档案管理制度

档案管理制度为规范公司档案管理工作并确保档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。1档案分类公司档案分为行政档案、人事档案、技术档案、混气车间运行档案、维修站巡检及检修统计档案外、开发配套组档案、顾客服务部档案、财务档案，根据公司的需要规定不同的档案归属不同部门保管，为使公司档案管理规范化、科学化、系统化，特制订本制度。2档案的管理规定档案管理人员应定时检查档案保管状况，做好统计，发现破损和笔迹含糊应及时修补复制；对各类档案的移出、销毁应分别建立登记，编制目录，及时统计。3档案管理分工3.1行政档案：由公司经理办公室归口管理。行政档案的归档范畴：3.1.1公司经营管理活动中所涉及的合同、章程、合同、意向书、备忘录、验资报告、资产评定报告等规范性文献；3.1.2公司重要的人事任命、委派文献；3.1.3股东会、董事会文献；3.1.4公司在经营活动中所产生的重要性文献，涉及：重要的来往公文、工作计划、状况报告等；3.1.5成立公司所产生的可研报告、项目建议书、营业执照、资质证书、税务证、许可证等；3.1.6对可研报告的批复，对合同、章程及修改状况的批复；3.1.7政府颁发的有关燃气价格方面的文献（价风格节、制订等）；3.1.8有关燃气购置及销售方面的合同、合同文献；3.1.9在经营中产生的贷款、抵押、担保合同等文献资料；3.1.10管理制度、燃气安全规范、服务条例及规范等文献；3.1.11公司在经营活动中涉及的财产、责任等各类保险单及招标书；3.1.12公司经营所需的房屋产权证、土地全部证、租赁合同等；3.1.13公司申请的有关知识产权方面的文献资料；3.1.14公司股权变更所涉及的决策、批复、合同（合同）及新的执3.1.15公司在生产管理经营活动中获得的重大荣誉等；3.1.16其它需归档的文献资料。3.2人事档案：由经理办公室归口保管。人事档案的归档范畴：3.2.13.2.2自传和属于自传性质的材料。3.2.3考察、考核职工工作中形成的有关材料：民主评议的综合材料、组织审定的考察材料、定时考核材料、年度考核记录表、鉴定材料等材料。3.2.4国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）记录表、考生记录表、学习成绩表、毕业生记录表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩记录表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满记录表等材料。3.2.5评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格记录表、评审高级专业技术职务人员状况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。3.2.6发明发明、科研成果鉴定材料、多个著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。3.2.7更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所根据的证明材料、上级批复等材料。3.2.8党、团组织建设工作中形成的有关材料。3.2.9表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出奉献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹记录表、立功、受勋、嘉奖、通报表彰等以及在其它工作中形成的表彰材料。3.2.10纪律检查、监察、法院和行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核算（调查）报告、本人检查、交待、对处分决定的意见、撤销处分的有关材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复、离婚材料等。3.2.11干部任免、调动、军队干部专业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（涉及所附的考察、体现状况材料）、干部调动鉴定、组织审定的体现状况材料、考察材料、公务员过渡记录表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退（离）休审批表等材料。3.2.12健康检查和解决工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊疗书、拟定致残等级的有关材料、新录用干部体检表和毕业生分派工作体检表等材料。3.2.13办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。3.2.14其它有参考价值的材料。3.3财务档案：由公司财务部归口管理。财务档案的归档范畴：3.3.1公司申请银行开户的董事会同意文献；3.3.2财务会计报告；3.3.3会计政策变更批复文献；3.3.4向金融机构借款的合同合同及资金拆借合同；3.3.5重大资产处置时订立的合同及董事会决策；3.3.6本地税务机关税收优惠政策的批文；3.3.7其它需要归档的材料。3.4技术档案：由公司工程部归口管理。技术档案的归档范畴：3.4.1厂区基础设施图纸；3.4.2厂区生产性设备检查报告；3.4.3竣工工程图纸、资料；3.4.4竣工验收资料；3.4.5各项工程审批手续；3.4.6生产设备的使用阐明书及有关合格证明；3.4.7管网施工预算、设计阐明；3.4.8勘察报告、可行性报告。技术档案按年限，每年年度终了与经理办公室办理移交手续。3.5开发配套档案：由公司经理办公室归口管理。开发配套档案归档范畴：3.5.1公司与顾客订立的管道用气合同；3.5.3在管道开发过程中形成的文献资料。3.6混气车间工作表单：由公司混气车间归口管理。混气运行档案归档范畴：3.6.1混气设备运行统计；3.6.2罐区巡检统计；3.6.3锅炉房巡视统计；3.6.4购气检斤统计；3.6.5天然气使用气量统计；3.6.6混气车间交接班统计。混气车间工作表单应于每月2日前将上月工作表单进行整顿、装订成册，交由经理办公室存档。3.7维修站工作表单：由公司维修站归口管理。巡检及检修档案归档范畴：3.7.1维修站（服务）工作单；3.7.2开栓点火业务记录表；3.7.3巡线员工作日报；3.7.4客户服务热线纪录。维修站工作表单，应于每月2日前将上月表单进行整顿，装订成册交由经理办公室存档。4立卷归档规定4.1公司各部门档案管理人员应即时做好档案归档分类保管工作.4.2各部门应及时向经理办公室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格恪守归档制度，不得无端延期或不交应归档的文献材料。4.3各部门向经理办公室移交档案时，要严格推行移交手续，按文献材料分类造册，随移交档案提供两联清单，注明移交人、监交人，各留存一联清单备查。4.4归档案卷的总规定是：遵照文献材料的形成规律和特点，保持文献之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和运用。具体应做到下述几点：（1）归档的文献材料种类、份数以及每份文献的页数均应齐全完整。（2）在归档的文献材料中，应将每份文献的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件、多个文字形成的同一文献立在一起，不得分开；文献应全在一立卷。（3）卷内文献材料应区别不同状况进行排列，密不可分的文献材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文献材料应按排列次序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文献材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文献目录，对文献材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文献材料要考证清晰，填入有关项内；卷内文献目录放在卷目。（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。5档案保管期限5.1文书档案的保管期限定为永久、长久和短期三种。长久为十六至五十年左右，短期为十五年下列，三年以上。5.2拟定公司档案保管期限的原则（1）但凡反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，对我司有久远运用价值的档案，列为永久保管。（2）但凡反映公司普通活动，在较长久时间内对公司工作有查考运用价值的文献材料，列为长久保管。（3）但凡在较短时间内对公司有参考价值的文献材料，列为短期保管。6档案保密级别6.1档案分普通档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人建议，经理办公室负责人核定密级。6.2有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及主管领导同意。6.3有密级档案只限归档人使用，其别人员使用需经办公室主任及主管领导同意。6.4对已到保密期限的档案要请有关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作普通档案管理，及时提供运用。7档案的借阅7.1各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导同意，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。7.2公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任同意。7.3借阅档案必须严格推行登记手续，偿还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。7.4借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊状况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任同意。7.5有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任及主管领导同意。7.6借阅的档案用完后，应及时偿还，借用时间普通不得超出十天。7.7借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。7.8凡借阅的档案、文献一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。8电脑档案的管理8.1全部员工使用的电脑必须指定专门的区域寄存公司有关的文献、资料，在指定寄存区域里设定工作人员专用文献夹，使用电脑工作人员将各类文献、资料在该文献夹中设定子文献夹分类寄存。8.2各部门负责人即为电脑档案管理负责人。9档案的鉴定与销毁9.1经理办公室定时对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。9.2档案鉴定工作由经理办公室主任主持，有关部门参加，构成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。9.3档案材料鉴定小组审定，并经总经理同意后，方可销毁。9.4销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。10罚则10.1凡违反本制度，无端延期或不交应归档的文献材料的，一经发现，限期上交，经催交仍迟延不交的，予以公司内部通报批评并处以50—100元罚款。10.2公司员工违反本制度第7.4款，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任同意转借、复印或携带档案外出的，视具体状况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视状况严重程度追究其法律责任。10.3公司员工凡违反本制度7.6款，不按借阅期限偿还的，限期偿还并责令其当事人写出书面检查。10.4公司员工凡违反本制度7.7款，