合同全程管理梳理

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在现代企业的规范治理要求下，所有的业务都应当订立合同。合同的重要性勿庸质疑。然而，很多业务人员甚至后台人员认为，谈合同、签合同是业务部门的事；审合同、管合同是法务和商务部门的事。法务把合同审核工作做好，使我方风险最小化、利益最大化，合同风险就能得到有效控制。那么，是否法务通过严谨细致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕无忧？我们假设一份待签署的合同文本相当规范，但若资信管理部门未对对方的资信能力进行审查，导致与没有履约能力的合作方进行签署，将给企业带来风险和损失；再假设，法务把合同条款修改得非常完美，但是业务未予采纳，或者合同对方完全不予接受，最后盖章的版本和法务修改的版本千差万别，那么法务对合同的修改是徒劳的；进一步假设，合同顺利的修改及签署，但是后续并未按照合同条款去履行，那么合同并未发挥实际的约束作用，且可能因违约而承担法律责任。因此，合同审核的结果是与信用部门、业务部门、用印部门都密切相关的。由此可见，合同管理不能等同于合同审核。以合同签署为界，合同签署前涉及资信审查、立项、谈判；合同签署中涉及合同审核、审核意见的反馈、合同的审批和用印；合同签署后涉及履约的跟进、存档及证据搜集。合同审核仅仅是合同管理的一个环节。如下图所示：所有前述环节的管理共同构成合同全程管理。集团法务部将合同全程管理作为重点工作，进行了各方面的调研，通过向各产业集团搜集自评报告、对重点企业进行访谈和座谈，形成《合同全程管理调研报告》，展示各产业集团合同全程管理的亮点和问题，并从前、中、后三个阶段撰写了合同全程管理的指引，提出合同管理中规范、有益、利于风险控制的做法，本文将选取合同签署前、中、后的几个关键环节进行论述和探讨。一、合同签署前的资信审查管理（一）内外部做法及案例

合同成形之前，对合同的管理就已经开始了。合同签署前，资信审查环节尤为关键，关系到在一份合同里，是否选取了合适的交易对象、采取了合适的交易方式。我们朝方正集团外部看一些优秀企业的相关作法。比如西门子，秉承“四眼原则”，即两只眼睛看业务，两只眼睛看商务，所有重大的业务决策都由业务部门和后台部门共同来做出。西门子非常重视资信管理，有一个完善和独立的信用管理团队，资信审查管理分为三个模块：客户资信调查评估、客户资信档案的建立和管理、客户资信信息的定期更新。方正集团内部各企业对于资信审查管理的水平较为参差不齐，审查标准有的较为完备，有的却较为粗糙；负责资信审查的部门也不一。调研中我们发现方正内部的如下实际案例。方正A公司长期合作并纳入年度供应商名录的一家供应商，一直为A公司提供产品和服务，但方正A公司发现该供应商长期采取第三方代收款的方式与A公司交易，通过进一步了解，发现该供应商早已被吊销营业执照。在资信审查环节的掉以轻心，导致公司长期与一已经被吊销的无合法民事主体资格的对方进行交易，使服务的提供及产品的质量缺乏合理的保障。（二）资信审查管理分工及流程指引经调研，我们认为，在合同签署前的资信审查环节，较理想的部门设置及流程如下图资信审查发起部门（一般是业务部门），负责向合同对方收集相关的基础资信材料，提交或者补充给资信审核部门；资信审查管理部门具体是指本单位的信用部门或承担运营管理职能的部门，负责进行资信审查从而确定合同对方的签约资质和履约能力，根据审查结果对合同对方进行合理的授信，并将结果反馈给各相关部门；资信审查协助部门，包括法务部门和财务部门等，在此过程中提供和本部门职能相关的协助，法务部门重点协助审查合同对方主体是否合法、有效等，财务部门主要协助审查对方财务数据相关的内容。在资信审查环节的部门设置中，最核心的是资信审查管理部门，该部门应当是专职的，需有足够的能力和配备足够的人员来承担资信审查工作。实践中，有的公司有大量的资信审查事项，但仅在某部门中设置一两名资信审查人员，无法满足实际需求；有的公司资信审查发起部门和管理部门是一体的，即由业务部门自行进行资信审查，易使业务部门出进的规范化和信息化。西门子（全球）以及大量跨国企业都使用SAP公司较为完备的ERP系统，中石油在五六年前即已建立了合同管理信息系统，实现从立项、选商、申报到签订、履行、违约情况通报、查询统计的覆盖全过程的信息管理系统。方正集团内部大多数企业由业务或者运营部门跟进合同履行，法务普遍在履行阶段系被动介入履行，难以及时发现并处理异常问题。也有部分企业法务人员定期抽查或检查合同履行的异常情况，填写“合同履约情况跟踪表”来跟进合同履行进度，取得较好效果。调研中我们发现方正内部的如下实际案例。方正C公司与客户签署设备买卖协议，C公司需向客户交付设备到客户仓库，客户收到设备后支付货款。合同约定若延期付款或交货超过30日，守约方享有单方解除权。合同签署后，客户电话称仓库近期无法存放，要求先放置在C公司仓库，后续客户自行提货。然而在交货日满30天后，客户拒绝付款并且反而向C公司发出解除通知，称因C公司延期交货，需解除合同并索要违约金。（二）履行跟进及证据搜集指引我们认为，合同履行跟进及证据搜集过程中，较为理想的分工及流程如下表所示：履行跟进中涉及两个阶段，一般情形是由履行跟踪部门（可能为业务部门或运营部门）进行跟进，记录合同履行情况和搜集资料，对于合同履行过程中出现的异常情况建立预警机制，对于已经发生的违约、争议情形及时报告，协调相关部门进行风险防范和纠纷处理。法务、财务、档案管理部门提供支持：财务部门负责合同相关财务数据的管理，执行合同资金收付，核对款项收支情况；法务部门应对履行中出现的或可能出现的违约履行或其他不当履行情形、法律纠纷等提供法律支持，对相应情形及时出具法律意见和建议，协助参与谈判。若履行异常，到达纠纷或诉讼阶段，则主要是由法务主导证据的搜集、指导相关人员进行调查取证，协调发送律师函或处理诉讼、仲裁事宜，履行跟踪部门进行积极配合。履行跟进中难点有两处：首先，法务普遍为被动介入履行跟踪，难以及时发现并处理异常问题。建议法务可以通过定期或不定期的检查主动跟进履行情况，信息化建设程度高的企业可以在系统中设置重大合同履行异常时的自动发送提醒。其次，业务部门和运营部门在诉讼前主导资料搜集，尚无法达到法务的专业度和敏感度，较难从后续诉讼角度充分考虑证据的必要性和形式。建议各企业法务根据业务类型，研究确定符合本企业及业务实际情况的合同台账信息要点及证据资料收集范围，并通过公示和培训使履行跟踪部门了解、掌握相关要点。（三）履行跟进记录及证据搜集要点示例下表以购销合同为例，对合同台账管理及履行中搜集的证据要点进行了罗列：

合同管理台账需记录的事项合同履行过程中需搜集的证据等资料合同签订1、合同编号、项目名称、签约时间；2、交易对方营业执照、法定代表人身份证、组织结构代码证、税务登记证等；3、交易对方法定代表人名称、注册地址、经营地址、联系方式（如各事项联系人、电子邮件、传真号码等）、账户信息等交易信息合同文本、合同附件、担保函、补充协议、变更协议、交易信息确认表、招标文件、投标文件、中标通知书、订货单等交付1、约定的交付标的物明细、交付时间和地点、指定签收人、交付方式（自提/代办托运/送货上门）等；2、实际履行中的交付货物明细、交付时间、交付方式（自提/代办托运/送货上门）、承运人；3、是否正常交付或存在异常履行、违约情况等备货凭证、发货单、物流单、承运单、入库单、仓储单、签收单、提单等验收

（初验、终验）1、约定的验收时间、验收人员、验收条件、验收方式；2、实际履行中的验收时间、验收人员、验收方式、验收结果；3、是否正常验收或存在验收未通过等情形，异议及答复处理情况、最终验收结果，是否存在异常履行或违约情况已达验收条件的文件证明（如验收申请）、验收合格证明、书面异议、异议处理相关文件（如退货单）等收款、付款1、约定的合同金额、计价单位、收付款时间、方式、周期及比例；

2、实际履行中的合同金额、收付款时间、方式、周期及比例；

3、是否逾期及逾期天数，逾期或未予收款的相关原因收据和发票、银行记录、逾期说明、担保函、催款函、欠款确认书、还款协议、律师函等售后1、约定的售后服务和质保年限、标准和相关内容；2、实际履行中的售后服务和质保标准、内容，是否进行维修及相关维修次数及结果、培训时间、培训内