DB22-T+3534-2023黑土地保护项目档案管理规范

ICS65.020.01CCSICS65.020.01CCSB10吉 林 省 地 方 标 准DB22/T3534—2023黑土地保护项目档案管理规范Specificationforarchivesmanagementofblacklandprotectionproject2023-09-282023-09-282023-11-16吉林省市场监督管理厅发布前 言本文件按照GB/T1请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由吉林省农业农村厅提出并归口。本文件起草单位：吉林省档案学会、吉林省全程档案事务所、长春市标准研究院。黑土地保护项目档案管理规范范围本文件适用于黑土地保护项目档案的管理工作。（GB/T11821—2002照片档案管理规范GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T42107—2022国家科技重大专项文件归档与档案管理规范DA/T28—2018建设项目档案管理规范DA/T50—2014数码照片归档与管理规范DA/T78—2019录音录像档案管理规范3术语和定义3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1黑土地blackland3.2黑土地保护项目blacklandprotectionproject综合采取工程、农艺、农机、生物等措施，保护黑土地的优良生产能力，确保黑土地总量不减少、功能不退化、质量有提升、产能可持续的活动。3.3黑土地保护项目档案archivesofblacklandprotectionproject4相关单位职责4.1承担单位承担单位是项目建设的法人主体，主要职责如下：指导；5归档文件收集5归档文件收集A.1。A.2。A6整理与归档6.2整理黑土地保护项目文件按照表1的要求整理。表1黑土地保护项目文件整理执行标准类别执行标准纸质文件电子文件录音录像文件照片文件建设类DA/T28—2018中7.3.2GB/T18894—2016中7.2DA/T78—2019中第6章纸质照片文件GB/T11821—2002中第5章；DA/T50—2014中第5章技术类GB/T42107—2022中8.2GB/T42107—2022中8.36.3归档黑土地保护项目文件归档按照表2的要求归档。表2黑土地保护项目文件归档执行标准类别执行标准纸质文件电子文件录音录像文件照片文件建设类DA/T28—2018中7.4DA/T28—2018中9.1DA/T78—2019中7.1纸质照片文件GB/T42107—2022中第9章DA/T50—2014中第4章技术类GB/T42107—2022中第9章GB/T42107—20229验收代理67.1.1移交B.3B.4DA/T28—20188.3GB/T42107—202210附录A（资料性）归档范围和保管期限表表示建设类项目的承担单位和参建单位归档的文件和保管期限可参考表A.1。表A.1建设类项目归档范围和保管期限表序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限项目准备阶段文件一、立项审批文件1国家级项目实施方案或指导意见√永久2省级项目实施方案及向国家报送文件√永久3县（市、区）级实施方案√永久4资金拨付文件√永久5项目调度材料√永久6绩效考核材料√永久7项目申报指南文件√永久8项目建议书请示及批复文件√永久9项目建议书委托协议√永久10（√永久11与立项有关的会议纪要、领导讲话√永久12可行性研究报告请示及批复文件√永久13初步设计请示及批复文件√永久14与初步设计有关专家建议或论证意见文件√永久15（制）√永久16工程造价咨询合同（清单、限价编制审核）√永久17书√永久18资金请示及批复文件√永久19项目立项公示书√永久20用地申请√永久21发改渠道需要环评承诺书√永久表A.1建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限22村民代表大会签字及记录√永久23项目计划变更申请及批复文件√永久24选址申请及选址规划意见通知书√永久25（变更文件、协议文件等√永久二、勘测文件1勘察合同√√永久2水文特征报告√√永久3地质勘查报告√√永久三、设计文件1设计合同√√永久2初步设计报告书√√永久3初步设计报告图集√√永久4施工图√√永久5项目坐标统计表√√永久6√√永久7施工技术要求√√永久8设计变更资料及审批文件√√永久9卫星定位图（初设图纸中）√√永久10建设用地钉桩通知单（书）√√永久四、招投标文件1招标√永久2投标√√永久3评标√永久4中标通知书√√√√√√√永久5招标代理合同√√永久6投标最高限价√永久7投标最高限价审核√永久项目实施阶段文件一、承担管理文件1领导机构成立文件及项目法人制（项目管理机构及负责人名单）√永久2工程建设管理有关规章制度、办法√永久3会议纪要√永久4项目建设大事记√永久5建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单√永久表A.1建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限6现场抽查记录材料√永久7建设工程管护制度和落实管护责任制度√永久8项目建设逾期请示说明文件√永久二、监理文件1监理合同√√永久2监理规划文件(1)监理部成立文件√√永久(2)监理部专章启用函√√永久(3)监理规划√√永久(4)监理实施细则√√永久(5)图纸签发，图纸会审记录√√永久3质量控制文件(1)监理日记√√永久(2)监理月报√√永久(3)监理巡视记录√√永久(4)监理旁站记录√√永久(5)平行检备查资料√√√永久(6)平行检测报告√√永久(7)监理日志√√永久4工作总结文件(1)监理通知√√永久(2)监理会议纪要√√永久(3)监理大事记√√永久(4)监理工作报告（按标段，应补充结算情况，变更情况）√√永久（5）档案审查报告√√永久三、施工文件1施工合同及附件√√永久2开工报告与往来文件(1)项目部组建文件√√永久(2)项目部印章启用函√√永久(3)合同工程开工通知、批复、申请表、申请报告√√√永久(4)现场组织机构及主要人员报审表√√永久(5)货物采购合同√√√永久(6)平行检测合同√√√永久(7)终检合同√√√永久表A.1建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限(8)原材料/中间产品进场报验单√√永久(9)施工设备进场报验单√√永久(10)项目划分表√√永久(11)检测试验计划表√√永久(12)施工技术方案及申请、批复表√√√永久(13)施工进度计划及申请、批复表√√√永久(14)分部工程开工申请、批复√√√永久(15)施工组织设计√√永久(16)联合测量通知单、施工测量成果报验√√永久(17)施工安全交底、施工技术交底√√永久(18)工程量清单√√√永久(19)工程量清单审核√√√永久4质量控制文件（1）评定资料目录中仅体现分部工程即可，单元评定资料以分部工程为单位放置（混凝土单元放置顺序：报验单、混凝土开仓质评表、三检表、监理平行检测备查表）√√永久5试验报告（1）中间产品材料报验a各种混凝土配合比实验报告√√√永久b水泥检验报告√√√永久c砂料检验报告√√√永久d各规格骨料检验报告√√√永久e外加剂检验报告√√√永久f各规格钢筋检验报告√√√永久g岩石试验报告（山皮石检测报告）√√√永久h橡胶止水带检验报告√√√永久i砼抗冻试验报告√√√永久j混凝土抗压强度检验报告√√√永久k原材料、中间产品合格证√√√永久(2)见证取样单√√√永久(3)检测报告√√√永久6施工记录文件(1)施工月报√√永久(2)大事记√√永久(3)施工日记√√永久表A.1建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限项目竣工验收阶段文件1验收文件√√永久2隐蔽验收√√永久3分部验收√√永久4单位验收√√永久5合同工程验收√√永久6施工管理工作报告√√永久7单位工程完工验收表√永久8项目竣工验收报告（第三方出具）√√永久9初步验收报告（县级主管部门）（报送申请竣工验收文件）√√永久10竣工图√√永久11竣工公示√√永久12完工检测报告√√永久13质量保修承诺书√√永久14质量保修承诺书√√永久15保修责任终止文件√√永久16结算资料√√√永久17委托编制工程竣工结算审核报告合同√√永久18竣工结算审核—经财审审核√√永久19建设单位竣工财务决算报告√√永久20竣工评审—审计资料（第三方）√√永久21工程质量监督报告√永久22整改情况说明√永久23固定资产移交表√永久24工作报告（计划、总结、报告）√永久其他文件一、照片、录音录像文件1项目实施前后、隐蔽工程验收、初步验收音像文件，黑土地保护项目区、建筑物原貌，可行性论证、土地征用、拆迁、地质勘探、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景，开工典礼、奠基仪式等项目实施前期重大活动文件√√√√永久表A.1建设类项目归档范围和保管期限表（续）序号存档文件承担单位（省市县）勘测单位设计单位代理单位监理单位施工单位审计单位保管期限2上级主管部门及建设单位领导检查、视察活动音像，反应项目建设情况的有关专题片、资料片，与项目有关的航拍文件，有关建设的其他有保留、纪念价值文件√√√√永久二、电子文件1邮件类（交换的项目电子文件应下载、收集、归入业务系统或存储于文件夹中）√√√√永久2网页、社交媒体类√√√√永久3（的文书、科技、专业等电子文件元数据）√√√√永久4图表类（勘察、设计、施工中由计算机辅助设计和制造形成的土地权属界限图、地籍图、竣工图纸、表和遥感类电子文件及组件）√√√√永久三其他(各部门收集的其他有保存价值的各种载体的文件)永久表示技术类项目的承担单位和参建单位归档的文件和保管期限可参考表A.2。表A.2技术类项目归档范围和保管期限表序号归档文件承担单位（省市县）乡镇政府部门村委会市（县）财政部门实施单位保管期限一、立项审批文件1国家级项目实施方案或指导意见√永久2省级项目实施方案及向国家报送文件√永久3县（市、区）级项目实施方案√永久4资金拨付文件√√永久5项目调度材料√永久6绩效考核材料√永久二、招投标文件1政府采购通知书√永久2中标通知书√√√√永久3采购合同√永久三、遴选作业实施主体文件1遴选主体公告√√永久2乡镇推荐申报表√√永久3专家评审文件(1)评审通知√永久(2)专家签到薄√永久(3)主体签到薄√永久(4)专家评分表√永久(5)专家评审意见√永久(6)公示照片√永久3作业合同或协议√√永久四、项目实施文件1出库单√√永久2接收单√√永久3发放收据√√永久5验收方案√√永久6验收单√√永久表A.2技术类项目归档范围和保管期限表（续）序号归档文件承担单位（省市县）乡镇政府部门村委会市（县）财政部门实施单位保管期限7专家验收报告√√永久8检测报告√√永久9乡镇任务完成汇总表√√永久10村级作业完成确认单√√永久11农户签字明细表√√√永久五、宣传培训文件1培训方案√√永久2农户签到薄√√永久3培训书籍、照片、录音录像、电子文件√√永久4宣传活动报纸、刊物、照片、录音录像、电子文件√√永久六、聘请第三方验收文件1第三方验收合同√永久2核定报告√√永久3作业日报√永久4第三方验收报告√√永久七项目总结文件√√永久八农户满意度调查表√√永久九项目资金支付凭证√√永久十项目实施过程中的照片、录音录像、电子文件√√永久十一其他(各部门收集的其他有保存价值的文件)永久附录B（）表示文书类、纸质照片类档案移交文据参照表B.1执行。表B.1档案移交文据移出单位名称接收单位名称类 别数量（件）检索工具数量备注永久定期合计起止年度30年10年移出单位（印章）领导人：经办人：移出日期：年月日接收单位（印章）领导人：经办人：接收日期：年月日表示数码照片类档案移交与接收登记表参照表B.2执行。表B.2数码照片档案移交与接收登记表移交单位名称移交档案年度移交档案类别数据类型、格式照片类数码照片彩色（JPG）移交照片档案数量（组、张永久： 组张定期：组张移交载体类型、规格DVD-R4.7G移交数据量（GB）检验内容单位名称移交机构（文件形成）接收机构（）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验移交人（签名：单位负责人（签名移交单位（印章：接收人签名：（印章：年月日表示文书类电子档案移交与接收登记表参照表B.3执行。表B.3文书类电子档案移交与接收登记表移交单位名称全宗号年度移交档案类别数据类型、格式文书类纸质档案数字化副本200DPI彩色JPG移交电子档案数量（件、卷）永久：定期30年：移交载体类型、规格DVD-R4.7G移交数据量（GB）检验内容单位名称移交机构（文件形成）接收机构（ ）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验移交人（签名： 接收人签名：单