合同管理制度及流程(草案)

PAGE总则第一条为了促进公司合同管理的制度化、规范化，预防和减少经济纠纷，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，并结合公司的实际情况，制定公司《合同管理制度》（以下简称“本制度”）。第二条本制度所称的合同是指在日常经营管理中，公司、经公司授权的各部门依法与其他自然人、法人、组织之间采取书面形式订立的，为明确各方的权利义务，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。第三条本制度所称的合同管理是指公司合同管理机构有权对上述第二条所指书面文件进行审查、监督、管理，包括法律咨询、资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理等过程和环节。合同的管理机构及人员职责第四条公司合同管理采取分级负责和专职管理相结合的形式。合同管理的机构和人员包括：副总经理、合同预算部经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等。合同预算部是本公司各类合同的管理部门。合同体系（详附件）由合同预算部建立。第五条副总经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等在其职责范围内和公司总经理授权范围内做好合同管理工作。第六条合同管理机构及人员的职责包括但不限于：合同预算部负责组织起草公司经济类合同的标准文本；负责公司经济类合同管理（包括合同审核、合同发放、合同付款审核、合同变更审核、合同结算办法、监督合同执行等），合同由合同预算部专人管理，建立公司合同台帐，将各合同与项目成本费用唯一对应，进行合同动态管理。法律顾问负责公司合同的日常审核管理工作，并指导合同预算部组织起草经济类合同文本。财务部从财务角度审核公司经济类合同、监督合同执行、办理合同付款。合同经办部门负责组织拟订本部门经办的合同，及时提请有关部门（人员）审查其经办合同，并监督、跟踪有关合同的执行，及时向有关部门反馈合同实际履行情况、发生的问题并提出初步解决问题的建议。必要时向有关部门做合同交底。保管其经办的合同文本资料及与履行、变更、解除该合同有关的资料（包括信函、电报、电话记录、视听资料、会议谈判签名笔录等），并及时在所在部门归档存查。第七条凡公司合同的签订、变更、撤销、解除都应该经公司法律顾问审查并履行必要的会审程序，按管理权限进行审批。合同的签署、履行及反馈第八条签订合同，必须遵守国家法律、法规，坚持“平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用”的原则，依法维护本公司的利益。第九条凡进行经济协作类活动都必须签订书面合同，并必须采用统一的经济合同文本，使双方在履行中都有合法依据。重大合同除书面签订外，视具体情况进行法律公证或鉴定。第十条当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、图表、传真等是合同的组成部分。第十一条签订合同必须符合下列程序：1、前期调查。签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。2、前期谈判工作。合同的前期谈判工作由该合同的主办部门和合同承办人员负责，公司法律顾问可酌情参与谈判工作，重大合同可由公司分管副总经理主持谈判，并可根据实际情况聘请相关中介机构参与对签约对象的资信调查及评估工作。3、草拟合同文本。由合同承办人员将草拟合同文本经所在部门初审后转送相关部门进行会审。公司的工程部、预算部、总工办、财务部、总经理或授权人、法律顾问是公司一切对外合同的必经会审部门/人员，公司专业部门根据需要参与相关合同的会审工作。会审后报公司分管副总经理审批后报总经理审定。合同主办部门和承办人员应按照公司制订规定履行合同会审程序（会审表详附件）。签署合同。合同审批通过后，由合同主办部门负责组织与乙方签订正式合同，并报合同预算部。其中由项目部执行的合同，还需要由合同主办部门组织向项目部进行合同交底。2．要求合同对方支付违约金。合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。3．要求定金担保。合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。4．要求赔偿损失。合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。第5条企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。第二十四条合同纠纷处理：1、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。2、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。3、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。4、企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总经理批准后实施。5、纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。第八章附则第二十五条公司合同专用章由专人管理，在加盖合同专用印章前检查合同流转程序是否完备，以督促合同流程程序的落实，并防控法律风险。第二十六条除公司授权的人员外，其他人员无权代表本企业对外签订各类合同。第二十七条本制度不适用于商品房买卖合同的签订与管理。第二十八条本制度由公司董事会修订并解释。第二十九条本制度自董事会通过之日起生效，自2012年月日起执行。附件：合同管理流程、工程合同交底表、合同会审表、合同体系2012年2月1日

合同管理流程图合合同终止合同管理流程（注：加急合同各经办部门须注明）合同谈判合同审核合同签订履行监控合同付款合同变更或解除知识管理文件总经理副总财务管理部合同预算部相关部门合同经办部门时限合同谈判合同草拟标准合同文本审核审核审核审核审批YYYY合同会签N签订合同Y合同编号、签章、归档及发放合同交底及备案合同存档合同履行监控合同履行监控合同履行监控合同付款审核审批审核审核审核YYYYNN合同付款YY合同变更或解除草拟审核审核审核审核审批签订变更或解除合同合同编号、签章、归档及发放合同存档合同备案合同变更或解除会签YYYYYN合同履行完毕合同结算确认合同付款完毕标准合同文本合同会签单工程合同交底表7天7天2天10天7天提出采购物资项目或实施的工程项目合同会签单参与合同谈判

工程合同交底表交底时间：交底方式：编号：[]合同名称合同编号关联各方单位名称现场代表联系方式主要职责甲方乙方丙方其他关联方施工范围技术要点产品介绍特殊的技术要求组织要点供货期结算条件工期及进场计划验收经济要点承包方式总价或暂定总价付款设计变更收方签证施工配合费结算办理要求质保金违约责任行为责任保修条款各方代表（签名、时间）交底部门项目部监理公司施工单位供货商合同会审表项目名称：