企业档案管理制度（汇编2）

档案管理制度一、目的为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。二、适用范围适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。三、职责3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。四、管理内容4.1档案管理要求及原则4.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。4.1.4随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。4.1.5档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。4.1.6档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。4.1.7档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。4.1.8做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。4.1.9坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。4.1.10档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。4.1.11档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。4.1.12对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负责。4.1.14相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。4.1.15档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。4.2各类型档案归档内容4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料4.2.1.1工程造价咨询合同4.2.1.2三级复核表4.2.1.3清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.1.4电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：4.2.1.4.1工程量清单及招标控制价编制内容（全套）4.2.1.4.2工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）4.2.1.4.3图纸电子文档4.2.1.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.1.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。4.2.1.7财评报告复印件4.2.1.8其他应归档资料4.2.1.9项目经理及经办人签字表4.2.2工程结算编制归档应收集的资料4.2.2.1工程造价咨询合同4.2.2.2结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。4.2.2.3其他资料：（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的相关重要签证（4）其他应该归档资料4.2.2.4项目经理及经办人签字表4.2.3财政评审归档应收集的资料4.2.3.1工程造价咨询合同4.2.3.2三级复核表4.2.3.3清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.3.4电子文档(光盘)内容应当包括但不限于：（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）（2）工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）（3）、图纸电子文档4.2.3.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.3.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。4.2.3.7财评报告复印件4.2.3.8其他应归档资料4.2.3.9项目经理及经办人签字表4.2.4工程结算审计归档应收集的资料4.2.4.1工程造价咨询合同4.2.4.2审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级复核表。4.2.4.3其他资料：（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的相关重要签证（4）其他应该归档资料4.2.4.4项目经理及经办人签字表4.2.4.5项目负责人认为有必要留底的所有资料。4.3招标代理项目归档应收集的资料如一表：招标代理项目资料归档情况表序号分项名称备注1比选邀请函（日报网下载）2《中选通知书》原件3项目立项批文4招标核准批文5备案后的《招标代理合同》原件6预算控制价财政评审报告7备案后的《招标公告》（含网络打印版或报纸）8备案后《招标文件》原件9备案工程量清单原件10报名表（投标人报名资料、报名统计表）11备案后的补疑文件及签收表、回函12备案评标报告原件13备案后《中标候选人公示》原件（含网络打印版）14备案后《中标通知书》原件15中标单位的投标文件（含电子文档）16业主盖章的《履约情况表》原件17备案施工合同注：招标代理项目资料按以上目录顺序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理员。4.4归档资料的整理要求4.4.1归档文件应按“件”为单位装订。4.4.2所有档案资料均为A4纸型（210×297ｍｍ）规格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4纸型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，图纸应将图签折于显眼位置，尽量减少文件受损，便于阅读；小于Ａ4尺寸的，粘贴在Ａ4幅面的纸上，并留出装订线。4.4.3装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后。

4.4.4归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物。

装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文件尽量大小一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。4.4.5封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号。4.4.6报告上档案架档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行上架归档保存。4.5归档日期要求及处罚规定4.5.1造价相关报告档案4.5.1.1负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.1.2对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2招标代理项目档案资料4.5.2.1负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2.2对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知招标部经理，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.6监理档案管理4.6.1档案管理目标4.6.1.1保证项目建设的施工原始记录、单项质量评定、监理抽检记录与工程建设同步完成，每年底或每个施工阶段按照整理办法组织集中整理归档；4.6.1.2保证工程建设档案的形成能够准确地反映施工全过程，记录真实，能够作为计量、支付、设计变更批复的依据和凭证；4.6.1.3在工程交工验收时，将整理并符合编制要求的档案提交验收委员会。4.6.2档案管理内容工程档案管理主要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交。4.6.2.1档案的收集工作是指按照档案管理的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把具有保存和利用价值的文件资料集中到档案管理部门；收集工作贯穿整个工程建设的全过程，是保证档案管理工作顺利进行的第一步，档案的收集既要遵循建设过程的形成规律，还要保证其完整、准确，收集范围；4.6.2.2档案的鉴定工作是指按照施工工艺，施工、评定等行业规范对收集的材料进行检查，保证材料填写规范、完整、页面整洁，符合工程档案的一般要求；4.6.2.3档案的整理工作是指对收集到的材料，按照其形成规律和特点，进行科学、系统排列及组卷的过程；整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的有机联系，最终形成统一整体；4.6.2.4档案的编目是用来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于查找和利用；包含编档号、编目录等各项工作；4.6.2.5档案的保管、装订、移交指在项目建设过程中对档案的日常保护和管理。项目建设过程也是工程档案收集的过程，在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保管，在项目交工验收时，按照整理要求形成系统后，再进行装订，统一移交项目管理单位归档保存。4.6.3施工阶段监理资料的内容：4.6.3.1施工合同文件及委托监理合同；4.6.3.2勘察设计文件；4.6.3.3监理规划；4.6.3.4监理实施细则；4.6.3.5分包单位资格报审表；4.6.3.6设计交底与图纸会审纪要；4.6.3.7施工组织设计（方案）报审表；4.6.3.8工程开工/复工报审表及工程停工令；4.6.3.9测量核验资料；4.6.3.10工程进度计划；4.6.3.11工程材料、构配件、设备的质量证明文件；4.6.3.12检查试验资料；4.6.3.13工程变更资料；4.6.3.14隐蔽工程验收资料；4.6.3.15工程计量单和工程款支付证书；4.6.3.16监理工程师通知单；4.6.3.17监理工作联系单；4.6.3.18报验申请表；4.6.3.19会议纪要；4.6.3.20往来函件；4.6.3.21监理日记；4.6.3.22监理月报；4.6.3.23质量缺陷与事故的处理文件；4.6.3.24分部工程、单位工程等验收资料；4.6.3.25索赔文件资料；4.6.3.26竣工结算审核意见书；4.6.3.27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；4.6.3.28监理工作总结；4.6.4归档的监理资料内容4.6.4.1委托监理合同；4.6.4.2监理规划、监理细则；4.6.4.3监理日记；4.6.4.4监理月报；4.6.4.5监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工/复工报审表等）4.6.4.6与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；4.6.4.7会议纪要；4.6.4.8工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；4.6.4.9施工组织设计、施工方案审核签证资料；4.6.4.10监理总结报告、工程质量评估报告；4.6.4.11工程质量安全事故调查处理文件；4.6.4.12工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；4.6.4.13分包单位资格报审资料；4.6.4.14索赔文件资料；4.6.4.15报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）；4.6.4.16工程变更单；4.6.4.17监理工作联系单；4.6.4.18总监巡视检查记录；4.6.4.19旁站记录；4.6.4.20工程进度资料；4.6.4.21主要的监理台帐；4.6.5监理资料的管理要求1、公司监理资料管理实行总工程师负责制；2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；4、在工程（合同）完成后一个月内由资料管理人员整理装订后，移交公司档案办理交接手续；5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理档案保存可延长至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续；6、监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。4.6.6施工阶段监理资料的归档方法4.6.7施工阶段监理资料按五部分归档：■合同管理资料■质量控制资料■投资控制资料■进度控制资料■监理工作管理4.6.7.1合同管理资料编号归档资料名称1监理委托合同2分包单位资格报审资料3施工组织设计报审表4索赔文件资料（申请书、批复意见）5工程变更单6工程竣工验收资料7工程质量保修书或移交证书4.6.7.2．进度控制资料编号归档资料名称1施工进度计划报审单及审核批复意见2工程开工/复工报审表及批复意见3有关工程进度方面的专题报告及建议注：工程进度资料通常指：施工进度计划（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批意见，进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告，施工计划变更申请及监理方的批复意见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见，工程开工/复工申请及监理方的批复意见。4.6.7.3工程质量控制资料编号归档资料名称1施工方案报审表及监理工程师审批意见2工程质量安全事故调查处理文件（事故调查报告、事故处理意见书、事故评估报告等）3原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见）4检验批、分项工程报验单（含批复意见）5工程定位放线报验单及监理工程师复核意见6分部工程验收记录（工程验收记录）7旁站记录8施工试验报审单及监理方的见证意见9工程质量评估报告注：因归档需要，在有关的报验申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明确、依据充分。工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检验批/分项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而，在归档资料中不再单独列项。4.6.7.4投资控制资料编号归档资料名称1工程计量单及审核意见2工程款支付证书3竣工结算审核意见书注：如果监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。4.6.7.5监理工作管理资料编号归档资料名称1监理规划2监理实施细则3监理日记4监理月报5监理指令文件6总监巡视检查记录7与业主、被监理单位、设计单位的往来函件8会议纪要9监理总结报告10主要的监理台帐注：主要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”处理。为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。因此，项目开工前，项目监理组应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。竣工资料要求，应与建设单位、质监站取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。5.1归档资料的归档、借阅、归还流程。5.1.1公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。流程如附录一。5.1.26.1对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。7.1、附则7.1.1各项目部及分公司的档案亦参照执行。本制度从公布之日起执行。7.1.2行政人事部负责本制度的解释附录归档流程。借阅、归还流程拟制：雷理审核批准：生效日期：

《公司档案管理制度细则》为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。二、档案部门设置及其职责（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。三、档案接收与整理(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：1、行政部：A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；B、与总部及其他单位往来发文；C、行政管理方面，包括：1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。3、企划部：A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；D、市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。5、客服部：主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录。6、装备部、工艺部、数字部：主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。7、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等8、市场部：有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等。永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。三年（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF装备部：ZB工艺部：GY数字部：SZ市场部：SC财务部：CW企划部：QH仓管部：CG3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅管理（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。八、档案保密（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。前 言为做好企业现代化管理，健全公司组织，树立经营制度，提升企业规范化管理水平， 特依据《中华人民共和国劳动法》 国内内资经营企业劳动管理规定及有关法规制定本公司员工规章守则手册，凡本公司暨所属员工的人事管理，除法令另有规定外，悉应遵守本手册的各项规定。档案管理制度第一章总则第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理作。第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定及时归档，部分资须在行政部备份。第二章 文件资料的收集管第四条 归档范围：公司印发的公文。公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。公司重要会议资料，包括会议通知、 决议、总结、重要发言会议纪要等。上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定计划等文件资料。公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、 处分的文件资料。公司所有员工的考核与培训资料。公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照（底片、录音、录像等。公司及产品的获奖证书。第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集齐全，加以整理、归档。第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的要文件资料，由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。第七条 公司员工外出参加培训、 学习、考察、调研等公务活动必须将重要文件资料向行政部办理归档。第八条 各部门须有一名档案管理人员，认真执行定期归档制度。第三章 归档管理第九条 档案管理人员应根据公司的业务及工作现状，编制“卷类目” “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上明细名称。第十条 档案管理人员应及时将文件资料按照“案卷类目”入文件夹内，对号入座。第十一条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。第十2️⃣条 对于重要的声像类资料，档案管理人员应在卷首附文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）。第四章 附则第十四条 本制度由公司行政部负责解释第十五条 本制度自颁布之日起施行。放射科档案管理制度

一、根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,结合门诊的实际,对门诊建立放射卫生档案二、放射卫生档案包括：

1、接触放射职业病危害因素人员一览表；

2、放射职业病危害因素检测结果汇总资料；3、放射危害事故报告与处理记录表等。

4、放射职业病防治法律、法规、规范、标准、文件、监督文书清单及有关文本；

5、放射职业卫生管理方针、计划、目标、管理制度；

6、建设项目放射职业病危害管理档案；

7、放射职业病预防控制措施技术档案

8、放射职业病防护设施和防护用品档案；

9、放射职业卫生培训教育汇总资料；

10、放射职业病事故应急救援预案及演练有关资料。

三、放射工作人员个人健康档案包括：

1、放射工作人员的职业史、既往史和放射职业病

危害接触史；

2、放射作业场所职业病危害因素监测结果；

3、放射职业健康检查结果、放射职业禁忌证名单及处理情况；

4、放射职业病诊断、放射职业病病例登记表等员工个人健康资料；

5、放射职业健康监护委托书或合同；

6、放射职业性健康检查工种及人员名单；

7、放射职业病人员处理、安置情况汇总资料。

四、随时、定期地根据门诊放射职业工作人员的变动，及时调整和补充五、档案中各种资料按要求每三年复核一次；日常放射职业卫生工作须将测定结果、健康检查结果、放射职业病管理情况随时过录，以备分析。

六、放射职业工作人员离开单位时，有权索取个人健康档案资料并复档案室应如实地、无偿地提供，并在所提供的个人复印件上签章。

七、放射职业卫生档案库房要坚固、安全，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作。定期检查清点，如发现档案破损、变质时要及时修补复制。

达拉特旗皓齿口腔门诊部2018年6月13日文件、记录和档案管理制度一、目的为了规范和加强公司安全文件及档案管理，确保相关部门及人员得到及时有效版本的文件，并及时撤出失效或作废的文件，根据国家有关法律法规和上级的有关要求，特制定公司安全文件及档案管理制度。二、适用范围适用于本公司安全文件及档案管理。三、职责安全环保部负责组织编制并持续改进安全标准化工作文件；负责安全标准化有关的文件的发放、更改、控制和档案管理，及时对外来文件的收集、整理、汇总、评价、归档。四、文件和档案处理处理要求1．与安全相关的文件处理处理1）上级重要来文（含电子公文）按公司公文处理办法执行，办理结果存档备查。2）安全环保部起草的安全文件，经公司领导签发后下发，办理结果存档备查。3）外来文件由公司综合管理部负责送公司领导审阅和有关部门传阅，办理结果存档备案。2．安全会议资料处理1）传达贯彻上级部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落实情况的记录和相关存档备案。2）每季度召开一次公司安委会议，准备相关会议资料，做好会议记录，形成会议纪要，督查落实会议纪要，保存相关资料。3）每月召开公司安全生产例会会议，准备相关资料，收集安全信息，讲评上月安全生产情况，通报安全违章事故，布置本月安全重点工作，做好会议记录，督促落实会议决定，保存相关资料。4）与安全有关的各种生产记录。5）公司分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议，做好会议记录，贯彻落实会议记录，保存相关资料。6）安全环保部负责及时将失效的基本制度、管理办法和实施细则从公司各部门收回，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件受到损坏或遗失时，有关单位提出申请后，可补发或重新发放。3．文件的评审和修改1）公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。当法律、法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时，应对相关的体系文件（责任制、管理制度、操作规程、应急预案）进行修改，并注明生效日期。公司组织内部审核或上级审核时，应对公司安全环保内控制度及安全标准化文件的适宜性和可操作性进行审查并提出修改意见或建议，必要时安全环保部组织进行修改。2）安全环保部负责收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息和审核、管理评审要求文件修改的信息。各部门若有这方面的修改信息应及时向安全环保部反映。4．安全生产档案管理1）安全生产档案的建立建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度和记录。①收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。②收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产责任制，公司与各部门签订安全生产责任书。③收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案。④收集整理各项规章制度的资料、记录；a.按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括送出去和企业自身进行的安全培训教育、考核、持证情况等；b.按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案；c.按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录；d.按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录；e.按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料；f.按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、治理、验收等记录和资料；g.按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料；h.建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案；i.按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等；j.其他有关安全生产的档案资料。2）安全生产档案的管理①安全生产档案，按照职能分工由相应的对口管理部门负责收集、整理、保管；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一由部门整理交由安全环保部保存。②存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。③安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其他无关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要领导批准。查阅结束后，应及时收回保存。3）档案保存期限与要求①工伤事故档案长期保存；安全教育资料长期保存；会议记录保存三年，安全检查记录保存三年，其他安全管理档案保存视上级或主管部门的要求以及公司需要而定。②档案保存柜应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防潮湿、水浸，严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度。发生火灾时，应首先将档案资料安全转移。

消防安全管理档案制度一、明确消防档案管理的责任部门和责任人，消防档案的制作、使用、更新及销毁的要求。二、消防档案管理应符合下列要求：1.按照有关规定建立纸质消防档案，并宜同时建立电子档案；2.消防档案应包括消防安全基本情况、消防安全管理情况、灭火和应急疏散预案；3.消防档案内容应详实，全面反映消防工作的基本情况，并附有必要的图纸、图表；4.消防档案应由专人统一管理，按档案管理要求装订成册三、消防安全基本情况应包括下列内容：1.基本概况和消防安全重点部位情况；2.在建筑消防设计审核、消防验收以及场所使用或者开业前消防安全检查的许可文件和相关资料；3.消防组织和各级消防安全责任人；4.消防安全管理制度和保证消防安全的操作规程；5.消防设施、灭火器材配置情况；6.义务消防队人员及其消防装备配备情况；7.消防安全管理人、自动消防设施操作人员、电气焊工、电工、易燃易爆化学物品操作人员的基本情况；