常用公文写作(新)

中山大学新华学院学生会

干事培训——

文书培训请各位同学将调为振动或静音并做好笔记

培训内容

常用公文写作〔一〕通知；〔二〕请示；〔三〕邀请函；〔四〕报告；〔五〕会议记录；〔六〕证明书；〔七〕筹划书；一、分类〔一〕通知1、概念：是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。2、格式〔1〕标题：制发机关＋事由＋通知；〔2〕正文：①通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下〞。②通知主体：写出通知事项，分条列项，条目清楚。③结尾：三种写法：〔Ⅰ〕意尽言止，不单写结束语;〔Ⅱ〕在前言和主体之间，如未用“特作如下通知〞作为过渡语，结尾可用“特此通知〞结尾;(Ⅲ)再次明确主题的段落描写。二、本卷须知关于×××的通知〔居中〕〔顶格〕收文机关、集体或个人：正文××××××××××

〔缩进2字符〕特此通知。发文单位全称〔要盖公章〕〔右对齐〕×年×月×日3、举例关于召开中山大学新华学院第六届学生会第一次全体干事大会的通知学生会全体成员：经中山大学新华学院第六届学生会常委会决定，现定于2021年3月1日，在教学区召开第六届学生会第一次全体干事大会，具体通知如下：一、参加人员：学生会全体成员；二、会议时间：2021年3月1日〔星期四〕19时30分；三、会议地点：教学区D104课室；四、出席成员的着装要求：白色上衣和深色裤子；五、本通知最终解释权归学院学生会所有。特此通知。中山大学新华学院学生会二〇一二年二月二十七日题目：假设院学生会将于10月25日晚上7点半在学生会办公室召开主席联席会议，请你拟一份通知，通知各系学生会主席团届时到场参加会议。关于召开中山大学新华学院各系主席联席会议的通知各系学生会主席：你们好！院学生会将于10月25日晚上7:30在院学生会办公室召开主席联席会议，会议重要，请勿缺席。望各位准时参加。特此通知。中山大学新华学院学生会二〇一二年十月二十日1、概念：属于上行公文，是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。

2、格式

请示主要由首部、正文和尾部三局部组成：

〔1〕开头：主要交代请示的缘由；

〔2〕主体：主要说明请求事项。这局部内容要单一，只宜请求一件事。事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复；

〔3〕结语：应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示〞，“妥否，请批示〞，“以上请示，请予审批〞或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行〞等；

〔4〕落款：一般包括署名和成文时间，署名写发文单位，需加盖单位公章。

〔二〕请示

关于×××请示收文机关：为×××，现需申请会场/物资如下：一、二、妥否，请批示。发文单位全称〔加盖公章〕×年×月×日〔请示内容要有时间、数量，假设需申请课室，申请使用时间需比预计活动开始和结束时间各早半小时，以便准备及清扫会场。〕3、举例举例：

2021年10月17日晚上7:00是迎新晚会，需要向学院保卫办借用生活园大舞台。现在请你拟一份借用大舞台的请示。关于申请使用生活园大舞台的请示

保卫办：为欢送新生融入新华学院这个大家庭，表达我院的文艺风采。院学生会将协助院团委于2021年10月17日举办2021年迎新晚会暨第七届校园文化艺术节之“新梦起航·SHOWMESHOWYOUNG〞。为确保活动的顺利开展，院学生会现申请生活园大舞台的使用权。具体借用时间和用途如下：10月17日15：00分-23：00分，生活园大舞台妥否，请批示。 中山大学新华学院学生会中山大学新华学院播送台二〇一一年十月三十日〔三〕邀请函1、概念：邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家、单位等参加某项活动时所发的请约性书信。2、格式〔1〕请柬一般由标题、称谓、正文、落款四局部组成。〔2〕标题即用大字书写的“请柬〞〔或邀请函〕两字，在第一行中间，或者占用一页，当作封面。〔3〕称谓即被请者的单位名称或姓名，另起一行或一页顶格书写，姓名之后写上职务、职称等。〔4〕正文应写清活动时间、地点、内容、要求，并用“敬请届时光临〞等语结束。〔5〕落款即发函者的署名与发函日期。〔6〕所用语言应恳切、热诚，文字须准确、简练、文雅。邀请函〔横版〕尊敬的__________：(致_________：)为了×××，现定于何时何地何事。我们竭诚邀请你莅临指导！此致敬礼！××××年×月×日3、举例邀请函〔竖版〕尊敬的________：×年×月×日×××写左往右从请您现在写一份邀请函：内容：邀请各系主席参加学院第三届winners歌手大赛的复赛时间：2021年11月13日下午2:00地点：D103邀请函尊敬的：我院将于2021年11月13日〔星期日〕下午14：00分在教学楼D103举行中山大学新华学院第三届“Winners〞歌手大赛复赛，我们竭诚邀请您届时莅临指导。此致敬礼！中山大学新华学院学生会中山大学新华学院艺术团二〇一一年十一月九日〔四〕报告1、概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。2、种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性。专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。3、格式〔1〕综合性报告的写法Ⅰ标题报告单位、事由加文种，如?东北师范大学教务处关于2007年度工作情况的报告?。Ⅱ正文把握三点：①开头，概括说明全文主旨。将一定时间内各方面工作的总情况，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。②主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法以数据和材料等方式表述出来。③结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅〞或“特此报告〞等语作结。〔2〕专题报告的写法Ⅰ标题由事由、文种组成，如?关于招商工作有关政策的报告?。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。Ⅱ正文可采用“三段式〞结构法。①以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见②以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写缺乏之处和改进措施③因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。④结尾通常以“请审核〞、“请审示〞等语作结。〔3〕回复报告的写法Ⅰ标题与前两种报告大体相同Ⅱ正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。4、报告的写作要求〔1〕写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此根底上列出假设干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。〔2〕专题报告，要一事一报，表达其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。〔3〕切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。工作报告秘书处于××年××月下旬经学社招干后组成，××年××月正式开始运作。自本学期正式开始运作以来，秘书处认真履行了本部门的各项职责：1、向社长提出财会建议，经社长同意后，修改并完善了?财务管理制度?，起草并确定了?档案及资料管理制度?、?物品管理制度?；日常工作按照各项管理制度执行。2、开展并完成了第一批普通社员的招募工作。3、学社内部部门合并重组和人事调整后，整理并保存全社成员的个人档案。4、为学社全社成员办理社员卡，因学社对外交流需要印刷了相关名片。5、因学社开展的需要开展了第一次活动调查，设计并派发了活动调查问卷，对收回的调查问卷作分类统计，向社长团递交?活动调查分析报告?。6、筹划并举办了××培训活动。7、沟通并协助社长团及各部门。8、做好会议记录、活动记录和学社所有文件资料的保管。9、做好财务管理和资金收支保管，定期向社长团报告财务状况，期末向社长团递交?财务状况报告书?。10、辅助筹划了××活动，在此期间邀请了××音乐协会、××协会、××协会来参加本次活动。11、协助公关部为出版社刊拉赞助，联系出版商。12、协助各个部门做好其它一些工作。13、参加广东省高校社团交流会。14、秘书处对以上的所有工作是认真负责的，但也有一些缺乏之处，如各项管理制度还需按实际情况作适当修改，人事档案因内部疏忽造成要重做以致拖慢社员卡办理速度，礼仪培训活动确实切日期搞错、时间安排得不充裕。秘书部今后将会继续认真履行本部门的各项职责，对本部门的工作负责，改进工作中的缺乏之处，为开展尽最大的努力。XX秘书处××年××月××日〔五〕会议记录1、概念：在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，存入档案。2、格式〔1〕会议记录通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题有两种情况，一是会议名称加纪要；二是召开会议的机关加内容加纪要。〔2〕会议记录正文一般由两局部组成。①会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，根本议程。②会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。3、会议纪要字体①标题：宋体，二号，加粗，居中②内容标题：仿宋GB_2312，三号，加粗③其他：仿宋GB_2312，三号，不加粗社团会议记录2021年第一学期院学生会部长会议会议记录时间：2021年×月×日星期××点地点：院学生会办公室主持人：院学生会主席XX出席者：院学生会全体部长缺席人：×××记录人：×××主要议题〔或会议经过〕：主席×××作本学期的工作总结；各部门对自身部门工作情况进行总结。暑假工作手册的编制。关于部门自己的编制程序，方便下一届看。1、公关部部长×××安排相关部门的变动.针对公关部的情况，对公关部进行改革。不设部长，而是推举组长，直属社长，有任期制，并可根据情况调整。2、文体部部长×××进行下学期的相关安排。主要是迎新，招干。以××活动作为迎新第一炮，并继续举行品牌活动——××。11月份举行文化节。12月份进行内部活动。3、……散会。3、举例1、概念：个人或团体做了某件事后，为证明该事而开出的证明书，需要有证人证明签字或盖章。2、格式〔1〕标题：要写清证明什么〔2〕内容：简洁易懂，语言需严谨，且结尾应有“特此证明！〞---证明书〔缩进2字符〕兹证明，内容〔缩进2字符〕特此证明！个人签名/单位盖章日期〔六〕证明书3、注意：〔1〕落款要十分注意，社联及协会名称要写全、写准〔2〕语言简练，突出中心。〔3〕证明书一式两份，一份交予社团办公室存档。公益活动证明兹证明，----同志，--年--月--日到---地方，自愿参加----公益活动。特此证明。------单位〔加盖单位行政公章〕--年--月--日个人工作证明书兹有----学院---同学于2001—2005第一学年在----协会担任----职位。在职期间，工作积极，表现优秀。特此证明！

某某大学学生社团联合会

二○○--年--月--日4、举例1、概念：筹划书即对某个未来的活动或者事件进行筹划，并展现给读者的文本。撰写筹划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现实中最可能最快的到达目标。2、内容：〔1〕筹划书名称〔2〕活动背景、目的与意义〔3〕活动时间与地点〔4〕活动开展形式〔5〕活动内容〔6〕活动开展〔7〕活动经费预算〔8〕活动平安〔七〕筹划书〔1〕筹划书名称：尽可能具体的写出筹划名称，“×年×月×日××系×活动筹划书〞，置于页面中央。防止使用诸如“社团活动筹划书〞等模糊标题。〔2〕活动背景、目的、意义：活动背景、活动目的与活动意义要贯穿一致，突出该活动的核心构成或筹划的独到之处。①活动背景要求紧扣时代背景、社会背景与教育背景，鲜明表达在活动主题上②活动目的即活动举办要到达一个什么样的目标，陈述活动目的要简洁明了，要具体化③活动意义其中包括文化意义、教育意义和社会效益，及预期在活动中产生怎样的效果或影响等，书写应明确、具体、到位。〔3〕活动时间与地点：该项必须详细写出，非一次性举办的常规活动、工程活动必须列出时间安排表〔教室申请另行安排〕。活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客观情况，比方教室申请、场地因素、天气状况等。〔4〕活动开展形式：须注明所开展活动的形式，比方文艺演出、文体竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览、调查、讲座等。〔5〕活动内容：活动内容为活动举办的关键局部。活动内容要符合时代主题旋律和校园文化建设内涵，富有教育意义与启示意义。杜绝涉及非健康文化的消极内容。要详细介绍出所开展活动的主要内容，如影片放映要写出影片的性质、名称和大致内容。〔6〕活动开展：作为筹划的主题局部，表述方面要力求详尽，不仅仅局限于用文字表述，也可适当参加统计图表、数据等。活动开展应包括活动流程安排、奖项设置、时间设定等。涉及到奖项评定标准、活动规那么的内容可选择以附录的形式出现。活动流程安排大致可以分为三个阶段：①活动准备阶段〔包括海报宣传、前期报名、赞助经费等〕②活动举办阶段〔包括人员的组织配置、场地安排情况等〕注：须注明开展活动的阶段负责人、指导单位、参加人数等信息。③活动后续阶段〔包括结果公示、活动开展情况总结等〕。注：如有涉及校园卫生、环境等情况，应及时清理。〔7〕活动经费预算：经费预算要尽量符合实际花费；写出每一笔经费预算开支，以便于报销处理。如果大型活动需要资金赞助，联系公关部。〔8〕活动平安：对于大型活动和户外活动，要成立平安小组，指定第一平安负责人，充分考虑平安隐患，把人身平安放在活动开展的首要位置。〔9〕活动应急方案：内外环境的变化，不可防止的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失有多大，应急措施等也应在筹划中加以说明。注：在筹划书的结尾，除写明筹划单位、筹划时间以外，协会负责人须亲自签名，并盖上协会印章，以示责任。公文的写作公文的写作是件非常严肃的事情，因此，必须十分注意写作的质量。公文的质量如何直接关系到机关工作的效率，关系到党和国家方针政策的贯彻执行。但凡具有较高质量的机关文字材料，都对提高机关工作效率，推动事业的开展起着积极有效的作用。相反，如果文字材料的质量不高，不仅是个浪费，甚至贻误工作。因此，要下功夫提高写作质量。写好公文的几点主要要求一是在政治上必须正确，要准确地表达、表达党和国家方针、政策、法令的精神，在政治上同中央保持一致；二是在业务上必须符合科学性，符合工作规律，不讲外行话；三是必须密切结合实际，有针对性，不无的放矢，不言之无物；四是必须符合规定的体式，不违背标准，不张冠李戴；五是文字表达必须层次清楚，词意准确，语言精练，符合逻辑和语法。要使公文的写作真正到达以上几点要求，并非一蹴而就的事情，它同其他文章写作一样也必须经过一定修养、训练、学习和实践，没有一个不断的、反复的过程，要提高写作质量是困难的。确实要靠大家平常的练习。强调一下：第五点中的文字表达，特别是公文的一些专用语。公文的一些常用事务性词汇，或者叫公文专用语，反映了公文的行文关系和工作程序。它在公文中虽然时常出现，但并未形成固定的语言程式，可以根据需要灵活运用。这些专用语主要包括：开端用语：根据、查、兹、为了〔为〕、关于、按照〔遵照、依照〕等。开端用语主要用来表述引文的目的、依据、范围，或用来表述时间，或作为发语词。称谓用语：本〔会〕、你〔会〕、该〔会〕、我〔会〕。这四个称谓，第一人称用本〔会〕、我〔会〕，第二人称用你〔会〕，第三人称用该〔会〕。使用时没有等级色彩，上下级均可据情使用。有人为对上级部门或第三人称部门表示尊重，使用“贵部〞、“贵局〞的提法，然而在团内中用这个称呼反而不标准。经办用语：经、业经、兹经。经办用语说明工作处理过程，说明处理时间及前后情况。如，经召集有关部门研究，······。某某方案，业经市委批准，······。关于某某同志的问题，兹经调查······。引叙用语:前接、近接、悉。引叙用语是引叙来文时的用语。如，前接你会来电，关于某某问题······。你会某年某月某日某字某号请示悉。期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟请、希。期请用语是用以表达公文作者的期望、请求的。即请查照，在给同级机关了解、存查或办理某事的函中，用于文件之末尾。希即遵照，在上级指示下级机关有关某事使其遵照执行时用于末尾。拟请，带有协商语气。请，希，上下级可通用。表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可、可发、不发、留用、存档。照办、同意、不同意，上下级均可通用。可行、不可，多用于上级机关之行文。征询期复用语：征询用语有，当否、是否可行、可否、是否同意；期复用语有，请批示、请核示、请回复、请指示。这两种用语经常放在一起使用。常用于请示、报告的末尾。如，当否，请批示。有时，根据工作需要，可略有变化。如请上级批转的报告，可写作：如无不妥，请批转某某单位参照执行。一般工作中的请示或报告的结尾部，都写有这种征询期复用语，但用意略有不同。一般请示或请示性的报告，写这种用语，是名副其实地要求上级给予“批示〞、“回复〞，而一般汇报性的报告，写这种用语，只是表示客气、尊敬之意罢了。综述过渡用语：为此、对此。综述过渡用语，往往用在开头的总叙之末，用以连接以