鉴定依据：保管期限表关键词：以我为主以人为本国家意识维护合法权益价值鉴定：确定保管期限存毁鉴定：到期鉴定〔慎重。例：南通大生档案〕鉴定方法：成立工作小组 逐件鉴定 形成鉴定报告〔附销毁清册〕报分管领导批准到期档案的处置：提升保管期暂存n年、转为资料、销毁销毁清册上注明销毁地点、方式、监销人〔2人以上〕