档案管理制度汇编

一、文献材料收集、整顿、归档制度一、按照《档案法》、《安徽省档案条例》的有关规定,本单位档案工作实施集中统一管理的原则,各门类档案由有关部门负责收集齐全,并进行整顿、立卷(件,定时移交档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或回绝归档。二、收集、归档范畴凡属本单位职能活动中形成的含有查考运用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等多个门类、多个载体的文献材料都应列入归档范畴。认真贯彻专兼职档案人员“四参加”工作,即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议,确保单位各类文献材料的收集齐全、完整。三、收集、归档时间各部门要准时收集、整顿各类文献材料。文书档案应归档文献材料在第二年三月底前收集齐全,六月底前整顿归档完毕。会计档案在会计年终终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文献即时进行,并定时完毕物理归档,采用物理归档的电子文献定时进行。四、归档规定凡归档的文献材料必须齐全、完整、精确、行文规范、书写工整、笔迹清晰、订立手续完备,手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文献的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文献排列遵照正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。普通规定归档原件,会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到笔迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限精确。归档的照片要附简要阐明(内容、时间、地点、人物、拍摄者,音像带要附内容提纲和解说词,电子文献规定真实、完整,并精确阐明配套的软硬件环境,且使用原则化的文献格式。五、归档份数本单位发文普通留存两份,其中一份归入对应门类档案,另一份编制“本单位发文汇编”。基建档案本单位必须保存一套原件。电子档案脱机保存三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。其它各类档案均归档一份。六、归档手续各部门整顿归档后按规定移交综合档案室,并推行交接手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。二、档案保管制度一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的规定,增强法制观念,依法办事,保管好本单位的全部档案。二、各门类档案由综合档案室集中统一管理,档案与档案库房由专人管理,未经允许,无关人员不得私自进入档案库房。三、档案柜排列要按照有关规则整洁统一排放、编号;档案要按照不同门类、载体等有关规则进行分类寄存,做到规范化、原则化,并编制档案寄存示意图。四、及时做好档案资料的收进和移出登记,建立健全档案工作基本状况台账。凡接受进档案室的档案,都必须认真先进行清理核对,经加工整顿符合管理规范后方能入库,必要时还须进行防虫、除尘解决。五、档案员对室藏档案要经常进行检查,对破损或笔迹变退变色的档案及时修补、复制或作其它技术解决。六、切实采用方法,做好档案库房的防火、防水、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护工作。七、每日做好温、湿度的测记工作,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,每七天通风一至二次,根据需要及时除(加湿,增(降温度发现问题及时采用有效方法进行解决,避免危害档案的现象发生。八、档案室内要经常清扫卫生,保持室内清洁、整洁、美观,严禁吸烟、饮食,严禁寄存易燃、易爆危险品,严禁堆放任何杂物,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。九、离开时关好门窗,关闭电源。经常检查档案保管设施,做好设备的维护工作,确保器械正常运行。三、档案借阅运用制度一、借阅档案要严格恪守档案管理制度,凡借阅者,应自觉推行借阅手续。二、凡借阅档案,需经主管领导同意。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内准时偿还。三、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借别人。四、借阅人员未经领导同意,不得复印、抄写档案资料。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,对的无误时,方能签字盖章。五、档案管理人员对偿还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导报告,并追究有关人员的责任。四、档案统计制度一、档案工作人员应对档案收进、移出、整顿、鉴定销毁、保管、运用的数量和质量状况及时进行统计。二、档案工作人员应熟悉的、档案业务、掌握室藏数据,及时、精确上报多个档案统计报表,做到账物相符。五、档案保密制度一、档案人员必须严格恪守保密纪律,自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度,依法办事。二、档案人员必须加强本身修养,牢固树立保密意识,忠于职守,不将档案带到公共场合,不将档案带回家中,不得与无关人员谈论档案内容。三、对保密档案或未经领导同意运用的档案不得私自提供和扩大使用范畴,确保档案资料的政治安全,不发生档案资料被窃和失密事故。四、查阅保密档案,必须严格执行审批手续,非经本所领导同意不得调阅。查阅人员只能查阅经同意查阅部分内容,不得翻阅其它内容。五、本室档案普通不得外借,只限在阅档室查阅,如确需借出室外,须要领导同意;在查阅中,如需复印、摘抄档案内容的,需要档案管理人员同意,并由专人负责保管,利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容,以确保档案安全。六、外单位查阅本所档案,必须持有单位介绍信,否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的,需要经本所分管领导同意,摘抄或复制内容需经档案工作人员审核,有保密内容的,运用者必须送所在单位文书解决人员进行登记。七、查找提供档案一律由档案人员进行,非档案人员严禁进入库房内。八、档案材料的转递可按机要文献转递规定办理。九、经鉴定需销毁的保密文献资料,必须编造清册,经领导同意后按保密规定统一组织销毁,并做好销毁统计。十、发生泄密事件,必须及时上报,立刻追查,视情节轻重进行解决。六、档案鉴定销毁制度一、档案领导小组负责对已到期的各类档案进行鉴定、审核、销毁工作。二、根据国家档案局对档案保管期限的有关规定,制订本单位各类档案保管期限表。并精确鉴定档案的存毁。三、鉴定工作由鉴定小组负责。对已到保管期限的档案,应逐卷、逐件进行鉴定;含有继续保存价值的档案材料,要重新拟定保管期限,组卷(件保存;确已失去保存价值的档案材料,要编制销毁清册一式两份,报本单位领导同意后方可销毁。四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作报告。五、鉴定工作原则上每年进行一次,销毁剔除档案,必须由两个以上在指定地点由专人销毁,并在销毁清册上订立姓名和销毁日期。六、非经档案领导小组审核同意,严禁任何人、任何部门私自销毁各类档案材料。七、部门立卷制度一、凡本部门在各项活动中形成的文献、含有保存价值的资料均属本部门整顿归档范畴。二、各部门兼职档案员,负责对本部门的文献资料进行收集、审定、整顿、立卷(件、归档。三、兼职档案员要严格恪守有关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项规定整顿、归档,确保案卷质量。八、档案工作责任追究制度一、未依法建立档案机构或者配备档案人员,根据有关法律、法规,追究单位重要负责人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处分。二、未依法对多个门类、多个载体档案实施集中统一管理,根据有关法律、法规,追究分管档案工作领导人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处分。三、将公务活动中的应当归档的文献资料,据为已用或回绝向档案部门移交的,追究主管人员的直接责任,并限期改正,对限期内不改正者,予以行政处分,视状况予以经济处分。四、所保存的档案存在安全隐患,知情而不采用有效保护方法的,追究主管负责人和直接负责人的责任,并责令迅速采用有效挽救方法;造成档案损毁的,视情节予以行政处分和经济处分。五、玩忽职守造成档案丢失、失密,追究有关人员的责任,予以行政处分,并根据档案的价值,责令赔偿损失。六、私自提供、抄录、公布、销毁属于国家全部档案的,追究直接负责的主管人员或其它直接负责人的责任,予以行政处分。七、涂改、伪造档案的,追究直接负责人和有关人员的行政责任或经济责任。八、私自出卖或转让档案的,予以警告、罚款,并没收非法所得。九、上述所列各条内容中,如有构成犯罪的,依法追究刑事责任。九、档案与电子文献登记备份工作制度及方法档案与电子文献登记备份是全省档案信息化建设的战略目的,为了加强此项工作的管理,更加好地实现有关工作的科学、原则、规范,特制订档案与电子文献登记备份工作制度。一、登记备份中心机房管理制度1、登记备份中心由专人进行管理。2、全部设备均需安放在整洁,严格按照软硬件架构进行规划与连接,保持机房整体布局效果,便于维护。在用电正常状况下,保持每天24小时开机。定时检查设备的各个批示灯和设备线缆的正常连接,发现问题及时解决。3、保持机房清洁,非机房管理人员不得私自进入机房。严禁将食物和危险物品带入机房,严禁在机房内做任何违反正常工作的行为。4、网络设备与服务器必须在配备稳压电源和UPS的电网环境中运行,主机运行过程中不得振动、拖动或碰撞主机。严禁其别人员操作使用服务器和网络硬件设备,技术服务人员需要进行操作,需由登记备份中心管理人员的配合下进行。5、外来人员参观机房,须有上级部门公函和领导的陪同;外单位人员因工作需要进入机房时,需征得主管领导同意并进行有关手续登记。6、机房设备不得随意拆卸。日常操作必须严格恪守操作规程和安全保密规定。严格执行登记备份安全保密规定和各级公安部门公布的有关管理规定,严禁任何登记备份数据上传网络。7、不得私接电源和随意迁拉线路,严禁乱动电闸和消防器材,严禁使用明火。8、登记备份机房配备工作日志登记簿。机房工作人员必须统计当天工作状况,定时将日志登记薄交主管领导审视并备案。对重大故障和疑难事件要做具体统计和备案,涉及故障现象、发生因素、解决过程、参加人员、解决成果等。9、UPS要有良好的接地系统,接地电阻应当不大于5Ω。温度规定保持在0℃-40℃之间;环境温度规定55%±10%;严禁在UPS输出端连接感性设备和大电流设备。按照正常的次序开机、关机。二、登记备份中心安全保密工作制度1、严格恪守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国互联网管理方法》等有关的法律、法规、条例及其各项规定、制度。按照国家安全保密规定,实施控制源头、归口管理、分级负责、突出重点、有利发展的原则。2、登记备份中心负责管理本中心计算机信息网安全保密工作。3、严格执行国家有关规定及与有关业务单位的保密要求对登记备份数据严格保密,与互联网或其它公共信息网实行物理隔离,安装网络安全硬件管理设备,登记备份中心管理人员要亲密关注浏览服务器工作统计,发现问题及时防患及解决。4、在登记备份中心的网络出口端加装网络防火墙,并做好对应的安全设立,安装正版杀毒软件,做好杀毒软件病毒库的及时更新。做好设备的病毒查杀工作,一旦机器感染病毒后,应立刻将病毒机与网络隔离并做妥善解决。5、未经主管领导同意,登记备份中心管理人员和信息技术有关人员不得向外公布和提供任何登记备份中心的数据信息。6、存储涉民业务的登记备份数据的计算在送修前,要做好数据迁移和保密解决。三、登记备份中心设备管理制度1、设备管理重要涉及:网络设备、服务器、存储、计算机及外设、UPS、机房专用空调、调试工具、计算机配件等设备的管理。多个设备要妥善保管。2、设备安装在专业技术人员指导下进行,摆放要整洁整齐又便于维护。3、定时检查多个设备的连接线缆,严禁私自拆卸设备部件和违规操作设备。没有特殊状况严禁在设备带电状态插拔连接件。开、关设备应有时间间隔。设备运行过程中不得振动、拖动或碰撞。多个设备要做好定时维护和保洁。4、设备使用过程中发现有异常现象应立刻停止并保存工作,待查出因素排除故障后再进行工作,对于设备不稳定运行状况应严禁运行,及时维修,以防造成大的损失,若发现问题及时和技术人员联系解决。5、对临时闲置的设备应安全寄存保养。闲置设备要保持整洁,摆放稳固,平整。6、需要维修的设备,应及时报修。属于人为损坏或丢失的,要追究有关人的责任。7、报废设备和配件要做好统计,及时移交有关部门。四、登记备份中心备份数据管理制度1、登记备份中心所备份的数据是各单位产生的重要电子文献、业务数据和数字化成果,中心管理人员必须增强责任意识,加强数据安全管理。2、为避免数据损坏和人为造成的数据损失,确保登记备份中心备份工作的正常运行,既要做好备份数据的交接凭据管理,又要做好接受数据的存储管理。3、备份办法,中心备份采用中心集中存储和移动存储介质双备份的方式,本机保存备份一份,使用移动存储介质保留一份备份,备份凭据统一保存。4、对备份内容必须妥善保存,安全保存,认真做好备份内容、时间的具体登记备份工作。5、根据备份数据的特性,选择不同的备份方式和备份节点,如社保等涉民业务档案采用月备份,电子文献以归档年16备份等方式,区别备份。6、每年将一年最后一种备份节点的数据保存,并分辨保管期限,以备不时之需。17十、分管档案工作领导岗位职责一、组织本单位人员学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级及地方档案行政管理部门有关档案工作的各项方针、政策、法规的活动,并严格恪守《中华人民共和国档案法》。二、加强对本单位档案工作的领导,把档案工作纳入本单位的整体发展规划,并纳入本单位议事日程,纳入有关人员的岗位职责,督促档案室按上级、地方档案部门规定做好应做的工作。三、经常检查档案工作的开展状况,定时听取档案工作报告,关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、财力、物力上予以支持,及时解决档案工作中存在的问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与本单位的各项工作协调发展。四、加强档案业务建设,对本机关的全部档案要集中统一管理,把档案工作列入机关的年度计划和久远发展规划,增进档案管理的原则化、规范化,逐步实现档案管理的当代化。五、加强档案管理的队伍建设,并为之发明宽松、优越的工作、学习环境,不停提高其业务素质和科学管理水平。六、加强档案工作人员的教育、管理和培训。加强他们18的思想政治素质