10档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

第二条公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。第二章文件材料的收集管理

第四条公司和各部门指定专人负责文件材料的档案管理。第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。第六条一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政人事部备案。会议文件由行政人事部收集归档。第三章归档范围第七条重要的会议材料,包括会议的报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。第八条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第九条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十一条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第四章归档要求第十二条档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。第十三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十四条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。第十五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。第十六条档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十七条案卷封面,应逐项按规定填写清晰。第五章档案管理人员职责第十八条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第十九条按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。第二十条工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。第六章档案的利用第二十一条公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。第二十二条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。第二十三条必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。第二十四条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。第二十五条必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第二十六条不准转借,必须专人专用。第二十七条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章部门立卷第二十八条凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。第二十九条各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。第三十条兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。第八章档案的保管第三十二条各门类档案由各部门兼职档案管理员集中统一管理。第三十三条照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。第三十四条档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。第三十五条档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。第三十六条库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。第三十七条与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。第九章客户档案管理第三十八条客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大市场占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。第三十九客户档案管理的对象就是公司的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以老客户和新客户为重点管理对象。2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。3.从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。客户档案管理的重点应放在主力客户上。第四十条客户档案内容：1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料。主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、资产等方面。2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。4.交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。第十章财务档案管理 第四十一条财务部是公司财务档案的具体负责部门。包括会计档案管理、年度报告及审计等资料管理、预算档案管理等。第四十二条会计档案的管理包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。第四十三条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保存，凭证按月整理保存，年终将本年帐簿存档。第四十四条财务部指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。第四十五条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，经公司总经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第四十六条财务部负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。第四十七条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天计起。1．纳税人的帐簿、记帐凭证等资料保存期限为10年。2．原始凭证、记帐凭证和汇总凭证保管期限为10年。3．总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐保管期限为10年。其中现金和银行存款日记帐保管期限为15年。4．固定资产卡片在固定资产报废清理后保存3年。5．辅助帐簿保存期限为3年。6．月、季度财务报告保管期限为3年。年度财务报告(决算)永久保管。7．会计移交清册保管10年，会计档案保管及销毁清册永久保留。8．银行余额调节表保存3年。第四十八条保管期满但未结清的债权债务原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。第四十九条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存。磁盘、光盘等会计档案，要进行备份保管。第十一章档案归档要求第五十条档案分类：代码类别代码类别代码类别01党群工作类05人事档案类09实物类02行政管理类06声像档案类10法律事务类03经营管理类07业务类档案04会计档案类08基建类档案第五十一条文书档案保管期限：永久：Y(y)；长期：C(c):30年；短期：D(d):10年。第五十二条档案文件编号：1.公司级档案件号。年度+保管期限+类别代字+件号。例如：2014-c-02-21，2014年长期保存的行政管理类第21号档案。2.部门/分公司档案件号：年度+保管期限+部门/分公司代字+件号。例如：2014-c-平-4，2014年长期保存的平房工厂第4号档案。2014-d-行-5，2014年长期保存的行政人事部第6号档案。第五十三条档案归档操作：1.每份文件排序。按文件流转流程倒序排列。例如：发文，顺序应为：文件正本、发文稿纸、重要修改稿、文件处理单及承办部门的签批意见等。2.档案合并。批复与请示、来文与复文为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。3.档案装订。去掉文件上的金属物、硬壳皮（塑料皮）及无字的空白纸；视文件厚度采用不同的装订用具，如：较薄的可用彩色曲别针、稍厚的用不锈钢备用夹、再厚一些的可用不同厚度的不锈钢燕尾夹；不能装订为一件，也可分为两件，但目录为一个，归档章内的件号可用“-1”，“-2”加以区分，目录备注中填写2件。4.数页数。一份文件为单位计算页数，包括文件所有材的总页数。文件上有字迹和图表的页面为一页。空白页不算页数。在档案管理系统中有Excel文件的情况，一个sheet为一页。5.装盒并填写备案表。第一步：把档案保管期限为永久和长期、短期的档案各种成分按规定顺序排列并装订。第二步：根据调整好的档案目录，对所有打印出来的档案及原来是纸质原件的档案加盖档案章。按类别、保管期限和顺序对所有纸质档案进行排列。第三步：装盒并填写盒脊信息（年度、保管期限、类别、盒内文件起止件号）。第四步：填写备考表。备考表是对本盒档案的非正常情况的说明，如：盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、复印件/传真件等情况。备考表除了需说明盒内文件情况外，还包括整理人和本部门负责人签字。第五步：上架。档案入库排架按保管期限—年度—类别，自左至右，自上而下，顺序排列。即永久、长期、短期档案分别集中排列，因此每个保管期限在档案上架时需预留一定的空间。年度件号类别保管期限第五十四条本制度自下发之日起执行。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101