合同管理办法南玻

中国南玻集团股份有限公司合同管理方法本方法释义：集团——指中国南玻集团股份有限公司及所属全资和控股公司构成的公司集团集团总部——指中国南玻集团股份有限公司公司——指中国南玻集团股份有限公司及其所属全资和控股公司中的任一种体第一章总则第一条为加强集团的合同管理，适应集团发展的需要，使合同谈判、订立、推行、监督的过程和程序科学化、规范化，保障集团在经营活动中的正当权益，规避和防备法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制订本方法。第二条订立合同，必须恪守国家的法律、法规，符合国家政策规定，任何公司和个人不得运用合同进行违法活动，不得损害公司利益。第三条参加合同谈判、审查、订立、推行的人员或知悉合同内容的公司员工，均负有保守合同秘密的义务。第四条本方法所指合同涉及合同正本、附件、补充合同（含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文献。第五条本方法合用于集团总部以及所属全资和控股公司，非控股的参股公司能够参考执行。劳动合同的管理按国家及深圳市有关法律法规办理。第六条任何公司和个人一律不得以公司的名义对外订立担保合同或为担保行为。第二章合同管理机构及其职责第七条集团法律事务部为合同管理机构，全方面负责集团的合同管理工作。各公司须根据需要设专职或兼职合同管理人员，其中年营业额在人民币5000万元以上的公司，必须设专职合同管理人员，通过集团法律事务部培训后方能上岗。合同管理人员为公司从事合同管理工作的专门人员，接受集团法律事务部的业务指导和监督检查。第八条合同管理机构的重要职责（一）制订、修改合同管理制度；（二）参加重大合同的谈判、起草，并提供法律意见，为决策提供法律根据；（三）参加重大法律文献的起草、修改；（四）监督、检查合同的订立、推行状况，并及时向公司领导报告；（五）负责合同的审查和合同档案的管理；（六）监督指导公司的合同管理工作并督促公司建立合同管理台帐；（七）参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼；（八）负责组织法律方面业务培训；（九）其它有关的法律事务。第九条公司合同管理人员任职须报集团总部备案，并应含有下列任职资格：（一）忠于职守，诚信勤勉，坚持原则，廉洁奉公，含有强烈的事业心和责任感；（二）含有一定的法律专业知识；（三）含有一定的法律工作经验或合同管理经验；（四）含有较强的文字和语言体现能力。第十条公司合同管理人员的重要职责：（一）指导、协助、监督合同承接人依法订立或变更合同，参加本单位重大合同的谈判、起草与订立，按本方法规定须报审、备案的，负责向集团总部上报、备案；（二）对集团法律事务部所提出的问题，在规定时限内书面回复，所做出的回复必须客观、真实；（三）审查合同，确保合同的完整性与正当性；（四）检查合同推行的状况，协助合同承接人解决合同推行中出现的问题；（五）对合同推行中出现的重大问题，必须及时向公司总经理或分管副总经理及集团法律事务部报告；（六）参加解决我司合同纠纷；（七）建立合同台帐，确保合同台帐的完整、真实、精确，并于每一季度结束后5天内上报集团法律事务部；（八）负责收集有关法律、法规及示范合同文本等信息。第十一条公司所订立的每一份合同须由总经理或副总经理或业务机构拟定一名重要承接人。承接人应对自合同洽商起至合同推行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承接人为主进行解决。第十二条合同承接人员的职责：（一）寻找、拟定合同相对方，进行初步接洽；（二）参加合同洽商及合同条款的拟订或修改；（三）提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容予以必要的书面阐明或解释；（四）跟踪、检查所经办合同的推行状况，对已经由集团法律事务部审查通过而因故未订立的合同须书面阐明理由；（五）及时向公司分管领导通报合同在推行中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导报告；（六）参加合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼；（七）保管好合同文本及与推行、变更、解除合同有关的文献，及时交送合同管理人员存档。第三章合同谈判第十三条合同谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”的原则，寻找对公司最有利的合作对象。我方为买方或发包方的合同，标的额超出人民币30万元的项目，须通过公开招标的方式拟定合同对方当事人。第十四条谈判前，承接人应会同有关部门拟定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本规定，明确谈判目的。第十五条合同的谈判应由承接人组织实施，无特殊状况下，合同管理人员须参加谈判。第十六条法律关系复杂、金额较大、合同推行可能对公司经营产生重大影响的，经公司法定代表人或总经理规定或建议，公司财务部门、集团法律事务部及其它有关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同的谈判，承接人应做好谈判统计，作为合同档案存档。第四章合同的拟订第十七条谈判结束，由承接人拟订合同或根据对方提供的合同文本进行修改，也可视状况采用格式合同。第十八条合同应涉及的重要内容：（一）合同名称、签约各方的名称、签约目的和根据；（二）正文：涉及合同标的、数量、质量、价格或酬金、推行期限、地点、方式，提出异议时间、合同的解除、违约责任、争议解决方法、担保人、担保方式，还应涉及根据法律规定或按合同性质必须含有的条款以及当事人双方规定商定的条款，涉外合同商定书写文字和效力，合同所合用的法律等；（三）结尾和附则：结尾部分涉及合同的份数、合同生效条件和使用期限，并有双办法定代表人或授权代表签名，注明签约日期，同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同的附件及开户帐号等其它有关事项。第十九条拟订合同应注意的问题：（一）自拟的合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简洁、精确；（二）合同中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释；（三）合同中涉及数字、日期时须注明与否包含本数；（四）除特殊状况外，合同文本应当正式打印或印刷制成；（五）在与合同对方当事人订立书面合同时，应尽量商定产生纠纷时的管辖地为我方住所地。第五章合同的审查第二十条除本方法第二十二条第一款另有规定外，各公司合同订立前实施部门会审和公司领导审批制，会审和审批遵照下列程序：（一）合同承接人员起草合同，经所在部门负责人审查后订立书面意见；（二）由财务等有关部门对合同条款进行审查，提出书面意见；（三）由合同管理人员进行法律审查，提出法律意见；（四）如涉及专业技术等条款，应当送有关部门审查，并由有关部门负责人出具书面意见；（五）合同管理人员对各部门的意见进行归纳汇总，并对合同进行对应修改后报公司总经理审批；（六）按规定需报集团总部审批的，在公司总经理审批完毕后2日内将合同文本报集团法律事务部；（七）根据集团法律事务部的意见再次修改后报公司法定代表人或总经理审批定稿。第二十一条合同按其重要程度分为普通合同、重要合同和重大合同三种。普通合同，是指合同价款总额不超出300万元人民币（或等值外币，下同）的合同，但不涉及本条第三款（二）至（八）项所列的合同。重要合同，涉及：（一）合同价款总额超出300万元人民币但不超出1000万元人民币的合同；（二）外部委托合同（聘任律师等）；（三）股权转让合同；（四）处置固定资产的合同；（五）对外投资合同；（六）对我方拟订的原则格式合同有较重大的实质性修改的合同；（七）使用对方提供的合同文本；（八）集团总部根据需要指定公司报审的其它合同。重大合同，是指合同价款总额超出1000万元人民币的合同或合同价款虽未超出1000万元人民币但对集团总体利益有重大影响的合同。第二十二条普通合同由各公司按照会签程序自行会审和订立。对于采用原则格式且标的额在300万元人民币下列的销售合同，可免于会签，经公司领导书面审批后直接订立。重要合同由各公司内部会审之后报集团法律事务部审查后订立；重大合同由各公司内部会审，报集团法律事务部审查并报集团总裁部同意后订立。公司不得分拆合同以逃避集团总部的审批。分拆合同是指公司将原为同一交易或同一项目或能够由一种对方当事人在一份合同中推行的合同分拆成为两个或两个以上的合同来推行。与否为分拆合同，由集团法律事务部根据集团领导的授权根据本方法来鉴定。第二十三条合同管理机构或合同管理人员对合同的审查，重要涉及下列几个方面：（一）对合同主体的审查１、审核对方与否依法登记的公司法人，或依法产生和存续的经济组织；２、审核订立的合同与否符合合同主体的经营范畴；３、对方当事人订立合同与否有欺诈嫌疑；４、对对方合同主体履约资格和能力的审查。（二）对合同内容正当性的审查１、合同的内容与否符合国家法律、法规及有关政策规定；２、当事人意思表达与否真实一致，权利义务与否对等；３、合同的内容与否损害社会公共利益。（三）对合同条款完备性的审查根据合同性质审查合同应含有的条款与否完备，对可能发生的、容易引发纠纷的情形与否作了规定。（四）对合同条文用词和管辖权商定的审查１、文字与否精确、无误；２、核心条文的用语和容易产生误解的条文与否表述精确；３、与否商定管辖权为我方住所地。（五）对违约责任条款的审查１、对违约事实认定的审查；２、对违约责任的审查；３、对解决纠纷条款的审查；４、对不可抗力免责条件的审查。（六）对合同解除权的审查１、与否商定了在何种状况下能够单方解除合同；２、与否商定理解除权行使的方式和期限；３、与否商定了合同解除后的善后方法。（七）对涉外合同的审查１、合使用方法律的审查；２、合同订立程序的审查；３、合同条款的审查；４、解决经济纠纷条款的审查。第二十四条集团法律事务部根据各公司的具体状况，可制订采购、销售、建设施工等方面的原则格式合同，经集团总裁部同意后在各公司推广使用。第二十五条集团法律事务部审查各公司上报的合同，应当遵照下列程序：（一）初审确认不符合本方法规定或认为需修改或补充合同内容的，发回公司重新修改、补充；必要时，可规定公司提交完整资料或书面阐明；（二）由集团法律事务部进行修改的，应将涉及到合同重要条款的修改内容与公司合同管理人员或合同承接人员沟通，由公司合同管理人员或合同承接人员将修改内容与合同对方当事人协商，在合同双方获得一致后，将协商成果反馈给集团法律事务部。如协商不能达成一致的，由集团总裁部决定争议部分的条款；（三）集团法律事务部审查确认合格的，及时反馈给公司，由公司按修改后的文本与对方订立。重大合同须通过集团首席执行官确认同意后方可订立。第二十六条集团法律事务部审查合同期限普通不超出7个工作日，自收到合同之日起计；对发回重新修改或规定提交对应书面资料的，自公司重新上报合同或提交补充书面资料之日起计。如需延长的，由集团总裁部决定。集团总部对公司报审合同的审查，重点是法律审查，审查完毕后以电子邮件的形式或办公自动化（OA）系统将审查意见反馈给报审单位。第二十七条公司应将凡经集团总部审批的合同自订立之日起5个工作日内将复印件一份报集团法律事务部备案。第二十八条集团总部对外订立合同，应按本方法规定的合同会审程序会审后，报集团首席执行官同意后订立。第六章合同的订立第二十九条凡以公司名义与外单位发生经济关系的，原则上都必须订立书面合同。第三十条合同审查完毕后，按下列程序办理：（一）承接人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发，同时由法定代表人或总经理授权对应人员订立合同；（二）公章管理部门凭法定代表人或总经理的签字加盖公章或合同专用章，单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；（三）合同需要公证、鉴证的，由承接人或合同管理人员向法定机关申请办理。第三十一条不得以部门或个人的名义对外订立合同。不得和非法人的单位或法人单位的部门订立合同，特殊状况下，经公司集团法律事务部同意后能够订立。第三十二条凡公司对外订立的合同，我方正本不少于四份，除承接部门留存一份外，其它应于签约当天或次日，分别交送公司财务部、合同管理人员及档案室备案。第三十三条除公司法定代表人或总经理外，其它任何人必须获得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同。第三十四条公章管理人员必须认真核对合同材料，对于没有法定代表人或总经理签字同意的合同，一律不得加盖合同专用章或公章。第七章合同的推行第三十五条合同依法订立，生效后即含有法律约束力，合同有关部门都必须推行合同商定的义务，并督促合同对方推行义务。第三十六条合同订立后，承接人应及时将合同内容告知各有关部门，并检查、贯彻合同推行状况。第三十七条涉及公司应收款的合同，承接人应及时会同财务部按合同规定收款，避免收款不及时或未收款的状况发生。第三十八条涉及公司应付款的合同，公司财务部门须凭正式生效合同的正本有关付款的商定对外付款。第三十九条涉及公司应付款的合同，公司财务部门应审核付款事项与否含有下列情形，避免不当付款发生：（一）无合同作为付款根据的；（二）应订立书面合同而未订立书面合同的；（三）合同没有加盖公章或合同专用章的；（四）合同未正式生效的；（五）收款单位或对方出具的票据与合同对方当事人名称不一致的；（六）相对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等不符合合同商定又未经双方协商达成一致的；（七）合同发生重大争议，公司领导、集团法律事务部或有关主管部门领导告知暂停或终止付款的。第四十条对采购类合同，公司财务部门（含公司授权的其它部门）应坚持货到凭发票及合同正本付款的原则，普通不得支付预付款；凡需支付预付款者，一律报法定代表人或总经理同意后，方可支付。预付款最高不得超出合同总金额的30％。第四十一条合同使用期超出一年（含一年）者（除长久投资合同外），负责合同推行的部门应自合同生效之日起，每三个月向公司主管领导书面报告一次合同推行状况，长久投资合同每六个月报告一次。第八章合同的变更和解除第四十二条合同在推行过程中，碰到法律规定或合同商定允许变更、解除合同的条件时，能够变更、解除合同。第四十三条变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同订立的审批权限和程序相似。第四十四条我方认为需要变更或解除合同，应在法律规定或合同商定的条件下，书面告知对方当事人，规定对方在限期内作出回复，并在合理期限内与对方当事人进行协商。第四十五条合同承接人收到对方规定变更或解除合同的正式文献、信函、电报后，必须及时请示领导立刻解决，并在使用期限内（如合同规定的期限或对方函件中规定的期限）正式回复对方。第四十六条合同推行过程中，如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同商定，承接人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的规定，并将有关状况向公司主管领导报告。第四十七条提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式，以挂号、特快专递寄发或由对方签收，投递或签收凭证作为合同构成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除的告知，应向公证机关办理公证送达手续。第四十八条变更、解除合同的合同尚未达成或未被同意之前，原合同继续有效，仍应推行。第四十九条变更、解除合同的日期，以当事人双方所达成合同的商定为准。第五十条合同的变更、解除应注意下列事项：（一）主体变更，应征得合同各方的同意；有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更合同上加盖担保单位印章；（二）政府有关部门同意的合同，变更、解除合同应报原同意机关同意；（三）经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除合同，应报原公证、鉴证机关备案；（四）中外合资、联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更、解除，法律有特别规定的，应依特别规定办理。第九章合同纠纷的解决第五十一条合同推行中，如遇下列情形之一者，有关人员应于懂得或应当懂得之日起3日内向公司主管领导作出书面报告：（一）发生经济损失或争议的；（二）变更、中断或解除合同，给公司造成经济损失或严重影响集团名誉的；（三）我方违约或我方无法继续推行合同的；（四）对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔的；（五）我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。第五十二条解决合同纠纷，应坚持协商解决的基本原则，在维护公司正当权益的基础上，分清是非责任，妥善解决。第五十三条对通过协商仍无法解决的纠纷，应由承接人或合同管理人员将有关状况的书面阐明报送集团法律事务部。集团法律事务部审查后，根据具体状况出具法律意见书并在收到状况报告后5日内反馈回公司，公司须将按法律意见书解决争议的状况形成书面报告报集团法律事务部。第五十四条合同纠纷协商解决的，应考虑协商不成时，有申请仲裁或起诉的足够时间，以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的纠纷，除法律另有规定外，在懂得或应当懂得权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。第五十五条争议发生后，合同承接单位应及时向集团法律事务部提供下列证据（原件或复印件），并配合调查取证，指派代表参加仲裁、诉讼或出庭作证。应提供的证据以下：（一）合同文本效力（涉及变更、解除合同合同、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书及其它有关资料等）；（二）提货、托运、验收、发票等有关票证票据；（三）承付、托收凭证，有关财务帐目；（四）产品的质量原则、封样、样品或鉴定报告；（五）有关违约的证据材料；（六）其它与解决纠纷有关的材料。第五十六条解决合同纠纷的文献（合同书、调解书、仲裁决定书、判决书等）在签字或生效后，应复印若干份，分别送交我司与该合同纠纷的解决及执行有关系的部门（涉及财务部门）收执。合同承接人或合同管理人员负责该文献执行状况的理解或推行。对于对方当事人应在规定时限届满时执行，而没有执行上款所述文书中的有关决定的，合同承接人或合同管理人员应及时向主管领导或集团法律事务部报告。第五十七条对方当事人逾期不推行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的，由集团法律事务部在有关部门配合下，向人民法院申请执行。第五十八条合同纠纷解决并执行完毕，应及时告知合同承接人或合同管理人员，将有关材料汇总归档。第十章合同文书的管理第五十九条各公司对合同文书一律进行编号建立台帐，合同台帐应记载：序号、合同号、签约日期、合同标的、承接人、推行状况及合同、变更、解除和与否违约等事项。合同台账由各公司合同管理员负责编制，并按季度报送集团法律事务部备案。第六十条合同推行完毕后，合同承接单位应将有关合同资料及时归档。合同档案的范畴：合同文本（正、副本）、对方资信证明、有关合同的往来文书、信函、电报、电话统计、广告、授权委托书及招、投和中标书等其它多个有关的凭证、原件或复印件。第六十一条合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同承接人员不得私自保管文书及有关资料，合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。第十一章奖惩方法第六十二条经集团法律事