二文件和资料管理(ISO9002质量体系文件)行政部

PAGEPAGE7（二）文件和资料管理（ISO9002质量体系文件）1．目的为保证所有与质量体系有关的文件和资料内容的适用性和完整性，对质量体系运行的各有关场所，都能使用相应的有效版本，规定质量体系文件的控制要求。2．范围适用于与产品质量和质量体系有关的所有文件资料和外来文件(包括质量手册、程序文件、质量体系第三层次文件和资料、国家标准及有关质量文件)。3．职责3.1管理者代表负责组织编制质量手册，程序文件，审核质量手册和程序文件，批准支持性文件。3.2总经理批准质量手册和程序文件。3.3技术开发部审核技术类支持性文件，由总工程师批准。3.4各部门负责编写本部门有关支持性文件，部门主管审核，管理者代表批表准。3.5办公室负责文件和资料的管理存档。4．工作程序4.1文件的分类质量活动有关文件分为：4.1.1质量手册、质量计划；4.1.2质量程序文件；4.1.3质量支持性文件（包括：作业指导书、检验(校验)规程、制度、技术标准和有关质量文件）。4.2文件编制、审核和批准公司各类文件的起草、审核、批准与发放应按一定的规定执行。4.2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织编写、审核，总经理批准发布。4.2.2技术开发部负责组织有关人员编写技术文件，确保技术文件正确、完整、统一。技术文件由技术开发部主管审核，总工程师批准。4.2.3技术开发部负责收集现行有效的国家标准、行业标准，并根据公司现有状况对新标准的贯彻执行提出申请，报总工程师批准。该新标准应按文件发放进行登记并及时发放到使用者手中。4.2.4其它管理文件由各部门负责编写，部门负责人审核，管理者代表批准执行。4.3质量体系文件的编号编写的文件按以下统一编号。（外来的受控文件不用编号）质量手册、程序文件、作业指导书、检验规程、校验规程、制度、表格记录按以下方法编号检索：XX—XX—XX—XX公司代号—文件代号—要素号(0-99)—顺序号(0-99)注：其中文件代号QM—质量手册QP—质量体系程序文件WI—作业指导书、检验规程、校验规程、制度QR—质量记录表按以上规则编制“受控文件清单”（LT-QR-05-01）4.4文件分发4.4.1质量手册，程序文件分发范围由管理者代表提出总经理批准后发放；支持性文件分发范围由编制部门/人提出，技术类文件由技术开发部审核，管理类支持性文件由办公室审核，管理者代表批准后分放。4.4.2文件管理员在文件分发前，应编上“分发号”，盖上受控或非受控状态印章、填写“文件分发签收表”（LT-QR-05-02），接收部门签收。4.4.3文件资料损坏、丢失和/或要求增发时，由领用人填写“文件领用申请表”（LT-QR-05-03）。申请增发文件应按4.4.1规定审批后，由文件管理员按4.4.2条规定发放。补发文件时应给予新分发号，并注明丢失的文件分发号作废。必要时将作废的文件分发号通知各部门，防止误用。4.4.4文件资料销毁前，文件管理员应填写“文件资料销毁申请表”（LT-QR-05-04），报原审批人审核批准后销毁。4.5文件和资料的更改4.5.1受控文件需要更改时，由更改部门/人提出，填写“文件更改审批表”（LT-QR-05-05），报该文件原审批部门审批后进行更改，个别少量更改采用换页的方式进行；更改超过10次或更改篇幅较大时，应换版。4.5.2文件更改或换版应按原文件分发范围进行换发。由公司文件管理员填写“文件更改记录表”（LT-QR-05-06）。并在发放新页/新文件的同时收回作废页和作废文件。并按本程序4.4.4的规定销毁处理。4.5.3需作资料保留的作废文件，由文件管理员在该文件上加盖“保留资料”印章方可留存。4.6文件管理4.6.1文件打印后，办公室应将原文以及有关审批单归档，填写“文件、资料归档登记表”（LT-QR-05-07）。4.6.2所有生产用配方、工艺操作规程和新产品开发资料属公司技术机密文件，均应由公司文件管理员作为保密文件进行归档保存并加盖“保密”印章。4.6.3所有受控文件使用部门和个人不得复印或以任何形式复制，不得擅自外借。4.6.4需分发的外来文件，如：法律、标准、规程、规定、条例等，由办公室在“文件分发签收表”（LT-QR-05-02）上进行分类登记、分发。分发新版文件时应收回旧版文件并按本程序4.4.4执行。4.6.5需查阅或借阅文件资料的人员，由文件资料管理员在“文件资料借阅登记表”（LT-QR-05-08）上登记后方可借阅。涉及本公司技术机密的文件、资料，须由借阅者填写“文件借阅申请单”（LT-QR-05-09），报管理者代表批准后方可借阅。借阅者应按指定日期归还文件资料，到期不归还时，由文件管理员强制收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。4.6.6文件分受控文件和非受控文件，受控文件盖“受控”章，非受控文件盖“非受控”章。4.6.7归档的文件资料应存放在环境干燥，加锁的专用柜中，防止损坏与丢失。5．引用文件质量记录控制程序LT-QP-166．质量记录受控文件清单LT-QR-05-01保存期限五年文件分发签收表LT-QR-05-02保存期限一年文件领用申请表LT-QR-05-03保存期限一年文件资料销毁申请表LT-QR-05-04保存期限一年文件更改记录表LT-QR-05-05保存期限三年文件更改审批表LT-QR-05-06保存期限三年文件资料归档登记表LT-QR-05-07保存期限三年文件资料借阅登记表LT-QR-05-08保存期限一年文件借阅申请单LT-QR-05-09保存期限一年7．术语7.1受控文件:指其发放、修订、更换均按照规定程序进行控制的质量体系文件，有受控标识。7.2非受控文件:指按规定的范围发放或提供给顾客的质量体系文件。不受控制；不作修订、更换等工作；不保证反应不断变化的现行要求；不一定是有效版本，无受控标识。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003433561851017758311740866741708810034335610910108601437