浅谈招标代理机构的风险管理

浅谈招标代理机构的风险管理

摘要：随着中国经济的不停增加，政府、公司投资规模不停的扩大，招投标市场的内容不停丰富，招投标活动范畴更加普及，招投标已成为经济活动中的重要内容，招标市场的竞争越来越激烈，也随着着多个各样的风险，代理机构应重视本身存在的风险，加强风险防备，建立本身的风险管理体系。

核心词：招标代理机构；风险管理；公司管理；服务质量

招标代理机构是指受招标人委托，代为从事招标组织活动的中介机构。《中华人民共和国招标投标法》实施以来，中国招标代理机构快速发展起来，从事招标代理的人员队伍不停的壮大，招标代理的市场机会显得很诱人，也给人感觉不需要多大的资本投入就能够获取很高的回报，事实上，在这高回报、高利益的背后也随着着高风险，招投标行业本身就是个高风险的行业，特别是工程招投标领域也是贪污、贿赂、腐败等职务犯罪案件的高发区，而招标代理机构在整个的招投标过程中的重要作用，难免的就会涉及其中。因此作为招标代理机构对行业的风险要有高度的认识和重视，招标代理机构一旦发生风险或危机，往往都是致命的，可能会使招标代理机构面临直接取消资格的风险，不管是投标人的投诉、监管部门的处分、或者是项目委托人可能发生的连带风险。因此招标代理机构应当把风险管理放在公司发展的第一位，同时解决好风险管理和业务发展的之间的关系。

随着招标代理机构数量不停的增加，市场的竞争也越来越激烈，监管部门的政策也在不停的更新变化，这就规定招标代理机构对本身所处的环境和风险应当有充足的评定和分析，根据公司本身的状况，提高自己的内部管理水平和业务水平，应对可能发生的环境的变化，提高自己的风险防备意识，打造属于公司本身的核心竞争力，在激烈的市场竞争中立于不败之地。现以福建省的招标代理市场为例，分析招标代理机构存在的风险以及问题，并提出招标代理机构的风险管理体系，作为探讨。

一、招标代理机构存在的风险

外部风险

1.政策环境变化带来的风险。福建省的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目采用的是招标代理机构比选方法，指由主管部门通过对招标代理机构的资格、能力、业绩、信誉等状况进行综合比较，从中优选前二十名招标代理机构进入名录库，招标人从名录库中公开随机抽取招标代理机构并委托其代理建设工程招标事宜。而6月公布的《福建省房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选方法》比《比选方法》的重要内容发生了重大的变化，调节省级名录库比选的评分内容和分值，取消总分100分的限制；特别是对于代理机构的业绩采用了不封顶的做法，这使得进入的名录库的名单发生很大的变化，从现在公示的名单中原有的前二十名机构有八名从名录库中出局。同样的福州市的《福州市的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选方法》采用了上述的变化。

这对于从名录库出局的招标代理机构来说，简直是灾难性的风险，普通状况下省市名录库的抽签项目会占到一种招标代理机构的招标代理服务费收入的70%以上。对于招标代理机构来说不可避免的出现大幅的业务下滑，从而造成恶性循环，难有机会再进入名录库。这些招标代理机构的生存将受很大的威胁。固然对于那些能进到名录库的新组员来说，把握了时机，化威胁为机遇，应当说这些新组员更含有忧患和风险意识。因此对重大政策变化带来的风险和机会把握充足与否，将对公司的生存产生重大的影响。招投标方式、形式的变化。随着电子商务和管理信息化的快速发展，建设工程电子招投标近年来在全国各地快速推开。建设主管部门对此高度重视，更快了电子招投标的推广步伐，电子招投标在健全社会监督机制、转变政府监督方式、规范招投标秩序上起到了重要作用。随着电子化招投标的逐步实施，投标人采用电子平台上下载或上传招投标文献，福建省、福州市市场的项目的书、图纸将销售逐步取消，造成招标代理机构收入大幅的减少。监管部门不同的程序规定带来的风险。重要是来自项目所在行业的主管部门在招投标过程中不同的监督机构的监督程序规则，并且不同行业的招标项目都有不同的政府主管部门，如工程建设、交通、电力、电信在招投标的程序和规则都不尽相似，同行业省级和市级的主管部门在管理的手段、程序和办法也存在差别，例如福建省、福州市以及福州市各县、区也存在差别，容易出现因违反招标程序、不熟悉有关规定而受到处分或者是投诉的状况等等，这些都有可能会使招标机构面临风险。

内部风险

1.招标代理机构业务流程管理上的风险。根据《招投标法》以及福建省招投标条例规定，招标代理的业务流程有一套非常规范的操作的流程，普通涉及：订立委托招标代理合同—编制招标方案—公布招标公示、出售招标文献—标前答疑、发补充告知—投标人编制投标文献—组建评标委员会—截标、开标、评标—提交评标状况报告—拟定中标人后公示、发中标告知书—订立合同。

但是在实际的操作过程中，往往任何一种环节都会出现突发的状况或者难以预料的状况，例如在代理机构与业主订立委托代理合同后，由于行业的不同，“隔行如隔山”，代理机构所服务的业主中，很大一部分人对招投标工作不理解，有某些招标人含有了较强的专业的知识，但对招标程序缺少理解，或者跟上最新的形式变化和政策，还经常会提出例如像提高投标人的门槛、缩短招标公示时间的问题，尚有国有投资项目的招标人组建评标委员会，提供专家，并成立评标委员会等等问题。如果代理机构在本身的内部业务流程不尽完善，把关不够严密，程序不够完整，在任何环节出现疏漏，如果解决不当，给业主提供错误的建议和信息，给业主造成损失，造成流标或者投诉。内部综合管理流程上的风险以及财务风险。由于业务人员在对外与业主之间的沟通和交流比较多，可能在对内与综合部门之间的沟通少，造成档案文献的归档不及时、丢失，资金回收与财务的数据衔接不上，收入不实、收入减少的状况出现。综合部门加强与业务部门的沟通，实现对业务收入和成本的有效控制，同时要避免业务员直接接触现金，避免现金管理不善造成丢失等等，影响公司的正常运行。招标代理业务服务质量的风险。招标代理业务对人员有较高的综合素质的规定，如与业主及监管部门的沟通能力以及对行业标的的理解和学习能力，由于招标项目涉及诸多行业的不同类别，行业有房建市政、公路交通、水利水电、铁路等等，类型涉及设计、监理、工程等，并且要含有熟悉国家、省、市有关法规并合理运用的能力，编标及解决质疑投诉的能力等等。在招标代理过程中，招标代理机构作为中介组织，在项目委托人、投标人以及行业主管部门起到承上启下的作用，首先需要在正当合规的原则下，根据业主的规定，运用本身的专业优势，为业主招到最适宜的投标人，另首先解决好与投标人的关系，投标人作为招投标活动中的另一种重要主体，代理机构需要在职责范畴内做好投标人的解释、答疑工作，避免纠纷及发生道德风险。因此从制作招标文献开始到解决质疑、投诉的能力，体现招标代理机构为招标人服务质量的好坏。从业人员的道德风险。由于业主对于国家有关的法律法规理解程度不同，有些业主对中标单位有倾向性，因此招标文献中某些重要条款的设定就十分重要，在这过程中从业人员的道德风险可能发生，招标代理机构的业务人员掌握招标文献内容的某些商业机密以及业主、投标人的状况信息，如果业务人员在道德方面出现问题，泄露招投标过程中的全部涉密事项，还例如与招标人、投标人串通搞“暗箱操作”；进行私下交易，为招标人指定或推荐投标人、评委，越权解决招标代理职责范畴内的其它服务。

二、招标代理机构建立风险管理体系的方法和方法

在防备外部风险方面

1.招标代理机构避免业务来源、业务收入单一的风险，在招标代理机构稳健发展招标代理的同时，能够拓展有关的业务范畴，涉及不同行业不同监管部门所涉及的业务，增进代理机构的有关业务多元化，提高本身的业务来源，提高本身的抗风险能力以及风险防备能力。

作为招标代理机构应首先确保工程招标代理业务领域业务作为核心的业务，作为经营发展之本，同时应大力拓展不同行业、部门的招标代理业务，获得有关部门的资质许可，拓展新的业务范畴，涉及财政部政府采购业务、发改委的中央投资项目、商务部的国际招标代理业务、医药行业的招标代理业务。多元化的业务范畴还应当涉及招标代理以外的其它有关业务，例如建设部的工程造价业务、发改委的工程咨询业务、新型的投融资业务以及代建业务等等。在新领域拓展招标业务，例如在土地出让方面采用招标方式，减少土地成本，有助于房地产市场的健康发展。熟悉有关的法律法规，掌握最新的政策制度，避免制度上风险。招投标方面的法律法规非常多，涉及到各个主管部门各个行业，因此对于招标代理机构来说。熟悉已在运行的有关的法律法规，以及时刻关注即将出台的法律法规，评定对本身公司带来的影响和风险，做好事前的工作和准备，首先避免政策忽然变化带来的危机，另首先能够提高业务人员的代理服务水平，提高服务质量。特别是在某些关系到招投标工作的重大规定出台时，招标代理人员首先要及时与招标单位联系沟通，获得招标单位的信任，确保招投标工作的进展；另首先要加强业务学习，尽快理解并能够纯熟运用。招标代理人员本着诚实服务的原则，规范好程序性工作，完善好技术性工作，给业主一种满意的答案和解决方案是水到渠成的。

在防备内部风险方面内部管理方面代理机构要制订有关的规章制度，强化内部管理，提高招标参加人员的责任心，加强道德风险意识。涉及公司内部本身的基本管理制度，涉及《薪酬制度》、《人事制度》、《项目管理目的责任制度》、《危机应急解决方案》等等。确保公司本身正常运行，将风险化解在招标代理业务的制度管理过程中。制订机构内部的业务流程，进行业务流程再造，实现高效严谨的业务管理流程，对业务人员提出严格的规定，实现业务流程原则化，业务流程各个环节都应当有章可循，有对应的行为准则和评判原则，完善流程的审批程序。

能够通过建立招标机构的科学管理思路，将先进的管理办法在招标投标行业中运用，引进ISO9001质量管理体系，用最简洁的方式将公司运行的模式进行概括，理顺公司管理的基本流程。公司采用符合ISO9001质量原则规定的管理程序，使公司内部的管理运作程序规范、效率、并含有较强的操作性，这是招标代理机构在提高业务效率、提高质量管理水平方面重要方法。

另外，还能够通过当代化信息技术和网络技术实现办公自动化以及规范化的管理，结合ISO9001质量原则实现与电子化招投标的对接。加强业务学习和培训，提高业务质量，提高人员素质。招标中介服务行业需要的是多面手，含有较高的综合素质，才干确保把招标服务质量，让业主满意。代理业务涉及的专业面广，好的代理服务作品就是整个建设工作中的一种好开始，代理人员只有含有了前观后瞻的视野和比较广阔的知识面才干够胜任。这就规定代理工作者含有较为全方面的业务知识，不仅是招投标知识，并且在造价、合同、设计、监理乃至前期工作等方面都能有一定的理解和掌握。一次完美的招标代理业务不单单是简朴的技术解决，应当是为业主提供一套完整的解决方案，除了规范性的程序和技术工作外，还应当把有关的咨询工作做好。因此招标代理机构应当在各个环节都能充足的与业主沟通，例如在编制招标文献前，多与业主沟通，合理地拟定投标单位的资格规定、技术规定及评标方法，是招标成功的核心环节。对不合理的规定提供有关的法律法规根据给业主，认真地摆出有关文献，耐心地做好解释工作以及告之如果自行决定违法程序会造成的后果。因此,通过在岗培训和激励员工参加再教育学习等方式，提高公司业务人员的整体素质，涉及树立优质服务及法律意识，以提高招标项目的质量管理。公司要重视内外部沟通。内部沟通方面，要制订有效的沟通制度和沟通机制，避免由于缺少沟通而造成的事件，提高沟通意识，讲究有效率的沟通；质量体系运行过程中，对公司各部门、员工之间存在的质量问题，由公司组织召开专项会及质量分析会进行讨论解决，消除了部门壁垒和责任推诿。外部沟通重要是与业主有关人员及有关行政监督管理部门的交流，良好的外部沟通交流能够较好地理解招标人的需求及项目人员构成状况，获得招标单位的信赖和支持是圆满完毕招标代理工作的前提和确保。理解行政监督管理部门对政策法规执行状况、监督尺度，对提高招投标项目的服务质量有协助。聘任专业的律师控制和防备招投标代理机构的风险，特别是对于突发事件的解决，以及危机应急解决机制。由于律师能够从整个法律体系的高度来审视招标代理业务过程中可能发生的风险，有助于给招标代理机构提供从代理合同、招标公示、招标文献、投诉解决全部环节的法律咨询和法律援助，用更严谨更科学的法律知识来提前介入可能发生的风险，把风险防备在事前，把问题提出在事前，最大程度的规避法律风险。由律师参加到代理业务重点环节把关，能够减少法律风险发生，也能够强化代理业务人员的法律意识和道德意识。

6.加强财务的风险管理和控制。特别是要将财务部门的管理前置，实现对风险的事前控制以避免招标过程中出现多个问题和风险。首先在财务核算层面，运用财务管理软件系统，对业务每个项目的收支状况进行逐个的辅助核算，将每笔业务收支逐个贯彻各个具体项目之中。为各项指标分析、绩效考核以及成本控制提供了有力的数据基础，为领导进行战略决策提供根据。另首先，加强对投标确保金进出的管理。由于行业特点，每个招标代理项目的投标人少则三五家，多则上百家，数量庞大的往来账核算始终是个重点。因此增设投标确保金专户，并开通了网银查询来提高了工作效率，也确保了资金频繁进出的精确无误。最后，加强发票及现金管理。标书的收入占招标代理机构的代理费收入中一定的比重。标书销售人员必须领用由财务部门开具的专用发票，避免在销售招标文献的环节业务员直接接触现金