浅谈总承包项目中供应商的选择

浅谈总承包项目中供应商的选择随着公司生产经营规模的扩张，签订合同的数量也越来越多，而且一个工程承包项目，里面可能还包含工程分包合同、设备材料采购合同、劳务合同等，少则几个，多则几十个，甚至上百个。一个合同既是一个机会，也是一个风险源，拿我公司近年来承揽的施工总承包合同来说，下面普遍包含设备采购合同、材料采购合同以及劳务合同等。在总承包项目中，设备、材料费往往占总承包合同额的80%甚至90%以上，理所当然应该成为成本控制的核心，质量控制的重点。由于设备、材料费往往不是由一家供应商来供应，因此总承包合同下面必然包含许多小合同。一个好的合同，必然有一个彼此信任的合作伙伴，过硬的合同标的质量，共赢的合同价格，良好的售后服务；一个不完善或者有漏洞的合同，可能会产生质量问题，可能会为赔偿纠缠不休，也可能会延期供应、影响工期却乏制约手段，甚至为工程的整体进展、质量乃至企业的信誉带来危机。如何把握机会，规避风险？本文略作探讨，以期抛砖引玉。引言作为在总承包项目合同中所占比重最大的部分，设备材料供应商的选择十分重要。最好的选择是不用选择，就是有战略合作伙伴，在某一区域只有一个唯一的战略供应商。货真价实，互相信任，所以建立一个战略供应商库可以节省好多时间和精力。如果没有怎么办？什么时间选择？如何选择？谁来选择？设备、材料供应商选择的时间策略设备、材料从选型开始到到货往往经过征询期、比选期、谈判期、合同流转期、物资生产期、厂验期（如果有），另外还要考虑运输时间，对于大型设备来说还需考虑装卸时间。供应商的选择不宜过早，过早选定，在投标前期，不利于价格谈判；在实施阶段，合同签订马上面临预付款的问题，会带来资金压力，另外如果合同签订后原材料大幅降价，这个利润空间只能白白让给供应商。但是供应商的选择也不宜太晚，如果太晚，在投标阶段，会给关联的投标商务文件、报价文件特别是技术文件的编制带来诸多不确定性，在中标后的实施阶段合同签订过晚又会面临原材料涨价的风险，当供应时间特别紧张的情况下，价格谈判也会受到影响。建议的时间策略是：在投标阶段，至少保证在完成选型及相应的商务文件、技术文件、报价文件修改后，有充分的时间封标、递标。越早确定，越能减轻投标人员的压力。在工程实施阶段，应该在满足施工生产需求时间的前提下，综合考虑生产周期、运输周期、合同流转时间，谈判时间等，合理安排订货顺序。可对确定需要订货的设备、材料列表，安排谈判、流转、生产、运输、到货等计划。需要说明的是，并非要求早到货的设备就要早订，如A设备需在9月份到货，生产周期为1个月，B设备需在11月份到货，生产周期为4个月，仅考虑生产周期的因素，虽然A设备要比B设备到货时间早2个月，但因为B设备的生产周期比A长3个月，因此B的订货时间比A还要早1个月。另外对于铜料、钢材等期货市场价格变化比较大的材料，可以先排出可订货的时间段，综合考虑市场价格走势，选择恰当的订货时间。这就要求采购人员要有一定的期货知识，对市场价格走势的具备预判能力。这一点，往往说起来容易，做起来难，经验非常丰富的采购人员也不敢保证在最低价的时候买进，但是掌握一些基本知识，可以避免犯低级的错误。投标设备材料选型方法招标文件要求明确供应商的，在投标时选择供应商，由于招标文件要求注明厂家，所以不管招标文件是否给定选择范围，必须在此阶段选定，并将选定的供应商在投标文件中注明。此过程建议按照征询、比选、杀价、确定的过程进行。由于投标确定供应商后中标后难以更改，必然带来两个问题，其一，中标后价格谈判可能遇到阻力；其二，选定后的供应商如果更换会带来投诉，影响企业声誉。为了避免以上两个问题，必须在投标工程中对供应商的资质、业绩、信誉、生产能力、产品质量、档次进行分析。首先保证质量、技术指标符合要求，然后是价格相对较低。在技术指标比选中，要仔细核对，对于一般材料来说，比如线缆，一个字母的改变，如是否带“Z”会牵扯到是否有阻燃要求的问题，是否带“P”可能与电缆是否带屏蔽层相关，这些都会引起技术指标和价格的变化。对于设备来说，配置特别重要，同一名称，配置不同，价格差别比较大，具体的原则是：子系统设备、材料等厂家可通过业主、设计以及合作伙伴进行了解，充分利用网络等工具，尽量寻找业绩多、信誉好、生产能力强、价格比较合理的2个或多个厂家生产厂家，尽量减少中间商；首先要逐一核实，摸清设备和材料哪些是甲供，哪些是乙供，对于涉及子系统功能的、数量或金额比较大或者是单价比较高的设备和材料必须寻找多家潜在供货商进行比选；对于发出去的询价单进行督促，对于返回的技术建议书或报价进行研究和分析，并将技术方案、报价、承诺等重要资料存档；对比不同厂家的方案和报价，寻找其差别，尽量求同存异，在同一平台上进行对比；将技术方案完善、价格合理、售后服务有保障的厂家作为备选厂家；主要设备、材料投标前期价格摸底，掌握其合理价和最低价，并要求对方书面确认；综合考虑技术、价格、业绩、售后服务以及客户关系等各种因素，确定投标拟选厂家。技术方案选择的供应商和报价选择的供应商要一致；注意投标过程中方案选择、厂家比选决策等的保密，注意设备、材料以及子系统报价、总体报价的保密。另外还应注意主要设备、材料等报价文件的时效性。对于招标文件中未做要求的也可在投标时比选，但不注明厂家以利于中标后谈判。设备、材料供应商选择的人为因素人在设备材料供应商选择中起决定作用，对于有的总承包项目来说，个别子系统的总价占投标总价的10%以上，有慕名而来的，也有业主推荐的，最常见的是同样设备有不同人在推荐，处理不好，得罪人不说，对竞争