高校院系办公室人员的素质要求与工作重点

高校院系办公室人员的素质要求与工作重点

大学的院办公室是学院的一个窗口，它在桥接和交换学术和学生、学院和学校、学院和社会之间的沟通和联系中发挥着桥梁和调停者的作用，其地位和作用突出。因此,在人员配备、人员素质、工作要求等方面有着特殊的要求,而为了适应新时期的高校院系办公室工作,作为一名办公室工作人员,除具备必要的能力和素质外,应不断强化岗位职责,树立岗位意识,保证工作的高质量、高水平、高效率。一、制定科学、合理、适合每项政策的政策办公室是学校、院系各项政策法规的解释和贯彻执行机构,也是贯彻院系办学理念和实施各种政策导向的综合办事机构,很多政策涉及到党和国家方针的贯彻落实、涉及到学校办学理念的实践实施、涉及到院系的建设发展、涉及到师生的切身利益,政策所涵盖的范围包括教学、科研、人才培养、人事、劳资、后勤等诸多内容,因此需要办公室人员对各类、各项政策读得精、学得透、理得清、把得准、行得正。不断树立政策意识,熟悉各项政策法规,正确解读、理解、执行政策,坚持依法办事,按照政策行政。二、坚持以服务为中心的发展思想,发挥应有的作用管理就是服务,高校管理者只有遵循教育教学规律和管理原则,才能实现为教育教学服务的目的。从某种意义上讲,高校院系办公室的管理工作是一项服务性工作,向上是对院系领导及学校各职能部门服务,向下是对全院系教职员工和学生服务,没有多少发号施令的权力,只有把各方面交办的工作做好的义务。这就要求工作人员在管理与服务工作中,要把行政管理与服务师生结合起来,依靠高质量的服务使办公室在履行管理工作职责中得到各方面的理解和支持,在服务中实现工作的价值。院系办公室人员必须树立为教师服务、为学生服务的意识,要做到耐心、细致、热情、周到,在琐碎、平凡的工作中为人才培养、科学研究、社会服务及师生提供优质服务,达到管理育人、服务育人的最佳效果。三、增强自我提高意识随着学习型社会的建立和教育改革的不断深入,对高校办公室人员的要求也越来越高,努力学习是提高自我、适应形势、求得生存发展的需要。为了更有效地发挥办公室各项功能,适应新世纪现代教育对行政管理人员的要求,办公室人员必须增强自我提高意识,积极创造边工作边学习的条件,努力改善知识结构,提高业务素质和管理水平。首先,通过学习努力提高政治素质。办公室上传下达文件、处理内外事务、协调各方面关系,都涉及党和国家的方针政策以及学校内部的规定等,所以必须从政治的高度,认真学习党和国家方针、政策,把握其精神实质,努力提高自身的政治鉴别力和决策能力。同时,加强业务知识学习、熟悉业务流程、熟练掌握常用办公设施,训练一岗多能,通过自修、培训、交流、在职攻读学位等方式,提高自己的学历层次及专业理论水平,在工作中自觉地不断学习新知识、新技能,同时了解涉及各类专业的基本知识、基本技术,还要加强外语、计算机的学习,不断提高业务能力。四、坚持个人作为,加强沟通配合,形成良好的工作关系高校院系办公室有其自身的特点,通常根据工作需要会设置教学教务、科研、学科建设、研究生培养、资产管理、实验室管理、后勤服务、财务及党务、行政、学生管理等多个岗位,工作虽然有明确的分工,但各岗位业务之间既有联系,又有交叉,有些工作不是靠一个人的力量所能完成的,许多情况下需要办公室人员之间相互合作,互相配合,共享信息,才能完成工作,同时,院系的许多临时性、突发性事务,都需要工作人员共同完成。因此,办公室人员应多换位思考,懂得尊重人、关心人,要学习别人的长处,在完成自己本职工作的同时,要做好与同事的沟通与衔接工作,增进同事之间的了解,建立良好的工作关系,有较强的团队意识。善于和别人合作,营造团结协作的良好工作氛围,对办公室人员来讲是相当重要的内在素质。五、行政管理和知识管理、知识型员工管理相结合,全方位提高工作实效面对新形势、新任务,作为一名办公室的工作人员,必须与时俱进,努力提高自身素质,学习现代管理理论和现代化管理技能,根据高校高级知识分子集中、青年学生思想活跃、创新氛围浓厚等特点,必须将行政管理与知识管理、知识型员工管理有机结合,不断进行管理创新、制度创新、方法创新,将现代管理理念、管理知识、管理方法等自觉运用到工作实践中,掌握目标管理、计划与控制以及质量监控与反馈等基本方法,将经验管理与科学管理很好地结合在一起,善于运用科学理论去分析研究工作中的具体问题,注重从纷繁复杂的问题中看到本质,找到重点,从杂乱无章的琐碎事务中解脱出来,理清头绪,善于总结新经验,学习新知识,研究新问题,增强工作的系统性和预见性。六、制定完善的规章制度完善制度、规范管理,是确保高校院系办公室工作高效运行的基本要求。所谓无规矩不成方圆,工作人员应不断树立制度意识,严格按规定办、按程序办、按制度办,坚持照章办事,坚持按原则办事,提高按制度办事的自觉性。院系办公室无论是在事务处理、资源调配、人员安排等,都是一个更繁忙更复杂的机构,要适应高校办公室的特点与需要,保证这个机构的整体运行能有条不紊地进行,提高办公室资源安排的合理性和利用最大化,要求这个机构必须有合理的制度法规支撑,制定完善的规章制度,规范办文、办事、办会程序,做到事事有章可循,奖惩有据可依。用制度管人、制度管事则在公平、效率、和谐等方面都具有积极意义,可以避免许多随意性、盲目性、主观性、私利性等弊端,有利于树立办公室的权威性和促进办公室人员的健康成长。七、加强信息化建设,提高管理水平信息化是时代特征,特别是以互联网为特征的计算机技术深入应用到办公自动化的各个领域,院系办公室办公方式逐渐从传统模式向信息化、电子化、数字化、无纸化等方式转变,数据库技术和互联网技术的深入应用和电子通讯办公设备的普及应用,要求工作人员不断树立信息化意识,熟悉信息技术,熟练掌握办公室常用的信息化手段,熟练使用办公自动化设备,加快信息化数据平台建设和各类管理系统开发,将硬件更新与软件开发同步推进,促进院系办公室管理的科学化、信息化、系统化,提高管理效益和管理水平,提高工作质量和效率,减少时间、精力和纸张的浪费。如人事档案、固定资产统计、教学档案以及各种校发、院发文件等,建立电子档案,规范档案文件及各种资料信息的整理、归档工作,做到及时更新,资源共享,查询快捷方便。同时,作为高校院系办公室管理者,要充分利用信息资源,及时为领导采集各种信息,为领导决策打好充足的信息基础,使院系领导在复杂的工作中能够从容应对。另外,建立依托校园网的院系网站,降低办公费用,方便院系师生,为师生的学习及日常工作节约大量的人力与财力。八、抓重点抓实效,提高办事效率工作效率是现代办公室对工作人员的基本要求,效率的高低通常决定于三个因素,一与工作人员素质有关,个人认识水平、工作熟悉程度、政策把握能力等;二与办公条件有关,现代办公设备使用、信息数据平台建立、信息化自动化水平等;三与工作体制有关,领导体制、分工的科学性、运行机制、工作流程等。院系工作人员要有时间观念,要有工作紧迫感和使命感,杜绝官僚作风,严禁推、拖和不作为现象,不断提高个人业务能力,改善办公条件,理顺体制机制,熟悉本校、本院系的教学、科研、学科建设、人才培养工作实际,不断提高驾驭高校行政管理工作的能力,要有谋事的预见性、做事的计划性、行事的及时性,要能够正确把握常规工作与重点工作、日常工作与临时性工作、事务性工作与长效工作的界限,做到日常工作运转正常、临时性工作处理及时、重点工作精心把握。工作要抓重点、讲实效。抓重点是推动工作落实、提高办事效率的关键。抓住重点,就能从千头万绪的工作中抓住主要矛盾,带动和促进其他工作的开展;讲实效就是工作人员要发扬务实的作风,客观、准确、全面地反映情况,并对多项工作力求做到准确、务实、高效,要行动迅速,跟踪反馈,做到件件有落实,事事有回音。九、创新思维,构建院系管理改革新亮点教育事业具有开拓性特点,不创新就不会有发展。特别是近年来,教育教学改革不断深化,各项人事改革、分配制度改革不断推进,人才培养机制、管理模式不断处于调整变动之中,高等学校对于“培养什么样的人,怎样培养人”进行深入思考和探索,这就要求作为院系管理部门的办公室能够适应教育事业的各项发展要求,工作人员在思想观念、认识水平、工作方法、工作制度方面不断以现代视角审视、发展眼光对待、科学方法行政,不断树立创新意识,摒弃不适宜院系发展的观念、方法、制度、传统,不断创新知识管理、知识型员工管理,建立富有活力的体制机制,运用创新思维来解决问题,服务师生,鼓励员工以开拓、进取的创新精神,形成院系管理改革的新亮点、新特色。十、坚持开放思维,大力开展对外交流当今世界,经济、教育和科技等都处于开放的大系统,是一个全面开放的社会。高等院校作为引领文化发展方向的先行者,近年来对外交流不断扩大,国际交往日益频繁,教师出国进修、国际合作办学、资源共享、联合培养研究生、共同研发项目等都已成为高校院系工作的常态,国际化程度已经成为衡量一所学校、一个学院、一个学科专业办学水平和人才培养质量的重要指标,因此办公室工作人员要以开放的心态、开放的思维和国际化的视野、外交礼仪、国际惯例等来对待各项对外交流和合作,不断学习国际先进管理经验,了解国外高等教育的发展状况、了解各学科领域的最新进展和研究热点问题。通过开放交流,可吸收外来学者的新思维,开阔视野,活跃学术气氛,实现共同发展,还有利于学科之间的相互渗透和科研的协作。这就