工程监理档案管理制度

档案管理制度（试行）为加强公司档案管理工作，有效的保护和运用档案，维护公司正当权益特制订本规定。本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企有保存价值的多个文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史统计。一、公司及各部门、员工有保护档案的义务。档案工作实施统一领导，分级保管、分级查阅的原则。二、档案机构及其职责1、公司各部门、项目部指定专人负责档案归档管理工作。2、档案工作由公司领导统一领导，综合部负责接受保管，工程技术档案由工程部负责验收，合格后移交综合部归档，并监督各项目部的档案立卷工作。3、综合部应逐步完善归档制度，确保档案安全和方便运用。三、档案的管理1、质量规定归档文献应齐全完整。已破损的文献应予修整，笔迹含糊或易退变的文献应予复制。整顿归档文献所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。2、文献文书类归档内容及规定公司与有关单位的来往信件、多个合同书、合同等。公司会议原始统计、纪要和决定（涉及公布的告知、通报、机构调节、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。公司制订的计划、工作总结；公司主持召开的多个专业会议形成的领导讲话、文献和会议总结纪要；公司各部门的发文。其它含有保存价值的文献材料、重要的工作经验材料。外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。规定：归档的文献材料，应按照自然形成的原则和归档规定及文献内容进行归档。在一种卷内要按问题或文献形成的时间，系统地排列。案卷标题要简要精确，按归档规定进行装订。3、技术资料内容及规定：对在监理过程中形成的多个表格、方字、音像载体等，监理单位应加强管理，设专人负责或有责任心的兼职负责。监理单位应负责聚集整顿建设单位委托的工程范畴的施工监理资料。监理资料应随施工进度及时按专业归类聚集整顿；规定笔迹清晰、项目齐全、精确真实，能反映工程和施工监理的实际状况。监理资料不准有涂改、伪造、抽撤或损失以及造假的现象发生。资料成果要由总监理工程师签字。归档规定：监理资料竣工后，应按资料归档规定整顿，并装订。工程竣工验收十日内，由项目部总监理工程师，对工程监理资料审查验收。在工程（合同）完毕后一种月内将整顿好的资料向公司工程部移交监理应保存的档案资料，并办理移交手续，经工程部审核验收合格后，交公司综合部归档。除监理月报、会议纪要中有关质量问题、开工/复工审批表、工程开工复工暂停令、质量事故报告及解决意见、有关进度、质量、投资控制的监理告知、工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及解决意见、合同变更材料、监理工作总结、质量评定报告，保存时间为长久外，其它均为短期（）。各卷资料归档内容见附表第一卷：施工合同文献及委托监理合同；勘察设计文献；监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计（方案）报审表。第二卷：工程开工/复工报审表及工程暂停令；测量核验资料；工程进度计划；工程材料、构配件、设备的质量证明文献；检查实验资料；工程变更资料；隐蔽工程验收资料；报验申请表。第三卷：监理工程师告知单；监理工作联系单；会议纪要;来往函件。第四卷：监理日志；监理月报。第五卷：工程计量单和工程款支付证书；索赔文献资料：竣工结算审核意见书。第六卷：质量缺点与事故的解决文献；分部工程、单位工程等验收资料；工程项目施工阶段质量评定报告等专项报告；监理工作总结。附：卷内资料目录第卷件号文献材料名称文献编号页数备注编制负责人：时间：年月日档案总目录工程名称：共卷卷号案卷内容卷内件数卷内页数起止日期保管期限案卷移出时间因素编制负责人：时间：年月日装订：归档文献应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。归档文献目录用纸幅面尺寸采用国际原则A4型(长×宽为297mmX210mm)。装盒：将归档文献按次序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒：档案盒的外形尺寸为310mmX210mm(长×宽)，盒脊厚度能够根据需要设立为20mm、30mm、40mm等。封面的填写采用国际原则A4纸(长×宽为297mmX210mm)。盒脊采用仿宋3号或4号字体,盒脊用纸长度、宽度与所用盒脊同样。附：封面档号:仿宋小二号字体档案馆号:工程名称（仿宋小初号字体）案卷题名：（用仿宋小二号字体）编制单位：编制日期：保管期限：密级：4、过程管理：属于公司保管的文档公司各部门及各项目部的资料员做好平时文献的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一种月的十日前将尚需归档的预立卷的文献整顿成册移交综合部保管，任何人不得据为己有。属部门保管的档案：各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交综合部5、监督：综合部根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定时或不定时的检查，来监督各部门及各项目监理部档案的管理工作。6、销毁：需要报总经理同意，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。7、在业务中对外订立的多个经济合同按《合同管理规定》解决。8、借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文献材料，确因工作需要外带的，需办理档案外借手续，经综合部核准后，方可带出，用完后立刻偿还。阅档人对所借档案必须妥善保管。不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。四、档案备份制度公司全部有价值的文献、报表、业务统计等必须备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化解决和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理方法》管理。备份盘与原盘应分开寄存，公司的备份盘应在公司外保存。五、解决条例有下列行为之一，据情节轻重，予以50～500元扣薪解决，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或私自销毁公司档案