OA系统使用管理制度资料

OA系统使用管理制度资料OAS（OfficeAutomationSystem，办公自动化系统）是一种以电子式处理设备为主体，由计算机综合管理人、机、料、财等办公要素的管理信息系统。OAS系统的实施，不仅仅是安装软硬件设备，更是对企事业单位信息管理与业务流程的一次全面革新。而OAS的有效实施必需建立合理的使用管理制度，这不仅是系统有效实施的保障，也有利于高效用电和安全用电。一、制度建立的必要性1、为了规范OA系统的使用和管理，制定一套成熟完善的管理制度，对于确保OA系统的正常稳定运行，提高系统利用率具有重要的作用。2、OA系统的使用与管理是一个复杂的过程，关涉到众多使用者之间的协调配合，这就要求其使用和管理必须进行全面、可预测的规划并加以有效的控制。3、规范使用OA系统的管理制度，更有利于保护公司信息的安全保密。二、OAS使用管理制度1、OA系统的管理分为总体管理和操作管理两个方面：总体管理包括对整个OA系统的考核、评估、优化等等，需要由IT部门负责人进行管理。本部门将负责OA系统的维护工作，当发生故障时，需要及时根据协议安排变革事情。负责对OA系统进行维修和更新，监控OA系统的性能，及时处理可能出现的系统缺陷和故障，保证设备的稳定运行。操作管理主要包括以下几个方面：（1）政策方向：针对OA系统使用上的问题，公司需制定相应的政策和制度，加强人员管理，确保系统的正常使用。（2）系统登录：公司必须实行登录名、密码及加密措施，确保系统安全，防止非法访问或篡改。（3）数据安全备份：公司必须制定备份政策，确保OA系统中的数据得到妥善地保护，减少数据丢失的风险。（4）办公指南：为了建立企业办公自动化的规范，必须建立相应的办公指南，对使用OA系统的各项操作予以详细说明和规范。（5）语言和行为规范：使用OA系统时，要遵循良好的行为规范，减少不良言行对工作的影响。（6）系统安全及风险控制：严格控制OA系统的访问权限及数据访问权限，防止恶意破坏或非法入侵。应及时更新OA系统的安全软件，在适当的时间段内进行检查和维护。三、OAS维护管理制度1、OA系统部分的维护管理是一个计划性工作，规范地进行维护管理可以增强OA系统的可靠性和稳定性。2、OA系统部分的维护管理主要包括下列方面：（1）多备份数据：由于数据可能会丢失或损坏，使OA系统的数据安全备份是最基本和重要的工作。（2）加固硬件和软件：办公室自动化系统同众多软件系统一样，注重硬件、软件的安全和稳定。时刻加强对硬件系统、软件系统等组成部分的安全和稳定进行调整和整合。（3）维护监控设备：提供专业的设备监视功能，使STN能够及时发现各种应用程序出现的问题，应对系统的高负载和故障。（4）升级补丁程序：当前IT技术日新月异，操作系统、软件程序等等也随之更新。及时升级补丁程序能够有效地提高办公自动化系统的安全性和使用效率。（5）绩效考核：对于OA系统部分的维护管理工作，需要适时进行绩效考核，从而发现问题所在并加以优化，提高工作效率和保障信息安全。四、OAS用户管理制度1、用户管理是OA系统使用管理的重要组成部分，规范性的用户管理制度势必能够增强企业信息安全的基础功力。2、用户管理制度主要包括以下几个方面：（1）帐号设定：每个用户登录OA系统时，必须拥有独立的账号，仅能在其账号下进行相关操作，减小操作错误的发生率。（2）限制操作：对于一些权限较高的用户，必须进行相应的权限管理，使其无法操作非其权限范围内的文件或文件夹。对系统中的敏感数据必须进行严格保密，对外部人员不得泄露。（3）监督检查：对于OA系统中的敏感数据或涉及到商业机密的文件，要严格进行检查和监督。对于违规操作或恶意破坏现象予以严惩，确保OA系统的正常运行。（4）密码设定：密码是安全政策的重要一环，OA系统中的所有用户必须保护自己的账号和密码，不得透露。通过以上的用户管理制度建立，企业可以有效地维护OA系统的安全性与稳定性，增强信息的保密性和完整性，同时可以规范人员的使用行为，保证正常运行的高效性。实际操作中，建立并推行OA系统管理