特殊载体档案管理规定

特殊载体档案管理规定特殊载体档案管理规定1范围本标准规定了对特殊载体档案的立卷、归档、整理、保管、鉴定、统计、利用等要求。本标准适用于****公司及所属各单位特殊载体档案的管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。《照片档案管理规范》GB/T11821-89《****数码照片档案管理办法（试行）》****字〔2019〕14号《****实物档案管理办法（试行）》****字〔2019〕14号3名词术语3．1特殊载体档案：企业在党政活动、生产建设、科学研究、**开发及其他重大活动中直接形成的，具有保存价值的，按一定原则和要求系统整理，以纸质档案以外的贮存在特殊载体上的反映本单位形式的历史记录，包括照片（包括数码照片）、磁带、磁盘、光盘、移动硬盘、底片、录音带、录像带、礼品等。4归档范围4．1上级机关领导人到本地、本单位视察工作或从事其他工作活动的照片、录音带、录像带、题词、签名、礼品等其他实物；4．2本单位主要领导人在其重大活动中的照片、录音带、录像带。4．3外宾访问本地、本单位的照片、录音带、录像带、题词、签名、赠送的其他实物；4．4本单位劳动模范、知名人士和受上级表彰的先进人物及其在重要活动中的照片、录音带、录像带；4．5本单位举行的重要会议和重大纪念、庆祝活动的照片、录音带、录像带；4．6本单位在涉外活动中的照片、录音带、录像带4．7本单位荣获省级以上奖励的文艺创作节（剧）目、体育运动项目以及在国内外参加表演竞赛等活动的照片、录音带、录像带；4．8本单位在**开发中，荣获公司级以上奖励的科研成果、名优特产品的照片、录像带；4．9国内外著名专家、学者、艺术家、知名人士在本地、本单位讲话、表演及从事其他重要活动的照片、录音带、录像带4．10本单位专家、学者参加国内外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号的照片、录音带、录像带4．11本单位荣获县级以上领导机关授予的奖品、证书的照片、录像带4．12本单位参加省级以上展览会的展品的照片、录像带4．13记录本单位重要工程的基地原貌、建设过程以及竣工验收的照片、录音带、录像带等其它实物。4．14本单位名称牌匾的照片4．15本单位活动中自己录制形成的多媒体文件和新闻部门录制、拍摄的反映本单位重大事件的专题纪录片、录像片等。4．16散存在社会上和个人手中的，具有重要历史意义和保存价值的照片、录音带、录像带4．17本单位废止使用的各类印章。5归档要求5.1特殊载体档案在形成后一个月内归档。5.2各单位要将接收和保存的纸质照片刻录到只读光盘上，光盘要求采用独立包装的优质光盘，一式两套，一套留存，一套移交技术档案馆。5.3数码照片由各单位档案室按形成时间的先后顺序相对集中，刻录到光盘上，光盘要求采用独立包装的优质光盘，每半年一次，一式两套，一套留存，一套移交技术档案馆。6归档程序6.1归档程序。归档单位制作“文件材料归档清单”，包括：序号、题名、文号、责任者、日期、页数、保管期限、保密期限、归档单位等内容，打印出一式两份，同电子版本清单一并归档。6.2光盘还需要填写“归档电子文件登记表”、“归档电子文件移交、接收检验登记表”（格式见电子文件归档与档案管理规定Q/SYTH0393——2019）。6.3对照归档清单核对档案，无误后，双方签字，各存一份清单备查。7特殊载体档案的整理7.1特殊载体档案的整理原则是先区分载体在按分类类别区分，保持档案间的有机联系和自然形成规律，方便管理利用。7.2特殊载体档案的整理7.2.1特殊载体档案必须按照《****档案实体分类规则》、《特殊载体档案管理规范》分类、?编号，单独排列存放。保管期限按照《文件材料归档范围及保管期限》（《文书档案管理规范》附录A）内容执行。7.2.2归档的特殊载体文件材料都应编制说明文字。?一般以单盘盒带或照片自然张为单元编写文字说明，由同一事件形成的多盘（盒）录音带、录像带、光盘或多张照片，要编写总（专题）?说明。文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物（姓名、职务称谓）、背景、制作者等要素。在总（专题）说明范围内的每张照片、每盘录音、录像带、光盘，仍要编写简单的分说明或盒内目录。7.2.3照片、底片档案应装入专用的中性纸卡、纸袋中。特殊规格的照片、底片用软纸衬垫后卷放在专用的卷轴上，套上牛皮纸套另外保存。7.2.4照片档案按照问题（事件）集中，按时间顺序或重要程度排列。7.2.5特殊载体档案应根据保管单位的主要内容拟写题名，?题名应精炼、概括，一般不超过50个字。题名应包括事由、时间、地点、人物等基本要素。7.2.6特殊载体档案的保管期限同纸质档案。7.3编号7.3.1录音、录像档案的整理7.3.