电算化会计信息系统对企业内部控制的影响

电算化会计信息系统对企业内部控制的影响

会计要素中的“交叉审查”功能是在未经会计账簿登记的情况下发现会计错误。提前编制的“交叉审查”程序将删除验证标记，错误的会计准则编制者将正确编制会计准则。“反记账”功能就是当月在登记会计账簿以后发现会计差错时,使用此项功能纠错。“反结账”功能就是在会计月结特别是年结后,发现存在会计核算差错,修改前几个月甚至前几个会计年度的会计凭证、会计账簿和财务会计报告。1反馈系统、反帐和反帐功能1.1大量违规信息会对审计工作的影响在出现错误凭证的情况下,对于手工账而言,财会人员只能编制大量的错账更正凭证予以更正,从而导致账薄中存在大量无用的冗余信息,财会人员查到一笔又一笔的错账时,他们也许在后续的凭证中进行了更正,这种情况大量出现时,会使审计人员对错弊产生麻痹思想,影响审计工作的效率和查错能力。如果有反复核、反记账功能就可以先取消复核和记账,修正后错误凭证后再重新记账,账薄中的冗余信息就可以大大减少,账薄信息就会简洁明了,便于利用。1.2将先各类误账作为错误的账证,有利于银行自身发展手工会计中由于会计人员的粗心,常常发生过账错误,导致账证不符,这时一般利用划线更正法予以更正。在电算化会计信息系统中,记账实质是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中,而且正式过账前要先对所记账凭证进行平衡校验,以保证其正确性,所以账证一般是相符的。但是当电算化会计系统遭受计算机病毒的侵袭,或者存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害,或者账簿数据库在没有启动电算化财务软件的情况下被人为非法篡改,这就完全可能导致账证不符。无论是账簿错误还是凭证错误,或者账证都有错误,都无法象手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或赤字冲消法来更正,最好的办法就是反记账。如果凭证数据正确,仅仅是账簿记录有误,取消错误的账簿后将正确的凭证转入即可;如果是凭证有误,则不管账簿记录是否正确均应先取消账簿记录数据,再对错误凭证一一进行修改,审核无误后重新登记入账。1.3反记账功能的实现在手工会计中,这也许不成为一个问题,记账人员只须随后续接下去登记就可以了,但在电算化会计系统中,记账是由计算机自动进行的,当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程被意外中断时,财会人员无法了解计算机到底已经登录了多少张凭证,因而也就无法在系统恢复正常后续接记账。也许从理论上说,对计算机和会计软件精通的人能通过查询账簿数据库记录等方法,获知记账过程中断时已登记的凭证,但对普通的电算化会计人员来说,这是不现实的。而且即使获知意外中断时已登记的凭证数,会计软件也不允许续接记账,唯一的办法就是设置反记账功能。对此,《会计核算基本功能规范》也规定,会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能”。这里的最近状态就是对最后一次记账进行反记账后的状态。2“重复计算、反向计算和反计算”的弊端2.1需要修改的记账凭证《会计核算软件基本功能规范》第18条、19条明确规定:“在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后,原始凭证确需修改,会计核算软件在留有痕迹的前提下,可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应的记账凭证是否相符进行校验的功能”,“发现已经输入并已审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字冲销法或者补充更正法进行更正,记账凭证输入时可用‘一’号或者其他标记表示”。使用“反复核、反记账、反结账”功能更正会计工作差错,不仅违背了上述有关会计差错更正方法的规定,而且在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面,大多数的财务软件没有或很少提供必要的痕迹记录。22会计记录的完整性和做好性由于“反复核、反记账、反结账”功能的使用,使得会计人员做假账和非法更改账务变得轻而易举。以前手工账由各人分别编制凭证、记载账簿,如果发生会计造假,通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数会计软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的痕迹记录。有的会计软件根本不提供这类逆向会计操作的痕迹记录,有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能,至于更正和补充了何种会计事项,其目的和来龙去脉则无从得知。现在,会计凭证、报表、账册都可以通过计算机打印出来,如果单位缺乏严格周密的会计电算化内部牵制手续,别有用心的人就会在会计业务发生时蓄意留下伏笔,经过一段时间后,神不知鬼不觉地篡改部分会计凭证、报表和账册,这样就使得会计做假、造假和经济违法犯罪变得更加隐蔽,给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。2.3误操作的误操作可能导致断线法在使用“反复核、反记账、反结账”功能时,由于财会人员会计电算化业务水平以及对软件功能理解的偏差,特别是在运用跨年度反结账功能时,不同年份会计科目的体系可能发生了变化,如果误操作,很可能产生账务混乱,甚至可能导致整个账务系统的瘫痪,造成不应有的损失。3会计电算化核算在企业财务状况和经营成果上存在的问题在日常会计核算工作中,无论是手工操作还是会计电算化核算,存在差错是在所难免的,其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。在手工会计核算常用的会计差错更正方法中,除“红字划线更正法”不再适用会计电算化核算外,其他如“红字冲销法”、“补充更正法”依然适用于会计电算化核算,《会计核算软件基本功能规范》中也对如何更正账务错误已有非常明确的规定。相对于整个会计核算工作而言,只要会计人员以认真负责的态度对待财务工作,发生会计差错的数量毕竟是有限的,不会出现形成大量冗余会计信息的情况,而且通过规范的会计差错更正方法更正以后,不会影响到会计信息的质量及其使用,会计账簿、会计报表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。当前,会计工作中普遍存在着会计信息失真和会计造假的问题,而利用会计电算化“反复核、反记账、反结账”功能做假、造假正变得越来越普遍,从一定程度上讲,起到了助纣为虐的作用。国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定,都强调了更正会计差错要有痕迹记录,强烈呼吁财务软件的开发商们,对可以实施的逆向会计操作功能一定要提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能,禁止提供具有会计舞弊功能性质的跨年度“反