让审计报告更有影响力的6条建议

让审计报告更有影响力的6条建议让审计报告更有影响力的6假设问及内部审计人员写审计报告的理由，有些人可能会说，这是为了沟通审计业务的目标、范围和结果；也有人可能会说，这是为了描述审计觉察并提出改进建议。我认为，写内部审计报告的最终目标，不是描述我们的觉察或提出改进建议，而是为了说服读者实行行动。影响读者实行行动是必要的。然而，并不是全部的内部审计人员都能意识到，不同写作风格对实施乃至准时实施订正措施有关键影响。报告的内容读者很轻易可以获知，但鼓舞读者实行行动的因素是写作风格。例如，当年美国陆军作过一个测试，使用两个不同版本的业务邮件要求收件人执行一样的任务，结果显示，那些收到认真撰写并极具感染力邮件的收件人，在收到邮件当天就完成任务的概率是比照组的两倍。在我作为内部审计人员的职业生涯中，我编写或编辑了数百份内部审计报告，其中一些是好的，另一些则可能需要进展一轮的编辑。下面这些建议，可以帮助大家有效提升审计报告的影响力——它们不仅会转变报告阅读者的观念，而且会发出行动的号召，从而到达目的。01让报告变得更为简短(IG)里·克林顿(HillaryClinton)子邮件效劳器的调查报告，你就会觉察它与一般的内部审计报告截然不同。它超过25500左右才开头。我既不评论这份报告的调查觉察，也不争论与这一大事相关的政治。作为一名前检查官，我能体会到司法调查对细节的需要。审查的范围令人生畏，问题很简洁，业务的每个领域都布满了争议。但是，确定要敬重读者的需求，对于一个大型的IG整一个晚上尝试(也失败了)阅读IG温斯顿·丘吉尔(WinstonChurchill)的名言:“这份报告篇幅很长，可以使自己远离被阅读的风险。”:(1);(2)漫灌读者，那报告的影响力就会变小。报告中的每个单词、每个思考甚至整个句子，假设不能直接说明问题，就应当考虑删掉它。02让报告变得更加平实最好的内部审计报告是用更平实的词语来表达更繁杂的观点，而不是用更繁杂的词语表达更平实的观点。当我们使用清楚、直接和生疏的语言时，我们的文章最有说服力。这并不意味着让我们的报告变得“浅薄”;平实的语言意味着清楚有效的沟通——与法律术语相反。正如我在之前的一篇博文《内部审计报告中不该说的十件事》中提到的。假设这十件事听起来让你印象深刻，意味着你的报告可能需要重写。令人信服的证据说明，通俗易懂的语言更简洁在更短的时1989了一项调查，他们阅读的商务备忘录要么是简明平实，要么是官僚作风。结果显示，看到这份平实易懂备忘录的官员们：明显有更高的理解力。1723%。觉得没必要再读一遍备忘录。很多内部审计师使用Flesch-ReadingEase或Flesch-Kincaid等级测试等工具来确定他们的报告是否可读。这些测试可以在网上免费获得。假设你使用MicrosoftWord预备报告，你也可以选择在检查完拼写和语法后显示有关阅读水平的信息。内部审计人员可以吸取的教训：在营销材料中，很少看到官僚主义语言或法律术语，这是有缘由的：平实的语言能更好地推销观点。即使你全部的利益相关者都有力气阅读和理解博士论文，这并不意味着他们想去读这类文章。假设你的文章既不浮夸，又没有不必要的繁复，更非布满了技术词汇，那么你的文章更有可能具有说服力。03让报告的重点更加突出我们需要让劳碌的高管们更简洁阅读、吸取并依据我们的工作成果实行行动。让报告变得更为简短是有帮助的，但我们还必需组织我们的报告，让最重要的观点脱颖而出。消息样式的标题、副标题和标注框可以吸引他人留意到报告中最重要的信息。不要迟疑使用例子、表格、颜色、图表或图片来修饰和强调重要的问题。还可以考虑使用内容摘要、名目和/或索引来帮助读者轻松地在报告中找到信息。对于较长的报告，内容摘要是必不行少的。内部审计人员可以吸取的教训：不同的利益相关者有不同的需求，我们需要帮助每个读者快速访问到他们需要的特定信息。假设关键信息被细节所漂移，我们的文章就不会有说服力。04不要无视细节曾经收到过包含拼写或语法错误的简历或商业打算书吗?对于发送这类邮件的个人或公司，你可能会三思而行。审计报告也是如此。假设文章中消灭拼写错误、语法或标点符号错误，读者可能会觉得你不留意细节，更糟糕的是，他们会认为你的工作不够认真。哪怕只是一个小小的错误，都会对你的可信度造成负面影响。这可能不公正，但假设你的报告中有错误(马虎或其他)，你理性的论点可能会落空。内部审计人员可以吸取的教训：留意细节。假设你由于无视了最根本的东西而失去了信誉，你就很难有说服力。05语言更加客观公正我们都试图不带偏见，但有时我们无视了我们的话的含意。假设我们想让读者承受我们的想法，我们的语气需要客观——即使我们传达的是负面信息。在《清楚、影响、速度：提交重要的审计报告》(Clarity,Impact,Speed:deliverAuditReportsThatMatter)一书中，我的好朋友萨莉 卡特勒(SallyCutler)供给的以下几个例子，从治理层的角度来看，可能会显得不必要的偏见或负面影响。偏见和更负面的表达:-审计客户未能编制文件以证明符合政策。-承受询问时，经理们对供给商核查过程给出了相互冲突的解释。-未能供给证明文件以证明该政策的符合性。-治理人员对供给商验证过程有不同的解释。内部审计人员可以吸取的教训：我们无法通过让别人感到敌意或防范来说服别人。假设我们的报告看起来有偏见或不公正，客户很可能会无视我们的存在。065CIIA5C-标准(应当是什么)。-条件(当前实际状态如何)。-缘由(两者存在区分的缘由)。-后果(当前条件的影响后果)。-订正行动打算/建议。5C是假设没有这五个C，你成功的几率就会直线下降。你对潜在后果的描述尤其重要：一句表达严谨的“这将导致……后果”，说明谁将受益，他们将如何受益，以及