档案学基础(10版)

档案学基础主讲任汉中

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《档案学基础》是一门以档案和有关档案的一切社会活动为研究对象的课程，是档案专业基础理论课程，是档案学各分支学科知识的更高层次的理论概括。其目的是为本专业的学习打下扎实的理论基础。通过本课程的学习，要使学生掌握档案学的诸元问题，如档案的起源、档案定义、档案要素、档案价值、档案特征、档案作用、档案属性等；了解档案分类、档案事业体系、档案法规体系、档案标准化等基本知识；理清档案学的发展脉络和走向；掌握档案管理的基本原则和原理。

１、朱玉嫒：《档案学基础》，武汉大学出版社2008年7月第二版２、冯惠玲张辑哲：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年6月３、吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年1月４、张辑哲：《维系之道——档案与档案管理》，中国档案出版社1995年12月５、冯惠玲：《档案管理学》，中国人民大学出版社1999年月12月６、任汉中：《中国档案文化概论》，中国档案出版社２０００年２月

参考书目档案期刊：《档案学研究》《档案学通讯》《中国档案》《档案与建设》《档案管理》《档案》《档案学》《湖北档案》《图书情报知识》档案网站：国家档案局网站《档案学通讯》网络版《档案界》论坛《中国档案学研究》

rhzds武汉档案网站一、以老师讲授为主线，建立完整的知识体系二、利用多媒体教学，丰富教学内容三、加强教学互动，提高主动积极的学习能力四、理论联系实际，研究现实问题五、课堂教学与课后辅导相结合教学方式绪言一、档案是一种历史现象

从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。二、档案是一种社会现象

档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。三、档案是一种文化现象一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。第一编档案第一章档案的源流档案的起源与演变发展与人类社会的发祥和进步程度密切相关，反映了人类文化的发展脉络和水平。考察档案的起源、演变发展及其历史条件，对于我们认识和了解档案的本质属性，科学地管理档案，具有重要意义。

第一节档案的起源

关于档案起源这一命题，在档案学界历来争讼纷纭。从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就同时产生的一种现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的简册、金文，两河流域的泥版，埃及的纸草等。一、档案起源诸说

１、人类同步说。认为自从有了人类，也就有了有意识的活动，也就有了档案。

２、结绳刻契说。认为结绳刻契已经具备记忆、凭证作用，应被视作档案。

３、文字条件说。认为文字是档案产生的唯一条件，有文字就有档案。４、文字、国家说。认为文字、国家是档案产生的必不可少的两个条件。５、过程说。认为档案的产生是一个漫长的过程。二、档案起源的社会机理

马克思认为，人的本质在其现实性上，是一切社会关系的总和。而将人类社会关系联结、沟通起来的就是——用话语呈现出来的对话关系。可以说，人类生活本身就是对话性的，而人类的文明也正是在持续不断的理解性对话与交流中推进发展的。档案是应人类社会生活对话与交流活动的需求而形成的可以超越时空限制的对话渠道与工具。（一）档案因记忆而起源

人的大脑记忆功能的局限与人类社会生活的发展需要之间形成一组突出的矛盾，为解决这一矛盾，人们在不断地探索能取代大脑的记忆功能，寻求一种外在而又强于大脑记忆功能的记忆工具，使人类“从繁重记忆的脑力劳动中解放出来”。借助外在的存贮物来实现记忆功能的扩展，拓展记忆功能，使完整而清晰的记忆构成了人类社会对话与交流的基本信息材料。这构成了档案起源最深层次的因素。（二）档案因人的自觉意识而起源

在人类社会的早期都经过了由以神为本向以人为本发展的过程。然而，随着人类社会实践经验日益丰富，智力、体力水平不断增进，对神的力量的崇拜渐次淡薄，而对于人的能力的信心与日俱增，特别是先人的伟绩受到重视和崇拜，在这时，天帝崇拜与祖先崇拜并行，直到发生分离，祖先的言行成为社会行为的楷模，祖先的经验和知识受到尊重，甚至超过了神的旨意。遇事再不会如前人那样痴迷于宗教活动，而会去查找祖先的“典册”，寻找解决问题的先例和方法。在这种崇祖意识的支配下，先人的言行记录便成为需要珍藏的宝物，被收藏在宗庙、神庙等神圣的处所，以备查阅，即我们现在所称的档案。当人类从神的脚下站起来，重视和发挥自己的能力时，便开始创造自己的历史。（三）档案因社会生活而起源

1、人类社会需要积累实践材料。在与大自然的抗争中，每一个个体或某一代人都会感到力不从心，需要汇集人类的全部认识成果，才能使自己逐步强大。

2、人类社会生活需要完整系统的信息材料。人类需要有意识地将这些分散的、零乱的、不稳定的信息材料进行选择，然后进行有序化管理，从而成为社会共享的资源，使全体社会成员都会从中获益，通过这个集体信息库，获得生命的养分、精神的力量、认知的方法、行为的特征，以及实现目的的手段等等。

3、人类社会活动需要构成一个逐步演进的过程。人类的社会实践活动与理性思维活动之间需要一个联结，使这构成一个不断循环的渐进过程，从而推动人类文化的不断进步。（四）档案因社会管理而起源

在社会管理活动中产生的文书，为维护管理活动的连续性，是需要作为信物和凭证长久留存下来的。书契，所以立公信也，既公且信，可以立国于天地间矣。“作为产生它的政府的共同记忆，而且也是这个国家的共同记忆。”以维护社会的正常秩序和统治者的利益。这种将活动中产生形成的文书材料作为信物和凭证留存下来管理，便成为我们所称的档案管理行为。三、档案起源的基本条件文字的形成。在文字产生之前，世界各古老民族均曾使用过一些帮助记忆的方法。毫无疑问，结绳、刻契、珠串、图形等，使人的记忆功能顺利外延，但它们并不能完全脱离解说者的解读，如果不辅以口头解说。是不能表达抽象完整的思想和概念的，其历史事实实质上还是储存在人的大脑中，这些方法只是起到了提醒和帮助的作用，而且对其所记载的内容并不能保证在解读时前后一致。而文字的形成使这些根本问题得到了解决。《易·系辞下》云：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”

晋人皇甫谧《帝王世纪》载：“黄帝史官仓颉，取象鸟迹，始作文字，记其言动，策而藏之，名曰书契。”而郭沫若认为：“文字是语言的表象，任何民族的文字，都和语言一样，是劳动人民在劳动生活中，从无到有，从少到多，从多头尝试到约定俗成，所逐步孕育、选练、发掘出来的。决不是一人一时的产物。在西安半坡村出土的距今６０００多年左右的陶器上，有二三十种刻画符号。郭沫若认为：“这些刻记符号，可以肯定地说就是中国文字的起源，或者中国原始文字的孑遗。”从考古发掘的甲骨文来看，我国商代已有了比较成熟的文字。文字的成熟与运用，为准确地记录事实、广泛传播信息、积累经验和知识提供了条件。人们在社会生活中产生和形成的文字记录，在经过选择出其中具有保存价值的材料便于工作被作为档案留存下来。

将文字的形成作为档案起源的基本条件，在新型记录形式不断涌现的今天必然会受到质疑。录音、录像、照片等，在新技术条件下产生的原始记录材料，正在改变着档案家族中文字一统天下的局面。但从目前的认识来看，这些新型记录材料的原始性和可靠性仍然十分不稳定，不借助于文字，还难以独立承担档案的职能，它们还只能发挥辅助和加强文字档案的记忆能力的作用。即使我们不深入探讨这个问题，档案起源时，文字确实是档案起源时的唯一记录形式和基本条件。

史官制度的建立。档案起源必须由人来做，那么，古代到底由哪些人来完成档案的起源任务呢？从现有的史实材料来看，由祭司和巫卜转化而来的文化官员应为档案起源的直接实践者，这些神职人员的职能转换，对于档案的起源具有决定性意义。

商周之际，史官逐渐替代了巫卜的文化官员的地位，由行“神”事转而行“人”事。而建立起严密的史官制度。有左、右史记录君王的言、行；大史掌管起草文书，策命诸侯、卿、大夫，记载加急事；小史掌邦国之志，奠世学，辨昭穆；太史掌管礼仪；内史掌管著作简册，策命诸侯、卿、大夫和爵禄的废置；外史掌书之命之颁布于京畿以外的地区，又掌四方之志；卿史掌赞书而授法令。

史官是官府的文书工作者，同时也是档案的形成者。史官形成的文字材料，同时也是其保存者。四、档案起源的最初形态

对于档案起源时的最初形态，我们应该遵循王国维先生的提出的历史研究方法——“二重证据法”，即将“地下之新材料”（考古发现的文物）与“纸上之材料”（古籍）相结合来证明历史。国外的学者由于“纸上之材料”的缺乏，他们更注重于“地下之新材料”。通过考古发掘，掌握了大量的实证材料，从而提出最古老的档案产生在最先进入奴隶制社会的古代两河流域、古代埃及等古代东方奴隶制国家的观点。一、考古发现

1846年起，英、法等考古队在两河流域的古亚述首都尼尼微发掘了公元前10世纪——公元前6世纪的泥板档案两万多块。

1885年在埃及发现了埃尔——阿马尔奈档案库遗址，从中清理出许多工作泥板档案。

1875年，在古罗马帝国庞培城遗址发掘出一箱蜡板档案，共127块。

1877年，法国考古队在埃勃拉古城遗址发现一座王宫档案馆，从中发掘出16500块档案。迄今为止，共发掘出泥板档案超过百万块。这些泥板档案上的文字多为楔形文字，使用时间大约3000年，使用范围从两河流域扩展到非洲的埃及、欧洲的希腊等广大地区。同时还发现了如梅腾墓铭文、伊浦味陈词、哈里斯大纸草、汉漠拉比法典、罗塞达石碑等孤立出现的古代文字孑遗。

１９０８年在河南安阳小屯村发现大批甲骨文。通过陆续发掘，共发现甲骨约１５万片，经专家考证，上刻有４６７２字。有人认为这是我国最早的档案实物，称之为甲骨档案。解放前５０年间，共五次发现古代木简。即晋代木简、敦煌汉简、居延汉简等。１９７２年在居延汉代遗址又发现汉简２万多枚。１９５１年始，先后在湖南长沙、河南信阳、湖北江陵、云梦等地发现竹简二千余枚。１９７３年，在长沙马王堆汉墓中出土了２０多种１２万字的帛书。二、文献记载

从古籍文献的考察方面来看，我国具有一定的优势。《尚书·多士》载“惟殷先人，有册有典”，所谓“册”是由绳子编连在一起的竹简；“典”是册放在桌子上或由人捧着的姿势。实际上是一种以竹木为材料的文字记录。“典”“册”二字在后来考古发掘出的甲骨文中得到了印证。《尚书·正义》云：“上世帝王之遗书有三坟、五典、训、诰、誓、命。孔子删而序之，断到唐虞以下，讫于周，几百篇，以其上古之书，故曰尚书。”此说法，我们可从现存的《尚书》中得到印证。孔子以“典”“册”为基本材料汇编的《尚书》皆先王之政典。

从以上的考古结果和现有文献的研究来看，在我国，商周时期，有成熟的文字和完善的史官制度。因此，我们可以确定我国的档案起源大约在商周之际，距今已有三千多年历史。第二节

档案的演变

作为一种文化现象，档案已有几千年的发展历史，对于一个民族来说，档案库的不可或缺，就象生物界对于生物遗传信息的依赖关系。档案在几千年的发展演变历史过程中，维系着人类文明的源远流长。档案是历史的纽带，构成了人类文化生命力的重要渊源，档案既是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。

一、档案形体的演变

由于受社会生产力发展水平的影响，档案的形体在几千年的发展过程中，多是因地制宜，不断地进化，表现出丰富多彩的形体特征。（一）纸张出现之前

泥板档案。古代刻写在粘土板上的文书。是西亚地区古代苏美尔、阿卡德、巴比伦、赫梯、波斯和亚述，古埃及和古希腊的遗物。其文字因笔画一头粗一头细，状如楔子，故被后人称为楔形文字。作为档案保存的泥板在末端刻有该文书的关键词或主题词，以便分类保管。泥板文书一直被使用到大约公元一世纪才逐渐淘汰。纸草档案。古代用纸草纸制作的文书。纸草又称纸莎草。是尼罗河下游沼泽地带生长的一种植物。纸草纸比岩石、泥板轻便，易于书写，约从公元前30世纪开始被广泛使用。纸草档案最早于1752年发现于意大利，已发现的纸草档案包括房地产契据、合同书、测产清单、公务决议、书信、古典著作等，其中著名的有都灵纸草、莱顿纸草、哈里斯大纸草等。纸草档案长的达105英尺，短的只有4英寸长的以卷轴形式保存，纸草档案不利长久保存，又称纸草卷。纸草档案不利长久保存，故流存至今的数量不多，但内容广泛，十分珍贵。英国、法国、荷兰、意大利、苏联等许多国家的档案馆和博物馆都有收藏。石刻档案。以石为载体的书史铭文。曾广泛产生于古代东方各奴隶制国家。大凡纪功颂德、颁布宪令、誓盟立约以及一切重大事件，都要刻石述事，昭示未来。中国收存年代最早的石刻档案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的记功石刻。早在先秦时期，就开始用石材作为记事材料，到了秦朝，石刻不仅形制扩大，且数量增多，内容广泛。此时的刻石完全具有了档案的性质。石刻档案自秦代大兴后，历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料。这是因为刻石取材容易，传世久远，便于保存，弥补了青铜器需要铸造，易于腐蚀，容字有限之不足。简牍档案。中国古代以竹木为载体的公私文书。简指竹片，称竹简；牍指木片，称木犊、木札、木简。两者又可通称为简。形状狭长，稍宽的木简又称为方。中国古代纸张出现以前，简牍曾是一种主要的书写材料，最早约产生于先秦，历经春秋战国、秦汉，直至东晋末年（5世纪初）纸张普遍应用后才基本绝迹。“简”是指狭长的竹片或木片；“牍”是指方形木片，主要用于一般公务文书。“策”是指若干片简编联在一起，用于国家重大政事和书写典籍。从现存史籍看，由于纸张出现之前，竹片、木片多用作书写材料，因而文书档案常被称做“册”、“典”、“中”、“简册”、“简牍”、“典籍”等。

金文档案。古代先民以金属统称为“金”，刻于青铜器上的文字称做“金文”或“铭文”，具有书史记事特点的青铜器铭文就称为“金文档案”。中国古代以青铜器（钟、鼎、盘、盂等）为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。金文又称铭文。商、周时期，中国古代的青铜冶铸工艺达到了全盛阶段，由于礼乐制度的发展，钟鼎等青铜器物不仅演变为奴隶主贵族和封建地主阶级贮存于宗庙的礼器，青铜器上的铭文也发展为记录当时社会重大史实的历史文献。每遇有重大事件，都要作器勒名，珍藏宗庙，以期“子子孙孙永宝用”。金文档案的内容包括纪念先祖、记述战功、册命赏赐、誓盟订约等多方面。

羊皮档案古代和中世纪用羊皮纸制作的文书。公元前2世纪，小亚细亚的帕加马人用牛羊皮代替了纸草纸。公元前2世纪以后的数百年间，羊皮纸与纸草纸同时被普遍使用，3――13世纪，欧洲各国主要用它书写文件，14世纪逐渐被中国纸取代，18世纪有些国家仍用它书写重要法典文件，以示庄重。美国的第一部宪法、独立宣言、人权法案均用羊皮书写以显示其重要性。

缣帛档案。中国古代以丝织物为载体的公私文书。缣帛是古代丝织品的通称。缣帛质地优良、柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写，所以春秋时已用作书写材料。战国时期已开始用缣帛作为书写材料，秦汉时使用更多。缣帛作为书写材料有许多优点，可以随意裁剪，质地坚韧轻柔，便于携带和保管，故多用于绘制舆图或抄写经典。由于其价格昂贵，无法普及使用，到了魏晋南北朝，随纸张的广泛应用，缣帛的使用量锐减。但是封建王朝的一些重要文书仍用丝织品书写。直到清代，朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书还在使用绫锦。（二）纸质档案

纸张是中国古代四大发明之一，纸质档案最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件。公元403年底，桓玄代晋自立，下令公文全部用纸书写。他在诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末，中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆，乃至全世界，促进了世界档案事业的发展。纸张的使用引起档案数量急剧增长。（三）新型载体

进入工业社会以后，开始出现声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件，参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生，是档案领域最剧烈的一次变革，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

二、档案理念的演变所谓档案理念是人们对于档案及档案现象这一客观现实的自觉的心理活动，它使人能够从现实中引出概念、思想、计划，指导自己的行动。档案理念常常使人们围绕定位，从档案的收集到整理，从档案的鉴定到各业务环节的管理，从每个工作人员的业务水平到整体工作力量的优劣，找出档案工作好和差的原因，看是否符合定位要求。在此基础上，进行自我调节。因此，档案理念是影响档案行为的因素。档案理念是随着社会的变革而演变的。

（一）人的自觉

档案的出现，使中国人走上了摆脱“神学独断”观念的道路，确立了宗法道德观念。孔子曰：“未能事人，焉能事鬼？”“未知生，焉知死。”孟子认为，礼义道德来源于后天环境对人性的陶冶、改造。他说：“凡人之性者，尧舜之与舛跖，其性一也；君子与小人，其性一也。”其最终的变化在于“注错习俗之所积”。当时的中国人不再听从于神的意旨，而是依赖于对先祖先圣的遗训遗言的研习，即尊重“人”的社会实践和文化成果。先祖先圣留下的档案资料受到尊重，并成为进行文化创造的重要资源。

（二）封建垄断

在封建统治者眼里，档案是一种重要的政治和文化资源，“史之为用，其利甚博，乃人生之急务，为国家之要道，有国有家者其可缺之哉？”在封建社会，“有国有家者”，舍皇帝其谁，因此各朝封建统治者无不将档案揽之于皇帝的掌控之中，“使天下遗文古事靡不毕集于太史公”，用石室金匮以贮之，春秋战国时期诸子百家利用档案“百家争鸣”的繁荣景象再也没出现过。石室金匮便成为封建皇帝对档案特权的一种象征。中国档案文化进入以君为本的时期。

（三）官方记忆

在中国漫长的封建官僚专制下，官僚阶级的优越感和一般百姓的低贱感，在一系列的社会条件的支持强化下，必然内化为每个中国人的政治心理，最终形成了中国社会的独特文化现象──官本位的政治文化。现在虽然早已进入社会主义，可封建社会留下来的这个“优良传统”仍然根深蒂固地存在于各个角落。应该说，官本位是中国封建君本位文化在新的政治体制中的一个翻版。由于档案是一种重要而特殊的政治和文化资源，“官本位”在档案工作领域表现得尤为突出，正成为制约着我国档案事业发展的“瓶颈”。

（四）社会记忆

毛泽东同志指出：“为什么人的问题，是一个根本的问题，原则的问题……这个根本问题不解决，其他许多问题也就不易解决。”②以人为本，是科学发展观的本质和核心，是我们党全心全意为人民服务根本宗旨在现代化建设上的体现，是社会主义本质的要求。档案部门要确立“以人为本”的基本指导思想，就是要确立人民群众的主体地位，尊重群众，相信群众，依靠群众，一切从人民的利益和需要出发去开展档案的各项事务。以人为本，同“官本位”思想是尖锐对立的。需要我们在思想观念上有一个深刻的转变。

要使档案真正成为社会共享的文化资源。所谓共享，即社会公众在从国家档案中获益的机会是平等的，机会平等是实现社会和谐至关重要的条件。对于一个国家来说，档案的社会化与公开化，是国家政治制度民主化的组成部分，也是衡量一个国家文明发达程度的重要标志之一。档案资源的共享可促使社会公众对社会各项事务的积极参与，增强对政府和其它工作的监管力度，增加社会工作的透明度，消除误解，增进人与人之间的和谐程度，建立和谐的社会生活，同时在信息自由的环境中，也能使社会公众平等地获得文化创造的条件，激发广大人民群众的无限创造力。第三节

档案起源的社会意义

在人们有意识的将其中有价值的内容转化为档案之后，就会犹如涓涓细流汇入水库，构成社会的信息库，成为人类文化的载体形式之一，它汇聚了人类文化发展全过程中的文化财富，它能真实的再现人类文化发展的历史，它在维系人类社会时空统一性与连续性方面发挥着特殊的作用。这就是古今中外各朝各代都建有档案库的重要动因。正如一位尼日利亚的历史学家所言：“如果现未被忘却的唯有文化，那么未被丢弃的唯有档案。”“档案反映了社会的文明程度，反映了每位公民的生活，而这种社会文明和公民的生活的性质和本质是文化。”档案是一个国家文化遗产的重要组成部分。

一、档案是人类社会性活动的一个基本特征

人类始终面对着自然和社会巨大的未知领域，这是一个漫长的认识过程。社会实践活动往往是个体的，产生的认识是零乱和不系统的，并受到人和自然因素的种种限制。档案将人类最初的个体记忆，集中起来并转化为集体记忆，进而成为社会的记忆，并因之构成文化传统，维持和延续着人类社会的生存和发展。

如果将社会看作一个有生命力的有机体，它需要有健全的记忆功能维持其生命的活力，档案系统正是这一有机体中担负记忆功能的重要部分。没有档案，人类的经验和知识就不能延续，人类社会也就不能发展。由于档案的出现，人类记忆的规模急剧扩大，知识的积累迅速增加，因而又加速了发明和社会变革的进程。通过档案的积累，可使人类的认识过程构成整体的、全面的、递进的和永不休止的态势。在人类进化过程中，如果说语言使人类脱离了纯生物性，那么，档案的积累和传播改变了人类生活，使人类生活具有了社会性，并构成了人类社会生活的历时性过程。

二、档案是人类将个体记忆转化为社会记忆的重要载体

档案的产生和形成，不仅满足了人类社会生活的这种需求，更重要的是将记忆的发生、积累、保存、提取、衰减、遗忘等大脑的纯自然机能改变为社会功能，使自然人成为社会人。作为一种记忆载体，档案是一种具有社会整体意义的群体概念，应是一个国家、一个民族、一个区域、一个家族、一个单位的共同记忆，它不于个体记忆，也即构成集体或社会记忆。这是一种不同于个人的自我复制、自我保存的方式，即在性质、特点、功能等方面均不同于个人记忆的社会记忆。

三、档案是人类进步的阶梯

人类社会的任何认识活动都离不开记忆能力和记忆活动，记忆是为了积累人类文明进步所必需的信息资源。档案是人类社会发展的产物，档案的产生和形成，克服了人的大脑记忆的种种缺陷和制约，使人类记忆由个体记忆转换为社会记忆，使人类的认识过程就整个地变成一种社会行为，同时，也构成了社会信息的统一的、现实的存在形式。档案的产生和形成，并不是简单地表现为个体记忆的积累，而是成功地实现了人类记忆的社会化。“记忆是智慧之母”，“记忆是生存进化之本”。四、档案将人类社会构成一个动态的发展过程

人类社会是一个不断发展的历史过程，维持其整体性和统一性的关键是文化传承。而文化是不能通过生物遗传而得到传递的，必须通过人的后天学习，才能得以继承，档案便构成其中的一个传接链条。档案中凝聚着历史文化积淀的成果，而今人利用档案创造的新的文化成果作为历史文化的精粹，成为当今文化的组成部分，又通过档案为后人的文化创造积淀了丰厚的历史文化营养，使原文化产品增加新的价值表现出明显的传承特性，使人类文化自身衍生出独特的历史继承性。思考题：1、档案起源的原因2、档案起源与人类文明进步的关系3、研究档案起源的基本方法4、档案起源研究对于档案学的意义5、档案形态的演变过程6、档案意识的演变过程7、档案起源的社会意义8、档案的起源在人类文明进程中的意义

第二章档案的定义

档案是什么？这是档案学必须解决的一个基本问题。目前，档案的定义已达数百种以上，但至今难以获得普遍接受的定义，甚至《档案学辞典》和《档案法》中所提出的定义也时常受到学者的质疑。这是因为“不同国家的档案学家都是以反映国家对档案的感知这一角度来对档案下定义。因此一些定义强调档案的行政价值和政治价值时，另一定义则似乎强调档案对国家的文化价值。”这一方面说明了，档案这一事物的复杂性使它包含着丰富的社会内容，常常让人难以一语道尽；而另一方面，由于档案与国家管理和政治观念有着密切的关系，使得它要比图书等其它事物更容易受到干扰。

第一节

档案定义的研究进程

所谓定义，是揭示概念所反映的事物本质的较为简短而明确的命题。在具体操作上，给某一事物下定义，则是对于事物的本质特征或一个概念的内涵和外延作出的确切而简要的说明。定义的规则有：（1）应相称，即定义概念和被定义概念的外延相等；（2）不应循环；（3）一般不应是否定判断；（4）应清楚确切。对于档案的定义，有一个认识不断深入的过程，随着研究的深入，档案的定义将越来越接近于其本质，表述也将越来越简洁而明确。一、古典档案学时期档案定义的特点及其影响

（一）前期的档案定义

希拉里·詹金逊对“档案”定义如下：档案是“某一行政管理或行政事务（无论是公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，作为该事务的组成部分，事后由该项事务的负责人或其合法继承者保管，以备不时查考的各种文件。”

A·克雅捷夫在《档案工作的理论与技术》中写道：“凡具有公务、科学和文学性质的，直接反映（通过原本）机关、团体、企业和个人过去活动的手写的或印刷的、文字的或图表的，并需要保存起来以备科学或实践利用的材料，均称为档案材料。”

前期档案定义的特点是：

1、赋予了档案定义四个基本要素：

(1)档案的来源和形成原因—行政者及其活动；

(2)档案的保存者和保存原因—形成者以备不时查考；

(3)档案的物质形态—文书、图片、印刷品；

(4)档案的基本属性—原始记录性。2、从来源原则出发强调了一个全宗的档案的完整性。（二）后期的档案定义埃·卡萨诺瓦、A·克雅捷夫等人从本国档案工作实际出发，解放思想，更新观念，对前期的档案定义作了一些重要的修改和补充；一是扩大了档案来源与形成的范围，不仅仅只是行政者及其活动；二是扩大了档案价值的作用范围，不仅仅只是形成者查考利用；三是对档案管理方式作了新的定位，否定了档案由形成者自己保管的中世纪模式，从而增强了档案定义的科学性和完善性。前后两期的定义实质上都是纸质档案和手工管理条件下的传统档案观念的产物。

1、首次确立了现代档案定义四要素的基本框架，揭开了探索现代档案定义的序幕，为后人给档案概念作出科学的定义奠定了坚实的基础，为丰富、发展以至完善档案定义创造了良好的条件，迄今为止，我们所目击的档案定义，虽然大大地前进了，但从基本构件来看，均未脱离古典档案学定义的窠臼。因此，其首创精神和理论贡献，在现代档案学史上具有特别重要的意义。

2、继承了全宗原则和登记室原则的思想进而发展成为来源原则思想，并明确提出了构成一个完整全宗的总量要求，既为现实档案工作实践提供了科学的指导思想，也为深入探索和科学认识档案工作规律开辟了新的道路。

3、埃·卡萨诺瓦和A·克雅捷夫等人对古典档案学档案定义所做的修补工作；说明档案定义和档案学理论应该在实践中不断地继往开来、推陈出新。古典档案学档案定义存在着以下不足：一是没有区别现行文件和档案的质量标准及其运作方式。二是前期定义尚未摆脱中世纪封闭性档案理念的影响，其定义仍囿于一个机关（或登记室）的狭小范围，把档案价值继续定格在形成者的需要上，没有考虑到档案在社会文化生活中的巨大作用。对此埃·卡萨诺瓦在《档案学》一书中曾尖锐地指出，荷兰人（应该加上“英国人”—笔者注）把档案人员职责限定在一个狭隘的管理方面。三是后期定义对档案的保存处所含糊其词。二、现代档案学时期档案定义的特点及其影响美国T·R·谢伦伯格在《现代档案—原则与技术》（1956年）一书中说：档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”《南斯拉夫社会主义联邦共和国档案总法》（1964年）第一条指出：“档案，是指南斯拉夫社会主义联邦共和国领土范围内，过去和现在的国家机关、社会政治组织、劳动组织以及其他法人和个人，无论在何时、何地的活动中产生的，对历史科学、文化艺术和其他各个方面具有重要价值的文件原件或复制品（文稿、图样、印刷品、照片、影片、录音文件等）。”

《美国大百科全书》（1975年）把“档案”定义为：“档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，包括文稿、簿册、地图、录音带和其他文献材料在内。”《法兰西共和国档案法》（1979年）第一条规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”（一）现代档案学档案定义的特点

1、引入了价值及其全面鉴定的观念。

2、引入了高新科技产品制成的档案材料，扩大了档案物质形态范围。

3、明确了档案保存处所—“档案机构”、“特定场所”（即档案馆—笔者注）。

4、该定义实质上是纸质档案和半手工、半机械管理条件下非完全意义上的传统档案观念的产物。（二）现代档案学档案定义的影响

1、首次确立了档案的质量意识和精品意识，强调了全面鉴定档案价值及其工作的重要性，即第一次明确地提出了档案工作效益观。

2、档案工作实践和档案学理论应该紧跟社会前进的步伐，及时反映科学技术的最新成果。

3、档案定义应在档案工作实践中不断地充实、丰富和完善。

4、与其他类型档定义相较，法规型档案定义的内涵综合性更强，外延界面更宽，因此，更有利于对档案的认定和保护。

综观这一时期的档案定义，值得注意的问题主要有：一是各国档界对档案价值及其鉴定观念的认识程度不平衡。二是对档案概念的内涵、外延、属概念的界定还存在较大分歧。三是中外对档案的逻辑起点与保存处所的看法和做法有一定差距。三、后现代档案学时期档案定义的特点及其影响

1980版的澳大利亚档案法对档案的定义是“由于它们所含有的或可能由它们而得到的信息，或由于它们与事件、个人、事项等相关，而被保存或已经保存的文献（包括任何书或印刷材料）或实物（包括录音记录、编码存贮装置、磁带、磁盘、缩微品、照片、影片、地图、平面图或模型、绘画、画报、绘图著作等）。”

陈兆衤吴、和宝荣主编的《档案管理学基础（修订本）》：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录”（一）后现代档案学时期档案定义特点

1、引入了新型材料和新型记录方式所制成的档案，扩大了档案形式的界面。

2、从内涵和外延来看，各类档案定义在表述上有向法规型方式靠拢的基本倾向。

3、注意到了在新的技术环境里档案形成和来源的复杂性（如澳大利亚档案法的档案定义）。

4、该定义实质上是在新技术条件下的新档案观念的产物。这些定义及其所体现的新思想正在并将继续积极地影响着档案工作实践和档案学理论研究，引导人们深入探索电子时代的档案概念、管理模式、工作模式和理论构建等。（二）后现代档案学时期档案定义的异同

1、从档案概念的内涵构成要素而论，基本上有两种观点：强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》（1984）将档案定义为“由形成者或由其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”。

不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，或任何私人机构或部门，在其自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形成和制成材料，都是档案。”中国规定，无论保存在机关档案室或国家档案馆的，还是保存在个人手中的，需要短期、长期或永久保存的各种历史文件，都属于档案。

2、从档案概念的属种关系而论，档案定义大致有三种情况：①以历史记录或原始记录为属概念，在中国已较为通用；②以文件为属概念，在国际间比较通行；③以信息或信息资料、信息载体为属概念，近年来有发展趋势。

第二节

档案的属性和特征

档案之所以成为我们的特定研究对象，是因为档案具有与其它事物完全不同的属性和基本特性，因此，我们在给档案下定义之前，必须充分认识档案的基本特征，使档案与其它相近事物严格的区分开来。毛泽东同志指出：“科学研究的区分，就是根据科学对象具有的特殊矛盾性。因此，对于某一现象的领域所特有的某一种矛盾的研究，就构成了某一门科学的对象。”一、档案的属性（一）社会性档案是人们在社会实践活动中产生和形成的，并非自然界的产物。档案产生的主体应是社会性的人。档案内容虽然会涉及自然界，但它是人类研究、认识、利用自然的社会实践活动的产物。因此，只有人在社会实践活动中产生和形成的原始记录才有可能成为档案。同时，档案是在人们的社会意识下形成的，是一种观念的产物。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同。

（二）原始性档案应是人们在社会实践活动中直接产生和形成的，既不是有意写给后人看的，也不是事后编写的，它真实地记载着社会实践活动中所留下的一切信息和痕迹。因此，档案是一种原生性的社会信息，并直接影响着其它社会信息的产生和形成，也可以说是其它社会信息的源头。在档案实体上，有主管者、作者的笔迹，有机关的大印，真实地记载着作者和主管者的思想、立场和具体地反映着当时活动的历史面貌，同时，记录所用的载体也保留着清晰的历史痕迹。（三）历史性档案是一种原始记录，是人们在社会实践活动完成之后才整理归档的，正在进行的活动记录，不能成为档案，其内容也是过去活动的记载，因此，它是一种历史的遗留物和记载物。档案既是人类社会生活的分泌物，同时也是人类社会生活历史面貌的载体，它承担着人类社会连接历史的重要职责。（四）确定性档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。或：档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。（五）知识性人类在社会活动中产生和形成的原始记录有很多种类，但并不是所有的原始记录都能成为档案。档案是知识贮存的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，人类智慧的一种物态结晶。二、档案的基本特征（一）档案是主观与客观的结合体档案是为满足人的社会生活需求而由人创造的一种事物，它是一种客观存在。但档案不是自然而然的形成的，人们将在社会活动中产生和形成的各种记录材料在经过了选择和鉴定之后，将其中有保存价值的材料转化为档案，在这个过程中必须有人的主观活动的参与，也就是说档案是人们有意识行为作用的结果。（二）档案是信息与载体的结合体人类选择档案作为记忆工具，是因为人类意识到人的生物记忆方式存在着不稳定性。因为人脑的记忆复原、再现、转移、传播，是一种纯信息的状态，作为记忆载体的人脑而不会随之转移，那么，这种靠大脑记忆的信息会面临变异、丢失、失传的危险，因此，纯信息状态的记忆是十分不可靠的。所以，要实施“口说无凭，立字为据”的记忆方式。所谓“立字为据”，也就是要将欲记忆的内容与一定的物质载体牢固地结合起来，以保证这种记忆内容的稳定性和可靠性。基于些认识，档案就成为信息与载体的结合体。（三）档案是一种具有本源性的集体记忆工具作为一种记忆工具，档案具有本源性。根据马克思主义哲学，全部社会生活在本质上是实践的。整个现存感性世界中的一切、人类社会生活的全部丰富性只有从实践的角度去理解，才能消除关于它们的种种神秘主义的误解和臆测而得到科学合理的说明，然而这需要尽可能积聚人类的全部记忆。档案的本源性特征表现在三个方面：一是档案是由人类活动过程中直接产生的产生于现实材料转化而来，保留着其形成时的各种原始特征，如载体材料、字迹材料、书写习惯、行文规则等，这就使档案能真实、逼真地再现和复原历史事件。二是档案是直接由在现实活动中的材料转化而来，这些材料在形成之初并没有给后人看的主观意向，能否转化为档案是事先难以预料的，事后未经修改加工，这就保证了档案的真实性和证据性。三是档案人类社会的伴生物或分泌物，只要有人类的社会生活就会产生和形成档案，档案保证了人类社会源源不断的信息来源，同时也构成了人类社会文化发展的最基本的信息资源。第三节

档案定义及其分析

我们在对档案的基本特性进行分析后，可对档案定义如下：

档案是将社会活动中直接产生形成的记录材料，经挑选并集中保存起来作为历史记载、知识积累，以备查考的记忆工具。一、档案的形成主体。档案是人类社会活动的产物，档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。人的档案行为是人与自然界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现，也是人的社会化的一个重要标志。只有人类具有将活动中产生和形成的各种原始记录材料积聚起来以备查考的能力。

二、档案的形成领域。档案是人的活动的产物，必然产生于人的活动领域之内，而人是社会性的动物，档案的产生和形成的领域只能是社会生活领域。梁启超先生曾曰：“人类为生存而活动，亦为活动而生存。活动休止，则人道或几乎息矣。凡活动，以能活动者为体，以所活动者为相。史也者，综合彼此参与活动这种种体与其活动所表现之种种相，而成一有结构的叙述者也。是故非活动的事项，例如天象、地形等属于自然界现象者，皆非史的范围。”三、档案具有保存价值所谓保存价值，是对人类社会具有进步意义。人或社会组织在社会活动中会产生许多原始记录材料，但并非都具有保存价值，而被作为档案保存。档案的留存是以知识积累为前提的，不具备人类知识增殖的原始记录材料，均不被视为档案。即梁启超先生所言：“史者何？记述人类社会赓续活动之体相，校其总成绩，求得因果关系，以为现代一般人活动之资鉴者也。”四、档案是动态的复合概念人类社会生活是一条川流不息的长河，档案就是这条长河中激起的浪花，只要人类社会生活不停止，档案就会不断的产生和形成，并长久地发挥作用。同时，档案是对某一社会群体活动材料的汇集，实际上是将个体的、零乱的经验和知识有意识地洪成“集体的记忆”，档案因此具有群体的属性。

第四节档案与相关事物的关系

一、档案与信息

二、档案与图书

三、档案与文书

ＶＳ四、档案与文献

ＶＳ五、档案与资料

六、档案与文物第五节

档案称谓的演变

档案这一社会现象虽然出现有几千年历史，但档案的称谓却在不断地变化之中。在档案起源之初，档案与文书、图书并没有被严格地区分开来，常常被统称为“书”。随着人们对档案这一事物认识的深入，档案与图书发生了分离，只有封建王朝的宫廷里才能建立档案库，称为“治中”，而民间可以建立藏书楼，而在档案库中，文书与档案是混存一起的，直到宋朝出现“架阁文书”一词，建立了架阁库，“架阁库管架阁文书之事，”档案与文书才出现了较分明的区别。一、明清以前先秦时期，常称之为书、契、典、册、中、简牍、帛书。

汉唐之间，称之为图籍、文书、文献、案牍。宋代，称之为架阁文书。

五代时期才有“档”字，意即盛物的木格。而“案”，在《唐史》中才见“文案”一词。

二、明清时期明初，出现“文档”一词。《明实录稿本》载：据刑部近来因户部文档不明，着本部拿问该官吏等情具奏……。

《清太宗文皇帝实录》载：……坐此议，众人同谋盗金，故不记档案，俱应论死……赫世密系值日官，他皆记档案，……阿尔拜系值月笔贴式，他物皆记档案。清康熙十九年《起居注》载：部中无档案。清代杨宾《柳边纪略》载：边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片牌故也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也。三、国外的档案称谓在国外，档案一词来源于希腊文“archeion”。古希腊人把办理公务的地方叫“archeion”，也指存放档案的地方。后来既指存放档案的地方，也指档案本身，主要指政府的公共档案。古罗马人继承了古希腊人的传统，在拉丁文里出现了archivun一词，既指档案馆（库），也指档案文件。文艺复兴后，各国由archivun演变而来的术语才广泛流行起来。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用至今，所代表的概念、涵义基本固定下来。英文中archives、records、files都具有档案的涵义，国际上较通用的是archives。思考题：1、档案定义的发展演变过程2、档案定义的外延和内涵3、档案与相关事物的区别与联系4、档案定义的基本属性5、从档案的基本属性和特点分析文档一体化管理6、如何确立电子文件的档案身份问题。7、甲骨卜辞是我国最早的档案吗？8、档案是一种特殊的信息9、档案的形成是人们的主观行为吗？10、试分析档案的诸定义第三章

档案的构成要素

档案是信息大家族中的重要组成部分，也是一种特殊的信息，其特殊之处在于，档案是社会实践活动中产生和形成的第一手信息，并具有原始性和真实性。而构成档案的原始性和真实性重要保证的不仅是档案内容的原始性，还应包括档案的载体和档案的形式特征，这是作为档案不能分离的重要组成部分。因此，档案并不仅仅是一种信息，而且也是一种实体，是由档案内容、档案载体和形式特征共同构成的结合体。

第一节

档案内容

具有原始记录性的档案内容是档案区别于其它信息源的本质，是一份档案的核心要素。档案形成于人类的社会实践活动中，是历史活动的原始记录。档案对于人类社会的价值就在于档案内容。档案内容在档案构成体中居于核心地位，没有档案内容，也就没有档案。所谓档案内容，则是人们用共识的符号，如文字、图形、图画、声音、影像等，记录在原始载体上的信息。

一、档案内容是原生性信息档案内容直接形成于人们的社会实践活动之中，是为解决现实问题而产生的，因而具有本源性、原始性的特点，这是档案内容不同于其他信息的一个重要特点。正是因为这一特点，档案在社会信息系统中才占有特殊重要的地位，并作为国家信息系统的基石之一。从档案内容的产生过程来看，是在活动过程中自然形成的。档案内容构成了人类社会最基本的信息资源，在社会信息系统中具有第一性的地位。毫无疑问，档案内容是一种原生性的社会信息，并直接影响着其他社会信息的产生和形成，也可以说是其他社会信息的源头。

二、档案内容是过去活动的信息

档案内容是原生性信息，但并非所有原生性信息都可构成档案内容，而是人们在对大量原生材料进行鉴定之后，才将一部分材料认定为档案内容，因此，档案内容必须产生于活动完成之后。用英语术语来说，档案内容是过去完成时态的信息。

三、档案内容是具有社会交换价值的信息档案是个人和集体的社会活动中产生的，其内容主要是解决现实的问题，但在社会生活中，无论个人和集体都具有社会属性，而不是孤立的个体，其活动也不会是孤立的，不仅受社会环境的影响，而且也与其它社会活动有着密切的联系，因此，尽管档案内容形成之初，是产生和形成者的重要信息，但从大的社会范围来看，它又是这个大的社会范围内信息的一个组成部分，档案内容的使用范围会越来越大，具有社会交换价值。四、档案内容应在一定社会群体中共识档案内容最终是用于交流和沟通的，因此，它应是在一定的群体中以通用、共识的语言符号构成的。只有这样，才能符合档案的社会记忆的特点。不能解读的原始记录物，只能作为文物以作研究。第二节

档案载体

档案载体是档案的物质形体，是档案内容的承载物。广义的档案的载体是指记载档案信息的一切物质材料，也包括记录材料，它是档案的物质基础，也是我们进行档案实体管理的对象。在档案构成要素中，载体是最活跃的，它随社会生产力的发展，而不断地发生变化，从古到今，曾出现过泥版、纸草、简牍、金石、缣帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁盘等等，并还在不断的发展演变过程中。每一种载体都会与一定历史时期相对应，从而使档案烙上深深的历史烙印。一、档案载体的主要类型泥版、简牍、纸草纸、羊皮纸、纸张、胶片、磁盘、数字存储器。二、传统档案载体的作用

在几千年的档案发展史中，尽管档案载体因不断发展演变而丰富多彩，但载体在传统档案中的地位却难以动摇。这是因为档案载体并非简单的物质存在，而在档案中发挥着不可替代的作用。（一）档案载体是档案原始性的物证（二）档案载体是档案内容存在的保证（三）档案载体是考证档案的依据三、信息时代档案载体的变化1、载体已不再是牢不可分的组成部分2、载体已不具有原始性3、载体形式多样化、小型化4、载体是档案内容形成和再现的背景5、载体的风险强大，依赖性增强四、档案载体的演变规律1、取材由自然物到人造物2、制作由笨重到轻巧3、存储密度由低到高4、工艺由手工到机制5、耐久性越来越差第三节

档案的记录特征与标记

由于档案是信息大家庭中的一种特殊的信息，其最大不同点在于必须维持其原始性和真实性，档案的特征与标记是维持其真实性与原始性的必备要素，正是这一要素使档案在众多信息种类中具有最高信用等级，否则，将会等同于一般信息，而失去了档案的重要价值，使档案不成其为档案。一、档案的记录特征

1、文字2、格式3、字迹4、记录方式二、档案的符号标记1、印章2、签名3、保真技术三、档案的记录特征和标记的作用

1、原始性的保障2、真实性的保障

3、具有不可更易性

思考题：1、档案构成的基本要素2、档案构成中各要素的作用3、怎样根据档案的构成要素分析判断档案的真伪4、研究档案的构成要素意义5、为什么说档案是一种实体6、档案能虚拟吗7、档案载体的演变过程8、档案信息化要注意些什么第四章

档案的价值与作用

档案是人类社会各项实践活动的真实记录。这种记录具有原始性，深刻而全面地反映了人类认识自然、改造自然和认识社会、改造社会的历史过程，体现了人类社会的发展与进步。作为一种深厚的文化积淀，档案承载着人类文明的优秀成果，对人类文明的传承、创新和发展具有重要作用。可以说，自觉地建立、管理并利用档案，是人类进入文明时代的一个重要标志。人的生命是有限的，而档案的存在却是相对长久的，档案物化并延续了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带。

第一节

档案价值

档案的价值是由档案自身的特点和状况以及档案的社会利用需求两方面因素决定的。档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。档案价值概念具有以下内涵：

（一）档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值客体与主体的中介物—人类的社会实践活动。档案价值是以社会实践活动为中介的档案对主体的意义，它是通过档案与人们主体需要的关系得到体现的。人类的社会实践活动一方面产生对档案的利用需要，另一方面又联结档案客体和主体及其需要，使两者相互作用，从而把潜在的价值关系转变为现实的价值关系。档案价值，即档案客体对主体的凭证参考意义，是通过社会实践活动体现出来的，并且也最终是社会实践活动促成了档案价值的实现。

（二）档案价值是档案客体和主体之间的特定关系，是档案属性与主体需要的统一。档案价值作为“意义”或“作用”，不是一种实体概念，而是一种关系概念，表示客体与主体之间的一种特定关系。在这种关系中：客体——档案及其属性，是档案价值的物质基础，离开了这个基础，就无所谓档案价值；主体及其利用需要，则是档案价值得以体现的必要条件。因此，档案价值既不是单纯的档案客体的属性，也不是片面的主体的属性，而是档案客体的属性与主体需要的统一，体现为一种意义或作用。（三）档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的意义或作用。二、档案价值的基本形态

档案价值形态，就是指档案价值的具体表现形式。也可以说，档案价值形态实际上就是指档案的具体价值或具体的档案价值。

（一）记忆价值

记忆是人的生理功能，但随着人类社会生活领域的不断扩展，社会生活内容的深化，社会信息量的急剧增加，人的自然记忆的局限显现突出，首先是人的自然记忆容量有限，难以容纳人类社会已经产生和形成的知识总量；其次是人的自然记忆会因各种原因出现差异，甚至遗失；再次依靠人脑的自然记忆会因个体的消失而消失，难以实现代际相传。档案的记忆价值就在于，它克服了人的自然记忆的种种局限，并将个体的记忆转化为集体的记忆，使人类的记忆能够全面、完整，而且稳定、长存。

尽管随着人类社会的进步，人类用于记忆的工具的种类日益增多，甚至一些记忆工具的功能在某些方面比档案胜过一筹，使人们常常因之忽视档案的重要作用，但也常常会因这种忽视付出代价。“案卷的保存适用于一个人类生而固有的需要，这种需要虽然为无知者所轻视，但是永远不能把它压制下去。”时至今天，仍没有一种或数种记忆工具能取代档案在人类记忆领域的地位。作为一种记忆工具，档案的真实性、稳定性、准确性、广泛性是其它记忆工具所无法超越的。

（二）信息价值

档案是人类在社会生活中产生和形成的，记载着人类活动的各类信息。在不断地积累过程中，档案中汇集了人类在不同历史时期社会实践活动和对自然界和人类自身认识的有价值的信息，其中有过去的历史事实，成功的经验和失败的教训，是人类文明进程中所不可缺少的重要资源。（三）文化价值

文化是已经发生的现象的积累。在人类活动的各个时期、各个领域所产生的信息材料，最初处于一种无序的、零乱的、分散的、不稳定的状态，这些信息材料是社会生活的自然生成物，具有本源性的特点，在人们有意识地将其中有价值的内容转化为档案之后，就会如涓涓细流汇入水库，构成社会的信息库，成为人类文化的载体形式之一，它汇聚了人类文化发展全过程的文化财富，能真实地再现人类文化的历史，在维系人类社会时空统一性与连续性方面发挥特殊作用，同时又为人类进一步发展奠定了一个个阶梯。

根据满足人们需要的类型可以把档案的文化价值区分为以下不同方面：档案的认识价值。档案的认识价值就是求真的价值，就是对人从事理性活动的价值。

档案的冶情价值就是求美的价值，具有满足人们感情生活的价值。

档案的规范价值就是档案的伦理价值、道德价值即求善的价值。

档案的组织价值就是把人们联结为社会共同体、社会有机体的功能。

档案的传承价值就是延续某一群体文化传统的功能。

第二节档案的作用

所谓档案的作用，应该是价值实现的可预期的结果。由于档案对于社会生活的价值是广泛的、普遍的，因此其作用也是全方位的。从整体来看，档案的作用主要表现在以下几个方面。

一、社会管理作用

国家在行政管理过程中，需要比较有条理的文书：国家需要颁布法令法规；在管理活动中会产生大量的文书材料；为使管理活动能正常进行需要大量的文书材料作凭证；为使管理活动具有连贯性，需要大量文书材料作为参考资料。这些文书中有价值的部分将会作为档案留存下来，作为产生它的政府的共同记忆，也是这个国家的共同记忆，以保证其长久地发挥作用，维持国家的统一意志，维持国家的传统，树立公民的身份意志。

二、文化教育作用

档案在人类的社会实践中产生和形成，是人类文化创新的基础。如果现未被忘却唯有文化，那么未被丢弃的唯有档案。档案是一个国家文化遗产的重要组成部分。档案在档案库中经过沉淀、整理，进入文化传统之中，从而发挥积极和重要的作用，全体社会成员都会从中受益。国家的档案是调动和沟通人类情感的坚实基础，人民受到威胁和压迫时，档案能为伸张正义提供强大的证据。当前许多国家利用档案进行宣传和教育，以此来调动和激发人民的民族意识、民族自豪感，树立国家统一的思想。三、历史研究作用

档案是历史研究的重要信息资源。档案以其本源性的特点，最先得到历史学家的青睐，称之为“历史的粮仓”。其它社会学家和自然学家也纷纷以档案作为自己研究的重要工具和可凭借的信息基础。在现代社会中，档案的信息功能正从过去的政治和历史学领域，向越来越广泛的领域扩展，发挥越来越大的作用。档案是伴随人类自身发展而形成起来的一种信息资源，是人类奔向未来征途上的重要工具。四、文化传承的作用。

档案一头连接着人类的实践活动，一头连接着人类的理性思维活动，将人类社会中人的社会实践与理性思维活动联结成一个渐进性的活动过程，使之成为一个不断循环、不断丰富、不断发展的动态过程，推动着人类文化的不断进步，保证了人类世代相沿的连续性，成为人类文化发展进程中不可缺少的一环。因此，档案具有与文化同等的价值。

第三节档案价值实现

一、档案价值实现的认识

档案价值实现，是指主体利用档案客体、档案客体作用于主体的运动过程。这一过程是档案的潜在价值向现实价值的转化过程，它本质上是档案客体主体化的过程。

1.档案价值实现是档案的潜在价值向现实价值的转化。档案的潜在价值，是指还未被主体认识或虽被认识而未被实现的档案价值。档案的现实价值，是指档案客体在现实的社会实践活动中对主体产生的实际效应。档案价值的实现，就是从档案的潜在价值转化为档案的现实价值。

2.档案价值实现本质上是档案客体主体化。所谓档案客体主体化，是指档案客体被主体所利用，对主体产生一定效应，使档案客体成为主体社会活动的有机组成部分。档案客体主体化体现在档案工作实践活动中，就是利用者主体占有、吸收人类社会实践活动的成果——档案，把档案客体的属性、规律转化为自己的本质力量，充实和发展自己的体力和智力，提高认识和改造客观世界的能力，从而巩固自己的主体地位。二、影响档案价值实现的基本因素档案利用的实践是档案价值实现的最基本条件。（一）社会意识形态的影响（二）档案利用者的影响（三）档案输送时机的影响（四）档案传输准确性的影响（五）档案管理水平的影响以上因素在档案价值实现过程中，并不是孤立的，而且是同时存在，且相互制衡的。档案价值的实现程度是这些因素相互博弈的结果，并且决定于其中最薄弱的因素。三、档案价值实现的基本规律

1.时间对档案价值实现的双向影响规律。档案价值同时间的关系极为密切，档案价值随时间的变化及其对档案价值实现的影响大体上呈现出两种相反的趋势：一种是随着时间的推移档案价值呈上升趋势，档案价值呈现出递增性的规律，档案可以在较长时间内实现其价值；一种是随着时间的推移档案价值呈下降趋势，档案价值呈现出递减性的规律，档案价值实现具有一定的时效性。从本质上看，档案价值的递增和递减是统一的、不矛盾的，正是这种价值递增和递减才真正反映了档案价值的运动规律。

2.档案价值实现的社会性递增规律

随着社会制度的不断更替和社会生产力的迅猛发展，档案从主要为政治斗争服务逐步转向主要为经济建设和科学文化发展服务，由主要为统治者少数人服务而转向为全体人民服务，档案价值的社会性日益增长。档案工作也逐步由“国家模式”转变为“社会模式”。1、什么是档案的价值2、档案价值实现的基本条件3、档案价值实现过程中的主客体关系4、档案价值的基本形式5、如何认识档案的文化价值6、影响档案价值实现的诸因素7、如何充分发挥档案的价值8、档案价值实现的基本规律

第五章档案的形成与种类

档案与社会生活中其它如图书、新闻等信息材料不同，并非是新产生的信息载体，而是由现实生活中所产生的部分信息材料转化而来的，在这个转化过程中，信息材料的实体状态不能发生任何变化，使之发生变化的决定因素是人们的主观意愿。由于人们主观意愿的作用，使得一些原始信息材料随之转化为档案。因此，档案的形成是人们主观活动过程的产物。这就构成了信息家族中一种实体，两种事物的奇特现象。第一节档案的形成

从实体上来看，档案并非由人们重新产生的新的信息材料，而是由原有的信息材料通过人的主观意愿转变而来的一种新事物。而人们在社会实践活动中形成的原始记录材料是十分丰富的，尽管对于还原历史面貌来看，材料越全面、越丰富，就越理想，但实际上全部留存下来都作为档案收藏，将会远远超出人们的信息处理能力，既不可能，也没必要。那么，人们需要对大量的现实活动的原始材料进行严格的价值判定和挑选，以利于管理和利用，经过价值判定和挑选而留存下来的原始材料，便形成为档案。一、档案形成的意义所谓档案的形成，是人们对社会实践活动中产生和形成的原始记录材料进行价值判定和挑选，并集中收藏起来以备查考的过程。在这个过程中，价值的判定是一个复杂的环节，包括确定档案形成的基本前提，原始记录材料真实可靠性的判断，以及价值分析等。而挑选则需要根据载体的安全性能和理化状态，以及档案管理能力，确定稿本和数量。

档案的形成过程，标志着社会活动中的原始记录材料发生了质的变化，构成为一种新的事物，重新被赋予了新的社会属性和社会功能，成为信息大家族中最具权威性的事后凭证作用，享有最高的信用等级。可以说，没有经过档案的形成过程则没有科学意义的档案。档案形成过程因此而构成了档案与其前身的本质区别。

对于国家的公共档案说，档案形成过程则是一种法律认定行为。由于档案是政府的核心信息资源，对档案的控制与关注，是政府的职责之一。因此，世界上大多数国家均颁布了《档案法》，档案成为被法律约束的信息资源。档案形成过程是一种十分严肃认真的工作，只有通过档案的形成过程，才能确定法律控制的对象。从这个意义上来看，档案是一种正式确定档案身份的法律行为。经过了档案形成过程确认的档案才能具有受《档案法》保护的资格，并成为在一切场合被普遍承认的法律凭证。

档案形成过程是人们有意识地对保存原始记录材料鉴定、甄别的主观行为，只有通过这一过程才能将具有事后查考利用价值的材料作为档案留存，使分散的零乱材料尽可能地按照其在社会实践活动中的有机联系清晰再现，构成系统完整的历史信息载体，从而形成完整的记忆。

由于档案的形成过程是人们的主观行为过程，不可避免地带有形成者和所有者的主观色彩。档案应是形成者和所有者强烈的政治态度、价值取向、文化素养、管理能力等诸多因素集中表现的结果。尽管如此，档案的内容应是客观的，档案作为社会实践活动的伴生物和副产品，其价值基本上是由这些活动所起过的作用以及它们对未来社会生活的影响而决定的，这是不依人的主观意识为转移的，因此，档案仍然具有普遍的使用价值。二、档案形成的前提条件

档案的形成过程虽然是人们的主观意愿所决定的，但并非可以任意而为，而是必然具备一定的前提条件。

1、办理完毕。档案是作为社会的记忆工具为将来的社会生活而发挥作用的，因此记忆的内容必须是在现实活动中产生和使用的，并且已经完成其现实作用或具有较长使用周期的记录材料，如法规性文件，才能具有以备查考的功能。正在使用中的记录材料，还具有其现实功能，过早赋予其档案功能，使两者功能交叉重合，势必会带来管理上的困难，同时也会影响材料在现实活动中的使用。

2、具有价值。当现实活动中产生形成的原始记录材料在完成现实使命之后，现行价值也随之消失，但其所载录的信息并未消失，构成了一种潜在的价值形态，这种潜在价值使之具备转化为档案的基本前提条件。通过对潜在价值形态进行分析、判定，使一部分具有查考备用价值的材料从潜在价值形态获得激活，从而转化为档案后重新获得新的生命。3、原始材料

人类的社会实践活动都是在一定的时空范围内发生的，无不具有唯一性的特征，是后人难以完全复制的，正因为如此，在现实活动中产生和形成的记录材料是带有许多其产生过程中的诸多原始因素的，也正是因为这些原始因素的存在，才导致档案成为信息家族中最具可靠性的信息材料。这直接决定了原始材料才具有转化为档案的基本条件。4、管理能力

档案经过管理才能重新发挥作用，档案管理需要管理者支付物质、人力等诸多方面的代价，管理能力是其决定因素。档案形成的数量和规模要在档案管理能力许可的前提下来确定。否则，无论是管理不力，还是管而不能用，都会造成社会资源的极大浪费。

三、档案形成的基本要求

由于档案是一种重要的信息资源，必须满足一定的基本要求，才能确保其信用等级。因此，档案的形成过程中要掌握以下基本要求：

1、真实。这里所说的真实，并非单指记录内容与历史事实情况的吻合程度，而是指其是否是在现实活动中真实发生的事实中产生的。

2、原始。作为一种凭证性的信息，档案与图书、情报、资料等以传播知识为目的的信息之间最大的不同就在于具有原始性。

3、确切。档案内容要能以在一定的社会群体中共识的符号确切地记载和反映社会活动的信息，而且需要保证在较长的时期内能够真实再现。

4、联系。虽然形成为档案的记录材料是在各自的活动中，并由许多单位和个人分别形成的，但从社会整体来看，又都是相互联系的，档案经过集中后才能全面完整地反映社会生活，因此每一份材料都会与其它相近的材料保持着一定的联系。

四、档案形成的主要类型

档案的形成实质上是依与形成者的利益关系的紧密程度来决定，虽然决定的因素很复杂，标准也